QuickBooks Mutabakatında Açılış Bakiyesi Yanlış Çıkıyor

QuickBooks mutabakatında açılış bakiyesi neden yanlış veya hesap özetinden farklı çıkıyor?

Açılış bakiyesi genellikle, mutabık yapılmış bir kayıtta değişiklik olduğu veya açılış bakiyesi baştan yanlış girildiği için yanlış çıkar. QuickBooks Online açılış bakiyesini, mutabık anlamına gelen R işaretli kayıtlardan oluşturur (yazılım yardım sayfası). Yazılımın yardım sayfası şu nedenleri sayar (yazılım yardım sayfası):

• hesap açılırken yanlış bir açılış bakiyesi girilmiş olması;
• mutabık yapılmış bir işlemin düzenlenmesi, silinmesi, iptal edilmesi, başka hesaba taşınması veya mutabakattan çıkarılması;
• kategorilendirilmiş bir banka bağlantısı işleminin geri alınıp Pending (beklemede) durumuna döndürülmesi;
• bir işlemin mutabakat dışında, elle mutabık olarak işaretlenmesi.

Sebep genellikle yeni hesap özeti değil, geçmişteki bir kayıttır. Hangisi olduğunu görmek için Reconcile Discrepancy Report (mutabakat farkı raporu) açın; adımlar bir sonraki bölümde. IRS, işletme çek hesabında her ay mutabakat yapılmasını önerir ve bilgisayarla tutulan kayıtların defterler ve beyannameyle uyuşması gerektiğini söyler (Publication 583). Buradaki yazılım adımları yazılımın kendi yardım sayfalarından alınmıştır. Bu adımlar ürünü anlatır, vergi kuralı değildir; menü adları da değişebilir.

Rapor birkaç kalem gösteriyorsa, bu kalemler henüz beyanı verilmemiş bir dönemdeyse ve kalemleri eski hâline getirmek farkı sıfırlıyorsa iş basittir. Şu durumlarda basit değildir:

• fark, beyannamesi zaten verilmiş bir yılda ise;
• çok sayıda kalem aynı anda değişmişse veya rapor farkı karşılamıyorsa;
• biri düzenleme sırasında kalemleri silmiş ya da iptal etmiş ve nedenini kimse bilmiyorsa;
• raporu uyguladığınız hâlde defterler hesap özetleriyle hâlâ tutmuyorsa.

Başlamadan önce şunları toplayın:

• açılış bakiyesinin tam olarak ne kadar farklı olduğu;
• hesap özetiyle tutan son mutabakattan bu yana gelen banka ve kart hesap özetleri;
• o dönemlere ait kaydedilmiş mutabakat raporları;
• hesabın değişiklik geçmişi (audit log);
• değişikliklerin dokunduğu her yıl için verilmiş beyanname.

Hangi işlemin, kim tarafından ve ne zaman değiştirildiğini nasıl bulurum?

Reconcile Discrepancy Report'u açın. What happened sütunu neyin, ne zaman ve kim tarafından değiştirildiğini gösterir. Mutabakatları görmek ve düzenlemek için yönetici (admin) yetkisi gerekir (yazılım yardım sayfası).

1. Açılış bakiyesinin tam olarak ne kadar farklı olduğunu not edin. Bulduğunuz değişikliklerin toplamı bu tutarı vermelidir.
2. Reconcile bölümüne gidin ve hesabı seçin. Açılış bakiyesi uyarısında We can help you fix it seçeneğini seçin.
3. Raporda işlemleri tek tek inceleyin. Review in tray ayrıntıları gösterir; yanındaki View History işlemin tüm geçmişini gösterir.
4. Önerilen düzeltmeyi uygulayın veya kendi kayıtlarınıza göre düzeltin.

Rapor net olduğu hâlde bakiye hâlâ tutmuyorsa, iki tür değişiklik raporda görünmez. Silinen veya iptal edilen işlemler için Audit log'u açın ve hesabı, ayrıca son tamamlanan mutabakattan bu yana geçen dönemi filtreleyin. Normal bir mutabakat dışında mutabık işaretlenen kayıtlar için hesap planından hesap defterini (register) açın, mutabakat durumuna göre filtreleyin ve tamamlanmış hiçbir mutabakatın karşılamadığı R kayıtlarını arayın.

Bakiye şu durumda düzelmiş sayılır: Total discrepancy difference sıfır gösterir, bulduğunuz değişikliklerin toplamı not ettiğiniz tutarı verir ve açılış bakiyesi hesap özetiyle tutar. Toplamın sıfır olması tek başına yeterli kanıt değildir, çünkü rapor bazı değişiklikleri kaçırabilir. Ardından dönemin mutabakatını yapın: IRS'ye göre düzeltilmiş hesap özeti bakiyesi, düzeltilmiş çek defteri bakiyesine eşit olmalıdır (Publication 583).

Düzenlenmiş, silinmiş, iptal edilmiş veya mutabakattan çıkarılmış bir işlemi nasıl düzeltirim?

Raporun gösterdiği kalemi düzeltin; değişiklik doğru değilse kalemi eski hâline getirin. Yazılımın her değişiklik türü için önerdiği düzeltmeler şunlardır (yazılım yardım sayfası):

Birinin bilerek yaptığı değişiklik kendiliğinden hata sayılmaz. Eski hâline getirmeden önce değişikliği kimin, neden yaptığını sorun. Değişiklik doğruysa onu geri almak yanlış çözümdür: bu durumda defterler ile hesap özeti bir nedenle farklıdır ve bunun için bir karar gerekir. Yazılımın yardım sayfası, bir düzeltme mutabık yapılmış bir döneme veya açılış bakiyesine dokunuyorsa ve emin değilseniz muhasebecinize danışmanızı söyler.

Dönemi kapsayan bir kapanış tarihi (closing date) varsa, her düzenleme uyarıyı veya şifre istemini tetikler (yazılım yardım sayfası). Tarihi değiştirmeden önce not edin ve iş bitince eski hâline getirin.

Mutabakatı yeniden yapmak açılış bakiyesini neden düzeltmedi?

Çünkü açılış bakiyesi yeni hesap özetinden değil, geçmiş kayıtlardan gelir. Yazılım her mutabakatta önce bunu kontrol eder ve bu, R işaretli kayıtların toplamıdır (yazılım yardım sayfası). Yeni bir mutabakat başlatmak aynı toplamı yeniden kullanır; bu yüzden değişen kayıt eski hâline getirilene veya önceki mutabakat geri alınana kadar fark kalır.

Yeni mutabakatı bir denkleştirme kaydıyla zorla kapatmak toplamları eşitler, ama neyin değiştiğini söylemez.

Bir mutabakatı geri alabilir miyim ve dönemi baştan yapmak ne zaman daha temizdir?

Evet. Yazılımın yardım sayfasına göre ana yönetici veya muhasebeci, History by account ekranından bir mutabakatı geri alabilir; sayfa başka adım vermez (yazılım yardım sayfası). Ekranda istediğiniz tek bir mutabakatı mı, yoksa yalnızca sonuncuyu mu geri alabildiğinizi kontrol edin. Geri alma o mutabakatı kaldırır; bu yüzden geri aldığınız her dönemin hesap özetine karşı yeniden mutabakatı yapılmalıdır. Yalnızca hesap özetiyle tutan son döneme kadar geri alın; beyanı verilmiş bir yıla muhasebecinizle konuşmadan geri dönmeyin. Önce mevcut mutabakat raporlarını kaydedin ki öncesini ve sonrasını karşılaştırabilesiniz.

Tek bir kalemi onarmak mı, dönemi baştan yapmak mı daha iyi olduğu bir yazılım veya IRS kuralı değil, değerlendirme meselesidir. Pratik bir ölçüt:

İlk mutabakatımsa ve açılış bakiyesi yanlış girildiyse ne yapmalıyım?

İlk mutabakatta mutabık tek kayıt açılış bakiyesi olmalıdır. Bu yüzden yanlış bir açılış bakiyesi genellikle açılış kaydının yanlış olduğunu ya da başka bir kaydın yanlışlıkla R işaretlendiğini gösterir (yazılım yardım sayfası). Önce açılış kaydına bakın:

1. Hesap planından hesabın defterini (register) açın. Account sütununda Opening Balance Equity yazan kaydı bulun ve tarihini ile tutarını not edin.
2. Bunu, banka veya kart hesap özetinde o günkü bakiyeyle karşılaştırın. Kart için bu, borçlu olunan tutardır.
3. Farklıysa tutarı düzenleyip kaydedin.
4. Açılış kaydında R görünmelidir. Diğer tüm kayıtlar boş veya C (cleared, temizlenmiş) olmalıdır. Yanlışlıkla konmuş diğer R işaretlerini kaldırın. Daha önceki bir mutabakat gerçekten varsa, açılış kaydını düzenlemek yerine o mutabakatı geri alın.

Açılış kaydının diğer tarafı, başlangıç bakiyesini karşılayan Opening Balance Equity hesabındadır. Bu hesabı sıfırlamanın kendi rehberi var: Opening Balance Equity.

Farkı kabul edip yazılımın bir düzeltme kaydı atmasına izin vermeli miyim?

Genellikle hayır. Yazılım, mutabakatın sonunda bulamadığınız bir farkı kabul edip bitirmenize izin verir ve defterlerinizi o tutar kadar düzelten bir yevmiye kaydı (journal entry) oluşturur. Yazılımın yardım sayfası önce muhasebecinizle konuşmanızı ve farkları çözmenin genellikle en iyisi olduğunu söyler (yazılım yardım sayfası). Sayfa, kaydın hangi hesaba işlendiğini söylemez; bu yüzden sonradan kaydı kendiniz bulun.

Kayıt toplamları eşitler, ama neyin değiştiğini söylemez. Neden değiştirilmiş bir işlemse, işlem değişmiş kalır ve beyanı verilmiş bir yılda defterler beyannameden uzaklaşabilir. Farkı kabul edip etmemek, rapor, audit log ve hesap özetleri tükendikten sonra sizin ve muhasebecinizin vereceği bir karardır; nedenini yazın.

Değişiklik beyanı zaten verilmiş bir yıla denk geldiyse ne olur?

Verilmiş bir beyanname, düzeltilene kadar verildiği gibi kalır. Düzeltme, düzeltme beyannamesiyle yapılır; merkezi ortaklık denetimi rejimindeki bir ortaklık için ise idari düzeltme talebiyle (administrative adjustment request) yapılır (IRS). Beyanı verilmiş bir yıla ait herhangi bir şeyi eski hâline getirmeden veya baştan yapmadan önce mevcut raporları kaydedin, o yılı verilen beyannameyle karşılaştırın ve muhasebecinizle karar verin.

Audit log'daki her değişikliğin tarihini, beyannamenin hazırlandığı tarihle karşılaştırın. Beyannameden önce yapılan bir düzenleme beyannamede kullanılmış olabilir; bu durumda kalemi eski hâline getirmek defterleri beyannameden uzaklaştırır. Beyannameden sonra yapılan yanlış bir düzenleme farklıdır: onu geri almak defterleri beyannameye geri getirir. Doğru bir değişiklik ise defterler ile beyannameyi birbirinden ayrı bırakır; beyannamedeki bir kalemin değişip değişmediğine birinin karar vermesi gerekir.

Gelir veya gider hesabındaki bir değişiklik beyannameyi etkileyebilir: IRS, bireyler için gelir, indirim, vergi kredisi veya vergi borcundaki değişikliği düzeltme beyannamesi vermenin bir nedeni olarak sayar (IRS). Yalnızca bilanço hesabına dokunan bir değişiklik, örneğin yeni bir kart hesabının açılış kaydı, şahıs işletmesi sahibinin beyannamesini etkilemeyebilir. Beyannamesinde Schedule L (beyannamedeki bilanço) dolduran bir şirket veya ortaklık ise etkilenebilir: talimatlar bu bilançoların defter ve kayıtlarla uyuşması gerektiğini söyler (Form 1120, 1120-S ve 1065 talimatları).

Bir hesaplama veya kayıt hatasını düzeltmek muhasebe yöntemi değişikliği değildir ve IRS onayı gerektirmez. Bir kalemin zamanlamasındaki tutarlı bir yaklaşım yöntem sayılabilir; yöntemi değiştirmek için genellikle Form 3115 ile onay gerekir (Publication 538).

Hangi formun hangi beyannameyi düzelttiği, süre sınırları ve beyanı verilmiş bir yılı kilitleme için: vergiler verildikten sonra kapanış tarihi.

Mutabık yapılmış dönemlerin yeniden değişmesini nasıl önlerim?

Şifre seçeneğiyle bir kapanış tarihi belirleyin, yönetici yetkisini sınırlayın, değişiklik geçmişini saklayın ve her ay mutabakat yapın.

• Kapanış tarihi. Kapanış tarihi (closing date), yazılımın, bu tarihte veya öncesinde bir işlem değiştirilmeden önce uyarı vermesini ya da şifre istemesini sağlar (yazılım yardım sayfası). Adımlar, iki güvenlik seçeneği ve şifreyi kimin tutması gerektiği: vergiler verildikten sonra kapanış tarihi.
• Yönetici yetkisi. Yöneticiler mutabakatları görür ve düzenler; bu yüzden yönetici yetkisini yalnızca gerekli kişilere vermeyi düşünün.
• Değişiklik geçmişi. Audit log'u saklayın. IRS'ye göre bilgisayarlı bir sistemin belgeleri, saklanan kayıtlara yetkisiz ekleme, değiştirme veya silmeyi önlemek için kullanılan kontrolleri göstermelidir (Publication 583).
• Aylık mutabakat. Böylece bir kopukluk bir ay içinde ortaya çıkar. Bağlı bir banka hesabı mutabakat değildir: banka bağlantıları mutabakat yerine geçmez.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Düzenlenen tek bir para yatırma kaydı

Açılış bakiyesi US$41.250, hesap özeti ise US$39.800 gösteriyor; fark US$1.450. Reconcile Discrepancy Report, Mart ayındaki bir para yatırma kaydının US$3.950'den US$5.400'e değiştirildiğini listeliyor. Fark US$1.450 olduğundan farkın tamamını açıklıyor. Mart ayının henüz beyanı verilmemiş bir yılda olduğunu ve Mart hesap özetinin US$3.950 gösterdiğini varsayın. İşletme sahibi düzenlemeyi kimin, neden yaptığını kontrol eder; ardından Review in tray özgün tutarı geri getirir ve fark sıfıra iner.

Silinen üç mutabık çek

Bir muhasebe sorumlusu düzenleme sırasında toplam US$2.100 tutarında üç mutabık çeki siler. Çeklerden biri beyanı zaten verilmiş bir yıla ait olduğundan, herhangi bir şey geri getirilmeden önce muhasebeci o yılın defter ve kayıtlarını verilen beyannameyle karşılaştırır ve her çekin neden silindiğini doğrular. Silmeler hataysa, çekleri geri getirmek veya özgün tarih ve tutarlarıyla yeniden oluşturup mutabık işaretlemek raporu temizlemelidir.

Yeni bir kart hesabı

Yeni bir kart hesabının ilk mutabakatı US$0 açılış bakiyesi gösteriyor; hesap özeti ise açılış tarihinde US$6.800 borç gösteriyor. Açılış kaydı US$0 olarak girilmiş. Başka hiçbir kayıt mutabık işaretli değilse, bu tek kaydı US$6.800 olarak düzeltmek açılış bakiyesini düzeltmelidir; Opening Balance Equity tarafı da onunla birlikte değişir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Fark beyanı verilmiş bir yılda, çok sayıda kalem aynı anda değişmiş veya raporu uyguladıktan sonra defterler ile hesap özetleri hâlâ tutmuyor: hangi dönemlerin yeniden yapılacağını, verilmiş bir beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediğini ve defterlerin sonradan nasıl kilitleneceğini belirlemek için muhasebe kayıtları desteği alın. Hesap özetlerini, mutabakat raporlarını, değişiklik geçmişini ve verilen beyannameyi yanınızda getirin.
• Sahibin sermayesi geçen yılın beyannamesiyle uyuşmuyor: geçen yılın beyannamesiyle tutmayan birikmiş kâr rehberine bakın.
• QuickBooks Desktop'tan Online'a geçtiniz: geçişten sonra bakiyelerin tutmaması rehberine bakın.
• Muhasebeci veya yazılım değiştirdiniz ve açılış bakiyesi eski raporlardan geldi: muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri rehberine bakın.
• Muhasebe sorumlusunun düzenlemesi mutabık kalemleri değiştirdi ve nedenini anlayamıyorsunuz: muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme rehberine bakın.
• Banka bağlantısı durdu ve aylar eksik: banka bağlantısı veri getirmeyi bıraktı rehberine bakın.
• Defterler aylarca geride: gecikmiş defterleri tamamlama rehberine bakın.