US-Firma aus dem Ausland: Adresse, Registered Agent, Konto

Brauche ich einen Registered Agent in dem Bundesstaat, in dem ich meine Gesellschaft gegründet habe?

Eine in Delaware gegründete Gesellschaft muss in Delaware einen eingetragenen Sitz und einen Registered Agent (gesetzlich bestimmter Zustellungsbevollmächtigter) unterhalten, auch wenn ihre Eigentümer und ihre Arbeit im Ausland liegen. Der Agent nimmt gerichtliche Zustellungen und bestimmte Mitteilungen des Bundesstaates entgegen. Der eingetragene Sitz muss nicht der Geschäftssitz der Gesellschaft sein (Delaware Division of Corporations). Haben Sie in einem anderen Bundesstaat gegründet, prüfen Sie dessen Regel. Ein Einzelunternehmer, der keine Gesellschaft gegründet hat, sollte nicht davon ausgehen, dass die Regel für Registered Agents einer Gesellschaft für ihn gilt.

Wenn ein Agent sein Amt niederlegt oder die Gesellschaft ihren ordnungsgemäßen Status verliert, finden Sie die Schritte zur Behebung beim Bundesstaat unter Gesellschaft wiederherstellen.

Kann ich mein eigener Registered Agent sein und die Adresse des Agenten als Geschäftsadresse nutzen?

In Delaware können Sie nur dann persönlich Ihr eigener Agent sein, wenn Sie in Delaware ansässig sind, eine Anschrift mit Straße und Hausnummer in Delaware haben und dort in der Regel während der üblichen Geschäftszeiten anzutreffen sind. Ein Wohnsitz im Ausland erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Delaware erlaubt es einem berechtigten Rechtsträger, sein eigener Agent zu sein, wenn er dort physisch ansässig ist (Delaware Division of Corporations). Andere Bundesstaaten haben eigene Regeln.

Die Adresse eines Agenten dient der Zustellung gerichtlicher Schriftstücke. Sie ist nicht automatisch der Ort, von dem aus Sie die Gesellschaft leiten oder Ihre Arbeit erledigen. Nutzen Sie sie nur dann als Postadresse in anderen Formularen, wenn der Agent zustimmt, diese Art von Post anzunehmen und rasch weiterzuleiten. Bezeichnen Sie sie nur dann als tatsächlichen Betriebsort der Gesellschaft, wenn die Gesellschaft dort wirklich tätig ist (Delaware Division of Corporations; Anleitung des IRS zu Form SS-4).

Im jährlichen Franchise-Tax-Bericht einer Delaware-Kapitalgesellschaft darf als Hauptgeschäftssitz nicht der eingetragene Sitz oder die Adresse eines anderen Agenten stehen, es sei denn, die Gesellschaft ist in Delaware tätig und ihr eigener Agent (Delaware Code, title 8, Abschnitt 502).

Welche Adressen gehören in Form SS-4, wenn Eigentümer und Arbeit im Ausland liegen?

Form SS-4 (Antrag auf EIN) trennt die Adresse, an die der IRS Post senden soll, vom physischen Standort des Rechtsträgers. Eine US-Adresse am Gründungsort macht aus einem im Ausland geführten Unternehmen kein physisches US-Büro (Anleitung des IRS zu Form SS-4).

Das sind die Zeilenanweisungen und das Formular des IRS. Der rechtliche Name in Zeile 1 sollte mit der Gründungsurkunde oder einem anderen Gründungsdokument übereinstimmen. Bei einem Einzelunternehmer steht in Zeile 1 der Name der Person und in Zeile 2 ein abweichender Handelsname (Anleitung des IRS zu Form SS-4).

Kann ich eine ausländische Postadresse beim IRS angeben und später ändern?

Ja. Form SS-4 erlaubt ausdrücklich eine Postadresse außerhalb der USA. Mit Form 8822-B (Adressänderung für Unternehmen) melden Sie später eine Änderung der Postadresse oder des Geschäftsstandorts des Rechtsträgers. Ein Rechtsträger mit EIN muss einen Wechsel der verantwortlichen Person auf diesem Formular innerhalb von 60 Tage melden (IRS Form 8822-B). Halten Sie eine funktionierende Zustelladresse bereit: Die EIN-Bestätigung oder spätere Schreiben des IRS können dort eintreffen.

Haben Sie keinen Wohnsitz, keinen Hauptgeschäftssitz und keine Hauptniederlassung oder Vertretung in den USA, ist laut IRS die Online-Beantragung der EIN nicht verfügbar. Die Wege zur Beantragung der EIN finden Sie unter Gesellschaft aus dem Ausland gründen und führen.

Welchen Standort und welche Eigentümeridentität prüft eine US-Bank?

Das Programm einer Bank zur Kundenidentifizierung erfasst normalerweise Name, physischen Standort und Identifikationsnummer des Unternehmens. Danach prüft die Bank die Identität mit risikobasierten Methoden. Hat das Unternehmen eine Steuernummer beantragt, dürfen die Verfahren der Bank eine Kontoeröffnung vor Erhalt der Nummer zulassen. Voraussetzung ist, dass die Bank den Antrag bestätigt und die Nummer innerhalb angemessener Zeit erhält. Die Bank kann sie aber auch vorher verlangen. Bei einer Gesellschaft oder Personengesellschaft ist die Adresse der Hauptgeschäftssitz, eine örtliche Niederlassung oder ein anderer physischer Standort. Bei einem Einzelunternehmer ist es die Wohn- oder Geschäftsadresse mit Straße. Die Bundesvorschrift verlangt nicht, dass eine der beiden Adressen in den USA liegt (31 CFR 1020.220).

Bei einem Rechtsträger als Kunden identifizieren erfasste Banken in der Regel jede Person, die direkt oder indirekt mindestens 25 % hält, und eine Person, die den Rechtsträger kontrolliert. Hält ein Trust diesen Anteil, identifiziert die Bank den Trustee, der auch ein Rechtsträger sein kann. Für jede identifizierte Person erfasst die Bank Name, Geburtsdatum, Wohn- oder Geschäftsadresse mit Straße und eine Identifikationsnummer. Ein ausländischer Eigentümer kann eine ausländische Straßenadresse und Passdaten angeben. Setzen Sie nicht die Adresse eines Agenten an die Stelle der echten Straßenadresse des Eigentümers (31 CFR 1010.230; FinCEN CDD FAQs).

Genügt einer Bank oder Zahlungsplattform die Adresse eines Registered Agents, eines Postdienstes oder eine virtuelle Adresse?

Nur wenn sie zur verlangten Angabe passt und das Institut sie akzeptiert. Eine Postadresse kann für den Schriftverkehr nützlich sein, ersetzt aber nicht den tatsächlichen physischen Standort der Gesellschaft in den Kundendaten der Bank. Die Bank muss sich vernünftig davon überzeugen können, dass sie ihren Kunden kennt. Sie kann ein Konto ablehnen oder schließen, wenn sie die Identität nicht prüfen kann (31 CFR 1020.220).

Zahlungsplattformen legen eigene Aufnahmeregeln fest und können eine Geschäftsadresse, Ausweisdokumente des Eigentümers und ein Steuerformular verlangen. Die Anleitung des IRS zu Form W-8BEN behandelt ausdrücklich den Fall, dass Zahlungsabwicklungsstellen Steuerunterlagen von ausländischen Privatpersonen verlangen. Fragen Sie das Institut, welches Feld die Postadresse und welches den Betriebsort meint und welche Nachweise es akzeptiert, bevor Sie für einen Adressdienst bezahlen. Eine EIN bestätigt eine Steuernummer. Sie ist keine Zusage für ein Konto.

Lehnt eine Bank eine virtuelle Adresse oder die Adresse eines Agenten als Geschäftsstandort ab, nennen Sie ihr den tatsächlichen physischen Standort der Gesellschaft, auch wenn er im Ausland liegt, und fragen Sie, welchen Nachweis sie akzeptiert. Verwenden Sie die Adresse des Agenten oder Postdienstes nur in einem Postfeld, das das Institut zulässt. Die Bank kann den Antrag dennoch ablehnen (31 CFR 1020.220).

Welche Unterlagen sollte ich vor dem Antrag auf ein Firmenkonto zusammenstellen?

Stellen Sie Dokumente zusammen, die den Rechtsträger, seine Eigentümer und den echten Geschäftsstandort belegen. Die Bundesvorschriften nennen Banken Beispiele für Prüfunterlagen. Welche Unterlagen genau verlangt werden, legt aber jede Bank selbst fest (31 CFR 1020.220; FinCEN CDD FAQs).

Fragen Sie die Bank nach ihrer Checkliste, bevor Sie zusätzliche Dokumente bestellen. Widerspricht die von der Bank verlangte Adresse den Angaben beim IRS oder den Gründungsunterlagen, erklären Sie, was jede Adresse bedeutet. Ändern Sie keine Angabe auf eine Adresse, an der das Unternehmen nicht tätig ist.

Kann ich ein US-Konto aus der Ferne eröffnen oder meine bestehende ausländische Gesellschaft nutzen?

Eine Eröffnung aus der Ferne ist nur möglich, wenn die Verfahren des Instituts sie erlauben und prüfen. Die Bankvorschriften des Bundes verlangen Verfahren für Konten, die ohne persönliches Erscheinen des Kunden eröffnet werden. Sie verpflichten keine Bank, eine Eröffnung aus der Ferne anzubieten (31 CFR 1020.220). Fragen Sie vor dem Antrag nach Wohnsitz des Eigentümers, Identitätsprüfung aus der Ferne, zulässigen Standorten und Unterlagen.

FinCEN erlaubt einer Bank, einen wirtschaftlich Berechtigten, der nicht persönlich erscheinen kann, anhand einer Kopie eines gültigen Ausweises oder mit anderen Prüfmethoden zu überprüfen. Die Bank wählt ihre Verfahren selbst (FinCEN CDD FAQs).

Eine ausländische Gesellschaft kann als Kunde ein Konto beantragen, ohne zuvor eine US LLC zu gründen: Die Regel zu wirtschaftlich Berechtigten erfasst ähnliche Rechtsträger nach ausländischem Recht, die ein Konto eröffnen. Eine Bank kann sie dennoch ablehnen. Die Vorschrift zur Kundenidentifizierung sieht vor: Hat ein ausländisches Unternehmen keine Identifikationsnummer, muss die Bank ersatzweise amtliche Dokumente verlangen, die seine Existenz bescheinigen (31 CFR 1020.220). Ob die ausländische Gesellschaft eine Registrierung in einem Bundesstaat oder US-Steuererklärungen braucht, hängt von ihren Tätigkeiten ab und nicht allein vom Kontoantrag. Siehe wann ausländische Eigentümer US-Steuern schulden.

Welcher Name und welche Adresse gehören in Form W-8BEN, W-8BEN-E oder W-9?

Eine Bank oder Zahlungsplattform kann ein Form W-8 oder W-9 verlangen, um den US-Steuerstatus des Zahlungsempfängers zu dokumentieren. Dieses Formular ersetzt nicht die eigene Identitätsprüfung. Wählen Sie das Formular nach dem Steuerstatus des Zahlungsempfängers und der steuerlichen Einordnung der LLC, nicht nach dem Wohnort des Eigentümers oder dem Kontonamen. Ein US-Bürger mit Wohnsitz im Ausland gibt Form W-9 ab, nicht Form W-8BEN (Anleitung des IRS zu Form W-8BEN; IRS Form W-9).

Bei einer US LLC mit einem ausländischen Eigentümer, die steuerlich nicht eigenständig ist, gibt in der Regel der ausländische Eigentümer das passende Form W-8 ab, nicht die LLC ein Form W-9. Eine US LLC, die wie eine Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft besteuert wird, kann ihr eigenes Form W-9 abgeben. Bei einer Zahlung, die mit einem US-Gewerbe verbunden ist, kann statt Form W-8BEN oder W-8BEN-E Form W-8ECI nötig sein. Klären Sie die steuerliche Behandlung der Zahlung, bevor Sie unterschreiben (Anleitung des IRS zu Form W-8BEN; IRS Form W-9).

Eine ausländische Personengesellschaft gibt in der Regel Form W-8IMY ab und nicht Form W-8BEN-E. Ausnahmen für Hybrid-Rechtsträger und Zahlungsabwicklung können die erforderlichen Unterlagen ändern (Anleitung des IRS zu Form W-8BEN-E).

Wird ein Form W-8BEN oder W-8BEN-E durch einen Wechsel des Wohnsitzes oder des Steuerstatus unrichtig, benachrichtigen Sie den Zahlenden und geben Sie innerhalb von 30 Tage neue Unterlagen ab. Wer in den USA steuerlich ansässig wird, braucht möglicherweise Form W-9 (Anleitung des IRS zu Form W-8BEN; Anleitung des IRS zu Form W-8BEN-E).

Im Übrigen gelten diese W-8-Formulare in der Regel bis zum 31. Dezember des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift. Geben Sie dem Zahlenden ein neues Formular, wenn eines abläuft (Anleitung des IRS zu Form W-8BEN; Anleitung des IRS zu Form W-8BEN-E).

Wie ersetze ich eine EIN-Bestätigung, die eine Bank verlangt?

Der IRS bietet einen Entity Transcript, eine digitale EIN-Bestätigung für berechtigte Nutzer eines Business Tax Accounts oder das Schreiben Letter 147C, das über die Telefonnummer des IRS für Unternehmenssteuern angefordert wird (IRS: EIN confirmation). Nach Angaben des IRS kann seine digitale CP575-Bestätigung die ursprüngliche EIN-Bestätigung oder Letter 147C ersetzen. Der Zugang zum Konto hängt von der Art des Rechtsträgers und der Berechtigung des Nutzers ab (IRS: Aktualisierung des Business Tax Account vom Sommer). Fragen Sie die Bank, welchen Nachweis des IRS sie akzeptiert.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung, es wird keine Steuer berechnet. Ein Gründer lebt und arbeitet in Toronto und gründet eine LLC in Delaware. Die Gesellschaft erhält Post an der Adresse des Gründers in Toronto und nutzt einen Registered Agent in Delaware für gerichtliche Zustellungen. In Form SS-4 trägt der Gründer die Postadresse in Toronto in die Zeilen 4a–4b ein. Ist sie auch der physische Standort der Gesellschaft, erfindet er für die Zeilen 5a–5b kein Büro in Delaware. Die Bank verlangt die Gründungsunterlagen der LLC, Ausweisdokumente des Eigentümers, die EIN-Bestätigung, den Betriebsort in Toronto und die erwartete Kontonutzung. Die Adresse eines Agenten in Delaware belegt allein nicht, wo die LLC tätig ist. Der Gründer fragt, ob die Bank den Standort in Toronto und den Eigentümer aus der Ferne prüft. Ob diese Unterlagen ihre Verfahren erfüllen, entscheidet die Bank.

Bei Ihnen anders?

• Sie haben noch keinen US-Rechtsträger gegründet oder brauchen eine EIN ohne US-Sozialversicherungsnummer: Siehe Gesellschaft aus dem Ausland gründen und führen.
• Ihr Registered Agent hat sein Amt niedergelegt oder der Rechtsträger hat seinen ordnungsgemäßen Status verloren: Siehe Gesellschaft wiederherstellen.
• Sie arbeiten, verkaufen oder beschäftigen Personen in den USA: Eine Adresse oder ein Konto allein klärt den US-Steuerstatus nicht. Siehe wann ausländische Eigentümer US-Steuern schulden.
• Sie leben in Kanada und wählen zwischen einer US LLC und einer kanadischen Kapitalgesellschaft: Siehe US-Unternehmen als in Kanada ansässige Person aufbauen.
• Sie sind in den USA ansässiger Eigentümer und richten nach der Gründung Steuern oder Lohnabrechnung ein: Siehe Nach der Gründung Ihrer Gesellschaft.
• Eine Bank hat Ihre Adresse oder Ihre Gesellschaft abgelehnt, oder Ihre Gesellschafts-, Eigentümer- und IRS-Unterlagen widersprechen sich: Stellen Sie die oben genannten Unterlagen zusammen und holen Sie Hilfe bei der Unternehmensgründung, bevor Sie einen weiteren Antrag stellen.