כתובת, סוכן רשום וחשבון בנק לחברה אמריקאית מחו״ל

האם נדרש לי סוכן רשום במדינה שבה הוקמה החברה שלי?

חברה שהתאגדה בדלאוור חייבת לשמור משרד רשום וסוכן רשום בדלאוור, גם כשהבעלים והעבודה בחו״ל. הסוכן מקבל הליכים משפטיים והודעות מסוימות של המדינה; המשרד הרשום אינו חייב להיות מקום העסק של החברה (Delaware Division of Corporations). אם התאגדתם במדינה אחרת, יש לבדוק את הכלל של מדינת ההתאגדות. עסק יחידני שלא הקים ישות אינו אמור להניח שכלל הסוכן הרשום של חברות חל עליו.

אם סוכן התפטר או שהחברה איבדה את מעמדה התקין (good standing), ראו החזרת מעמד תקין לחברה לשלבי התיקון מול המדינה.

האם אפשר לשמש סוכן רשום של החברה שלי בעצמי, והאם אפשר להשתמש בכתובת הסוכן ככתובת העסק?

בדלאוור אפשר לשמש סוכן רשום של עצמך רק אם אתם תושבי דלאוור עם כתובת רחוב פיזית בדלאוור, ובדרך כלל נמצאים שם בשעות העבודה הרגילות. מגורים בחו״ל לבדם אינם עומדים בדרישות האלה. דלאוור מתירה לישות מתאימה לשמש סוכן של עצמה כשהיא ממוקמת שם פיזית (Delaware Division of Corporations). מדינות אחרות קובעות כללים משלהן.

משרד הסוכן הוא כתובת למסירת הליכים משפטיים. הוא אינו בהכרח המקום שממנו אתם מנהלים את החברה או מבצעים את העבודה. אפשר להשתמש בו ככתובת דואר בטופס אחר רק אם הסוכן מסכים לקבל דואר מהסוג הזה ולהעביר אותו הלאה במהירות. אין לציין אותו כמקום הפעילות הפיזי של החברה אלא אם החברה אכן פועלת שם (Delaware Division of Corporations; הוראות טופס SS-4 של IRS).

בדוח מס הזיכיון השנתי של תאגיד בדלאוור, כתובת מקום העסק העיקרי אינה יכולה להיות המשרד הרשום או כתובת של סוכן אחר, אלא אם התאגיד פועל בדלאוור ומשמש סוכן של עצמו (Delaware Code, כותרת 8, סעיף 502).

אילו כתובות מציינים בטופס SS-4 כשהבעלים והעבודה בחו״ל?

טופס SS-4 מפריד בין הכתובת שאליה IRS ישלח דואר לבין המקום שבו הישות נמצאת פיזית. כתובת הקמה בארצות הברית אינה הופכת עסק שמנוהל מחו״ל למשרד פיזי אמריקאי (הוראות טופס SS-4 של IRS).

אלה הוראות השורות והטופס של IRS. השם המשפטי בשורה 1 צריך להתאים לתקנון ההתאגדות או למסמך הקמה אחר. בעסק יחידני, שורה 1 היא שם האדם, ושם מסחרי שונה נכתב בשורה 2 (הוראות טופס SS-4 של IRS).

האם אפשר להשתמש בכתובת דואר זרה מול IRS ולשנות אותה בהמשך?

כן. טופס SS-4 מתיר במפורש כתובת דואר מחוץ לארצות הברית, וטופס 8822-B משמש לדיווח על שינוי מאוחר יותר בכתובת הדואר או במקום העסק של הישות. ישות שיש לה EIN חייבת לדווח על החלפת הגורם האחראי בטופס הזה בתוך 60 ימים (טופס 8822-B של IRS). יש לשמור כתובת שבה אפשר לקבל דואר: הודעת EIN או מכתב מאוחר יותר מ-IRS עשויים להגיע אליה.

אם אין לכם מגורים בארצות הברית, מקום עסק עיקרי או משרד או סוכנות עיקריים, IRS מציין שהבקשה המקוונת ל-EIN אינה זמינה. דרכי הגשת הבקשה ל-EIN מפורטות במדריך הקמה וניהול של חברה מחו״ל.

איזה מיקום וזהות של בעלים בנק אמריקאי מאמת?

תוכנית זיהוי הלקוחות של בנק אוספת בדרך כלל את שם החברה, מיקומה הפיזי ומספר הזיהוי שלה, ואז מאמתת את זהותה בשיטות מבוססות סיכון. אם החברה הגישה בקשה למספר זיהוי מס, נהלי הבנק עשויים לאפשר פתיחה לפני שהמספר מגיע, בכפוף לאישור הבקשה ולקבלת המספר בתוך זמן סביר; הבנק עדיין רשאי לדרוש אותו קודם. לגבי חברה או שותפות, הכתובת היא מקום העסק העיקרי, משרד מקומי או מיקום פיזי אחר. לגבי בעל עסק יחידני, זו כתובת רחוב של מגורים או של עסק. הכלל הפדרלי אינו מחייב שכתובת כלשהי מהן תהיה בארצות הברית (31 CFR 1020.220).

לגבי לקוח שהוא ישות משפטית, בנקים שהכלל חל עליהם מזהים בדרך כלל כל אדם שמחזיק במישרין או בעקיפין לפחות ב-25%, ואדם אחד ששולט בישות. אם נאמנות מחזיקה בשיעור הזה, הבנק מזהה את הנאמן, שיכול להיות ישות. לגבי כל אדם שזוהה, הבנק אוסף שם, תאריך לידה, כתובת רחוב של מגורים או של עסק ומספר זיהוי. בעלים זר יכול למסור כתובת רחוב זרה ופרטי דרכון. אין להחליף את כתובת הרחוב האמיתית של הבעלים בכתובת של סוכן (31 CFR 1010.230; שאלות נפוצות של FinCEN על CDD).

האם כתובת של סוכן רשום, שירות דואר או כתובת וירטואלית מספקות בנק או חברת סליקה?

רק אם היא מתאימה למידע שמבקשים והמוסד מקבל אותה. מיקום דואר יכול להועיל להתכתבות, אך אינו מחליף את המיקום הפיזי האמיתי של החברה ברישום זיהוי הלקוח של הבנק. הבנק צריך להיות מסוגל להגיע לאמונה סבירה שהוא מכיר את הלקוח, ורשאי לסרב או לסגור חשבון כשאינו יכול לאמת זהות (31 CFR 1020.220).

חברות סליקה קובעות כללי קליטה משלהן, ועשויות לבקש כתובת עסק, זיהוי של הבעלים וטופס מס. הוראות טופס W-8BEN של IRS דנות במפורש בגורמי סליקת תשלומים שמבקשים תיעוד מס מאנשים פרטיים זרים. לפני ששילמתם על שירות כתובת, כדאי לשאול את המוסד איזה שדה מתייחס לכתובת דואר, איזה למקום פעילות ואילו הוכחות הוא מקבל. EIN הוא מספר זיהוי מס בלבד; הוא אינו אישור לפתיחת חשבון.

אם בנק דוחה כתובת וירטואלית או כתובת של סוכן כמיקום העסק, יש למסור לו את המיקום הפיזי האמיתי של החברה, גם אם הוא בחו״ל, ולשאול אילו הוכחות הוא מקבל. כתובת של סוכן או של שירות דואר יש לציין רק בשדה כתובת דואר שהמוסד מתיר. הבנק עדיין רשאי לדחות את הבקשה (31 CFR 1020.220).

אילו מסמכים כדאי לאסוף לפני בקשה לחשבון חברה?

כדאי להכין מסמכים שמוכיחים את הישות המשפטית, את בעליה ואת מקום העסק האמיתי. הכללים הפדרליים נותנים לבנקים דוגמאות למסמכי אימות, וכל בנק קובע את חבילת המסמכים שלו (31 CFR 1020.220; שאלות נפוצות של FinCEN על CDD).

כדאי לבקש מהבנק את רשימת המסמכים שלו לפני שמזמינים מסמכים נוספים. אם הכתובת שהבנק מבקש סותרת את הרישומים של IRS או של ההתאגדות, יש להסביר מה כל כתובת מייצגת, ולא לשנות רישום לכתובת שבה העסק אינו פועל.

האם אפשר לפתוח חשבון אמריקאי מרחוק או להשתמש בחברה הזרה הקיימת שלי?

פתיחה מרחוק אפשרית רק אם נהלי המוסד מתירים אותה ומאפשרים לאמת זהות. הכללים הפדרליים לבנקים מחייבים נהלים לחשבונות שנפתחים בלי שהלקוח מופיע באופן אישי; הם אינם מחייבים בנק להציע פתיחה מרחוק (31 CFR 1020.220). לפני הבקשה כדאי לשאול על מקום מגורי הבעלים, בדיקות זהות מרחוק, מיקומים מקובלים ומסמכים.

FinCEN מתיר לבנק לאמת בעלים מוטב שאינו יכול להופיע באופן אישי באמצעות עותק של תעודה תקפה או בשיטות אימות אחרות; הבנק בוחר את נהליו (שאלות נפוצות של FinCEN על CDD).

חברה זרה יכולה להגיש בקשה כלקוח בלי להקים קודם LLC אמריקאי: כלל הבעלות המוטבת כולל ישויות דומות שהוקמו לפי דין זר ופותחות חשבון. הבנק עדיין רשאי לסרב. כלל זיהוי הלקוחות של הבנקים קובע שאם לעסק זר אין מספר זיהוי, הבנק חייב לבקש מסמכים חלופיים שהנפיקה ממשלה ומאשרים את קיומו (31 CFR 1020.220). הצורך של אותה חברה זרה ברישום במדינה או בהגשת דוחות מס אמריקאיים תלוי בפעילותה ולא בבקשה לפתיחת חשבון בלבד; ראו מתי בעלים זרים חייבים במס אמריקאי.

איזה שם וכתובת מציינים בטופס W-8BEN, W-8BEN-E או W-9?

בנק או חברת סליקה עשויים לבקש טופס W-8 או W-9 כדי לתעד את מעמד המס האמריקאי של מקבל התשלום; הטופס אינו מחליף את בדיקות הזהות הנפרדות שלהם. את הטופס בוחרים לפי מעמד המס של מקבל התשלום וסיווג המס של ה-LLC, ולא לפי מקום מגורי הבעלים או שם החשבון. אזרח אמריקאי שגר בחו״ל מוסר טופס W-9, לא W-8BEN (הוראות W-8BEN של IRS; טופס W-9 של IRS).

ב-LLC אמריקאית עם בעלים זר יחיד שאינה מוכרת לצורכי מס, הבעלים הזר מוסר בדרך כלל את טופס W-8 המתאים, ולא טופס W-9 של ה-LLC. LLC אמריקאית שממוסה כתאגיד או כשותפות יכולה למסור טופס W-9 משלה. תשלום שקשור ביעילות לעסק או למסחר בארצות הברית עשוי לחייב טופס W-8ECI במקום W-8BEN או W-8BEN-E; יש לוודא את הטיפול במס של התשלום לפני החתימה (הוראות W-8BEN של IRS; טופס W-9 של IRS).

שותפות זרה מוסרת בדרך כלל טופס W-8IMY ולא W-8BEN-E; חריגים של ישויות היברידיות וסליקת תשלומים עשויים לשנות את התיעוד (הוראות W-8BEN-E של IRS).

אם שינוי במגורים או במעמד המס הופך טופס W-8BEN או W-8BEN-E לשגוי, יש להודיע למשלם ולמסור תיעוד מעודכן בתוך 30 ימים. מי שהופך לתושב לצורכי המס האמריקאיים עשוי להידרש למסור טופס W-9 (הוראות W-8BEN של IRS; הוראות W-8BEN-E של IRS).

בלי שינוי כזה, טפסי W-8 אלה תקפים בדרך כלל עד 31 בדצמבר של השנה הקלנדרית השלישית אחרי החתימה; כשטופס פג תוקף, יש למסור למשלם טופס חדש (הוראות W-8BEN של IRS; הוראות W-8BEN-E של IRS).

איך מחליפים הודעת EIN שהבנק מבקש?

IRS מציע תמצית פרטי ישות (entity transcript), הודעת אימות EIN דיגיטלית למשתמשים זכאים בחשבון המס העסקי (Business Tax Account), או מכתב 147C שמבקשים בקו הטלפון של IRS למס עסקי (IRS: אישור EIN). לפי IRS, הודעת אימות CP575 הדיגיטלית יכולה להחליף את הודעת ה-EIN המקורית או את מכתב 147C; הגישה לחשבון תלויה בסוג הישות ובזכאות המשתמש (עדכון IRS על חשבון המס העסקי בקיץ). כדאי לשאול את הבנק איזו הוכחה של IRS הוא מקבל.

דוגמה

להמחשה בלבד; לא מחושב מס. מייסד גר ועובד בטורונטו ומקים LLC בדלאוור. החברה מקבלת דואר בכתובת המייסד בטורונטו, ומשתמשת בסוכן רשום בדלאוור לקבלת הליכים משפטיים. בטופס SS-4 המייסד כותב את כתובת הדואר בטורונטו בשורות 4a-4b, ואם זה גם המיקום הפיזי של החברה, אינו ממציא משרד בדלאוור לשורות 5a-5b. הבנק מבקש את רישום ההקמה של ה-LLC, זיהוי הבעלים, אישור EIN, מקום הפעילות בטורונטו והשימוש הצפוי בחשבון. כתובת הסוכן בדלאוור לבדה אינה קובעת היכן ה-LLC פועלת. המייסד שואל אם הבנק יאמת מרחוק את המיקום בטורונטו ואת הבעלים; הבנק מחליט אם המסמכים האלה עומדים בנהליו.

המצב שלכם שונה?

• עדיין לא הקמתם ישות אמריקאית או שאתם צריכים EIN בלי מספר ביטוח לאומי אמריקאי: ראו הקמה וניהול של חברה מחו״ל.
• הסוכן הרשום שלכם התפטר או שהישות איבדה את מעמדה התקין: ראו החזרת מעמד תקין לחברה.
• אתם עובדים, מוכרים או מעסיקים אנשים בארצות הברית: כתובת או חשבון לבדם אינם קובעים את המעמד לצורכי מס אמריקאי; ראו מתי בעלים זרים חייבים במס אמריקאי.
• אתם גרים בקנדה ובוחרים בין LLC אמריקאית לחברה קנדית: ראו הקמת עסק אמריקאי כתושב קנדה.
• אתם בעלים תושבי ארצות הברית שמסדירים מס או שכר אחרי ההקמה: ראו אחרי שהקמתם את החברה.
• בנק דחה את הכתובת שלכם, או שרישומי החברה, הבעלים ו-IRS סותרים זה את זה: אספו את המסמכים שלמעלה ופנו לעזרה בהקמת עסק לפני שתגישו בקשה נוספת.