LLC'de Karışan Kişisel ve İşletme Parası: Hesapları Ayırma

Karışık kişisel ve LLC parası vergi beyannamemi nasıl etkiler?

Karıştırma, tek bir hesabı veya kartı hem kişisel hem LLC parası için kullanmak demektir; örneğin market alışverişini işletme hesabından ödemek ya da müşteri ödemelerini kişisel hesaba almak. Bu, neyin vergiye tabi olduğunu değiştirmez; yalnızca olguları kanıtlamayı yavaşlatır. Müşteri ödemeleri hangi hesaba girerse girsin işletme gelirdir (26 U.S.C. 61). Kişisel, geçim ve aile giderleri ise genel olarak indirilemez (26 U.S.C. 262). Yalnızca olağan ve gerekli işletme giderleri indirilebilir (26 U.S.C. 162). LLC'si olmayan bir şahıs işletmesi sahibi için de vergi kuralı aynıdır; aşağıdaki LLC koruması bölümü yalnızca LLC'ler için geçerlidir.

Karışık hesaplar bir beyannameye iki yoldan zarar verebilir:

• Kişisel harcamalar giderlere karışabilir. Schedule C talimatları, kişisel, geçim ve aile giderlerinin Part V (diğer giderler) bölümüne yazılmamasını söyler; kanun da bu gideri hangi satırda olursa olsun indirmeyi yasaklar.
• Kişisel hesaba giren müşteri parası gelirden düşebilir. Bazı ödeme yapanlar IRS'ye Form 1099 (ödeme bilgi belgesi) verir. Form 1099-NEC box 1 toplamları beyan edilen brüt hasılattan fazlaysa Schedule C talimatları aradaki farkı açıklayan bir ifade ister.

Aşağıdakilerden biri geçerliyse karışık para durumu basit değildir:

• Bir hazırlayıcı bekliyor ya da beyanname son tarihi yaklaşıyor; harcamalar kartlara ve kişisel hesaba dağılmış olduğundan hangi kalemlerin işletmeye ait olduğunu ayıramıyorsunuz.
• Karışık aylar zaten verilmiş bir beyannamede yer alıyor.
• LLC'nin iki veya daha fazla sahibi var, şirket olarak vergilendirilmeyi seçmiş ya da karışık aylarda bir üye eklenmiş veya ayrılmış. Üye sayısı ve yapılan seçimler LLC'nin nasıl vergilendirileceğini belirler (IRS).
• Birkaç hesap, kart ve ödeme uygulamasında yüzlerce işlem var; kayıtlarınız hesap özetleriyle tutmuyor ya da Form 1099 belgeleriniz mevduatlarınızdan daha fazla gelir gösteriyor.

Temizlik bitmeden beyanname vermeniz gerekiyorsa: takvim yılı esasına göre Schedule C beyannamesi (Form 1040) genel olarak 15 Nisan'a, ortaklık beyannamesi (Form 1065) ise 15 Mart'a kadar verilir (Publication 509); Form 4868 veya Form 7004 ile ek süre talep edilir (Form 1065 talimatları). Her beyannameyi işletmenizin hangi beyannameleri verdiği rehberinde bulabilirsiniz.

Toplamanız gerekenler: karışık aylara ait tüm hesap özetleri, geçen yılın beyannamesi, varsa Form 1099 belgeleri ve büyük kalemlerin makbuzları.

LLC'mde kişisel ve işletme parasını karıştırmayı bugün nasıl durdururum?

Önce yeni karışıklığı durdurun: tüm müşteri parasını tek bir işletme hesabına yönlendirin ve tüm işletme giderlerini o hesaptan ödeyin; böylece temizlik yaparken yığın büyümez. IRS, işletme hesabının kişisel hesaptan ayrı tutulmasını, tüm gelirlerin o hesaba yatırılmasını, hesabın yalnızca işletme için kullanılmasını ve kendinize yalnızca kişisel çekimler için çek yazılmasını söyler.

1. Hesabınız yoksa bir işletme hesabı açın. SBA, işletme adına para kabul etmeye veya harcamaya başlar başlamaz hesap açmayı söyler. Bankanın ne istediği LLC veya şahıs işletmesi için işletme banka hesabı rehberinde anlatılır.
2. Müşterilerin ödeme yaptığı yeri değiştirin. Faturaları, ödeme bağlantılarını ve ödeme uygulaması aktarım ayarlarını para işletme hesabına düşecek şekilde güncelleyin.
3. İşletme giderlerini yalnızca işletme hesabından ya da yalnızca işletme için kullandığınız kartla ödeyin. Düzenli abonelikleri bu karta taşıyın.
4. Kendinize ödemeyi tek bir planlı havaleyle yapın: işletme hesabından kişisel hesabınıza. Tek üyeli LLC bunu sahibin çekimi olarak, çok üyeli LLC dağıtım olarak kaydeder; S şirketi ise dağıtımdan önce çalışan sahibine makul ücret ödemek zorundadır (IRS). Aşağıdaki birden fazla sahip bölümüne bakın.
5. Geçmişi olduğu gibi kaydedin. Parayı ileri geri taşıyarak karışıklığı silmeye çalışmayın; şimdi yaptığınız havale, yapıldığı gün kaydedilir.

Harcamalar kartlara ve kişisel hesaba dağılmışsa neleri toplamalıyım?

İşletme parasına dokunan her hesap, kart ve ödeme uygulaması için aylık birer hesap özeti toplayın; çünkü ayıklamayı bu özetlerden yapacaksınız. Kapanmış hesapları da ekleyin.

IRS, ödeme kanıtının tek başına indirimi doğrulamadığını söyler; bu yüzden giderin işletme için yapıldığını gösteren fatura veya makbuzu saklayın. Makbuz veya ödenmiş çek kayıpsa işletme giderleri için kaybolan makbuzlar rehberine bakın.

Her işlemi nasıl ayıklarım?

İşletme hesabının ve işletmenin kullandığı her kartın veya ödeme uygulaması bakiyesinin her satırını dört gruptan birine ayırın: işletme geliri, işletme gideri, çektiğiniz para veya koyduğunuz para. Havaleler, krediler ve ekipman önce ayrılır (aşağıya bakın). Kişisel hesapta veya kartta yalnızca işletmeye dokunan satırları ayıklayın; gerisini kayıtların dışında bırakın. IRS, kayıtların her gelirin nereden geldiğini göstermesi gerektiğini, böylece işletme ile işletme dışı gelirin ve vergiye tabi ile vergiye tabi olmayan gelirin ayırt edilebileceğini söyler; bir mevduatın işletme geliri mi, kişisel para mı, yoksa kredi mi olduğunun not edilmesini önerir.

Bu adlar tek üyeli LLC içindir. Çok üyeli LLC bunlara dağıtım ve sermaye katkısı der; S şirketi ise bunları farklı ele alır. Aşağıdaki birden fazla sahip bölümüne bakın.

Tek üyeli LLC sahibi kişisel çekimlerini indiremez; Schedule C talimatları federal gelir vergisi ile serbest çalışma vergisinin Schedule C'de indirilmesini yasaklar (serbest çalışma vergisinin yarısı ayrıca Schedule 1'de indirilir). Aynı talimatlar, sahibin kendi sağlık sigortasını ve emeklilik planı katkılarını da Schedule 1'e yönlendirir; orada indirebilirsiniz. Bunları çekimler içinde tutun ve hazırlayıcınız için listeleyin. İşletme parası bulunduran iki hesap arasındaki havale veya kredi kartı ödemesi ne gelirdir ne gider: kartın harcamalarını ayıklayın, ödemeyi değil (işletme kayıtlarında kredi kartı ödemeleri). Gerçek bir kredi yoluyla borçlanılan para gelir değildir (Publication 334): bunu ve anaparanın her geri ödemesini işletmenin borcu olarak kredi şeklinde kaydedin (Publication 583); kredinin faizini ise gider olarak ayıklayın.

Ekipman, mobilya ve kalıcı iyileştirmeler düz gider değildir (Schedule C talimatları); bunları hazırlayıcınız için listeleyin.

Şüpheli bir kalem için, giderin sizin iş kolunuzda yaygın ve kabul görmüş olup olmadığını, işletmeye yararlı ve uygun olup olmadığını sorun; olağan ve gerekli için IRS ölçüsü budur. Karar veremiyorsanız soru listesine alın ve bir makbuz konuyu çözene kadar giderlerin dışında tutun.

Yüzlerce satır varsa bir ayı bir seferde, en eskiden başlayarak ele alın ve her hesap özetini alıcıya göre ayıklayın; böylece tekrarlayan bir harcama için tek karar verilir.

İki grubun kendi rehberleri var. Telefon, araç veya internet gibi kısmen kişisel giderler karma kullanımlı giderler ve işletme yüzdesi rehberinde ele alınır. Koyduğunuz para LLC'ye sermaye katkısı mı kredi mi rehberinde anlatılır.

İşletme hesabından ödenen kişisel harcamaları ve kendi cebimden ödediğim işletme giderlerini nasıl kaydederim?

İşletme hesabından ödenen kişisel harcama sahibin çekimidir, gider değildir. Kişisel olarak ödediğiniz işletme gideri ise gider olarak kaydedilir ve karşılığında koyduğunuz para yazılır.

Tek üyeli LLC'de kişisel fonlardan ödenen işletme gideri yine de işletme giderdir: gelir vergisi açısından LLC ile sahibi tek mükelleftir (IRS) ve kanun, işletmede “ödenen veya doğan” giderlere izin verir (26 U.S.C. 162).

Her durumun ayrıntılı bir rehberi var: işletme hesabından yapılan tek bir kişisel ödeme, kişisel kartla yapılan işletme giderleri ve kendinize geri ödeme ve sahibin çekimlerinin kaydı.

Kişisel hesabıma giren müşteri ödemeleri kayıtlarda nereye yazılır?

Kişisel hesaba giren müşteri ödemeleri işletme gelirdir ve bir kez kaydedilir. Paranın sonra nereye gittiği ayrı bir kayıttır.

1. Geliri bir kez kaydedin, kayıtların geri kalanında kullandığınız muhasebe yöntemiyle. Müşteri ödemeleri hangi hesaba girerse girsin gelir sayılır (26 U.S.C. 61).
2. Paranın nerede olduğunu kaydedin. İşletme hesabına aktardığınız para, işletmenin alacağını kapatır; ikinci kez gelir değildir, yeni bir sermaye katkısı da değildir. Elinizde tutup kişisel olarak harcadığınız para ise sahibin çekimidir.
3. Ödeme yapanın Form 1099 belgesini kaydettiğiniz gelirle eşleştirin. Schedule C talimatları, brüt hasılatı beyan ederken Form 1099 belgelerinin kontrol edilmesini söyler.

Tam anlatım kişisel hesaptaki işletme geliri rehberindedir.

Temizliğin bittiğini nasıl anlarım?

Kayıtlarınızdaki her işletme hesabı, kart ve ödeme uygulaması bakiyesi her ay için hesap özetiyle mutabık olduğunda ve her işletme satırı (kişisel hesaplardan gelenler dahil) bir kez kaydedildiğinde temizlik biter: ya bir grupta (gelir, işletme gideri, sahibin çekimi veya sermaye katkısı) ya da havale, kredi veya ekipman olarak. Çek hesabı için IRS mutabakat adımları her işletme hesabında aynı şekilde işler:

1. Hesap özetindeki mevduatları kayıtlarınızdaki mevduatlarla karşılaştırın ve her farkı not edin.
2. Hesap özetindeki her ödemeyi kayıtlarınızla karşılaştırın ve karşılığı ödenenleri işaretleyin.
3. Bir mutabakat tablosu hazırlayın: hesap özeti bakiyesinden başlayın, henüz hesaba geçmemiş mevduatları ekleyin ve ödenmemiş çekleri çıkarın.
4. Kaydetmediğiniz kalemleri, örneğin banka ücretlerini girin ve yanlış girilen kayıtları düzeltin. Düzeltilmiş hesap özeti bakiyesi artık düzeltilmiş defter bakiyesine eşit olmalıdır.

Bunu her işletme hesabı için, en eski karışık aydan başlayarak yapın; kişisel hesapta ise yalnızca her işletme satırının bir kez kaydedildiğini kontrol edin. IRS çek hesabında her ay mutabakat yapılmasını söyler ve banka bağlantısı bunun yerine geçmez (banka bağlantıları mutabakat değildir).

Sonra üç şeyi kontrol edin: kategorisiz veya “soru” kalemi kalmamış olsun; satış kayıtlarınız işletme mevduatlarını ve Form 1099 belgelerini açıklasın; sahip çekimlerinin toplamını ve sermaye katkılarının toplamını açıklayabilin. Her satışı bir kez sayın ve Form 1099 verilmeyen satışları da ekleyin: tüm gelir beyana tabidir. Form 1099-K, ücretler ve iadelerden önceki brüt ödemeleri gösterir; hediye veya masraf iadesi gibi kişisel ödemeleri de içerebilir, bu yüzden net mevduatlarla tutması gerekmez (IRS); bkz. satışların ve ödeme aktarımlarının mutabakatı. Bir hazırlayıcı devralmadan önceki tam liste için muhasebe kayıtlarını düzeltme kontrol listesine bakın.

Para karıştırmak LLC korumamı tehlikeye atar mı?

Atabilir, ancak bu bir vergi sorusu değil, eyalet hukuku sorusudur ve bu rehber hukuki tavsiye vermez. LLC eyalet hukukuna göre kurulur ve IRS, LLC üyelerinin genel olarak şirketin borçlarından kişisel olarak sorumlu olmadığını belirtir.

SBA, işletme banka hesabının işletme ve kişisel parayı ayrı tutarak sınırlı kişisel sorumluluk koruması sağladığını ve LLC korumasının sınırları olduğunu söyler. Karışık paranın bu korumayı etkileyip etkilemediği eyaletinizin hukukuna göre belirlenir; bu rehber onu kapsamaz. Dava, büyük bir borç veya kişisel kefalet söz konusuysa eyaletinizde ruhsatlı bir avukat bunun sizin için nasıl geçerli olduğunu söyleyebilir. Sınırlı sorumluluk vergiyi başka yere taşımaz: tek üyeli LLC'nin gelir vergisi sahibinin kendi vergisidir (IRS) ve çalışanı olan bir LLC'nin üyesi işverene bağlı cezalardan sorumlu olabilir (IRS Publication 541). Düzenli kayıtlar hangi paranın LLC'ye, hangisinin size ait olduğunu gösterir.

LLC'mde bundan sonra kişisel ve işletme parasını karıştırmaktan nasıl kaçınırım?

Yukarıdaki 2. ila 4. adımlar rutindir: ödeme uygulaması aktarımları dahil her müşteri ödemesi işletme hesabına girer; işletme giderleri işletme hesabından veya yalnızca işletme için kullanılan karttan yapılır; kendinize tek bir planlı havaleyle ödeme yaparsınız ve başka hiçbir şey çekmezsiniz. Üç alışkanlık bunu sürdürür:

1. Her mevduatın kaynağını not edersiniz: işletme geliri, kişisel para veya kredi (IRS).
2. Bir işletme giderini kişisel olarak ödemeniz gerekirse makbuzu aynı gün saklar ve “kişisel ödendi” diye işaretlersiniz; böylece karşılığında sermaye katkısıyla birlikte gider olarak kaydedilebilir.
3. Her işletme hesabının mutabakatını her ay yaparsınız; IRS bunu çek hesabı için söyler.

Karışık aylar verilmiş bir beyannamedeyse veya LLC'nin birden fazla sahibi varsa ne olur?

Verilmiş bir beyanname, ikinci bir sahip veya S şirketi seçimi temizliğin yapması gerekenleri değiştirir ve her biri profesyonel değerlendirme gerektirir.

Verilmiş beyanname. Temizlik sırasında indirilmiş kişisel giderler veya beyan edilmemiş müşteri ödemeleri çıkarsa verilmiş beyanname yanlış olabilir. IRS genel olarak, beyannamenin verilmesinden sonra 3 yıl içinde ek vergi tarh edebilir (erken verilen beyanname, son tarihte verilmiş sayılır) (26 U.S.C. 6501). Beyannamede, gösterilen brüt gelirin %25 oranından fazlası dışarıda kalmışsa (işletme için satılan malın maliyetinden önceki toplam hasılat) süre 6 yıl olur; beyanname hiç verilmemişse veya hileliyse süre sınırsızdır (IRS Publication 583, Table 3). İndirilmemesi gereken bir gider, eksik ödenen vergi üzerinden %20 oranındaki doğruluğa bağlı cezaya da yol açabilir; IRS söz konusu beyannameyi incelemek için sizinle ilk kez iletişime geçmeden önce verilen nitelikli düzeltme beyannamesinde bildirilen vergi, tutum hileli olmadıkça genel olarak bu cezanın dışında kalır (26 CFR 1.6664-2(c)). Temizlik, beyannamede yer almayan işletme giderlerini ortaya çıkarırsa bu bir iade talebidir ve genel olarak beyannamenin verilmesinden itibaren 3 yıl içinde ya da verginin ödenmesinden itibaren 2 yıl içinde, hangisi daha geçse, yapılmalıdır (26 U.S.C. 6511). Beyannameyi düzeltip düzeltmeyeceğiniz ve hangi yıllar için düzelteceğiniz olgulara bağlıdır. Bkz. işletme gideri hataları için beyannameyi düzeltme ve işletme kayıtları ne kadar süre saklanmalı.

Birden fazla sahip veya S şirketi. Aynı para, LLC'nin nasıl vergilendirildiğine göre farklı kaydedilir (IRS).

Ortaklar ve S şirketi sahipleri ayrıca bu rehberin yanıtlamadığı sermaye hesabı, maliyet esası ve bordro sorularıyla karşılaşır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Tek üyeli LLC'si olan danışman, bir yıl

Varsayılan olarak Schedule C ile vergilendirilen tek üyeli LLC'si olan bir danışman, 12 ayda tamamı işletme hesabına giren $90.000 müşteri ödemesi alır. Hesap özetleri ayrıca o hesaptan ödenen $14.000 kişisel gider (market ve ev kirası) ve kişisel kartla ödenen $6.000 yazılım aboneliği gösterir. Ham kayıtlar işletme hesabından çıkan her ödemeyi gider saymış ve yazılımı dışarıda bırakmıştır.

• $14.000 giderlerden çıkarılıp sahibin çekimlerine alınır. Kâr $14.000 artar.
• $6.000 gider olarak eklenir ve karşılığında $6.000 sermaye katkısı yazılır. Kâr $6.000 düşer.
• Net olarak kâr, ham kayıtların gösterdiğinden $8.000 yüksektir ve kayıtlar artık sahibin çektiği parayı gösterir.

Serbest grafik tasarımcı, müşteri ödemeleri kişisel hesapta

Varsayılan olarak Schedule C ile vergilendirilen tek üyeli LLC'si olan bir tasarımcının müşterileri, iki ayın her birinde kişisel hesabına $8.000 öder. $16.000'ın tamamı, bir kez kaydedilen işletme gelirdir. İkinci ayın sonunda tasarımcı $16.000'ı işletme hesabına aktarır; bu havale işletmenin alacağını kapatır ve yeniden gelir olmaz. Bunun $2.000'ını kiraya harcayıp işletme hesabına yalnızca $14.000 aktarmış olsaydı, $16.000'ın tamamı yine gelirdir ve $2.000 ayrıca sahibin çekimidir.

İki üyeli LLC bir ortağın araç kredisini öder

Ortaklık olarak vergilendirilen iki üyeli bir LLC, işletme hesabından bir üyenin kişisel araç kredisi için $3.000 öder. Bunun hizmet karşılığı bir ödeme veya LLC'nin üyeye olan borcunun geri ödemesi değil, kişisel bir çekim olduğunu varsayın. O zaman bu işletme gideri değildir; o üyeye dağıtım olarak kaydedilir. Hizmet karşılığı ödeme ayrı bir sınıflandırma gerektirir: LLC'nin gelirine bakılmaksızın belirlenen tutar garantili ödeme olabilir ve ortaklık bunu genel olarak indirir (IRS Publication 541); bkz. garantili ödemeler ve ortak çekimleri. S şirketi statüsünü seçmiş bir LLC'de ise bu bir dağıtım, ücret veya kredi olabilirdi; bkz. S şirketi rehberi.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Aylardır karışık hesap özetleriniz var, bir hazırlayıcı bekliyor veya beyanname son tarihi yaklaşıyor ve hangi kalemlerin işletmeye ait olduğunu ayıramıyorsunuz; ya da kayıtlarınız tutmuyor veya Form 1099 belgeleriniz mevduatlarınızdan fazla gelir gösteriyor: temizliğin ne kadar geriye gitmesi gerektiği, verilmiş bir beyannamenin etkilenip etkilenmediği ve kayıtları kimin yeniden kuracağı değerlendirme gerektiren konulardır. Muhasebe desteği ile başlayın ve gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama maliyetine bakın.
• Karışık aylar zaten verilmiş bir beyannamede yer alıyor: işletme gideri hataları için beyannameyi düzeltme rehberini okuyun ve etkilenen ayların kayıtlarını yeniden kurmak için muhasebe desteği alın.
• LLC'nin tek sahibi ABD vatandaşı veya mukimi değil ya da ABD dışı bir şirket: LLC, sahibiyle bildirilebilir bir işlemi (sermaye katkısı veya dağıtım gibi) olan her yıl için Form 5472 vermelidir; beyanname vermemek veya kayıtları tutmamak $25.000 tutarında ceza getirir (Form 5472 talimatları). Karışık para bu kaydı oluşturmayı zorlaştırır: bkz. yabancı sahipli LLC için Form 5472 kayıtları ve muhasebe desteği alın.
• LLC'nizin iki veya daha fazla üyesi var: bkz. garantili ödemeler ve ortak çekimleri, ortak sermaye hesapları ve ortakların LLC giderlerini kişisel olarak ödemesi.
• LLC'niz S şirketi olarak vergilendiriliyor, kişisel faturalarınızı ödedi veya sizin ödediğiniz giderler için size borçlu: bkz. S şirketinin kişisel giderleri ödemesi ve hiç geri ödenmeyen S şirketi giderleri.
• Kiralık mülklerin kirası kişisel parayla karışıyor: bkz. her kiralık mülk için ayrı banka hesabı.
• Kayıtlarınız aylar veya bir yıl geride: bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama.