Nakit İşletme Vergisi: IRS'nin Beklediği Günlük Satış Kayıtları

Nakit ağırlıklı işletmeler vergiyi nasıl öder ve nakit geliri beyannamemde nasıl gösteririm?

ABD'de nakit ağırlıklı bir işletme, nakit satışların her dolarını bankaya ulaşsın ulaşmasın beyan etmelidir; vergi brüt satışlar üzerinden değil, işletme gelirinden işletme giderleri düşüldükten sonra kalan kâr üzerinden hesaplanır. IRS, sahiplere işletmeden elde edilen tüm geliri bildirmelerini söyler; buna size Form 1099 ile bildirilmeyen gelir de dahildir. Internal Revenue Code da işletmeden elde edilen brüt gelir dahil, hangi kaynaktan doğarsa doğsun tüm geliri vergilendirir. Şahıs işletmesi sahibi nakit satışları Schedule C'nin 1. satırında brüt hasılat olarak gösterir. Ortaklık veya şirket aynı hasılatı kendi beyannamesinde gösterir. Bu sayfa müşteriden nakit tahsil eden işletmeleri ele alır; nakit esasına göre muhasebe yöntemini değil. Bu seçim için bkz. küçük işletmede nakit esası mı tahakkuk esası mı.

Nakit ağırlıklı işletmeyi farklı kılan şey kanıttır. Gelir vergisine tabi herkes brüt geliri ortaya koymaya yeterli defter veya kayıt tutmalıdır ve IRS gelir ve giderleri açıkça gösteren her sistemi kabul eder. Nakit dışarıda belge izi bırakmaz; bu yüzden kanıt sizin tuttuğunuz günlük kayıttır ve incelemeciler nakit işlemlerini öncelikli olarak inceler.

Nakit ağırlıklı bir işletme şu durumlarda basit değildir:

• günlerce veya aylarca nakit satış hiç yazılmamışsa;
• banka yatırmaları yazar kasanın gösterdiği nakit satışlardan düşükse;
• banka yatırmaları beyan ettiğiniz satışlardan yüksekse ya da yatırmalarınızdaki nakit payı satışlarınızdaki nakit payıyla uyuşmuyorsa;
• kasadan malzeme, personel veya sahip için nakit çıkıyorsa;
• nakdi birden fazla yazar kasa, işyeri veya sahip yönetiyorsa; ya da
• IRS'den bir yazı geldiyse veya bir kredi veren ya da alıcı sizde olmayan kayıtlar istiyorsa.

Bunlardan birkaçı, kayıtların yeniden oluşturulması veya IRS ile ilgilenecek birinin bulunması gerektiği anlamına gelir; sayfanın sonundaki “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümüne bakın.

Başlamadan önce toplayın: yazar kasa gün sonu (Z) raporları veya günlük satış sayfaları, banka yatırma fişleri, hesap özetleri, kasadan yapılan ödeme fişleri ve bunların dayanağı olan faturalar ile satış vergisi beyannameleriniz.

Nakit satışlarımı hangi günlük kayıtlar kanıtlar?

Her günün nakit satışı, o gün tutulmuş bir kayıtla ve satışı doğuran belgeyle kanıtlanır. Publication 583, yazar kasa şeritlerini, banka yatırma fişlerini, makbuz defterlerini, faturaları ve kredi kartı satış fişlerini brüt hasılatı gösteren belgeler olarak sayar. Bunları yıla ve gelir türüne göre sıralı saklayın.

Z raporu, incelemecilerin istediği bir kayıttır. IRS perakende denetim rehberi, sahibin her günün şeridini saklaması gerektiğini söyler; çünkü şeritler olmadan incelemeci her satışın kaydedilip kaydedilmediğini bilemez ve şeritleri satış defteriyle karşılaştırır. Satış belgeleri numaralıysa incelemeciler ayrıca eksik numaraları da arar.

Kart satışları, işlemci ücretleri ve karta bırakılan bahşişler günlük POS kaydına girer; bkz. günlük POS satışlarını kaydetme.

Kasayı her gün nasıl sayarım ve nakit fazlasını ya da eksiğini nasıl kaydederim?

Kapanışta çekmeceyi sayın, yazar kasanın nakit toplamıyla karşılaştırın ve farkı yazın. Publication 583 içindeki örnek sistem böyle çalışır: sayılan nakit artı kasadan ödeme fişleri eksi sabit açılış bakiyesi günün nakit hasılatına eşittir; bu rakam da günün nakit satışları artı satış vergisiyle uyuşur. IRS bunu örnek olarak verir, zorunlu bir düzen olarak değil.

1. Çekmecede her gün aynı sabit açılış bakiyesini (bozuk para fonu) bulundurun.
2. Kapanışta yazar kasanın gün sonu raporunu alın ve çekmeceyi banknot ve bozuk para olarak sayın. Müşteri çeklerini ayrı bir satıra yazın.
3. Saydığınız tutara günün kasadan ödeme fişlerini ekleyin ve açılış bakiyesini çıkarın. Bu, nakit ve çek olarak tahsil ettiğiniz tutardır.
4. Bunu raporun nakit ve çek satışları ile tahsil edilen satış vergisinin toplamıyla karşılaştırın. Aradaki fark nakit fazlası veya eksiğidir.
5. Nakit satışları raporun tutarıyla kaydedin, farkı ise kendi satırında gösterin; farkı asla satışların içine katmayın.
6. Sayfayı imzalayıp tarih atın. Personel buna izin veriyorsa sayımı, bankaya yatırmayı yapan kişiden başka biri yapsın; incelemeciler nakdi kimin saydığını ve bankaya kimin götürdüğünü sorar.

Ay içinde dengelenen küçük bir fark, olağan bir işlem hatasıdır. Büyük veya tekrarlayan bir eksik; kaydedilmemiş bir satışa, kaydedilmemiş bir ödemeye ya da bir kayba işaret edebilir. Nedenini bulun, defterlerde öylece bırakmayın.

Tedarikçilere veya personele kasadan ödeme yapabilir miyim ve kasadan çıkan nakdi nasıl kaydederim?

Nakitle ödeme yapılabilir; ancak satış önce tam tutarıyla kaydedilmeli ve ödemenin ayrı bir kaydı olmalıdır. Publication 583, giderleri belgelemek için çekle ödemeyi tercih eder. Bir gideri nakitle ödediğinizde makbuzu saklayın; makbuz alamıyorsanız ödeme anında bir açıklama yazın. IRS perakende denetim rehberi, incelemecilere gelirin ödemeden önce beyan edildiğini doğrulamalarını söyler ve sahiplerin kasadan yapılan ödemeler için çoğu zaman günlük bir zarf veya dosya tuttuğunu belirtir.

Her ödemede bir kasa çıkış fişi yazın: tarih, alıcı, tutar, amaç ve onaylayan kişi; fatura da eklensin. Ardından günün satışlarının tamamını kaydedin ve her ödemeyi ayrı sınıflandırın: gider, stok veya ekipman alımı, bir borcun ödemesi ya da sahip ücreti. Nakitle ödemek, bir tutarın indirilebilir gider olup olmadığını belirlemez. Ödemeyi satıştan düşmek her iki rakamı da küçültür ve günü Z raporuyla uyumsuz bırakır. Makbuz eksikse bkz. işletme giderlerinde kaybolan makbuzlar.

Üç ödeme ek özen ister:

• Ücretler. Bir çalışana yapılan ödeme, nakit ya da başka biçimde olsun ücrettir; stopaj ve bordro bildirimi gerekir. Stopajdan sorumlu olup bunu bilerek aktarmayan bir sahip veya yönetici, ödenmeyen stopaj vergisinin %100 kadarından kişisel olarak sorumlu tutulabilir (26 U.S.C. 6672). Bkz. çalışan olabilecek ve nakit ödenen işçiler ve güven fonu kurtarma cezası.
• Sahibin kişisel kullanımı. Kişisel kullanım için alınan nakit işletme gideri değildir. İşletme yapısına göre sahip ücreti, sahibin çekimi veya dağıtım olarak kaydedin, asla malzeme olarak değil; bkz. işletme hesabından ödenen kişisel harcamalar.
• Nakit verilen kart bahşişleri. Nakit satışlardan çıkar ve bankaya hiç ulaşmaz; bu yüzden ayrı bir kayıt gerekir; bkz. müşterilerin bıraktığı bahşişler.

Tüm nakdi bankaya yatırmalı mıyım ve yatırmalar kayıtlı satışlarla nasıl eşleşir?

Nakit tahsilatlarınızı yatırın ve mümkün olduğunda faturaları çekle ödeyin. Publication 583, sahiplere günlük tahsilatın tamamını işletme çek hesabına yatırmalarını, her yatırma fişine paranın işletme geliri mi, kişisel para mı yoksa kredi mi olduğunu yazmalarını, kopyaları saklamalarını ve hesabı her ay mutabık hale getirmelerini söyler. Kasadan çıkan nakdin kendi fişi olmalıdır ve aşağıdaki aylık eşleştirme bu tutarı düşer. İşletme nakdi kişisel hesaba girse bile işletme geliridir ve incelemeciler sahibin kişisel hesaplarını da inceler.

Yatırmalar satışlarla aritmetikle eşleşir. Her ay:

Yatırmalar, tahsil ettiğiniz satış vergisini de içerir. Alıcıya yüklenip eyalete aktarılan bir vergi genellikle brüt hasılatın parçası değildir; bu yüzden yatırmalar kayıtlı satışların o vergi kadar üzerinde çıkar. Satıcı olarak size yüklenen bir vergi ise brüt hasılata dahildir. Boşlukların çoğunu zamanlama açıklar. Ayın son gününde ya da hafta sonunda alınan nakit bir sonraki dönemde yatırılır; bunu yoldaki yatırma olarak listeleyin ve ertesi ay kapatın. Nakdin yalnızca bir kısmını yatırıp kalanını harcamak eşleşmeyi bozar. IRS, satışlarınızdaki nakit payını yatırmalarınızdaki nakit payıyla karşılaştırır.

IRS nakit ağırlıklı bir işletmeyi nasıl sınar?

IRS, kayıtlarınızın birbiriyle ve beyannamenizle uyuşup uyuşmadığına bakar; uyuşmazsa geliri dış rakamlardan yeniden oluşturur. Perakende denetim rehberi ve Gelir İncelemesi kılavuzu bu testleri anlatır. İkisi de incelemecilere yönelik IRS yönergesidir, kanun değildir; perakende rehberi ayrıca 2009 tarihlidir.

Kayıtlar eksik olduğunda veya mutabık olmadığında incelemeci, geliri banka yatırmaları veya alımlar gibi dış rakamlardan yeniden oluşturabilir; kılavuz buna dolaylı yöntem der. Kılavuz, banka yatırmaları yönteminin nakdin büyük kısmı yatırılmadığında pek uygun olmadığını söyler; markup yöntemini ise restoranlar, meyhaneler, içki dükkânları, akaryakıt satıcıları ve kuyumcular gibi işletmelerde etkili bulur. Alım faturalarının önemi bundandır: markup testinin temelidir.

Beyannameyle mutabık hale getirilemeyen defterler ya da bildirilen gelirden büyük banka yatırmaları, gelirin daha derin incelenmesine yol açar. Bir denetimin nasıl ilerlediği için bkz. küçük işletmede IRS denetimi nasıl işler.

$10.000 tutarından fazla nakit yatırmak IRS'nin dikkatini çeker mi?

Bankanın nakit işlem bildirimini yalnızca nakit tetikler. Çek yatırmak veya kart ödemesi almak, tutar ne olursa olsun bunu tetiklemez; çünkü nakit, madeni para ve kâğıt paradır. Büyük bir nakit yatırma, bankanın rutin bir bildirim vermesine yol açar; bu bir ceza değildir ve sizi bir şeyle suçlamaz. Banka, bir kişi tarafından veya bir kişi adına tek bir iş gününde yapılan ve $10.000 tutarından fazla olan nakit (banknot veya madeni para) işlemleri için Currency Transaction Report (CTR, nakit işlem bildirimi) vermelidir; FinCEN, büyük miktarda nakit işlemeye karşı genel bir yasak bulunmadığını belirtir. Aynı iş gününde yapılan yatırmalar bankanın tüm şubelerinde toplanır; geceleyin, hafta sonu veya tatilde yapılan yatırmalar bir sonraki iş günü alınmış sayılır. Birlikte yatırılan bir hafta sonu nakdi, her günün tek başına geçemeyeceği sınırı aşabilir. Banka, sık sık $10.000 tutarından fazla nakitle çalışan bazı işletmeleri bu bildirimlerden muaf tutabilir (31 CFR 1020.315); bu, neyi kaydetmeniz gerektiğini değiştirmez.

IRS bu bildirimleri görebilir. Gelir İncelemesi kılavuzu, incelemecilerin bunları beyan edilmemiş gelire dair ipucu olarak kullanmasına izin verir. Bu nedenle büyük nakit yatırmaları kayıtlı satışlarla eşleşmelidir; bunu gösteren şey günlük sayfalar ve aylık eşleştirmedir.

Bildirimden kaçınmak için yatırmaları bölmek hukuki risktir. 31 U.S.C. 5324, bankanın bildiriminden kaçınmak için işlemleri bölmeyi (structuring) suç sayar; ceza beş yıla kadar hapistir, ağırlaştırıcı hallerde daha fazlasıdır. İlgili paraya ayrıca el konulabilir ve müsadere edilebilir (31 U.S.C. 5317). Para yasal olsa bile structuring yasa dışıdır; sayılması için yatırmaların tek bir bankada veya tek bir günde $10.000 tutarını aşması gerekmez, ölçüt amaçtır (IRM 4.26.13). Bölünmüş yatırmalar bankanın şüpheli işlem bildirimi (suspicious activity report) vermesine yol açabilir. Nakdi geldikçe, gerçekte alınan tutarlarla yatırmak olağan durumdur.

Tek bir müşteriden aldığım nakit için Form 8300'ü ne zaman veririm?

İşletmeniz tek bir ödeyenden, tek bir işlemde veya ilişkili işlemlerde $10.000 tutarından fazla nakit alırsa Form 8300 vermeniz gerekebilir. Form, nakdin alınmasından sonraki 15 gün içinde verilmelidir (IRS başvuru rehberi); taksitli ödemelerde toplamı $10.000 tutarının üzerine çıkaran ödemeden sonraki 15 gün içinde. Nakit geldiğinde ödeyenin adını, adresini ve vergi kimlik numarasını alın; çünkü form bunları ister. Bu kural genellikle bir müşteriden büyük bir ödeme alan işletmeleri, örneğin bir etkinlik için depozito veya yüksek fiyatlı bir ürünün satışını kapsar. Ölçüt ödeyen başınadır: birçok farklı müşteriye yapılan küçük satışlar toplanmaz, ancak aynı müşteriden gelen ilişkili ödemeler toplanır.

Form 8300 hakkında daha fazlası, IRS başvuru rehberi ve form talimatları kaynaklıdır:

• Nakit sayılanlar. Banknot ve madeni para her zaman nakittir. Kasiyer çekleri, banka poliçeleri, seyahat çekleri ve money order'lar; koleksiyon ürünleri gibi belirlenmiş perakende satışlarda ve müşterinin bildirimden kaçınmak için kullandığını bildiğiniz her satışta, $10.000 veya daha düşük tutarlı olsalar bile nakit sayılır; form talimatları bu satışları listeler. Kişisel çekler ve havaleler nakit sayılmaz. Kanun dijital varlıkları da nakit sayar (26 U.S.C. 6050I(d)); IRS talimatları ve başvuru rehberi bunun nasıl uygulanacağını belirtmez, bu yüzden dijital varlık kabul etmeden önce sorun.
• Elektronik beyan. Bir yılda Form W-2 ve 1099 gibi en az 10 başka bilgi beyannamesi veren bir işletme (Form 8300 sayılmaz), Form 8300'ü FinCEN'in BSA E-Filing System'i üzerinden elektronik olarak vermelidir; bu durumda kâğıt form geç sayılır. Muafiyetler (waiver) ve dinî bir muafiyet vardır (form talimatları).
• Müşteriye bildirim. Formda adı geçen her kişiye ertesi yılın 31 Ocak tarihine kadar yazılı bir açıklama verin; formun ve açıklamanın kopyalarını beş yıl saklayın.
• Müşterinin ödemesini bölmek. Formdan kaçınmak için bir ödemeyi parçalara ayırmak da 31 U.S.C. 5324 kapsamında structuring'dir. Geç veya eksik verilen form için her form başına hukuki para cezaları uygulanır; formu bilerek vermemek ise suçtur (felony).

Yazar kasa şeritlerini, banka yatırma fişlerini ve hesap özetlerini ne kadar süre saklamalıyım?

Bunları, IRS'nin o beyanname için vergi tarh etme süresi dolana kadar saklayın. Bu süre genellikle beyannameyi verdikten 3 yıl sonrasına kadardır; erken verilen beyanname son tarihinde verilmiş sayılır (IRS). Beyannamede gösterilen brüt gelirin %25 kadarından fazlasını beyan dışı bıraktıysanız süre altı yıldır (işletme için bu, maliyetler düşülmeden önceki brüt hasılattır); hiç beyanname vermediğiniz bir yıl ya da hileli bir beyanname için süre sınırı yoktur (Topic 305). İstihdam vergisi kayıtlarını en az dört yıl boyunca saklayın; diğer kayıtların kendi süreleri vardır.

Orijinalleri atmak için kâğıtları tarıyorsanız, Publication 583 elektronik saklama sisteminin IRS koşullarını karşılaması ve önce denenmesi gerektiğini söyler. Saklama kurallarının tamamı için bkz. işletme kayıtları ne kadar süre saklanır.

Nakit satışlarım hiç kaydedilmediyse veya banka yatırmalarım beyan ettiğim satışlarla uyuşmuyorsa ne yapmalıyım?

Günlük sayfayı bugün başlatın, ardından eksik dönemi hâlâ var olan kayıtlardan yeniden oluşturun ve sonucu her beyannamede bildirilenle karşılaştırın. Yeniden oluşturulan rakamlar kaynak belgelerle eşleşene kadar tahmindir; bu yüzden bunları tarih ve kaynaklarıyla birlikte “yeniden oluşturulmuş” diye işaretleyin.

1. Günlük kaydı olmayan her ayı listeleyin.
2. Her ay için önce saklanan yazar kasa raporlarına veya makbuz defterlerine bakın (bilgisayarlı yazar kasalar geçmiş günlük toplamları çoğu zaman saklar). İşlemci raporları yalnızca kart satışlarını verir, eksik nakdi vermez. Banka yatırmalarını kullanmak zorundaysanız nakit yatırmaları alın, satış olmayan paraları (krediler, transferler, sahibin parası, alıcıya yüklenen satış vergisi) çıkarın, kasadan ödenen nakdi ekleyin, eldeki nakde ve yatırma zamanlamasına göre düzeltin, sonra brüt kart satışlarını bir kez ekleyin. Alım faturalarını ve olağan kâr oranınızı (markup) kaynak olarak değil, çapraz kontrol olarak kullanın.
3. Her yılı toplayın ve o yılın beyannamesindeki brüt hasılatla ve satış vergisi beyannameleriyle karşılaştırın.
4. Bir beyanname, yeniden oluşturulan rakamdan daha azını bildirmişse beyannamenin düzeltilmesi gerekebilir. Hangi yılların ve düzeltme beyannamesi verilip verilmeyeceğinin kararı, bir uzmanın incelemesi gereken olgulara bağlıdır.

Beyannameden eksik kalan vergi yine borçtur, IRS bunun üzerinden faiz işletir ve eksik ödemeye ceza uygulanabilir. IRS'nin ne kadar geriye bakabileceği ve hangi cezaların geçerli olduğu olgulara bağlıdır; bkz. küçük işletmede IRS denetimi nasıl işler. Yeniden oluşturma işlemi için bkz. defterleri hesap özetlerinden yeniden oluşturma.

Örnek

Tüm rakamlar ABD doları cinsindendir ve açıklama amaçlıdır.

Nakit, kart ve kasadan ödemeleri birbiriyle uyuşan bir nail salonu

Bir salon ayda $20.000 satış yapıyor: $12.000 nakit ve $8.000 kart. Nakdin $10.500'ünü bankaya yatırıyor ve tedarikçilere imzalı fişlerle kasadan $1.500 ödüyor. Günlük sayfalar $12.000 nakit satış, banka yatırma fişleri $10.500, fişler ise $1.500 gösteriyor; ayın başında ve sonunda eldeki nakdin aynı olduğu ve kart satışlarının işlemci ücretlerinden önceki tutarla gösterildiği varsayıldığında ay $20.000 satışla eşleşiyor. Fişler olmasaydı $1.500'lük boşluk, alınıp hiç beyan edilmemiş nakit gibi görünebilir, yatırmalardaki daha düşük nakit payının da açıklaması olmazdı.

Her gün yatıran bir restoran ve yatırmaları bölen bir restoran

Bir restoran Pazartesi $9.500, Salı $9.500 nakit alıyor. Her günün nakdini geldiği gibi yatırmak olağan durumdur; her yatırma bankanın bildirim sınırının altındadır, bu yüzden bildirim doğmaz. Sahip bunun yerine iki günün nakdini tutup, hiçbir banka bildirim vermesin diye aynı öğleden sonra iki ayrı bankaya $9.500'lük iki yatırma olarak yatırırsa, nakit gerçek ve yasal olsa bile 31 U.S.C. 5324'ün structuring dediği davranış budur; bu, bildirimden kaçınma amacına bağlıdır. Tek bir $19.000'lik yatırmayı banka, ceza söz konusu olmadan basitçe bildirir.

Defterleri nakde yetişmeyen bir pazar tezgâhı

Bir tezgâh sahibi yılda yaklaşık $150.000 satış yapıyor, çoğunu nakit olarak; ancak yavaş haftalar hiç yazılmadığı için defterler ve beyanname $110.000 gösteriyor. Tezgâhın alımları, sektörün olağan marjıyla artırıldığında yaklaşık $150.000'a işaret ediyor. Günlük kayıt olmadığından satıcı, $40.000'lik farkın yanlış olduğunu gösteremiyor. Bu $40.000 beyannameden eksik bırakılmış gerçek satışsa, bildirilen $110.000'in dörtte birinden fazladır; bu durumda IRS'nin o beyanname için vergi tarh etmek üzere genellikle üç değil, beyannamenin verilmesinden itibaren altı yılı olur. Satıcı, saklanan yazar kasa raporları, banka yatırmaları ve alım faturalarından yapacağı bir yeniden oluşturmayla o haftaları belgelemeye çalışır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• IRS'den bir yazı veya inceleme bildirimi aldıysanız ya da banka yatırmalarınız beyan ettiğiniz satışlardan büyükse: sonucu kayıtlar, ilgili yıllar ve IRS ile kimin ilgileneceği belirler. Bkz. küçük işletmede IRS denetimi nasıl işler; yanıt vermeden önce muhasebe kayıtları desteği alın.
• Yıllarca nakit kaydedilmediyse: yeniden oluşturma bir muhasebe kaydı işidir. Bkz. defterleri hesap özetlerinden yeniden oluşturma ve gecikmiş defterleri yetiştirme; ayrıca muhasebe kayıtları desteği.
• Bir kredi veren, alıcı veya ev sahibi mali tablo istiyorsa ve nakit hiç kaydedilmediyse: eksik günlük kayıtlara dayanan tablolar banka yatırmalarınızla uyuşmayabilir; bu yüzden önce kayıtlar gelir. Bkz. defterleri hesap özetlerinden yeniden oluşturma ve muhasebe kayıtları desteği.
• Birden fazla yazar kasa, işyeri veya ortak nakdi yönetiyorsa ya da aylık eşleştirme hiç tutmuyorsa: günlük sayfalar ve eşleştirme aylık bir muhasebe kayıtları rutinidir; bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• O yıllara ait beyannameler hiç verilmediyse: bkz. verilmemiş işletme beyannamelerini yetiştirme.
• Bankanın sınırının altında kalmak için yatırmaları böldüyseniz: bu, bankaya veya IRS'ye yanıt vermeden önce bir vergi avukatının yol gösterebileceği bir ceza hukuku sorusu doğurur. Kayıtlar daha sonra muhasebe kayıtları desteği ile yeniden oluşturulabilir.
• Satışlarınızın çoğu kart veya uygulama ödemesiyse: bkz. günlük POS satışlarını kaydetme ve ödeme uygulamalarıyla alınan işletme ödemeleri.
• Otomat işletiyorsanız: bkz. otomat işletmesi muhasebe kayıtları.
• Nakit satışlarda satış vergisi tahsil ediyorsanız: bkz. satış vergisi beyannamelerini verme.