Muhasebeci veya Yazılım Değişince Açılış Bakiyeleri Nasıl Girilir

Muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyelerini girmek için hangi raporlara ihtiyacım var?

Açılış bakiyeleri, son kapanmış vergi yılının kapanış bilançosundan gelir; kâr ve zarar raporundan veya verilmiş beyannameden gelmez. Eski muhasebeciden isteyin ya da eski yazılımdan dışa aktarın: aşağıdaki raporları o yılın son gününe göre alın. Gelir, indirim ve kredileri belirlemeye yeten kalıcı defter veya kayıtları tutma yükümlülüğü mükellefe aittir.

Eski hesaplar hesap özetleriyle mutabık hale getirilmişse ve kapanış bilançosu son verilen beyannameyle uyuşuyorsa geçiş basittir. İkisi uyuşmuyorsa, geçen yılın beyannamesi henüz verilmemişse, eski muhasebeci kayıtları teslim etmemişse ya da dosya kaybolmuşsa veya açılış bilançosu yalnızca birçok programın kullandığı genel hesap olan Opening Balance Equity (açılış bakiyesi özkaynağı) içinde büyük bir tutarla dengeleniyorsa geçiş basit değildir.

Açılış bakiyelerini yalnızca verilmiş beyannameden girebilir miyim?

Yalnızca son çare olarak. Verilmiş bir beyanname en iyi ihtimalle bilanço toplamlarını verir ve bazı beyannamelerde bilanço yoktur. Beyanname defterlerden oluşturulur: Form 1120-S talimatları Schedule L’nin “şirketin defter ve kayıtlarıyla uyumlu olması gerektiğini” söyler.

Küçük bir kuruluşun Schedule L'yi atlamasına izin verilebilir; o zaman beyannamede eşleştirilecek bir bilanço yoktur. Kimlerin yararlanabildiği ve sınırlar: kurumlar beyannamesinde Schedule L.

Eski kayıtlar kaybolmuşsa, verilen son Schedule L'nin yıl sonu sütunu elinizdeki tek kapanış bilançosu olabilir. Her satırı hesap özetleriyle desteklenecek bir toplam olarak ele alın.

Yeni yazılıma geçerken yeni kayıtlar hangi başlangıç tarihini kullanmalı?

Bir vergi yılının ilk gününü kullanın. Hiçbir IRS kuralı bir başlangıç tarihi belirlemez; bu en temiz uygulamadır, çünkü o zaman açılış bakiyeleri bitmiş bir yılın kapanış bakiyeleridir. Açılış bakiyelerini kapanış tarihine, yani önceki vergi yılının son gününe (takvim yılı için 31 Aralık) tarihleyin; bu sayfa buna açılış tarihi der. Yeni kayıtlardaki ilk işlem, yeni yılın ilk gününe tarihlenir.

• Tarihler beyannameyle uyuşur. Kapanış tarihi, beyannamedeki yıl sonu bilançosunun tarihidir.
• Yıl temiz başlar. Publication 583, çift kayıt sisteminde gelir ve gider hesaplarının her vergi yılının sonunda kapatıldığını, varlık, borç ve net değer hesaplarının ise açık kaldığını söyler. Yeni dosyanın kâr ve zararı da tam olarak beyannamenin kapsadığı yılı kapsar.
• Özkaynağı bölmek gerekmez. Yıl ortasında yapılan bir açılış, bu yıl şimdiye kadar elde edilen kârı da içermek zorundadır; hiçbir verilmiş beyanname bu rakamı göstermez.

Geçen yılın beyannamesi henüz verilmemişse, kapanış bakiyeleri kesin değildir: amortisman gibi yıl sonu kayıtları bunları hâlâ değiştirebilir. Bu kayıtlardan sonraki mizanı alın ve beyanname verildiğinde Schedule L ile karşılaştırın.

Bir elektronik tablodan geçmek de aynı şekilde işler: kapanış tarihindeki toplamları mizanın yerini alır. Mali yıl esaslı beyan veren için ilk gün, 1 Ocak değil, mali yılın ilk günüdür. Geçiş yıl ortasında olsa bile kayıtları geçen yıl sonundaki bakiyelerle açın ve aşağıda anlatıldığı gibi o günden bu yana geçen ayları girin.

Açılış bakiyelerim ortaklık veya S şirketi beyannamesindeki Schedule L ile nasıl eşleşir?

Açılış bilançosu, verilen son Schedule L'nin yıl sonu sütununa, satır grubu satır grubu eşit olmalıdır. Schedule L hesapları sabit satırlarda toplar, bu yüzden bir satır birkaç hesap içerebilir: hesap bazında değil, satır bazında toplamları karşılaştırın.

Form 1120-S talimatları, hissedarlardan alınan krediler satırının genel olarak Schedule K-1 belgelerindeki tutarlarla uyuşması gerektiğini söyler. Form 1065 talimatları, dönem başı toplam varlıkların genel olarak önceki yılın dönem sonu toplam varlıklarına eşit olması gerektiğini, eşit değilse bir açıklama eklenmesi gerektiğini söyler.

Eski kayıtlarla Schedule L farklıysa olağan nedenler şunlardır: beyanname verildikten sonra yapılan kayıtlar, tam dolara yuvarlama (talimatlar bir beyannamenin sentleri atmasına izin verir), vergi esasına göre hazırlanan bir Schedule L (1065 talimatları bunu anar ve Schedule M-3 verenler için yalnızca defterler vergi esaslı tutarları yansıtıyorsa izin verir) ve eski kayıtlardaki hatalar.

Yeni kayıtları açarken eski bakiyeleri düzeltirseniz, sonraki beyannamenin dönem başı sütunu verilen dönem sonu sütunuyla uyuşmayabilir; ortaklık beyannamesi de toplam varlıklardaki her fark için yukarıda anlatılan ek açıklamayı gerektirir. Düzeltmenin verilmiş bir beyannamedeki geliri etkileyip etkilemediği, yeni kayıtlar bir beyanname için kullanılmadan önce hazırlayıcının yapacağı bir değerlendirmedir.

Sahip özkaynağını nasıl belirlerim: hisse ve geçmiş yıl kârları, ortak sermayesi veya şahıs işletmesi sahibinin özkaynağı?

Özkaynak, açılış tarihindeki varlıklardan borçların çıkarılmasıdır. Publication 583 buna net değer der: “varlıkların borçlar üzerindeki fazlası”. Şirket veya ortaklık için her özkaynak hesabını eski kapanış mizanından alın ve toplamın varlıklar eksi borçlara eşit olduğunu kontrol edin. Eşit değilse açılıştan önce farkı bulun; bir denge tutarı olarak girmeyin.

Üç tuzak:

• Geçmiş yıl kârları yalnızca önceki yılları içerir. Cari yılın kârı, girdiğiniz aylardan oluşur; önceki dağıtımlar ve çekimler kapanış özkaynağının içindedir.
• S şirketinin accumulated adjustments account (birikmiş düzeltme hesabı) geçmiş yıl kârları değildir. Schedule M-2 talimatları bunu, dağıtımların vergi etkisini hesaplamak için tutulan ve genel olarak 1982 sonrası yıllara ait birikmiş dağıtılmamış net geliri yansıtan bir hesap olarak anlatır; birikmiş kazanç ve kârı (earnings and profits) olan bir S şirketi bunu tutmak zorundadır.
• Ortağın K-1 sermayesi vergi esaslıdır (vergi kurallarına göre hesaplanır), defter sermayesi değildir. 1065 talimatları, Schedule M-2 dönem başı bakiyesinin Schedule K-1 belgelerindeki ortakların dönem başı vergi esaslı sermayesine eşit olması gerektiğini, değilse bir açıklama eklenmesi gerektiğini söyler. Kayıtları her ortak için defter tutarıyla açın ve vergi esaslı sermayeyi ayrı izleyin: LLC kayıtlarında ortak sermaye hesapları.

Ekipman ve birikmiş amortisman nasıl aktarılır?

Ekipmanı maliyet bedeliyle, birikmiş amortismanı ayrı bir bakiye olarak girin; ikisini de beyannameden değil, sabit kıymet listesinden alın. Beyanname listeyi taşımaz: Form 4562 talimatları, cari yılın varlıklarının mülk sınıfına ve kullanıma alındığı aya göre bildirilmesini söyler; daha eski varlıklar genel olarak yalnızca tek bir toplam indirim olarak görünür.

• Kaynak: eski kapanış mizanının arkasındaki sabit kıymet listesi, son verilen beyannamenin arkasındaki amortisman çizelgesiyle karşılaştırılmış olarak. Defter ve vergi amortismanı farklıysa defter tutarlarıyla açın ve hazırlayıcıya vergi çizelgesini ayrıca verin. Publication 583, varlık kayıtlarının satın alma fiyatını, iyileştirmeleri, alınan 179. madde ve amortisman indirimlerini ve elden çıkarmayı göstermesi gerektiğini söyler.
• Eşleştirme: defterler beyannamenin amortismanını izliyorsa maliyet eksi birikmiş amortisman, amortismana tabi varlıklar için Schedule L satırına eşittir.
• Makullük: Form 4562 talimatları, önceki yılların amortismanı ile cari yılınkinin toplamının mülkün amortismana tabi maliyet esasını asla aşamayacağını söyler; bu yüzden bir varlığın maliyetini aşan birikmiş amortisman, listedeki bir hataya işaret eder.
• Yeniden girmeyin: eski alımlar yalnızca açılış bakiyesinde bulunur; asla yeni gider veya varlık olarak girilmez.

Açık faturalar ve ödenecek faturalar geliri iki kez saymadan nasıl aktarılır?

Açık satış faturalarının ve ödenecek faturaların açılış bakiyesine girip girmeyeceği, kayıtların kullandığı yönteme bağlıdır. Tahakkuk esasında her birini özgün tarihiyle bir kez aktarın; böylece sonraki ödeme yeni gelir veya gider oluşturmak yerine onu kapatır. Bunları açılış mizanı kaydının içine değil, belge olarak girin ve her birini satışlara veya giderlere karşı değil, o kaydın karşı hesabına karşı kaydedin; o hesap sonunda sıfıra iner. Nakit esasında bunları liste olarak tutun: ödeme, ödendiğinde sayılır. Vergi açısından verilmiş beyannamelerin yöntemi belirleyicidir: nakit esasında gelir genel olarak alındığında, tahakkuk esasında genel olarak kazanıldığında sayılır.

Ödenecek faturalar bunun aynadaki yansımasıdır: nakit esasında ödenmemiş bir fatura genel olarak ödendiğinde gider olur; tahakkuk esasında genel olarak kapanmış yılın zaten bir giderdir ve borçlarda durur.

Yazılım değiştirmek muhasebe yöntemini değiştirmez, bu yüzden eski kayıtların ve verilmiş beyannamelerin kullandığı yöntemi koruyun. İkisi farklıysa açılıştan önce tahakkuk esaslı kayıtlar ve nakit esaslı vergi beyannamesi rehberine bakın. Yöntemin kendisini değiştirmek genel olarak IRS onayı gerektirir: küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu. Tahakkuk esaslı kayıtlarda alacak ve borç toplamlarının eski kapanış mizanına eşit olduğunu ve önceki dönem kâr ve zararında bunlardan gelen satış veya gider görünmediğini kontrol edin.

Geçişten önceki bu yıl aylarına ne olur?

Açılış bakiyelerini açılış tarihinde girin, sonra o günden bu yana her ayı girin ve bir sonrakine başlamadan önce mutabakatını yapın.

1. Yukarıdaki bakiyeleri, açılış tarihine, yani geçen yılın son gününe tarihleyerek girin.
2. Geçen her ay için işlemleri banka ve kart hesap özetlerinden girin. Tahakkuk esaslı kayıtlarda ayrıca ayın faturalarını, ödenecek faturalarını ve amortisman gibi nakit dışı kayıtları kendi kayıtlarınızdan girin; ödemeleri yeniden satış veya gider olarak girmek yerine açık faturalara ve ödenecek faturalara uygulayın. Eski dosyanın aylık raporları bir çapraz kontroldür; işlemlerini içe aktarmak isteğe bağlıdır.
3. Her ayın mutabakatını yapın. Publication 583, çek hesabının her ay mutabık hale getirilmesini, böylece hesap özetinin, çek defterinin ve kayıtların uyuşmasını söyler.
4. Varsa, yılbaşından bugüne kârı eski muhasebecinin aynı tarihe ait son raporuyla karşılaştırın.

Kayıtları açmak için önceki yılların işlemlerini içe aktarmak gerekmez. Bir sonraki beyannamenin yeni dosyadan neye ihtiyaç duyduğu (bordro, Form 1099 için satıcı ödemeleri, satış vergisi, stok) beyannameye bağlıdır: bunu beyannameyi veren hazırlayıcıyla teyit edin. Eski raporları ve dosyaları işletme kayıtları ne kadar süre saklanmalı rehberindeki sürelerce saklayın.

Bir hesap özeti satırı bir ödemeyi ve tarihini kanıtlar; ne için olduğunu kanıtlamaz. Publication 583, ödeme kanıtının tek başına indirimi doğrulamadığını söyler; bu yüzden faturayı veya satış fişini de saklayın: kayıp makbuzlar.

Yeni dosyada işlemleri çift girmekten nasıl kaçınırım?

Her dönem için tek bir açılış tarihi ve tek bir kaynak kullanın. Yinelenenler, aynı işlemin iki yoldan iki kez girmesinden gelir.

• Açılış bakiyeleri işlem değil, bakiyedir. Bunları açılış tarihine tarihleyerek bir kez girin ve o tarihte veya öncesinde başka işlem girmeyin; yalnızca aşağıdaki açık faturalar ve ödenecek faturalar özgün tarihlerini korur. O sırada henüz hesaba geçmemiş bir çek veya mevduat zaten kayıtlardaki nakit bakiyesindedir; bu yüzden banka satırı hesaba geçtiğinde onu yeni bir ödeme veya mevduat olarak yeniden girmeyin.
• Her dönem için tek kaynak. Her ayın banka hareketlerini banka bağlantısından, hesap özetlerinden ya da eski dosyadan alın; üst üste binen ikisinden almayın. Her bağlantıyı veya içe aktarmayı açılış tarihinden bir gün sonra başlatın.
• Açık faturaları ve ödenecek faturaları bir kez girin ve geldikleri satış veya alımları ayrıca içe aktarmayın.
• Kalanı mutabakat bulsun. İlk ayın mutabakatı, açılış tarihindeki hesap özeti bakiyesinden ve henüz hesaba geçmemiş kalemlerin listesinden başlar. Bundan sonra kalan boşluk, eksik bir kayıt veya yinelenen bir kayıttır; yanlış bir dönem başı bakiyesinin kendi çözümleri vardır.

Açılış bakiyelerinin doğru olduğunu nasıl kontrol ederim?

Yeni kayıtlar eski kapanış mizanıyla, hesap özetleriyle, varlık listesiyle ve verilmiş beyannameyle uyuştuğunda açılış bakiyeleri kontrolü geçer. Bu, bakiyelerin desteklendiğini gösterir; eski kayıtların doğru olduğunu göstermez: açıklayamadığınız bir fark, bir hazırlayıcıyı devreye almanız gereken noktadır. Bu kontrolleri ilk ayı girmeden önce yapın.

Kontroller geçtiğinde, önceki dönemlerin değişememesi için kayıtları açılış tarihinde kilitleyin.

Eski muhasebeci veya eski yazılım kayıtları vermezse ne olur?

Bir CPA, kayıtlı temsilci (enrolled agent) veya avukat, federal vergiye uyum için gereken müşteri kayıtlarını talep üzerine derhal iade etmek zorundadır ve bir ücret anlaşmazlığı genel olarak bunu değiştirmez. IRS için hiçbir şey hazırlamayan bir muhasebe sorumlusu yalnızca hizmet sözleşmesinin şartlarına ve eyalet hukukuna bağlıdır. Eski defter ve mizanın müşteri kaydı sayılıp sayılmayacağı hizmet sözleşmesine bağlı olabilir; bu yüzden yazılı olarak isteyin: muhasebeci değiştirme.

Kayıtlar gelmezse eski kayıtların dışındaki kaynaklardan yeniden oluşturun, sonra açılış özkaynağını kontrol ettirin.

• Verilmiş beyannamenin dökümü. Form 1065, 1120 ve 1120-S için IRS, bir işletme vergi hesabı üzerinden, Form 4506-T ile veya telefonla ücretsiz işletme vergi beyannamesi dökümü sunar. Çoğu satırı verildiği gibi gösterir, ancak beyannameye eklenen belgeleri veya hesap özetlerini göstermez. Beyanname dökümleri cari yıl ve önceki 3 işleme yılı içinde işlenen beyannameler için mevcuttur ve Form 4506-T taleplerinin çoğu 10 iş günü içinde işlenir. Schedule C, Form 1040'ın parçasıdır; bu yüzden şahıs işletmesi sahibi bunun yerine Form 4506-T ile bir beyanname dökümü ister.
• Beyannamenin kopyası. Form 4506, beyannamenin ekleriyle birlikte, ilk verildiği haliyle bir kopyasını beyanname başına $30 karşılığında talep eder; IRS en fazla 75 takvim günü süre tanımanızı söyler.
• Hesap özetleri: bankalardan, kart kuruluşlarından ve kredi verenlerden kapanış tarihine kadar.
• Kendi kopyalarınız. IRS, verilen beyannamelerin kopyalarını saklamanızı söyler. E-postanızı ve muhasebecinin kullandığı müşteri portalını kontrol edin.

Hesap özetlerinden yeniden oluşturulan kayıtlar: defterleri banka hesap özetlerinden yeniden oluşturma.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

S şirketi muhasebe sorumlusunu 1 Temmuz'da değiştirir

Nakit esaslı kayıtlar olduğunu, dolayısıyla alacak ve borç bulunmadığını ve hasılatın Schedule L küçük beyan veren sınırını aştığını, bu yüzden şirketin Schedule L'yi doldurduğunu varsayın. Eski kayıtlardan 31 Aralık kapanış bilançosu: banka US$25.000; ekipman maliyet bedeliyle US$40.000, birikmiş amortisman US$15.000 düşülerek, toplam varlıklar US$50.000; US$20.000 kredi; US$10.000 hisse sermayesi ve US$20.000 geçmiş yıl kârları, dolayısıyla US$30.000 özkaynak. Borçlar ile özkaynak toplamı US$50.000'dır.

Yeni kayıtlar bu bakiyeleri açılış tarihi olan 31 Aralık'ta taşır ve toplamlar Schedule L'nin yıl sonu sütunuyla uyuşur. 1 Ocak'tan Haziran'a kadarki işlemler hesap özetlerinden girilir ve ay ay mutabakatı yapılır; 1 Temmuz'daki muhasebe sorumlusu değişikliği özel bir kayıt gerektirmez.

Şahıs işletmesi sahibi elektronik tablodan yeni yazılıma geçer

Schedule C'de bilanço olmadığı için açılış, 31 Aralık itibarıyla hesap özetlerinden gelir: banka US$8.000 ve kart bakiyesi US$5.000. Sahibin özkaynağı US$3.000'dır. Eski işlemler içe aktarılmaz; gelir ve giderler Ocak'tan itibaren girilir.

Ortaklık olarak vergilendirilen iki üyeli LLC

Ortaklığın küçük beyan veren testini karşılamadığını, bu yüzden Schedule L ve M-2 ile her Schedule K-1'deki L kalemini doldurduğunu varsayın. Defterler toplamda US$60.000 ortak sermayesi gösterirken Schedule K-1 belgeleri US$45.000 vergi esaslı sermaye gösterir. Defterlerden hazırlanan Schedule L, US$60.000'ı gösterir. Yeni kayıtlar US$60.000 ile açılır ve eski kayıtların gösterdiği gibi ortaklara bölünür. US$15.000'lık fark, hazırlayıcı Schedule M-2'yi K-1 belgeleriyle eşleştirebilsin diye ayrı bir vergi esaslı çizelgede kalır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Eski kayıtlar ve verilmiş beyanname uyuşmuyor, geçen yılın beyannamesi henüz verilmedi, eski muhasebeci kayıtları teslim etmiyor ya da açılış özkaynağı büyük bir genel kayıt gerektiriyor: bunlar hangi bakiyelere güvenilebileceğini belirler ve bu karar, yeni kayıtlar bir beyannameyi besleyemeden önce verilmelidir. Bir muhasebe sorumlusunu veya hazırlayıcıyı devreye alma noktası budur: muhasebe desteği.
• Kayıtlar bu yıldan önce hiç var olmadı: bkz. kayıtlar geç başladığında açılış bakiyeleri.
• Opening Balance Equity büyük bir bakiye taşıyor: bkz. Opening Balance Equity.
• Özkaynak verilmiş beyannameden farklı: bkz. geçen yılın beyannamesiyle uyuşmayan geçmiş yıl kârları.
• Yıl ortasında geçişi veya ne kadar geçmişin taşınacağını tartıyorsunuz: bkz. muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirme.
• Schedule L'nin ne olduğunu bilmeniz gerekiyor: bkz. kurumlar beyannamesinde Schedule L.
• Eski muhasebeciden kayıtlara veya IRS erişimine ihtiyacınız var: bkz. muhasebeci değiştirme.
• Yıl ortasında bir muhasebe sorumlusunu değiştiriyorsunuz: bkz. muhasebe sorumlunuzu değiştirme.
• Sabit kıymet listesi eksik: bkz. eksik amortisman çizelgesini yeniden oluşturma.
• Aylarca süren kayıtlar eksik: bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama.
• ABD şirketinin sahibi yabancı bir kişi ve beyanları atlandı: bkz. atlanan yabancı sahip beyanları için kayıtları yeniden oluşturma.
• İşletme Kanada'da: bkz. Kanada'da muhasebeci değiştirme.