Yıl Ortasında Muhasebe Yazılımı Değiştirmek

Muhasebe yazılımımı yıl ortasında mı değiştirmeliyim, yoksa yıl sonunu mu beklemeliyim?

Yıl sonu geçiş için en basit zamandır, çünkü tüm vergi yılı o zaman tek sistemde olur. Kayıtların bir ay sonuna kadar mutabakatı yapılmışsa ve eski dosya saklanıyorsa yıl ortasında geçiş de işler; ancak bu durumda beyanname, Form 1099'lar ve bordro formları iki sistemden oluşturulmak zorundadır.

Eski programı çalışmaya devam eden ve yıl sonuna kadar ödenmiş olan bir işletme için yıl sonunu beklemek uygundur. Daha önce destek veya erişim kaybı yaşayacak ya da yenileme tarihi gelecek bir işletme için daha erken geçmek uygundur: mutabakatı yapılmış hesaplara sahip bir sonraki ay sonunu seçin. Tek başına bir fiyat artışı, geçişin yapması gerekenleri değiştirmez.

Yıl sonu sütunu, yıl sonunun 31 Aralık olduğunu varsayar. Vergi yılı başka bir ayda bitiyorsa, yalnızca gelir tablosu tek sistemde kalır: Form 1099'lar takvim yılını bildirir ve bordro beyannameleri takvim çeyreğini veya yılını izler. Satış vergisi dönemleri eyaletin atadığı takvimi izler; bu yüzden 31 Aralık geçişi bile bir dönemin içine düşebilir: California'nın 30 Haziran'da biten bir mali yıllık esası vardır.

Aşağıdakilerden herhangi biri varsa geçiş basit değildir:

• Bordro muhasebe dosyasının içinde yürütülüyor.
• Satış vergisi birden fazla eyalette tahsil ediliyor.
• İşletmenin stoku var.
• Birden fazla banka veya kart akışı ya da birden fazla şirket var.
• Bir hesap yabancı para tutuyor veya bir sahip ya da ana şirket ABD dışında.
• Geçiş tarihinden önceki bazı ayların mutabakatı yapılmamış.
• Vergi yılı Aralık dışında bir ayda bitiyor.

Tarihi seçmeden önce şunları toplayın:

• Mizan: her hesabın tek bir tarihteki bakiyesi, mutabakatı yapılmış son ay sonundan alınır.
• Alacak ve borç yaşlandırma raporları: ödenmemiş müşteri faturaları ve ödenmemiş tedarikçi faturaları, her biri tarihiyle.
• Maliyeti ve o güne kadarki amortismanıyla sabit kıymet listesi.
• Bugüne kadarki tedarikçi ödemeleri ile yıl başından bugüne bordro ve satış vergisi raporları.
• Eski dosyanın eksiksiz yedeği.

Taşınmadan önce beyannameyi hazırlayana geçiş tarihini bildirin: hazırlayıcının yıl sonunda iki sistemin de raporlarına ihtiyacı olacaktır.

Yazılım değiştirmek vergi yılımı veya muhasebe yöntemimi değiştirir mi?

Hayır. Yazılım değişikliği ne vergi yılını ne de muhasebe yöntemini değiştirir: ikisi de yazılımdan değil, daha önce verilmiş beyannamelerden gelir. Burada atıf yapılan IRS yayınları yazılım değişikliğinin kendisini ele almaz; bu sonuç, Publication 538'in vergi yılı ve muhasebe yöntemi tanımlarından çıkar.

Beyanname vergi yılının tamamını kapsar; bu yüzden geçiş tarihinde bölünmez.

Publication 583, vergilendirilebilir geliri hesaplarken ve kayıtları tutarken aynı muhasebe yönteminin kullanılmasını söyler; Publication 334 küçük işletme için aynısını söyler. Yönetmelik biraz daha esnektir: muhasebe kayıtları, kayıtlar ile beyanname arasındaki farkların mutabakatını içerir. Kayıtlar bir yöntemle, beyanname başka bir yöntemle tutuluyorsa: tahakkuk esaslı kayıtlar ve nakit esaslı vergi beyannamesi. Tuzak, beyannamenin oluşturulduğu yeni dosyadaki bir ayardır. Raporlama esası, stok maliyetlendirmesi veya amortisman, verilmiş beyannamelerin kullandığından farklıysa, önemli bir kalemin işlem biçimi değişmiş olabilir. Publication 538, yöntem değişikliğinin önemli bir kalemin işlem biçimindeki değişikliği de kapsadığını ve stok değerleme yöntemi veya amortisman yöntemi gibi değişikliklerin genellikle IRS onayı gerektirdiğini, bunun da Form 3115 ile talep edildiğini söyler. Otomatik bir değişiklik, değişiklik yılının zamanında verilen beyannamesiyle birlikte ve beyannamenin verildiği güne kadar IRS'ye imzalı bir nüsha gönderilerek yapılır; otomatik olmayan değişiklik ise o yıl içinde başvurulur. Bir matematik veya kayıt hatasını düzeltmek yöntem değişikliği değildir. Bir farkın hangisi olduğuna hazırlayıcı karar verir; bu karar, yeni dosya bir beyannameyi beslemeden önce verilmelidir. Nakitten tahakkuka bilerek geçmek için: nakit esaslı muhasebeden tahakkuk esaslı muhasebeye geçmek.

Hangi geçiş tarihini seçmeliyim?

Banka ve kart hesaplarının hesap özetleriyle mutabakatı yapılmış bir ayın son gününü seçin; bekleyebiliyorsanız vergi yılının son gününü seçin. Publication 583, çek hesabının her ay mutabakatının yapılmasını söyler.

Yıl sonu geçişi de hazırlayıcının yıl sonundan sonra girdiği kayıtları, örneğin amortisman ve tahakkukları bekler. Yeni dosya bunlar girilmeden açıldıysa, her birini tarihli tek bir kayıt olarak girin; aksi halde açılış bakiyeleri verilen beyannameyle tutmaz.

Tarih ne olursa olsun, yazın; eski dosyada bu tarihten sonraki hiçbir şeyi girmeyin ve dosyada varsa orada bir kilit tarihi (bu tarihten önce dosyanın yeni kayıt kabul etmediği tarih) belirleyin. Bir dönemi kilitlemek için: vergiler verildikten sonra kapanış tarihi.

Yeni yazılıma neyi taşımalıyım?

Geçmişi değil, geçiş tarihindeki bakiyeleri taşıyın: tek bir açılış mizanı, belge bazında açık faturalar ve borç faturaları, listeler ve varlık listesi.

Publication 583, varlık kayıtlarının satın alma bedelini, iyileştirmeleri, section 179 indirimini ve ayrılan amortismanı göstermesi gerektiğini, stoka ilişkin belgelerin de ödenen tutarı göstermesi gerektiğini söyler. Çift girişli bir sistem kendiliğinden denkleşir; bu yüzden denkleşmeyen bir açılış kaydında hata vardır.

Açılış bakiyelerini verilen beyannameyle eşleştirmek için: muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri.

Eski işlemleri mi taşımalıyım, yoksa yalnızca bakiyeleri ve bir arşivi mi?

Beyanname için genellikle bakiyeler ve bir arşiv yeterlidir. Eski işlemleri yalnızca birinin bu ayrıntıya yeni sistem içinde ihtiyacı varsa taşıyın; örneğin yıl içindeki ayları karşılaştıran bir borç veren veya yatırımcı.

• Bakiyeler yukarıdaki açılış kaydıyla gelir.
• Arşiv, eski dosyanın olduğu gibi saklanan tamamıdır. Önceki her işlemin özgün kaydı olarak kalır: işlemlerin yeniden girilmesiyle oluşturulmuş bir dosya, özgün giriş defter ve kayıtlarının kopyası değildir ve IRS'nin yedek talebini karşılamaz.
• İşlemler işin riskli kısmıdır: taşınan her işlem, bir şeyi iki kez saymak için bir fırsat daha demektir. Tüm yılı tek dosyada görmeniz gerekiyorsa, geçmişin bir dilimini içe aktarmak yerine, yeni dosyayı vergi yılının ilk gününde açın ve sonraki ayları muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri yazısında anlatıldığı gibi hesap özetlerinden girin. Tahakkuk esaslı kayıtlarda hesap özetleri yetmez: faturalar, borç faturaları ve amortisman gibi nakit dışı kayıtlar da girilmelidir.

Her dönemin banka hareketleri için tek bir kaynak kullanın: eski dosya, hesap özetleri veya banka akışı; asla ikisini birden değil.

Yıl iki sistemde dururken tam yıllık gelir tablosunu nasıl elde ederim?

Tam yıllık gelir tablosu, eski sistemin vergi yılının ilk gününden geçiş tarihine kadar aldığı rapor ile yeni sistemin ertesi günden yılın son gününe kadar aldığı raporun hesap hesap toplanmasıdır; yeni dosya erken ayları zaten içermiyorsa. İçe aktarmadan önce üç yoldan birini seçin ve eski raporu, erken ayları zaten içeren bir yeni dosyaya asla eklemeyin.

Hangi yolu seçerseniz seçin:

1. Geçişten önce, her eski hesabı yeni bir hesapla tek bir sayfada eşleştirin.
2. Eski gelir tablosunu yılın ilk gününden geçiş tarihine kadar alın ve dosya olarak kaydedin.
3. Yıl sonunda yeni gelir tablosunu eşleşen tarihler için alın.
4. Eski dosyadaki bugüne kadarki net geliri, yeni dosyanın onu taşıdığı yerle eşleştirin: birinci yolda özkaynağın içinde, ikinci yolda gelir ve gider bakiyelerinde.
5. Hazırlayıcıya iki özgün raporu ve birleştirilmiş raporu verin.

Ortaklık veya S şirketi ayrıca geçiş tarihinde sahip bazında doğru özkaynağa ihtiyaç duyar; bkz. sahip özkaynağını belirlemek.

İki sistem arasında Form 1099'lar için yıl başından bugüne tedarikçi toplamlarını nasıl doğru tutarım?

Kime Form 1099-NEC verileceğine karar vermeden önce, her ödeme alan kişinin takvim yılı boyunca iki sistemden aldığı ödemeleri toplayın. Ölçüt, ödeme alan kişiye yıl içinde en az $2.000 ödeyip ödemediğinizdir. Her sistemde bu tutarın altında kalan bir kişi, toplamda bu tutarın üstüne çıkabilir. Yedek stopaj kapsamında federal gelir vergisi kestiğiniz bir kişi için, toplam ne olursa olsun form gerekir.

1. Geçişten önce, 1 Ocak'tan geçiş tarihine kadar tedarikçi bazında ödemeleri alın. Faturaları değil ödemeleri kullanın: ölçüt ödenen tutarları sayar.
2. Bu raporu, her ödeme alan kişinin adı, vergi kimlik numarası, kuruluş türü ve Form W-9 durumuyla birlikte saklayın.
3. Yeni sistemde her ödeme alan kişiyi aynı ad ve vergi kimlik numarasıyla bir kez tanımlayın. İki farklı yazılan ad toplamı böler.
4. Yıl sonunda geçiş öncesi ödemeleri yeni sistemin raporuna, ödeme alan kişi bazında ekleyin.
5. Formun kapsamadığı ödemeleri dışarıda bırakın. Kartla ödemeler ve şirketler dahil kimin form alacağı hangi yüklenicilere 1099 verilir yazısında anlatılır.

Form 1099'lar takvim yılı içinde ödenen tutarları bildirir; bu yüzden mali yıl sonunda geçiş yapan, mali vergi yılı kullanan bir işletmenin takvim yılı yine de iki sisteme bölünmüş olur. Zaten kaçırılmış formlar için: geç verilen yüklenici ve çalışan vergi formları.

Aynı faturayı, mevduatı veya borç faturasını iki kez saymaktan nasıl kaçınırım?

Her kalemi bir kez girin: bakiyeler açılış kaydıyla, açık faturalar ve borç faturaları (tahakkuk esaslı kayıtlarda) yalnızca açık kalem olarak, geçiş tarihinde veya öncesinde tarihlenen gelir ve gider ise yalnızca seçtiğiniz tam yıl yoluyla gelir.

İlk üç satır tahakkuk esaslı kayıtlar içindir. Nakit yönteminde ödenmemiş bir fatura veya borç faturası henüz gelir ya da gider değildir: nakit yöntemi geliri alındığında, tahakkuk yöntemi kazanıldığında sayar; bu yüzden geçişten sonraki bir ödeme nakit esaslı kayıtlarda yeni gelir veya giderdir, tahakkuk esaslı kayıtlarda ise yalnızca açık kalemi kapatır. Daha fazlası için: muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri. Dosyada zaten bulunan mükerrer kayıtlar için: mükerrer gelir.

Yeni dosyanın geçiş tarihinde eskisiyle eşleştiğini nasıl kontrol ederim?

Yeni dosya, geçiş tarihli mizanındaki her bilanço hesabı eşleştirmeden sonra eski dosyanınkine eşitse ve yıl başından bugüne kâr uyuşuyorsa eşleşmiştir.

İki mizanı da tarihli dosyalar olarak kaydedin; iki dosyanın uyuştuğunun kanıtı bunlardır. İkinci ayı girmeden önce yeni dosyada ilk ayın mutabakatını yapın.

Geçişte bordro ve satış vergisi geçmişi için ne gerekir?

Bordro ve satış vergisinin her biri, yalnızca bilançoyu değil, yıl başından bugüne bakiyelerini ve beyan dönemlerini de gerektirir.

Yalnızca toplamları değil, bordro ve satış vergisi ayrıntısını da saklayın. İstihdam vergisi kayıtları ücret ödemesi tutarlarını ve tarihlerini ile vergi yatırımlarını içerir; her eyalet satış vergisi kayıtları için kendi saklama süresini belirler.

Yeni bir bordro sağlayıcısına geçmek ayrı bir iştir: bordro sağlayıcısını değiştirmek. Beyan sıklığı ve son tarihler: satış vergisi beyannamelerini vermek. Beyannameyle artık tutmayan bir ödenecek tutar: beyannameyle tutmayan ödenecek satış vergisi.

Eski verileri ne kadar süre ve hangi biçimde saklamalıyım?

Eski verileri, destekledikleri beyannameler hâlâ incelenebilir veya düzeltilebilir olduğu sürece saklayın ve yalnızca raporları değil, eksiksiz dosyayı saklayın.

Gelir, indirim ve kredi kayıtları genellikle beyanname verildikten veya verilmesi gereken tarihten, hangisi daha geçse, 3 yıl sonrasına kadar saklanmalıdır. İstihdam vergisi kayıtları, verginin ödenmesi gereken veya ödendiği tarihten, hangisi daha geçse, en az dört yıl saklanmalıdır. Sahip olduğunuz mülke ait kayıtlar, örneğin varlık listesi, mülkü elden çıkardığınız yıl için süre dolana kadar saklanır. IRS saklama tablosu daha uzun süreli durumları listeler; işletme kayıtları ne kadar süre saklanır bunları açıklar.

Saklanacaklar:

• Eski sistemin eksiksiz yedek dosyası. Kayıtların yazılımda tutulduğu çoğu durumda IRS, bir incelemenin başında yönetici girişiyle muhasebe yazılımı yedek dosyalarını ister. Bir elektronik tablo kopyasının özgünü gibi test edilemeyeceğini ve incelenen yıllar için özetlenmiş verinin kabul edilemeyeceğini söyler.
• 14 aylık bir pencere. Bir müfettiş, kesinti sınırını (cut-off) test etmek için yedeğin incelenen yılın öncesindeki ve sonrasındaki ayı da içermesini isteyebilir. Yıl sonu geçişi de bu ayları iki dosyada bırakır.
• Dışa aktarılmış raporlar, eski program olmadan okunabilir: yıllık gelir tablosu, bilanço, genel defter, mizan, yaşlandırma raporları, tedarikçi ödeme ve bordro raporları.
• Destekleyici belgeler; yalnızca eski dosyada ek olarak saklananlar. IRS, satın almaların, satışların, bordronun ve diğer işlemlerin kayıtlarınıza girdiğiniz bilgileri taşıyan destekleyici belgeler oluşturduğunu söyler.
• Sistemin açıklaması: Publication 583, makine tarafından okunabilir kayıtları ve bilgisayarlı bölümün kontroller ile hesap planı dahil eksiksiz bir açıklamasını ister.

İki kopyayı ayrı yerlerde saklayın ve eski abonelik bitmeden yedeğin açıldığını test edin. İptal etmeden önce neyin dışa aktarılacağı: iptal ederken saklanacak kayıtlar.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Danışmanlık yapan bir S şirketi 1 Temmuz'da geçiyor

Tahakkuk yöntemini kullanan, takvim yılı olan bir S şirketi, Haziran'ın mutabakatını yaptıktan sonra 1 Temmuz'da geçiş yapar. Eski sistem Ocak–Haziran için US$180.000 satış ve US$120.000 gider gösterir. Yeni dosya, alacaklar dışındaki 30 Haziran bakiyeleri, fatura bazında girilen US$40.000 tutarındaki açık faturalar ve varlık listesiyle açılır. Yeni sistemde Temmuz–Aralık için satışlar US$170.000, giderler US$115.000'dir.

Beyannamenin gelir tablosu ikisinin toplamıdır: satışlar US$350.000, giderler US$235.000, kâr US$115.000. US$40.000 tutarındaki faturalar eski sistemin satışlarında zaten vardır; bu yüzden Temmuz ve Ağustos'taki ödemeleri bu faturaları kapatır ve Temmuz satışı değildir.

Şahıs işletmesi sahibi Mart'ı iki kez sayıyor

Tahakkuk yöntemini kullanan bir şahıs işletmesi sahibi 1 Nisan'da geçiş yapar. Mart işi için ödenmemiş faturalar toplam US$6.000'dir. 31 Mart alacağını US$6.000'lik toplam olarak girer ve ayrıca Mart faturalarını da içe aktarır. Alacak US$12.000 görünür. İçe aktarılan faturalar yeni dosyada ayrıca US$6.000 Mart satışı kaydeder; bu yüzden yeni dosyayı 1 Ocak'tan okuyan her tam yıllık gelir tablosu bu geliri iki kez sayar. Çözüm, toplamı silmek ve alacağı açılış kaydına karşı, fatura bazında ve bir kez açmaktır.

İki sistem arasında bölünen bir serbest çalışan

Ortaklık olarak vergilendirilen iki üyeli bir LLC, bir serbest çalışana geçişten önce çekle US$1.500, sonra banka havalesiyle US$1.200 öder; ikisi de hizmet karşılığıdır. Her sistem bu kişiyi $2.000 eşiğinin altında gösterir, oysa toplam US$2.700'dür. LLC, eski sistemden geçiş tarihine kadar bir tedarikçi bazında ödeme raporu alır, yeni sistemin raporunu ekler ve serbest çalışan bir şirket değilse US$2.700 için Form 1099-NEC vermesi gerekebilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Geçiş yıl ortasına düşüyor ve ayrıldığınız dosya bordro, satış vergisi, stok veya birden fazla banka akışı yürütüyor: geçiş tarihi, taşınan geçmiş, iki sistemden oluşturulan tam yıl rakamları ve 1099 toplamları ile eski dosyayla uyuşan bir açılış birbirine bağlıdır ve birindeki hata diğerlerinde ortaya çıkar. Taşınmadan önce muhasebe desteği alın.
• Geçişten önceki aylar hiç mutabık hale getirilmedi: açılış bakiyeleri her hatayı devralır; bu yüzden önce mutabakat yapın. Bkz. gecikmiş kayıtları tamamlamak ve muhasebe desteği.
• Bir hesap yabancı para tutuyor veya sahip ya da ana şirket ABD dışında: bkz. ABD kayıtlarında yabancı para hesapları, yabancı ana şirketin ABD bağlı şirketi için muhasebe kayıtları ve beyannameler için sınır ötesi vergi desteği.
• Muhasebeci de değiştirdiniz ve elinizde yalnızca geçen yılın raporları var: bkz. muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri.
• Muhasebe programınız kullanımdan kaldırılıyor: bkz. kullanımdan kaldırılan masaüstü muhasebe yazılımı. Taşınmadan sonra bakiyeler bozulduysa bkz. masaüstünden online sürüme geçişte bakiyeler tutmuyor ve muhasebe desteği alın.
• Yeni programı hâlâ seçiyorsunuz: bkz. muhasebecinizin destekleyeceği yazılımlar ve iki ürünü karşılaştırmak.
• Bordro da taşınıyor: bkz. bordro sağlayıcısını değiştirmek.
• Yeni dosyanın ayarları nakdi tahakkuka çevirir veya stok ya da amortismanın işlem biçimini değiştirirse: bu bir yöntem değişikliği olabilir; bkz. nakit esaslı muhasebeden tahakkuk esaslı muhasebeye geçmek ve muhasebe desteği alın.
• Verilmiş yıl yeni dosyada sürekli değişiyor: bkz. vergiler verildikten sonra kapanış tarihi.
• Açık bir bildirim veya inceleme var: IRS, denetlenen yıllar için özetlenmiş verinin kabul edilemeyeceğini ve yeniden girilmiş bir dosyanın özgün kayıtların kopyası olmadığını söyler. Eski dosyayı değiştirmeden önce bkz. küçük bir işletmenin IRS denetimi.