Opening Balance Equity ב-⁠QuickBooks: איך מאפסים את החשבון

מהו Opening Balance Equity ב-⁠QuickBooks, ולמה הוא מופיע בספרים שלי?

Opening Balance Equity הוא חשבון זמני שהתוכנה משתמשת בו כדי לקזז יתרות פתיחה, כך שהספרים נשארים מאוזנים (עזרה של QuickBooks Online). הוא אינו חשבון הון של בעלים, של שותף או של בעל מניות, ושום שורת הון ב-⁠Schedule L של טפסים 1065, 1120 או ⁦1120-S⁩ אינה נקראת על שמו.

מאזן מציג בתאריך מסוים את הנכסים, את ההתחייבויות ואת ההון שלכם בעסק (פרסום 583). ההון הוא מה שהבעלים הכניסו לעסק, ועוד הרווח שהעסק השאיר, פחות מה שהבעלים משכו. הון שנשאר בחשבון זמני הוא הון שעדיין לא שויך לאף אחד. החשבון נמצא במאזן, ולכן היתרה שלו אינה הכנסה ואינה הוצאה.

המטרה היא להגיע ליתרה אפס על ידי העברת כל חלק לחשבון ההון שהוא שייך אליו, ולא על ידי מחיקת החשבון או הסתרת היתרה. דפי העזרה של QuickBooks Online מסבירים מהו החשבון ואיך מתקנים רישום פתיחה, אבל לא איך מאפסים אותו. הבחירה בחשבונות ההון היא שיקול חשבונאי. היא תלויה בסוג הישות שלכם וברישומים שהתוכנה אינה מחזיקה.

בדרך כלל קל לאפס את היתרה כשהיא נובעת רק מיתרות פתיחה שהוזנו בהקמה, יש לעסק בעלים אחד, ולא הוגש דוח מס על סמך הספרים האלה. זה לא קל כשהיתרה גדולה או שלילית, כשהיא נובעת ממעבר בין תוכנות, כשיש כמה בעלים או היסטוריה של מניות בחברה, כשהיא נוגעת בשנה שכבר הוגשה, או כשמלווה, קונה או מכין דוחות צריכים מאזן שתואם לדוח שהוגש. אספו קודם את הדוח האחרון שהוגש, את המאזן בתאריך ההתחלה, דפי חשבון מאותו תאריך ואת מסמכי ההקמה.

מאיפה מגיעה יתרה ב-⁠Opening Balance Equity?

יתרה ב-⁠Opening Balance Equity מגיעה מרישומי יתרת פתיחה: בכל פעם שחשבון מקבל יתרה התחלתית, הצד השני של הרישום נרשם ב-⁠Opening Balance Equity. אלה הדרכים שבהן נוצרת שם יתרה.

איך רואים מה מרכיב את Opening Balance Equity?

הפיקו דוח תנועות של החשבון לכל התאריכים כדי שכל הרישומים יופיעו, ואז עקבו אחרי כל רישום עד החשבון שיתרת הפתיחה שלו יצרה אותו. בפנקס של חשבון בנק, הלוואה או כרטיס אשראי, רישום הפתיחה מופיע עם Opening balance equity בעמודת החשבון (עזרה).

1. לכל רישום, רשמו את התאריך, את החשבון בצד השני, את הסכום ואת מי שהזין אותו.
2. חברו את יתרות הפתיחה: הנכסים שנפתחו פחות ההתחייבויות שנפתחו. אם נרשמו רק יתרות פתיחה, הסכום הזה הוא יתרת החשבון. זה ההון שרישומי הפתיחה האלה מרמזים עליו, לפני כל הון שכבר הוזן בחשבונות אחרים.
3. כל הפרש הוא רישומים שאינם יתרות פתיחה. סווגו מחדש כל אחד מהם לפי מה שהוא היה: הפקדה של בעלים או הלוואה (הפקדה או הלוואה), הכנסה או הוצאה.

האם Opening Balance Equity גדול או שלילי הוא בעיה?

יתרה גדולה או שלילית ב-⁠Opening Balance Equity היא בעיה כשאף אחד לא יכול להסביר מה היא מייצגת. יתרה גדולה אינה שגויה כשלעצמה, ויתרה שלילית יכולה להיות אמיתית: אם יש בחשבון רק יתרות פתיחה, ההתחייבויות הפותחות היו גדולות מהנכסים הפותחים, והעסק התחיל בגירעון.

הטפסים פוטרים כמה ישויות קטנות מ-⁠Schedule L. גם אז, רישומים ממוחשבים צריכים להתאים לספרים ולדוח (פרסום 583).

מה כדאי לאסוף לפני שמאפסים את החשבון?

אספו את מה שמראה את ההון בתאריך ההתחלה.

• הדוח האחרון שהוגש: בחברה או בשותפות, Schedule L ו-⁠Schedule ⁦M-2⁩. בשותפות, גם סעיף L ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ של כל שותף. ישויות קטנות יכולות להיות פטורות מחלק מאלה. אם הישות שלכם הייתה פטורה, השתמשו בספרים ובמסמכי ההקמה לאותם נתונים. לבעל עסק יחידני אין הון ב-Schedule C, ולכן השתמשו במאזן סוף השנה האחרון מהספרים.
• מאזן בוחן או מאזן פתיחה מהספרים הקודמים, נכון לתאריך ההתחלה.
• דפי חשבון של הבנק, ההלוואות וכרטיסי האשראי מתאריך ההתחלה.
• מסמכי הקמה: הסכם התפעול, פנקס המניות או תעודות המניות, וכל מסמכי הלוואה בין בעלים לעסק.

איך מאפסים את החשבון בעסק יחידני או ב-⁠LLC עם בעלים יחיד?

בעסק יחידני או ב-⁠LLC עם בעלים יחיד, Opening Balance Equity מועבר לחשבונות הון הבעלים: השקעת הבעלים עבור כסף או רכוש שהוכנסו, והון הבעלים הפותח עבור רווחים שנשארו מתקופות קודמות. לבעל עסק יחידני אין מניות ואין שותפים, וב-⁠Schedule C אין מאזן, ולכן אין שורה בדוח שקובעת את החלוקה. היא נקבעת בספרים.

LLC עם בעלים יחיד שבבעלות אדם פרטי ולא בחרה להיות ממוסה כחברה היא ישות שאינה מוכרת לצורכי מס (disregarded entity), ונחשבת חלק מדוח המס של הבעלים (IRS), ולכן חלים אותם חשבונות. את המבנה המלא ראו ב-חשבונות הון של LLC. אם הבעלים של ה-⁠LLC הוא אדם זר, כסף שהוכנס יכול להיות עסקה שחובה לדווח עליה ב-טופס 5472, ולכן רשמו אותו רישום אחר רישום. הקנס על טופס 5472 שלא הוגש במועד הוא ⁦$25,000⁩.

1. חשבו את ההון בתאריך ההתחלה: נכסים פחות התחייבויות. הפחיתו הון שכבר הוזן בחשבונות אחרים. מה שנשאר צריך להיות שווה ליתרת Opening Balance Equity. אם הוא לא שווה, עקבו קודם אחרי ההפרש.
2. שייכו את החלק שאפשר לתעד, כמו כסף שהבעלים הכניס, להשקעת הבעלים.
3. את החלק שאי אפשר לתעד רשמו בחשבון אחד בעל שם ברור של הון בעלים פותח, כדי שאפשר יהיה לעקוב אחריו בהמשך. כמה מזה כסף שהוכנס וכמה רווחים שנשארו הוא שיקול חשבונאי.
4. רשמו פקודת יומן בתאריך ההתחלה. יתרה רגילה ב-⁠Opening Balance Equity היא בזכות, ולכן רשמו בחובה את Opening Balance Equity ובזכות את חשבונות הבעלים, באותו סכום כולל. אם היתרה שלילית, היא בחובה, ולכן הפכו את הרישום.

משיכות הן חשבון נפרד. ראו רישום משיכות בעלים.

איך מאפסים את החשבון בשותפות או ב-⁠LLC עם כמה חברים?

ב-⁠Opening Balance Equity של שותפות או של LLC עם כמה חברים, היתרה מתחלקת בין השותפים, וכל חלק נרשם בחשבון ההון של אותו שותף, כך שהחשבון מראה את ההון של השותף בתאריך ההתחלה. LLC מקומית בארה״ב עם שני חברים או יותר היא שותפות לצורכי מס פדרלי, אלא אם היא בחרה להיות ממוסה כחברה. LLC שבבעלות בני זוג בלבד, ברכוש משותף של הזוג (community property), יכולה להיחשב שותפות או ישות שאינה מוכרת לצורכי מס, ולכן פעלו לפי האופן שבו בני הזוג מדווחים (IRS).

אם הספרים מנהלים את ההון לפי בסיס המס, והם מתחילים ביום הראשון שאחרי השנה שהוגשה, קחו את חשבון ההון הסופי של כל שותף מסעיף L ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ האחרון שהוגש. זה גם הסכום ההתחלתי של השנה הבאה (הוראות). בתאריך התחלה מאוחר יותר, התחשבו קודם בהפקדות, בחלוקות, בהכנסות, בהפסדים ובשינויי בעלות מאז; ראו יתרות פתיחה כשהספרים מתחילים באיחור. סעיף L הוא הון לפי בסיס המס, ולכן אם הספרים משתמשים בבסיס אחר, החליטו קודם באיזה בסיס משתמשים. אם ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ אין הון (שותפויות קטנות יכולות להיות פטורות מסעיף L), השתמשו בספרים ובהסכם התפעול.

שלוש מלכודות:

• חלק ברווח אינו הון. ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ אחוזי הרווח, ההפסד וההון מופיעים בנפרד, ולכן חלוקה של ⁦50/50⁩ נכונה רק כשההון של השותפים שווה.
• הלוואות של שותפים אינן הון. כסף ששותף הלווה לשותפות הוא התחייבות. ב-⁠Schedule L הלוואות משותפים מופיעות בשורה נפרדת, בנפרד מחשבונות ההון של השותפים (טופס 1065).
• רשמו רק את מה שחסר, וודאו שהחלקים מסתכמים. הרישום של כל שותף הוא ההון שלו בתאריך ההתחלה פחות מה שכבר רשום בחשבון שלו. יחד, הרישומים צריכים להיות שווים ליתרת Opening Balance Equity. אם הם לא שווים, עקבו אחרי ההפרש לפני הרישום. המאזן ב-⁠Schedule L צריך להתאים לספרים, וכל הפרש מוסבר בדף הסבר מצורף (הוראות).

שותפות חדשה שעדיין לא הגישה דוח מתחילה ממה שכל שותף הפקיד ומהסכם התפעול. איך הספרים מנהלים את החשבונות האלה, ובמה ההון בספרים שונה מבסיס המס של השותף, מוסבר ב-חשבונות הון של שותפים.

איך מאפסים את החשבון בחברת S או בחברת C?

ב-⁠Opening Balance Equity של חברת S או חברת C, היתרה מתחלקת בין שורות ההון של החברה עצמה: הון מניות, הון נוסף ששולם ועודפים. גם LLC שבחרה להיות ממוסה כחברה משתמשת בסעיף הזה. ב-⁠Schedule L של טופס ⁦1120-S⁩ מופיעות השורות האלה, וגם שורת התאמות ושורה למניות באוצר. גם ב-טופס 1120 הן מופיעות, והעודפים מתחלקים שם לעודפים מיועדים ולעודפים לא מיועדים.

• הון מניות והון נוסף ששולם: מפנקס המניות ומסמכי ההקמה.
• עודפים: היתרה הסופית ב-⁠Schedule L האחרון שהוגש, כשהספרים מתחילים ביום הראשון שאחרי אותה שנה. אם Schedule L לא הוגש, השתמשו בספרים. אל תוסיפו את הרווח של השנה השוטפת, שכבר נמצא בחשבונות ההכנסות וההוצאות. בתאריך התחלה מאוחר יותר, ראו יתרות פתיחה כשהספרים מתחילים באיחור. רשמו רק את מה שחסר.
• שנה ראשונה כחברה: לחברה חדשה, או ל-⁠LLC שבחרה זה עתה להיות ממוסה כחברה, אין Schedule L קודם של חברה. ההון שלה מתחיל בתאריך התחילה של הבחירה; ראו הספרים אחרי בחירה בחברת S.
• הלוואות של בעלים: כסף שבעלים הלווה לחברה הוא התחייבות. ב-⁠Schedule L הלוואות מבעלי מניות מופיעות בשורה נפרדת, ולכן העבירו אותו לחשבון הלוואה ולא להון.

חשבון ההתאמות המצטברות של חברת S ב-⁠Schedule ⁦M-2⁩ הוא חשבון נפרד, ובאמצעותו מחשבים את ההשפעה של חלוקות על המס (הוראות). הוא אינו מחליף את שורת העודפים. אם העודפים עדיין לא תואמים לדוח, ראו הון שאינו תואם לדוח של השנה שעברה ו-מאזן של חברת S שאינו מתאזן. לעניין תשלומים לבעלים, ראו חלוקות של חברת S.

מה עושים אם יתרת הפתיחה שהזנתי שגויה?

תקנו קודם את רישום הפתיחה, ורק אז אפסו את Opening Balance Equity, פעם אחת. כל תיקון ליתרת פתיחה משנה את Opening Balance Equity, ולכן איפוס לפני ההתאמה פירושו לאפס פעמיים.

• תאריך שגוי: פקודת היומן של הפתיחה ב-⁠QuickBooks Online צריכה להיות מתוארכת לפני התנועה הוותיקה ביותר בחשבון (עזרה).
• סכום שגוי: השוו את יתרת החשבון בתאריך ההתחלה לרישום הבנק, ואז ערכו את הרישום של Opening balance equity כך שיתאים (עזרה). דף חשבון יכול להיות שונה מהספרים מסיבות שאינן טעויות, כמו שיקים שעדיין לא נפרעו (פרסום 583), ולכן מצאו את הסיבה לפני שאתם עורכים.
• החשבון כבר הותאם: שיטת פקודת היומן של הספק מיועדת לחשבונות שעדיין לא הותאמו, ואת הרישום עצמו עדיין צריך להתאים (עזרה). אם תקופה סגורה השתנתה, ראו יתרת פתיחה שגויה בהתאמה.

מתי העברת היתרה לעודפים היא התיקון הלא נכון?

העברת Opening Balance Equity לעודפים שגויה כשהיא נעשית רק כדי להגיע לאפס. העודפים צריכים להיות שווים למה שהעסק הרוויח והשאיר, ולהתאים למאזן בדוח שהוגש. העברת יתרה לא מוסברת לשם מסתירה את הטעות ושוברת את ההתאמה הזו.

השאלה אם תיקון מגיע לשנה שכבר הוגשה היא שאלה נפרדת; ראו הון שאינו תואם לדוח של השנה שעברה.

דוגמה

הדוגמאות האלה משתמשות בדולרים אמריקאיים ובמספרים עגולים. הן מראות את החישוב בלבד, ומניחות שעדיין לא הוזן דבר בחשבונות ההון שנרשמים בזכותם. החלוקה בתיק אמיתי תלויה ברישומים שלו.

בעל עסק יחידני שמתחיל בינואר

בעל עסק יחידני מתחיל את הספרים ב-⁠1 בינואר עם ⁦US$12,000⁩ בבנק והלוואה של ⁦US$4,000⁩, ושניהם הוזנו כיתרות פתיחה. Opening Balance Equity מציג ⁦US$8,000⁩ (12,000 פחות 4,000). לבעלים אין רישומים קודמים, ולכן פקודת יומן מ-⁠1 בינואר רושמת בחובה את Opening Balance Equity ב-⁦US$8,000⁩ ובזכות את הון הבעלים הפותח ב-⁦US$8,000⁩. החשבון מתאפס והמאזן מראה את חלקו של הבעלים.

LLC עם שני חברים

LLC עם שני חברים מתחילה את הספרים ביום הראשון שאחרי השנה האחרונה שהוגשה, ו-⁠Opening Balance Equity מציג ⁦US$55,000⁩. הספרים שלה מנהלים הון לפי בסיס המס. ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ האחרונים מופיע הון סופי של ⁦US$27,500⁩ לכל שותף. הרישום מחייב את Opening Balance Equity ב-⁦US$55,000⁩ ומזכה את חשבון ההון של כל שותף ב-⁦US$27,500⁩. אילו ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ היו מופיעים ⁦US$30,000⁩ ו-⁠⁦US$25,000⁩, החלוקה הייתה נעשית לפיהם, ללא קשר לחלקי הרווח.

חברת S עם יתרה שלילית

חברת S שפועלת שנים רבות מקימה ספרים חדשים עם יתרת פתיחה מתאריך 1 בינואר, היום הראשון שאחרי השנה האחרונה שהוגשה. Opening Balance Equity מציג יתרה שלילית של ⁦US$31,000⁩: נכסים פותחים של ⁦US$50,000⁩ פחות הלוואה של ⁦US$81,000⁩. ב-⁠Schedule L הקודם מופיעים הון מניות של ⁦US$10,000⁩ ועודפים שליליים של ⁦US$41,000⁩. אף אחד מהם לא הוזן מעולם, ולכן החשבון החליף את שניהם (10,000 פחות 41,000 הם 31,000 שלילי). היתרה היא בחובה, ולכן הרישום מזכה את Opening Balance Equity ב-⁦US$31,000⁩ ואת הון המניות ב-⁦US$10,000⁩, ומחייב את העודפים ב-⁦US$41,000⁩. אם אין בחשבון דבר נוסף, הוא מתאפס.

המצב שלכם שונה?

• היתרה גדולה או שלילית, נובעת ממעבר בין תוכנות, או שמלווה, קונה או מכין דוחות צריכים מאזן שתואם לדוח שהוגש: סוג הישות קובע את חשבונות ההון, ויכול להיות שצריך לתקן שנים קודמות. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• ההון שלכם אינו תואם לדוח של השנה שעברה: ראו עודפים שאינם תואמים לדוח של השנה שעברה.
• הספרים שלכם התחילו באיחור, או שהחלפתם רואה חשבון או תוכנה: ראו יתרות פתיחה כשהספרים מתחילים באיחור ו-יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.
• היתרה הופיעה אחרי מעבר מ-⁠Desktop ל-⁠Online: ראו יתרות שגויות אחרי מעבר מ-⁠Desktop ל-⁠Online.
• אתם מקימים LLC חדשה: ראו הקמת ספרים ל-⁠LLC חדשה ו-חשבונות הון של LLC.
• סוג העסק השתנה עכשיו, למשל בבחירה בחברת S, או שחבר הצטרף או עזב: חשבונות ההון משתנים בתאריך התחילה. ראו הספרים אחרי בחירה בחברת S ו-חשבונות הון של LLC.
• אדם זר הוא הבעלים של ה-⁠LLC האמריקאית שלכם: ראו רישומים ל-⁠LLC בבעלות זרה.
• הון הבעלים שלכם שלילי אחרי משיכות או חלוקות: ראו הון בעלים שלילי.
• המאזן כולו נראה שגוי: ראו למה מאזן של עסק קטן נראה שגוי.