Endereço, agente e conta bancária de empresa dos EUA no exterior

Preciso de um agente registrado no estado onde constituí minha empresa?

Uma empresa constituída em Delaware deve manter um escritório registrado e um agente em Delaware, mesmo que os proprietários e o trabalho estejam no exterior. O agente recebe citações judiciais e certas comunicações do estado; o escritório registrado não precisa ser o local de atividade da empresa (Delaware Division of Corporations). Se você constituiu a empresa em outro estado, confira a regra desse estado. Um empresário individual que não constituiu uma entidade não deve presumir que a regra de agente registrado das empresas vale para ele.

Se o agente renunciar ou a empresa perder a situação regular (good standing), veja como reativar sua empresa para os passos de regularização no estado.

Posso ser meu próprio agente registrado e usar o endereço do agente como endereço da empresa?

Em Delaware, você só pode ser seu próprio agente se for residente de Delaware, tiver um endereço físico (rua) em Delaware e, em geral, estiver presente lá em horário comercial normal. Morar no exterior, por si só, não cumpre esses requisitos. Delaware permite que uma entidade qualificada atue como seu próprio agente quando está fisicamente localizada no estado (Delaware Division of Corporations). Outros estados têm regras próprias.

O escritório de um agente é um endereço para receber citações judiciais (service of process). Ele não é, automaticamente, o lugar de onde você dirige a empresa ou faz o trabalho. Use esse endereço como endereço postal de outro formulário apenas se o agente concordar em receber e encaminhar logo esse tipo de correspondência. Não o indique como o local físico de operação da empresa, a menos que ela de fato opere ali (Delaware Division of Corporations; instruções do Form SS-4 do IRS).

No relatório anual de imposto de franquia (franchise tax) de uma corporação de Delaware, o endereço do local principal de atividade não pode ser o escritório registrado nem o endereço de outro agente, a menos que a corporação opere em Delaware e seja seu próprio agente (Delaware Code, title 8, section 502).

Quais endereços vão no Form SS-4 quando o proprietário e o trabalho estão no exterior?

O Form SS-4 separa o endereço para onde o IRS deve enviar a correspondência do local físico da entidade. Um endereço de constituição nos EUA não transforma uma empresa administrada do exterior em um escritório físico nos EUA (instruções do Form SS-4 do IRS).

Estas são as instruções das linhas e o formulário do IRS. O nome legal na linha 1 deve ser igual ao do contrato social ou de outro documento de constituição. Para um empresário individual, a linha 1 leva o nome da pessoa, e um nome comercial diferente vai na linha 2 (instruções do Form SS-4 do IRS).

Posso usar um endereço postal estrangeiro no IRS e mudá-lo depois?

Sim. O Form SS-4 permite expressamente um endereço postal fora dos EUA, e o Form 8822-B informa uma mudança posterior do endereço postal ou do local de atividade da entidade. Uma entidade com EIN deve informar nesse formulário a mudança do responsável (responsible party) em até 60 dias (Form 8822-B do IRS). Mantenha um endereço de entrega que funcione: a carta do EIN ou uma carta posterior do IRS pode chegar lá.

Se você não tem residência, local principal de atividade, nem escritório ou agência principal nos EUA, o IRS informa que o pedido de EIN on-line não está disponível. Veja como abrir e administrar uma empresa americana do exterior para os métodos de pedido do EIN.

Que local e que identidade do proprietário um banco dos EUA verifica?

O programa de identificação de clientes (customer identification program) de um banco normalmente coleta o nome, o local físico e o número de identificação da empresa e depois usa métodos baseados em risco para verificar a identidade. Se a empresa já pediu um número fiscal, os procedimentos do banco podem permitir a abertura antes de ele chegar, desde que o pedido seja confirmado e o número seja obtido em prazo razoável; o banco ainda pode exigi-lo antes. Para uma empresa ou sociedade, o endereço é o local principal de atividade, um escritório local ou outro local físico. Para um empresário individual, é um endereço residencial ou comercial (rua). A regra federal não exige que nenhum dos dois endereços fique nos EUA (31 CFR 1020.220).

Para um cliente que é pessoa jurídica, os bancos cobertos geralmente identificam cada pessoa física que detém, direta ou indiretamente, pelo menos 25% e uma pessoa física que a controla. Se um trust detém essa participação, o banco identifica o administrador do trust (trustee), que pode ser uma entidade. Para cada pessoa física identificada, o banco coleta nome, data de nascimento, endereço residencial ou comercial (rua) e número de identificação. Um proprietário estrangeiro pode informar um endereço estrangeiro e os dados do passaporte. Não substitua o endereço real do proprietário pelo endereço de um agente (31 CFR 1010.230; perguntas frequentes da FinCEN sobre o CDD).

Um endereço de agente registrado, de serviço de correspondência ou virtual satisfaz um banco ou uma plataforma de pagamento?

Só se corresponder à informação pedida e a instituição o aceitar. Um endereço de correspondência pode ser útil para receber cartas, mas não substitui o local físico real da empresa no cadastro de identificação do cliente do banco. O banco precisa conseguir ter uma convicção razoável de que conhece o cliente e pode recusar ou encerrar uma conta quando não consegue verificar a identidade (31 CFR 1020.220).

As plataformas de pagamento definem as próprias regras de abertura de conta e podem pedir um endereço comercial, a identificação dos proprietários e um formulário fiscal. As instruções do Form W-8BEN do IRS tratam especificamente de entidades de liquidação de pagamentos (payment settlement entities) que pedem documentação fiscal de pessoas físicas estrangeiras. Antes de pagar por um serviço de endereço, pergunte à instituição qual campo é o endereço postal, qual é o local de operação e que provas ela aceita. O EIN confirma um número de identificação fiscal; ele não é uma aprovação de conta.

Se um banco recusar um endereço virtual ou de agente como local da empresa, informe o local físico real da empresa, mesmo que seja no exterior, e pergunte que comprovante ele aceita. Use o endereço do agente ou do serviço de correspondência apenas em um campo de endereço postal que a instituição permita. O banco ainda pode recusar o pedido (31 CFR 1020.220).

Que documentos devo reunir antes de pedir uma conta empresarial?

Reúna documentos que comprovem a pessoa jurídica, os proprietários e o local real de atividade. As regras federais dão aos bancos exemplos de documentos de verificação, e cada banco escolhe o conjunto que exige (31 CFR 1020.220; perguntas frequentes da FinCEN sobre o CDD).

Peça ao banco a lista de documentos antes de providenciar documentos extras. Se o endereço pedido pelo banco conflitar com os registros do IRS ou de constituição, explique o que cada endereço representa, em vez de alterar um registro para um endereço onde a empresa não opera.

Posso abrir uma conta nos EUA à distância ou usar minha empresa estrangeira atual?

Abrir a conta à distância só é possível se os procedimentos da instituição permitirem e a verificação for feita. As regras bancárias federais exigem procedimentos para contas abertas sem o cliente comparecer pessoalmente; elas não obrigam nenhum banco a oferecer abertura à distância (31 CFR 1020.220). Antes de pedir, pergunte sobre a residência do proprietário, a verificação de identidade à distância, os locais aceitos e os documentos.

A FinCEN permite que um banco verifique um beneficiário final que não pode comparecer pessoalmente por meio de uma cópia de um documento de identidade válido ou de outros métodos de verificação; o banco escolhe seus procedimentos (perguntas frequentes da FinCEN sobre o CDD).

Uma empresa estrangeira pode pedir a conta como cliente sem antes constituir uma LLC nos EUA: a regra de beneficiários finais inclui entidades semelhantes constituídas conforme a lei estrangeira que abrem uma conta. O banco ainda pode recusar. A regra de identificação bancária diz que, se uma empresa estrangeira não tem número de identificação, o banco deve pedir documentação alternativa emitida pelo governo que certifique a existência dela (31 CFR 1020.220). Se essa empresa estrangeira precisa de registro estadual ou de declarações fiscais nos EUA depende das atividades dela, e não apenas do pedido de conta; veja quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA.

Que nome e endereço vão no Form W-8BEN, W-8BEN-E ou W-9?

Um banco ou uma plataforma de pagamento pode pedir um formulário W-8 ou W-9 para documentar a situação fiscal do beneficiário nos EUA; esse formulário não substitui as verificações de identidade, que são separadas. Escolha o formulário pela situação fiscal do beneficiário e pela classificação fiscal da LLC, e não pelo lugar onde o proprietário mora nem pelo nome da conta. Um cidadão dos EUA que mora no exterior entrega o Form W-9, e não o W-8BEN (instruções do Form W-8BEN do IRS; Form W-9 do IRS).

Quando uma LLC dos EUA com um único proprietário estrangeiro é desconsiderada, em geral é o proprietário estrangeiro quem entrega o Form W-8 adequado, e não um Form W-9 da LLC. Uma LLC dos EUA tributada como corporação ou sociedade pode entregar o próprio Form W-9. Um pagamento efetivamente ligado a uma atividade comercial nos EUA (effectively connected) pode exigir o Form W-8ECI em vez do W-8BEN ou W-8BEN-E; confirme o tratamento fiscal do pagamento antes de assinar (instruções do Form W-8BEN do IRS; Form W-9 do IRS).

Uma sociedade estrangeira geralmente entrega o Form W-8IMY, e não o W-8BEN-E; exceções para entidades híbridas e para liquidação de pagamentos podem mudar a documentação (instruções do Form W-8BEN-E do IRS).

Se uma mudança de residência ou de situação fiscal tornar um W-8BEN ou W-8BEN-E incorreto, avise o pagador e entregue a documentação atualizada em até 30 dias. Quem passa a ser residente fiscal dos EUA pode precisar do Form W-9 (instruções do Form W-8BEN do IRS; instruções do Form W-8BEN-E do IRS).

Fora isso, esses formulários W-8 geralmente valem até 31 de dezembro do terceiro ano civil depois da assinatura; entregue ao pagador um formulário novo quando um vencer (instruções do Form W-8BEN do IRS; instruções do Form W-8BEN-E do IRS).

Como obter uma segunda via da carta do EIN que o banco pede?

O IRS oferece um extrato da entidade (entity transcript), uma carta digital de verificação do EIN para usuários elegíveis da Business Tax Account, ou a Letter 147C, pedida pela linha telefônica do IRS para impostos empresariais (IRS: confirmação do EIN). O IRS diz que sua carta digital de verificação CP575 pode substituir a carta original do EIN ou a Letter 147C; o acesso à conta depende do tipo de entidade e da elegibilidade do usuário (atualização de verão da Business Tax Account do IRS). Pergunte ao banco que comprovante do IRS ele vai aceitar.

Exemplo

Apenas ilustrativo; nenhum imposto é calculado. Um fundador mora e trabalha em Toronto e constitui uma LLC em Delaware. A empresa recebe correspondência no endereço do fundador em Toronto e usa um agente registrado de Delaware para receber citações judiciais. No Form SS-4, o fundador coloca o endereço postal de Toronto nas linhas 4a–4b e, se ele também for o local físico da empresa, não inventa um escritório em Delaware para as linhas 5a–5b. O banco pede o registro de constituição da LLC, a identificação do proprietário, a confirmação do EIN, o local de operação em Toronto e o uso previsto da conta. O endereço de um agente de Delaware, sozinho, não prova onde a LLC opera. O fundador pergunta se o banco vai verificar à distância o local em Toronto e o proprietário; cabe ao banco decidir se esses documentos atendem aos procedimentos dele.

É diferente no seu caso?

• Você ainda não constituiu uma entidade nos EUA ou precisa de um EIN sem um SSN dos EUA: veja como abrir e administrar uma empresa americana do exterior.
• Seu agente registrado renunciou ou a entidade perdeu a situação regular: veja como reativar sua empresa.
• Você trabalha, vende ou tem pessoas nos EUA: um endereço ou uma conta, por si sós, não definem a situação fiscal nos EUA; veja quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA.
• Você mora no Canadá e está escolhendo entre uma LLC dos EUA e uma corporação canadense: veja como abrir um negócio nos EUA sendo residente no Canadá.
• Você é um proprietário residente nos EUA e vai configurar impostos ou folha de pagamento depois da constituição: veja depois de constituir sua empresa.
• Um banco recusou seu endereço ou os registros da empresa, do proprietário e do IRS estão em conflito: reúna os documentos acima e procure ajuda para constituir a empresa antes de enviar outro pedido.