QuickBooks Undeposited Funds Bakiyesi: Nasıl Temizlenir

QuickBooks'te Undeposited Funds bakiyesi nedir ve neden büyümeye devam eder?

Undeposited Funds, QuickBooks Online'da kaydettiğiniz ama henüz bir banka yatırma kaydına koymadığınız ödemeleri tutan geçici bir hesaptır (QuickBooks Online yardım sayfası). Ödeme, onu bir banka yatırma kaydında gruplayana kadar burada kalır. Ödemeler kaydedilip yatırma adımı atlandıkça bakiye büyür. Bu sayfadaki adımlar QuickBooks Online'ın yardım sayfalarından alınmıştır; QuickBooks Desktop ve diğer yazılımlarda hesabın adı veya ekranlar farklı olabilir.

Yüksek bir bakiye tek başına gelir eklemez. Aynı para ayrıca yeni gelir olarak da girildiyse veya karşılığında hiç para gelmeyen bir ödeme kaydedildiyse gelir olduğundan yüksek görünür. Bunun hangi raporda göründüğü, nakit esasına mı tahakkuk esasına mı göre muhasebe yaptığınıza bağlıdır; aşağıdaki bölümler hangi durumda olduğunuzu nasıl anlayacağınızı gösterir.

Bakiyeyi dört şey büyütür:

• Her banka satırı tek başına işlendiği için ödemeler hiçbir zaman banka yatırma kayıtlarında gruplanmamıştır.
• Banka satırı, ödemelerden oluşturulan bir yatırma kaydıyla eşleştirilmek yerine yeni gelir olarak eklenmiştir; böylece aynı para defterlerde iki kez yer alır.
• Karşılığında hiç para gelmeyen bir ödeme kaydedilmiştir: karşılıksız çıkan bir çek, mükerrer bir kayıt veya başka yolla ödeme yapan bir müşteri.
• Para, defterlerin kapsamadığı bir hesaba ulaşmıştır; örneğin bir ödeme uygulaması bakiyesi veya ikinci bir banka hesabı.

Şu hâllerde durum basit değildir:

• bakiye bir yıldan fazla geriye gidiyorsa;
• bakiye çek, kart işlemcisi, ödeme uygulaması ve nakit gibi birden çok kaynaktan gelen ödemeleri içeriyorsa;
• hangi yatırmaların ayrıca gelir olarak girildiğini söyleyemiyorsanız;
• verilmiş bir beyanname bu defterlerden hazırlanmış olabilirse.

Başlamadan önce şunları toplayın:

• bakiyenin kapsadığı her ay için hesap özetleri;
• aynı aylar için her kart işlemcisinin veya ödeme uygulamasının ödeme (payout) raporları;
• hesabın işlem listesi, en eskiden başlayarak;
• çek ve nakit için para yatırma fişlerinin kopyaları; Publication 583 bunları brüt hasılatı destekleyen belgeler arasında sayar;
• beyannamenizin kullandığı yönteme göre alınmış aylık gelir raporu;
• bakiyenin dokunduğu her yıl için verilmiş beyanname.

Undeposited Funds hesabı nerede, adı farklıysa ne yapmalıyım?

Hesap Chart of accounts (hesap planı) içindedir. Yazılım sağlayıcısı adının değiştirilebildiğini söylüyor; bu yüzden ada değil, Detail type sütununda “Undeposited Funds” ifadesine bakın (QuickBooks Online yardım sayfası).

Her ödeme formundaki Deposit to alanı, ödemenin nereye düşeceğini belirler. Ödeme sonradan diğerleriyle gruplanacaksa Undeposited Funds için kullanılan hesabı seçin. Doğrudan bir banka hesabına gönderilen ödeme Undeposited Funds'ta yer almaz; yazılım sağlayıcısı, yatırmaları birleştirmeyecekseniz banka hesabını seçmenizi söylüyor (QuickBooks Online yardım sayfası). O banka satırı daha sonra ödemeyle eşleştirilebilir.

Undeposited Funds bakiyesi yıl sonunda sıfır olmalı mı?

Şart değil, ancak herhangi bir tarihte yalnızca alınmış ve henüz bankaya yatırılmamış ödemeleri içermelidir. Yazılım sağlayıcısı hesabı geçici olarak tanımlıyor; burada anılan kaynaklar zorunlu bir bakiye belirlemiyor. Yıl sonunda elinizde duran çekler veya işlemcinin henüz ödemediği bir kart toplu işlemi görmeniz beklenir. Bunların her biri bir sonraki hesap özetinde bir yatırma olarak görünmelidir. Parayı almanızla bankaya yatırmanız arasındaki olağan süreyi aşan her kalemin bir açıklaması olmalıdır.

Ödemeyi parayı aldığınız güne, yatırma kaydını ise yatırıldığı güne tarihleyin: çek ve nakitte yatırma fişindeki tarih, kart veya uygulama ödemesinde paranın geldiği gün. Hesap, bu iki tarih arasındaki boşluğu kapsar. Ay sonuna doğru yapılan ve bankanın ay bittikten sonra hesabınıza geçirdiği bir yatırma, o ayın mutabakatında yoldaki yatırmadır (deposit in transit); bu yüzden tarihini hesap özetine uydurmak için değiştirmeyin. Publication 583, hesaba geçmemiş yatırmaları mutabakat kalemleri arasında sayar.

ABD vergisi açısından gelirin ne zaman sayılacağını bankaya yatırma tarihi belirlemez. Nakit esasında gelir, onu fiilen veya hükmen aldığınızda sayılır. Hükmen alma (constructive receipt), paranın hesabınıza geçmesi veya size kısıtlama olmadan erişilebilir kılınması demektir; paraya erişiminiz önemli kısıtlama veya sınırlara tabiyse uygulanmaz. Temsilcinizin sizin adınıza aldığı para, temsilci aldığında alınmış sayılır. Bir kart işlemcisinin elinde tuttuğu paranın alınmış sayılıp sayılmadığı bu nedenle olgulara bağlıdır; örneğin işlemcinin temsilciniz gibi mi davrandığına yoksa parayı kısıtlamalarla mı tuttuğuna. Bu yüzden işlemcinin şartlarına ve yılın son günü adınıza gösterdiği bakiyeye bakın. Geliri sonraki yıla kaydırmak için çekleri elde tutamazsınız. Tahakkuk esasında gelir, ödeme ne zaman gelirse gelsin genellikle kazanıldığı yılda sayılır (Publication 538).

Yüksek bir Undeposited Funds bakiyesi gelirimi olduğundan yüksek gösterir mi?

Tek başına göstermez. Gelir; fatura, satış makbuzu veya ödeme ile kaydedilir. Ödemeleri bir banka yatırma kaydında gruplamak parayı Undeposited Funds'tan banka hesabına taşır ve gelir eklemez. Aynı para ayrıca yeni gelir olarak da girildiyse veya karşılığında hiç para gelmeyen bir ödeme kaydedildiyse gelir olduğundan yüksek çıkar; tablo her durumu gösteriyor.

Eski bir bakiye bilançoyu da yanlış gösterir. Bankalar bu tabloyu okur (banka kredisi için mali tablolar), bir şirketin beyannamesinde de bir bilanço yer alabilir (Schedule L).

Birden çok müşteri ödemesini tek bir banka yatırmasıyla nasıl eşleştiririm?

Bankanın birlikte aldığı ödemelerden tek bir banka yatırma kaydı oluşturun. Yazılım sağlayıcısı, hesap özetiyle eşleşmesi için birden çok işlemin tek kayıtta birleştirilmesini söylüyor; her ödemeyi ayrı ayrı kaydetmek defterleri bankayla uyumsuz bırakır (QuickBooks Online yardım sayfası).

1. + Create seçeneğini, ardından Bank Deposit seçeneğini seçin.
2. Account alanında parayı alan banka hesabını seçin.
3. Bu yatırmadaki her ödemenin kutusunu işaretleyin. Yazılım sağlayıcısına göre Undeposited Funds'taki her ödeme bu pencerede görünür. Biri eksikse Deposit to alanının bu hesap olup olmadığını ve ödemenin başka bir yatırma kaydında bulunup bulunmadığını kontrol edin.
4. Toplamın para yatırma fişinize ve hesap özetindeki satıra eşit olduğunu doğrulayın.
5. Kaydedin. Ödemeler Undeposited Funds'tan çıkar.

Banka bağlantısı (bank feed) bu satırı gösterdiğinde onu yatırma kaydıyla eşleştirin. Yazılım sağlayıcısının bankacılık sayfası, işlem QuickBooks'te zaten varsa eşleştirme seçeneğiniz olabileceğini söylüyor (QuickBooks Online yardım sayfası). Defterlerde zaten bulunan bir satırı eklemek aynı parayı iki kez kaydeder.

Yanlış oluşturulmuş bir yatırma kaydı geri alınabilir. Yatırma kaydını silmek içindeki tüm ödemeleri Undeposited Funds'a geri döndürür; yatırmadan tek bir ödemeyi çıkarmak yalnızca o ödemeyi geri döndürür (QuickBooks Online yardım sayfası).

Hangi ödemelerin hangi banka yatırmasına ait olduğunu nasıl bulurum?

Hesaptan değil, hesap özetinden başlayın. Her yatırma satırı bir toplamdır ve arkasındaki ödemelerin toplamı ona eşit olmalıdır.

1. Bir ayın hesap özetindeki yatırma satırlarını listeleyin.
2. Çek veya nakit yatırması için para yatırma fişinizin kopyasını kullanın. Fiş, neyin yatırıldığını listeler.
3. Kart veya uygulama ödemesi için işlemcinin ödeme raporunu kullanın. Rapor, o ödemedeki işlemleri, ücretleri ve iadeleri listeler.
4. Undeposited Funds listesinde, yatırmadan önceki tarihli ve toplamı tutturan ödemeleri bulun.
5. Toplam tutmuyorsa şunlara bakın: ödemeden kesilmiş bir ücret veya iade, önceki aya ait bir ödeme, ödemenin içindeki satış vergisi veya bahşiş ya da iki kez kaydedilmiş bir ödeme.

Ödemenin arkasındaki satışlardan küçük çıkması normaldir. Ödemeleri bir satış raporuyla veya Form 1099-K ile eşleştirmek ayrı bir iştir: satışlar ile işlemci ödemelerinin mutabakatı.

İşlemci ücretleri ve iadeler toplu yatırmada nasıl yer alır?

Yatırma toplamı bankanın aldığına eşit olmalıdır; bu yüzden işlemcinin tuttuğu ücret yatırmanın içinde ayrı bir satırdır. Yazılım sağlayıcısı, banka yatırma penceresinde asıl ödemelere dokunmamanızı, ücreti Add funds to this deposit bölümünde negatif tutar olarak Bank Charges & Fees altında eklemenizi söylüyor (QuickBooks Online yardım sayfası).

İşlemcinin ödemeden kestiği iade bir ücret değildir. Satış ters çevrilsin diye onu müşteriye iade olarak kaydedin: iadeleri defterlere kaydetme. Satış vergisi ve bahşiş de ödemenin içinde gelir; işlemci rehberleri bunları ele alır: online işlemci ödemeleri ve satış noktası kart yatırmaları.

Toplamı açıklanamayan bir satırla tutturmayın. Ödemeler, ücretler ve iadeler banka tutarıyla tutmuyorsa önce eksik kalemi bulun.

Yatırma yeni gelir olarak girilmişse ve ödemeler hâlâ orada duruyorsa ne olur?

Aynı para iki kez sayılmıştır. Müşterinin faturalarını kapattıkları için ödemeleri tutun ve eklenen gelir kaydını, onlardan oluşturulan bir yatırma kaydıyla değiştirin.

1. Örüntüyü doğrulayın: hesap özetinde bir yatırma, defterlerde o tutarda bir gelir kaydı ve toplamı o tutara eşit olan, henüz bankaya yatırılmamış ödemeler.
2. Eklenen gelir kaydını kaldırın.
3. Yatırma kaydını yukarıdaki gibi ödemelerden oluşturun ve bankanın hesaba geçirdiği güne tarihleyin.
4. Banka satırını eklemek yerine bu yatırma kaydıyla eşleştirin.
5. O ayın gelirini yatırmalarıyla karşılaştırın. Gelir, kaldırılan tutar kadar düşmelidir.

Ay zaten mutabık hale getirilmişse veya kilitliyse sonrasında yeniden mutabakat yapın: mutabakatta açılış bakiyesi yanlış ve vergi beyannameleri verildikten sonra kapanış tarihi. İki kez sayılan gelir verilmiş bir beyannameye girdiyse beyannamenin düzeltilmesi gerekebilir: QuickBooks'te mükerrer gelir.

Eski Undeposited Funds bakiyelerini veya hiç yatırılmamış ödemeleri nasıl temizler veya sıfırlarım?

Bakiyeyi ödeme ödeme, en eskiden başlayarak temizleyin. Her ödeme dört durumdan biridir.

Bir sonraki aya geçmeden önce her ayı kendi hesap özetiyle mutabık hale getirin. Değiştirdiğiniz ay beyanname verilmiş bir yıla düşüyorsa o yılın raporlarını önce kaydedin ve kapanış tarihini kontrol edin (vergi beyannameleri verildikten sonra kapanış tarihi); beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediği, onu hazırlayan kişiye sorulacak bir sorudur. Fazla gösterilen gelir verilmiş bir beyannameye girdiyse ödenen vergi de fazla olabilir. İade talebinin bir süresi vardır: asıl beyannamenin verilmesinden 3 yıl sonra veya verginin ödenmesinden 2 yıl sonra, hangisi daha sonraysa (IRS); kimin nasıl başvuracağı işletme türüne bağlıdır: QuickBooks'te mükerrer gelir. Bundan sonra da mutabık olmayan bir bakiye için: banka bağlantıları mutabakat değildir.

Üç kestirme yol yeni hatalara yol açar:

• Sıfıra inmek için ödemeleri silmek. Gerçek bir ödemeyi silmek genellikle faturasını yeniden açar; müşterinin bakiyesi olduğundan yüksek görünür ve tahsilat izi kaybolur. Para bankaya ulaşmışsa banka satırının arkasında ödeme kalmaz. Bu satır gelir olarak eklenmişse tahakkuk esaslı raporda gelir yine iki kez sayılır; nakit esaslı raporda ise fatura ödenmemiş görünürken toplam doğru görünebilir.
• Bakiyeyi gelire, özkaynağa veya torba bir hesaba taşıyan yevmiye kaydı. Bu, nedeni gizler. Publication 583, bilgisayarlı kayıtların defterlerinizle ve beyannamenizle mutabık olması ve beyannamedeki kayıtları desteklemesi gerektiğini söylüyor; bu yüzden bu bakiyeyi temizleyen her kaydın arkasındaki hesap özetini veya ödeme raporunu saklayın.
• Düzeltmeyi bugüne tarihlemek. Bankanın zaten hesaba geçirdiği bir yatırma için hesaba geçtiği günü kullanın; böylece eski ay mutabık olur. Yalnızca bankanın henüz hesaba geçirmediği yatırma, yoldaki yatırma olarak bekler.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

İki seferde yatırılan çekler

Peyzaj işi yapan bir işletme sahibi Mart ayında toplam US$9.600 tutarında 12 çek alır ve her birini Undeposited Funds'a ödeme olarak kaydeder. Yedi çek (US$5.600) 8 Mart'ta, beş çek (US$4.000) 22 Mart'ta bankaya gider. Hesap özeti iki yatırma gösterir. İşletme sahibi ödemelerden, her sefer için bir tane olmak üzere iki banka yatırma kaydı oluşturur ve her toplam kendi para yatırma fişine eşittir. Bu çeklerin bakiyesi sıfırdır.

Ücret kesintili bir kart ödemesi

Online satış yapan bir işletmenin kart işlemcisi, US$150 ücret kesildikten sonra 40 satış için US$4.850 öder. 40 ödemenin toplamı US$5.000 eder. Satıcı bunları tek bir banka yatırma kaydında gruplar ve Bank Charges & Fees altına eksi US$150 tutarında bir ücret satırı ekler. Yatırma toplamı bankanın US$4.850 tutarına eşit olur ve 40 ödeme Undeposited Funds'tan çıkar.

Gelir olarak da girilmiş eski bir bakiye

Bir danışman, Undeposited Funds'ta iki yıl öncesine ait US$18.000 bulur: her biri US$3.000 olan altı müşteri ödemesi.

• İki yıl önce: her ödeme kaydedilmiş, ardından her banka satırı gelir olarak eklenmiştir. O yılın geliri US$18.000 olması gerekenden yüksektir.
• Geçen yıl: bakiye değişmeden durur ve banka hesabı hâlâ mutabıktır.
• Şimdi: danışman eklenen altı gelir kaydını kaldırır, ödemelerden her biri bankanın hesaba geçirdiği güne tarihli altı banka yatırma kaydı oluşturur ve her birini kendi banka satırıyla eşleştirir. Bakiye sıfırdır ve ilk yılın geliri defterlerde US$18.000 düşer. O yılın beyannamesi bu defterlerden hazırlandığı için danışman, değiştirmeden önce beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediğini ve o yılın kilitli olup olmadığını kontrol eder.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bakiye yıllar öncesine uzanıyorsa, birçok ödeme kaynağını kapsıyorsa veya hangi yatırmaların ayrıca gelir olarak girildiğini söyleyemiyorsanız: bakiyenin gerçekte neyi içerdiğini, hangi kayıtların kaldırılacağını veya eşleştirileceğini ve verilmiş bir yılın etkilenip etkilenmediğini belirlemek için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Gelir bu hesabın dışında başka yerlerde de iki kez sayılmışsa: QuickBooks'te mükerrer gelir sayfasına bakın.
• İşlemci ödemeleri, ücretler veya Form 1099-K satışlarınızla tutmuyorsa: satışlar ile işlemci ödemelerinin mutabakatı sayfasına bakın.
• Eski faturalar hiç ödenmediyse: ödenmemiş müşteri faturalarını zarara yazma sayfasına bakın.
• Eski kayıtları değiştirdikten sonra bir mutabakat tutmuyorsa: mutabakatta açılış bakiyesi yanlış sayfasına bakın.
• Bakiyenin yeniden birikmesini önleyen bir düzen istiyorsanız: banka bağlantıları mutabakat değildir sayfasına bakın.
• Defterler aylarca geridedir veya IRS o yıl hakkında yazı gönderdiyse: gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama ve muhasebe kayıtları desteği sayfalarına ya da işletmenize gelen IRS bildirimi sayfasına bakın.