QuickBooks में Opening Balance Equity कैसे साफ़ करें

QuickBooks में Opening Balance Equity क्या है, और यह मेरे बहीखाते में क्यों है?

Opening Balance Equity एक होल्डिंग खाता है। सॉफ़्टवेयर इसका इस्तेमाल शुरुआती बैलेंस की दूसरी तरफ़ की एंट्री के लिए करता है, ताकि बहीखाते का हिसाब बराबर रहे (QuickBooks Online सहायता)। यह स्वामी, साझेदार या शेयरधारक का इक्विटी खाता नहीं है। Form 1065, 1120 या 1120-S की Schedule L की इक्विटी वाली किसी भी पंक्ति का नाम यह नहीं है।

तुलन पत्र किसी तारीख को संपत्ति, देनदारी और व्यवसाय में आपकी इक्विटी दिखाता है (Publication 583)। इक्विटी वह है जो स्वामियों ने लगाया, साथ में व्यवसाय ने जो मुनाफ़ा रखा, और उसमें से घटाकर जो उन्होंने निकाला। होल्डिंग खाते में पड़ी इक्विटी वह इक्विटी है जिसे अभी किसी के नाम नहीं किया गया। यह खाता तुलन पत्र पर रहता है, इसलिए इसका बैलेंस न आय है और न खर्च।

लक्ष्य यह है कि हर हिस्से को उसके सही इक्विटी खाते में ले जाकर बैलेंस शून्य किया जाए। खाता डिलीट करके या बैलेंस छिपाकर नहीं। QuickBooks Online के help पेज इस खाते और शुरुआती एंट्री सुधारने के बारे में बताते हैं, इसे साफ़ करने के बारे में नहीं। इक्विटी खाते चुनना लेखा संबंधी फ़ैसला है। यह आपकी संस्था के प्रकार पर और उन रिकॉर्ड पर निर्भर करता है जो सॉफ़्टवेयर में नहीं होते।

बैलेंस आम तौर पर आसानी से साफ़ हो जाता है, जब वह सिर्फ़ सेटअप के समय डाले गए शुरुआती बैलेंस से आया हो, व्यवसाय का एक ही स्वामी हो और इन बही-खातों से कोई रिटर्न फ़ाइल न किया गया हो। यह आसान नहीं रहता, जब बैलेंस बड़ा या नेगेटिव हो, सॉफ़्टवेयर बदलने से आया हो, कई स्वामी या किसी कंपनी का शेयर इतिहास शामिल हो, वह ऐसे साल को छूता हो जो फ़ाइल हो चुका है, या कर्ज़दाता, खरीदार या रिटर्न तैयार करने वाले को ऐसा तुलन पत्र चाहिए जो फ़ाइल किए गए रिटर्न से मेल खाए। पहले ये इकट्ठा करें: आखिरी फ़ाइल किया गया रिटर्न, शुरुआती तारीख का तुलन पत्र, उसी तारीख के विवरण और स्थापना के दस्तावेज़।

Opening Balance Equity का बैलेंस कहाँ से आता है?

Opening Balance Equity का बैलेंस शुरुआती बैलेंस की एंट्री से आता है। जब भी किसी खाते को शुरुआती बैलेंस मिलता है, एंट्री की दूसरी तरफ़ Opening Balance Equity में जाती है। इन तरीकों से बैलेंस वहाँ पहुँचता है।

Opening Balance Equity में क्या-क्या जमा है, यह मैं कैसे देखूँ?

खाते की सभी तारीखों के लिए transaction report चलाएँ, ताकि हर एंट्री दिखे। फिर हर एंट्री को उस खाते से जोड़ें जिसके शुरुआती बैलेंस से वह बनी। बैंक, ऋण या कार्ड के रजिस्टर में शुरुआती एंट्री Account कॉलम में Opening balance equity दिखाती है (help)।

1. हर एंट्री के लिए तारीख, दूसरी तरफ़ का खाता, राशि और एंट्री करने वाले का नाम लिख लें।
2. शुरुआती बैलेंस जोड़ें: खोली गई संपत्ति में से खोली गई देनदारी घटाएँ। अगर सिर्फ़ शुरुआती बैलेंस ही दर्ज हुए हैं, तो यही आँकड़ा खाते का बैलेंस होगा। यह वह इक्विटी है जो ये शुरुआती एंट्री बताती हैं, उस इक्विटी से पहले जो दूसरे खातों में पहले से दर्ज है।
3. जो भी अंतर है, वह ऐसी एंट्री का है जो शुरुआती बैलेंस नहीं हैं। हर एंट्री को उसके असली रूप में दोबारा दर्ज करें: स्वामी की जमा राशि या ऋण (योगदान या ऋण), आय या खर्च।

क्या Opening Balance Equity का बड़ा या नेगेटिव होना समस्या है?

Opening Balance Equity का बैलेंस बड़ा या नेगेटिव हो, तो समस्या तब है जब कोई यह न बता सके कि वह किसे दिखाता है। बड़ा बैलेंस अपने आप में गलत नहीं है, और नेगेटिव बैलेंस भी सही हो सकता है। अगर उसमें सिर्फ़ शुरुआती बैलेंस हैं, तो शुरुआती देनदारी शुरुआती संपत्ति से बड़ी थी, यानी व्यवसाय घाटे से शुरू हुआ।

फ़ॉर्म कुछ छोटी संस्थाओं को Schedule L से छूट देते हैं। तब भी कंप्यूटर में रखे रिकॉर्ड बही-खातों और रिटर्न से मेल खाने चाहिए (Publication 583)।

इसे साफ़ करने से पहले मुझे क्या इकट्ठा करना चाहिए?

शुरुआती तारीख की इक्विटी दिखाने वाले कागज़ात इकट्ठा करें।

• आखिरी फ़ाइल किया गया रिटर्न: कंपनी या साझेदारी के लिए Schedule L और Schedule M-2; साझेदारी के लिए हर साझेदार के Schedule K-1 का item L। छोटी संस्थाओं को इनमें से कुछ से छूट मिल सकती है; आपको मिली हो, तो इन्हीं आँकड़ों के लिए बही-खाते और स्थापना के दस्तावेज़ देखें। एकल स्वामी की Schedule C में इक्विटी नहीं होती, इसलिए बही-खातों का पिछले साल के अंत का तुलन पत्र लें।
• शुरुआती ट्रायल बैलेंस या तुलन पत्र पुराने बही-खातों से, शुरुआती तारीख के हिसाब से।
• बैंक, ऋण और कार्ड के विवरण शुरुआती तारीख वाले।
• स्थापना के दस्तावेज़: operating agreement (संचालन समझौता), शेयर लेजर या शेयर प्रमाणपत्र, और स्वामी और व्यवसाय के बीच ऋण का कोई भी कागज़।

एकल स्वामी या एकल-सदस्य LLC के लिए इसे कैसे साफ़ करें?

एकल स्वामी या एकल-सदस्य LLC में Opening Balance Equity स्वामी के इक्विटी खातों में जाता है: लगाए गए पैसे या संपत्ति के लिए स्वामी का निवेश, और पिछले दौर की रखी कमाई के लिए शुरुआती स्वामी की इक्विटी। एकल स्वामी के पास न शेयर होते हैं, न साझेदार, और Schedule C में तुलन पत्र नहीं होता। इसलिए रिटर्न की कोई पंक्ति यह बँटवारा तय नहीं करती। बँटवारा बहीखाता तय करता है।

ऐसी एकल-सदस्य LLC जिसका स्वामी कोई व्यक्ति है और जिसने कंपनी की तरह कर चुनाव नहीं किया, उपेक्षित संस्था (disregarded entity) है। उसे स्वामी के कर रिटर्न का हिस्सा माना जाता है (IRS), इसलिए यही खाते लागू होते हैं। पूरा ढाँचा LLC के इक्विटी खाते में देखें। अगर LLC का स्वामी कोई विदेशी व्यक्ति है, तो लगाया गया पैसा Form 5472 पर रिपोर्ट करने योग्य लेन-देन हो सकता है, इसलिए उसे एंट्री-दर-एंट्री लिखें। समय पर फ़ाइल न किए गए Form 5472 पर $25,000 का जुर्माना लगता है।

1. शुरुआती तारीख की इक्विटी निकालें: संपत्ति में से देनदारी घटाएँ। उसमें से वह इक्विटी घटाएँ जो दूसरे खातों में पहले से दर्ज है। जो बचे, वह Opening Balance Equity के बैलेंस के बराबर होना चाहिए; अगर नहीं है, तो पहले अंतर की वजह खोजें।
2. जिस हिस्से का सबूत है, जैसे स्वामी का लगाया नकद, उसे स्वामी के निवेश में डालें।
3. जिस हिस्से का सबूत नहीं है, उसे शुरुआती स्वामी की इक्विटी के एक साफ़ नाम वाले खाते में रखें, ताकि बाद में उसकी जाँच हो सके। कितना हिस्सा लगाया गया पैसा है और कितना रखी हुई कमाई, यह लेखा संबंधी फ़ैसला है।
4. शुरुआती तारीख की जर्नल एंट्री डालें। Opening Balance Equity का सामान्य बैलेंस क्रेडिट होता है, इसलिए Opening Balance Equity को डेबिट करें और स्वामी के खातों को उतनी ही कुल राशि से क्रेडिट करें। अगर बैलेंस नेगेटिव है, तो वह डेबिट है, इसलिए एंट्री उलटी करें।

निकासी का खाता अलग होता है; देखें स्वामी की निकासी दर्ज करना।

साझेदारी या कई सदस्यों वाली LLC के लिए इसे कैसे साफ़ करें?

साझेदारी या कई सदस्यों वाली LLC का Opening Balance Equity साझेदारों में बाँटा जाता है। हर हिस्सा उस साझेदार के अपने पूँजी खाते में जाता है, ताकि खाता शुरुआती तारीख को उसकी पूँजी दिखाए। दो या ज़्यादा सदस्यों वाली अमेरिकी LLC संघीय कर के लिए साझेदारी मानी जाती है, जब तक वह कंपनी की तरह कर का चुनाव न करे। जिस LLC के स्वामी सिर्फ़ पति-पत्नी हैं और संपत्ति सामुदायिक संपत्ति (community property) है, वह साझेदारी या उपेक्षित संस्था, दोनों में से कुछ भी मानी जा सकती है। इसलिए वही करें जो दंपती रिपोर्ट करते हैं (IRS)।

अगर बहीखाता कर आधार पर पूँजी रखता है और फ़ाइल किए गए साल के अगले दिन से शुरू होता है, तो हर साझेदार की अंतिम पूँजी आखिरी फ़ाइल किए गए Schedule K-1 के item L से लें; वही अगले साल की शुरुआती राशि भी है (निर्देश)। बाद की शुरुआती तारीख हो, तो पहले तब तक के योगदान, वितरण, आय, घाटे और स्वामित्व में बदलाव का हिसाब लगाएँ; देखें देर से शुरू हुए बहीखाते में शुरुआती बैलेंस। Item L कर आधार की पूँजी है, इसलिए अगर बहीखाता दूसरा आधार इस्तेमाल करता है, तो पहले तय करें कि कौन सा आधार लेना है। अगर K-1 में पूँजी नहीं दिखती (छोटी साझेदारियों को item L से छूट मिल सकती है), तो बही-खाते और operating agreement (संचालन समझौता) देखें।

तीन जाल:

• मुनाफ़े का हिस्सा पूँजी नहीं है। Schedule K-1 मुनाफ़े, घाटे और पूँजी के प्रतिशत अलग-अलग लिखता है। इसलिए बैलेंस का 50/50 बँटवारा तभी सही है जब हर साझेदार की पूँजी बराबर हो।
• साझेदार का ऋण पूँजी नहीं है। साझेदार ने साझेदारी को जो पैसा उधार दिया, वह देनदारी है। Schedule L साझेदारों से लिए ऋण को अलग पंक्ति में रखता है, साझेदारों के पूँजी खातों से अलग (Form 1065)।
• सिर्फ़ वही दर्ज करें जो कम है, और हिस्सों का जोड़ मिलाएँ। हर साझेदार की एंट्री उस साझेदार की शुरुआती तारीख की पूँजी में से उसके खाते में पहले से दर्ज राशि घटाकर बनती है। सभी एंट्री मिलकर Opening Balance Equity के बैलेंस के बराबर होनी चाहिए; अगर नहीं हैं, तो दर्ज करने से पहले अंतर की वजह खोजें। Schedule L का तुलन पत्र बही-खातों से मेल खाना चाहिए, और कोई अंतर हो तो संलग्न विवरण में समझाया जाना चाहिए (निर्देश)।

जिस नई साझेदारी का अभी कोई रिटर्न नहीं है, वह हर साझेदार के योगदान और operating agreement (संचालन समझौता) से शुरू करे। बहीखाता ये खाते कैसे रखता है, और बही-खातों की पूँजी साझेदार के आधार से कैसे अलग है, यह साझेदारों के पूँजी खाते में है।

S corporation या C corporation के लिए इसे कैसे साफ़ करें?

S या C corporation का Opening Balance Equity कंपनी की अपनी इक्विटी पंक्तियों में बाँटा जाता है: शेयर पूँजी, अतिरिक्त चुकता पूँजी और संचित लाभ। जिस LLC ने कंपनी की तरह कर का चुनाव किया है, वह भी इसी भाग को देखे। Form 1120-S की Schedule L में ये पंक्तियाँ हैं, साथ में एक समायोजन की पंक्ति और ट्रेज़री शेयर की पंक्ति। Form 1120 में भी ये हैं, और उसमें संचित लाभ आवंटित और गैर-आवंटित में बँटा होता है।

• शेयर पूँजी और अतिरिक्त चुकता पूँजी: शेयर लेजर और स्थापना के दस्तावेज़ों से।
• संचित लाभ: आखिरी फ़ाइल की गई Schedule L का अंतिम बैलेंस, जब बहीखाता उस साल के अगले दिन से शुरू हो; अगर Schedule L छोड़ी गई थी, तो बही-खाते देखें। चालू साल का मुनाफ़ा न जोड़ें, जो आय और खर्च के खातों में पहले से है। बाद की शुरुआती तारीख हो, तो देखें देर से शुरू हुए बहीखाते में शुरुआती बैलेंस। सिर्फ़ वही दर्ज करें जो कम है।
• कंपनी का पहला साल: नई कंपनी, या वह LLC जिसने अभी कंपनी की तरह कर का चुनाव किया है, उसकी पहले की कोई कंपनी Schedule L नहीं होती। उसकी इक्विटी प्रभावी तारीख से शुरू होती है; देखें S corporation चुनाव के बाद बहीखाता।
• स्वामी के ऋण: स्वामी ने कंपनी को जो पैसा उधार दिया, वह देनदारी है। Schedule L शेयरधारकों से लिए ऋण को अलग पंक्ति में रखती है, इसलिए उसे इक्विटी में नहीं, ऋण खाते में ले जाएँ।

Schedule M-2 पर S corporation का संचित समायोजन खाता (accumulated adjustments account) एक अलग खाता है। इसका इस्तेमाल वितरण का कर पर असर निकालने में होता है (निर्देश)। यह संचित लाभ की पंक्ति की जगह नहीं लेता। अगर संचित लाभ अब भी रिटर्न से मेल नहीं खाता, तो देखें पिछले साल के रिटर्न से मेल न खाने वाली इक्विटी और S corporation का तुलन पत्र संतुलित न होना। भुगतान के लिए देखें S corporation के वितरण।

अगर मेरा दर्ज किया शुरुआती बैलेंस गलत हो तो क्या करें?

पहले शुरुआती एंट्री ठीक करें, फिर Opening Balance Equity को एक ही बार साफ़ करें। शुरुआती बैलेंस में हर सुधार Opening Balance Equity को बदलता है, इसलिए रीकंसाइल करने से पहले उसे साफ़ करने का मतलब है उसे दो बार साफ़ करना।

• गलत तारीख: QuickBooks Online की शुरुआती जर्नल एंट्री की तारीख खाते के सबसे पुराने लेन-देन से पहले की होनी चाहिए (help)।
• गलत राशि: शुरुआती तारीख पर खाते के बैलेंस की तुलना बैंक के रिकॉर्ड से करें, फिर Opening balance equity वाली एंट्री को उससे मिलने तक बदलें (help)। विवरण और बहीखाते में अंतर ऐसी वजहों से भी हो सकता है जो गलती नहीं हैं, जैसे वे चेक जो अभी क्लियर नहीं हुए थे (Publication 583)। इसलिए बदलने से पहले वजह खोजें।
• पहले ही रीकंसाइल हो चुका खाता: vendor का जर्नल-एंट्री तरीका उन खातों के लिए है जो अभी रीकंसाइल नहीं हुए, और एंट्री को खुद भी रीकंसाइल करना पड़ता है (help)। अगर कोई बंद अवधि बदल गई हो, तो देखें रीकंसिलिएशन का शुरुआती बैलेंस गलत।

संचित लाभ में बैलेंस ले जाना कब गलत हल है?

Opening Balance Equity को संचित लाभ में ले जाना गलत है, जब यह सिर्फ़ शून्य करने के लिए किया जाए। संचित लाभ उतना होना चाहिए जितना व्यवसाय ने कमाया और रखा, और वह फ़ाइल किए गए रिटर्न के तुलन पत्र से मेल खाना चाहिए। किसी अस्पष्ट बैलेंस को वहाँ झाड़ देने से गलती छिप जाती है और यह मेल टूट जाता है।

सुधार फ़ाइल हो चुके साल तक पहुँचता है या नहीं, यह अलग सवाल है; देखें पिछले साल के रिटर्न से मेल न खाने वाली इक्विटी।

उदाहरण

ये उदाहरण अमेरिकी डॉलर और गोल संख्याओं में हैं। वे सिर्फ़ गणित दिखाते हैं, और मानकर चलते हैं कि जिन इक्विटी खातों को क्रेडिट किया जा रहा है उनमें अभी कुछ दर्ज नहीं है। असली फ़ाइल में बँटवारा उसके रिकॉर्ड पर निर्भर करता है।

जनवरी में शुरू करने वाला एकल स्वामी

एक एकल स्वामी 1 जनवरी को बहीखाता शुरू करता है। बैंक में US$12,000 हैं और US$4,000 का ऋण है। दोनों शुरुआती बैलेंस के रूप में दर्ज हैं। Opening Balance Equity US$8,000 दिखाता है (12,000 में से 4,000 घटाकर)। स्वामी के पास पुराने रिकॉर्ड नहीं हैं, इसलिए 1 जनवरी की जर्नल एंट्री Opening Balance Equity को US$8,000 से डेबिट करती है और शुरुआती स्वामी की इक्विटी को US$8,000 से क्रेडिट करती है। खाता शून्य हो जाता है और तुलन पत्र स्वामी का हिस्सा दिखाता है।

दो सदस्यों वाली LLC

दो सदस्यों वाली LLC अपने आखिरी फ़ाइल किए गए साल के अगले दिन से बहीखाता शुरू करती है, और Opening Balance Equity में US$55,000 दिखता है। उसका बहीखाता कर आधार की पूँजी रखता है। आखिरी Schedule K-1 में हर साझेदार की अंतिम पूँजी US$27,500 है। एंट्री Opening Balance Equity को US$55,000 से डेबिट करती है और हर साझेदार के पूँजी खाते को US$27,500 से क्रेडिट करती है। अगर K-1 में US$30,000 और US$25,000 होते, तो बँटवारा उन्हीं के हिसाब से होता, चाहे मुनाफ़े के हिस्से कुछ भी हों।

नेगेटिव बैलेंस वाली S corporation

वर्षों से चल रही एक S corporation 1 जनवरी की शुरुआती तारीख के साथ नया बहीखाता बनाती है, जो उसके आखिरी फ़ाइल किए गए साल का अगला दिन है। Opening Balance Equity में नेगेटिव US$31,000 दिखता है: US$50,000 की शुरुआती संपत्ति में से US$81,000 का ऋण घटाकर। पिछली Schedule L में शेयर पूँजी US$10,000 और संचित लाभ नेगेटिव US$41,000 है। दोनों कभी दर्ज नहीं हुए, इसलिए इस खाते ने दोनों की जगह ले ली (10,000 में से 41,000 घटाने पर नेगेटिव 31,000)। बैलेंस डेबिट है, इसलिए एंट्री Opening Balance Equity और शेयर पूँजी को क्रमशः US$31,000 और US$10,000 से क्रेडिट करती है और संचित लाभ को US$41,000 से डेबिट करती है। अगर इसमें और कुछ नहीं है, तो खाता शून्य हो जाता है।

आपके मामले में अलग है?

• बैलेंस बड़ा या नेगेटिव है, सॉफ़्टवेयर बदलने से आया है, या कर्ज़दाता, खरीदार या रिटर्न तैयार करने वाले को ऐसा तुलन पत्र चाहिए जो फ़ाइल किए गए रिटर्न से मेल खाए: इक्विटी खाते संस्था का प्रकार तय करता है, और पिछले सालों को सुधारना पड़ सकता है। बहीखाता सहायता लें।
• आपकी इक्विटी पिछले साल के रिटर्न से मेल नहीं खाती: देखें संचित लाभ जो पिछले साल के रिटर्न से मेल नहीं खाता।
• आपका बहीखाता देर से शुरू हुआ, या आपने अकाउंटेंट या सॉफ़्टवेयर बदला: देखें देर से शुरू हुए बहीखाते में शुरुआती बैलेंस और अकाउंटेंट बदलने के बाद शुरुआती बैलेंस।
• बैलेंस Desktop से Online में जाने के बाद दिखा: देखें Desktop से Online में जाने के बाद गलत बैलेंस।
• आप नई LLC का बहीखाता बना रहे हैं: देखें नई LLC के लिए बहीखाता बनाना और LLC के इक्विटी खाते।
• व्यवसाय का प्रकार अभी बदला है, जैसे S चुनाव, या कोई सदस्य जुड़ा या गया: इक्विटी खाते प्रभावी तारीख पर बदलते हैं। देखें S corporation चुनाव के बाद बहीखाता और LLC के इक्विटी खाते।
• आपकी अमेरिकी LLC का स्वामी कोई विदेशी व्यक्ति है: देखें विदेशी स्वामित्व वाली LLC के रिकॉर्ड।
• निकासी या वितरण के बाद आपकी स्वामी की इक्विटी नेगेटिव है: देखें नेगेटिव स्वामी की इक्विटी।
• पूरा तुलन पत्र गलत लगता है: देखें छोटे व्यवसाय का तुलन पत्र गलत क्यों दिखता है।