عنوان الشركة الأمريكية والوكيل والحساب المصرفي من الخارج

هل أحتاج إلى وكيل مسجّل في الولاية التي أسست فيها شركتي؟

يجب على الشركة المؤسسة في Delaware أن تحتفظ بمقر مسجّل ووكيل في Delaware حتى لو كان مالكوها وعملها في الخارج. يستلم الوكيل الإجراءات القانونية وبعض المراسلات الحكومية من الولاية، ولا يشترط أن يكون المقر المسجّل مكان عمل الشركة (إدارة الشركات في Delaware). وإذا أسست الشركة في ولاية أخرى، فتحقق من قاعدة ولاية التأسيس. وصاحب المنشأة الفردية الذي لم يؤسس كيانًا لا ينبغي له أن يفترض انطباق قاعدة الوكيل المسجّل الخاصة بالشركات.

إذا استقال الوكيل أو فقدت الشركة وضعها القانوني السليم، فراجع إعادة تفعيل شركتك لمعرفة خطوات الإصلاح لدى الولاية.

هل يمكنني أن أكون وكيلي المسجّل بنفسي، وهل أستخدم عنوان الوكيل كعنوان لعملي؟

في Delaware، لا يمكنك العمل وكيلًا لنفسك شخصيًا إلا إذا كنت مقيمًا في Delaware ولديك عنوان شارع فعلي فيها، وكنت موجودًا هناك عادةً في ساعات العمل المعتادة. والإقامة في الخارج وحدها لا تستوفي هذه الشروط. وتسمح Delaware لكيان مؤهل بأن يكون وكيل نفسه إذا كان موجودًا فيها فعليًا (إدارة الشركات في Delaware). وللولايات الأخرى قواعدها الخاصة.

مكتب الوكيل هو عنوان لتبليغ الإجراءات القانونية. وليس بالضرورة المكان الذي تدير منه الشركة أو تنفذ فيه العمل. استخدمه كعنوان بريدي في نموذج آخر فقط إذا وافق الوكيل على استلام هذا النوع من البريد وإعادة توجيهه بسرعة. ولا تصفه بأنه مقر التشغيل الفعلي للشركة إلا إذا كانت الشركة تعمل فيه فعلًا (إدارة الشركات في Delaware؛ تعليمات النموذج SS-4 من IRS).

بالنسبة إلى تقرير ضريبة الامتياز السنوي لشركة في Delaware، لا يجوز أن يكون عنوان المقر الرئيسي للأعمال هو مقرها المسجّل أو عنوان وكيل آخر، إلا إذا كانت تعمل في Delaware وتؤدي دور وكيل نفسها (قانون Delaware، العنوان 8، القسم 502).

ما العناوين التي تُكتب في النموذج SS-4 عندما يكون المالك والعمل في الخارج؟

يفصل النموذج SS-4 بين العنوان الذي ينبغي أن ترسل إليه IRS البريد وبين الموقع الفعلي للكيان. وعنوان التأسيس في الولايات المتحدة لا يحوّل نشاطًا يُدار من الخارج إلى مكتب فعلي في الولايات المتحدة (تعليمات النموذج SS-4 من IRS).

هذه هي تعليمات السطور والنموذج الصادران عن IRS. ينبغي أن يطابق الاسم القانوني في السطر 1 عقد التأسيس أو وثيقة تأسيس أخرى. وبالنسبة إلى صاحب المنشأة الفردية، فالسطر 1 هو اسم الفرد، ويُكتب الاسم التجاري المختلف في السطر 2 (تعليمات النموذج SS-4 من IRS).

هل يمكنني استخدام عنوان بريدي أجنبي لدى IRS وتغييره لاحقًا؟

نعم. يسمح النموذج SS-4 صراحةً بعنوان بريدي خارج الولايات المتحدة، ويُبلَّغ عن أي تغيير لاحق في العنوان البريدي للكيان أو موقع أعماله بالنموذج 8822-B. وعلى الكيان الذي لديه EIN أن يبلّغ عن تغيير الطرف المسؤول في هذا النموذج خلال 60 يومًا (النموذج 8822-B من IRS). احتفظ بعنوان توصيل صالح: فقد يصل إليه إشعار EIN أو خطاب لاحق من IRS.

إذا لم يكن لديك سكن أو مقر رئيسي للأعمال أو مكتب أو وكالة رئيسية في الولايات المتحدة، فإن IRS تفيد بأن طلب EIN عبر الإنترنت غير متاح. راجع تأسيس شركة وإدارتها من الخارج لمعرفة طرق التقدم بطلب EIN.

ما الموقع وهوية المالك اللذان يتحقق منهما البنك الأمريكي؟

يجمع برنامج تحديد هوية العملاء لدى البنك عادةً اسم الشركة وموقعها الفعلي ورقمها التعريفي، ثم يستخدم أساليب قائمة على المخاطر للتحقق من هويتها. وإذا كانت الشركة قد قدمت طلبًا للحصول على رقم تعريف ضريبي، فقد تسمح إجراءات البنك بفتح الحساب قبل وصوله، بشرط التأكد من الطلب والحصول على الرقم خلال مدة معقولة؛ وقد يطلب البنك الرقم أولًا. وبالنسبة إلى الشركة أو الشراكة، فالعنوان هو المقر الرئيسي للأعمال أو المكتب المحلي أو أي موقع فعلي آخر. وبالنسبة إلى صاحب المنشأة الفردية، فهو عنوان شارع سكني أو تجاري. ولا تشترط القاعدة الفيدرالية أن يكون أي من العنوانين في الولايات المتحدة (31 CFR 1020.220).

بالنسبة إلى عميل كيان قانوني، تحدد البنوك المشمولة عادةً كل فرد يملك بصورة مباشرة أو غير مباشرة ما لا يقل عن 25%، وفردًا واحدًا يتحكم في الكيان. وإذا كانت هذه الحصة مملوكة لصندوق ائتمان (Trust)، فيحدد البنك الأمين، وقد يكون كيانًا. ويجمع البنك لكل فرد محدَّد الاسم وتاريخ الميلاد وعنوان شارع سكنيًا أو تجاريًا ورقم هوية. ويمكن للمالك الأجنبي تقديم عنوان شارع أجنبي وبيانات جواز السفر. لا تستبدل عنوان الوكيل بعنوان الشارع الحقيقي للمالك (31 CFR 1010.230؛ الأسئلة الشائعة عن العناية الواجبة تجاه العملاء من FinCEN).

هل يكفي عنوان الوكيل المسجّل أو خدمة البريد أو العنوان الافتراضي لدى البنك أو منصة الدفع؟

فقط إذا كان يناسب المعلومة المطلوبة وقبلته المؤسسة. قد يفيد موقع بريدي في المراسلات، لكنه لا يحل محل الموقع الفعلي للشركة في سجل تحديد هوية العميل لدى البنك. ويجب أن يكون البنك قادرًا على تكوين قناعة معقولة بأنه يعرف عميله، وله أن يرفض الحساب أو يغلقه إذا تعذر عليه التحقق من الهوية (31 CFR 1020.220).

تضع منصات الدفع قواعدها الخاصة لفتح الحسابات، وقد تطلب عنوان العمل وهوية المالك ونموذجًا ضريبيًا. وتتناول تعليمات IRS للنموذج W-8BEN تحديدًا طلب كيانات تسوية المدفوعات مستندات ضريبية من الأفراد الأجانب. اسأل المؤسسة أي حقل يعني العنوان البريدي وأيها يعني موقع التشغيل وما الأدلة التي تقبلها، قبل أن تدفع مقابل خدمة عنوان. فالـ EIN يؤكد رقمًا تعريفيًا ضريبيًا، ولا يعني الموافقة على فتح حساب.

إذا رفض البنك عنوانًا افتراضيًا أو عنوان وكيل كموقع للعمل، فقدّم له الموقع الفعلي الحقيقي للشركة حتى لو كان في الخارج، واسأل عن الإثبات الذي يقبله. واستخدم عنوان الوكيل أو خدمة البريد في حقل بريدي تسمح به المؤسسة فقط. وقد يرفض البنك الطلب مع ذلك (31 CFR 1020.220).

ما السجلات التي ينبغي أن أجمعها قبل التقدم بطلب حساب للشركة؟

جهّز مستندات تثبت الكيان القانوني ومالكيه وموقع العمل الحقيقي. تعطي القواعد الفيدرالية البنوك أمثلة على مستندات التحقق، بينما يحدد كل بنك الحزمة التي يطلبها (31 CFR 1020.220؛ الأسئلة الشائعة عن العناية الواجبة تجاه العملاء من FinCEN).

اطلب من البنك قائمة المتطلبات قبل طلب مستندات إضافية. وإذا تعارض العنوان الذي يطلبه البنك مع سجلات IRS أو التأسيس، فاشرح ما يمثله كل عنوان بدلًا من تغيير سجل إلى عنوان لا يعمل فيه النشاط.

هل يمكنني فتح حساب أمريكي عن بُعد أو استخدام شركتي الأجنبية القائمة؟

فتح الحساب عن بُعد ممكن فقط إذا سمحت به إجراءات المؤسسة وتحققت منه. تشترط قواعد البنوك الفيدرالية وجود إجراءات للحسابات التي تُفتح دون حضور العميل شخصيًا، لكنها لا تُلزم أي بنك بتقديم الفتح عن بُعد (31 CFR 1020.220). اسأل عن إقامة المالك، وفحوص الهوية عن بُعد، والمواقع والمستندات المقبولة قبل التقدم بالطلب.

تسمح FinCEN للبنك بالتحقق من هوية مستفيد فعلي لا يستطيع الحضور شخصيًا عبر نسخة من هوية سارية أو بأساليب تحقق أخرى؛ ويختار البنك إجراءاته (الأسئلة الشائعة عن العناية الواجبة تجاه العملاء من FinCEN).

يجوز لشركة أجنبية التقدم كعميل دون تأسيس LLC أمريكية أولًا: فـقاعدة المالك المستفيد تشمل الكيانات المماثلة المؤسسة بموجب قانون أجنبي والتي تفتح حسابًا. وقد يرفضها البنك مع ذلك. وتنص قاعدة تحديد الهوية لدى البنوك على أنه إذا لم يكن لدى منشأة أعمال أجنبية رقم تعريفي، فعلى البنك أن يطلب مستندات بديلة صادرة عن جهة حكومية تثبت وجوده (31 CFR 1020.220). وحاجة هذه الشركة الأجنبية إلى تسجيل لدى الولاية أو إقرارات ضريبية أمريكية تعتمد على أنشطتها، وليس على طلب فتح الحساب وحده؛ راجع متى يدين المالكون الأجانب بضريبة أمريكية.

ما الاسم والعنوان اللذان يُكتبان في النموذج W-8BEN أو W-8BEN-E أو W-9؟

قد يطلب البنك أو منصة الدفع النموذج W-8 أو W-9 لتوثيق الوضع الضريبي الأمريكي للمستفيد من الدفع؛ ولا يحل هذا النموذج محل فحوص الهوية المنفصلة. اختر النموذج بحسب الوضع الضريبي للمستفيد والتصنيف الضريبي لـ LLC، وليس بحسب مكان إقامة المالك أو اسم الحساب. ويقدّم المواطن الأمريكي المقيم في الخارج النموذج W-9، وليس W-8BEN (تعليمات W-8BEN من IRS؛ النموذج W-9 من IRS).

في LLC أمريكية بمالك أجنبي واحد وهي كيان مُهمَل ضريبيًا، يقدّم المالك الأجنبي عادةً النموذج W-8 المناسب، وليس النموذج W-9 باسم LLC. أما LLC الأمريكية التي تخضع لضريبة الشركات أو الشراكات فقد تقدّم النموذج W-9 الخاص بها. وقد تتطلب الدفعة المرتبطة فعليًا بنشاط تجاري في الولايات المتحدة النموذج W-8ECI بدلًا من W-8BEN أو W-8BEN-E؛ فتأكد من المعاملة الضريبية للدفعة قبل التوقيع (تعليمات W-8BEN من IRS؛ النموذج W-9 من IRS).

تقدّم الشراكة الأجنبية عادةً النموذج W-8IMY بدلًا من W-8BEN-E؛ وقد تغيّر استثناءات الكيانات الهجينة وتسوية المدفوعات المستندات المطلوبة (تعليمات W-8BEN-E من IRS).

إذا جعل تغيير في الإقامة أو الوضع الضريبي النموذج W-8BEN أو W-8BEN-E غير صحيح، فأبلغ الجهة الدافعة وقدّم مستندات محدَّثة خلال 30 يومًا. وقد يحتاج من يصبح مقيمًا ضريبيًا في الولايات المتحدة إلى النموذج W-9 (تعليمات W-8BEN من IRS؛ تعليمات W-8BEN-E من IRS).

وفيما عدا ذلك، تسري نماذج W-8 هذه عادةً حتى 31 ديسمبر من السنة التقويمية الثالثة بعد التوقيع؛ فقدّم للجهة الدافعة نموذجًا جديدًا عند انتهاء صلاحية النموذج (تعليمات W-8BEN من IRS؛ تعليمات W-8BEN-E من IRS).

كيف أستبدل إشعار EIN الذي يطلبه البنك؟

تتيح IRS نسخة سجل الكيان (Entity Transcript)، أو إشعار تحقق رقمي من EIN للمستخدمين المؤهلين لحساب الضريبة التجارية (Business Tax Account)، أو الخطاب 147C الذي يُطلب عبر خط IRS الهاتفي للضرائب التجارية (IRS: تأكيد EIN). وتفيد IRS بأن إشعار التحقق الرقمي CP575 يمكن أن يحل محل إشعار EIN الأصلي أو الخطاب 147C؛ والوصول إلى الحساب يعتمد على نوع الكيان وأهلية المستخدم (تحديث صيف IRS لحساب الضريبة التجارية). اسأل البنك عن إثبات IRS الذي سيقبله.

مثال

للتوضيح فقط؛ لا تُحتسب أي ضريبة. يعيش مؤسس ويعمل في تورنتو ويؤسس LLC في Delaware. تستلم الشركة بريدها على عنوان المؤسس في تورنتو، وتستخدم وكيلًا مسجّلًا في Delaware لاستلام الإجراءات القانونية. وفي النموذج SS-4، يكتب المؤسس عنوان تورنتو البريدي في السطرين 4a–4b، وإذا كان هو أيضًا الموقع الفعلي للشركة، فلا يختلق مكتبًا في Delaware للسطرين 5a–5b. ويطلب البنك سجل تأسيس LLC وهوية المالك وتأكيد EIN وموقع التشغيل في تورنتو والاستخدام المتوقع للحساب. وعنوان وكيل Delaware وحده لا يثبت المكان الذي تعمل منه LLC. ويسأل المؤسس هل سيتحقق البنك من موقع تورنتو ومن المالك عن بُعد؛ والبنك هو من يقرر هل تستوفي هذه السجلات إجراءاته.

هل وضعك مختلف؟

• لم تؤسس كيانًا أمريكيًا بعد أو تحتاج إلى EIN بدون رقم ضمان اجتماعي أمريكي: راجع تأسيس شركة وإدارتها من الخارج.
• استقال وكيلك المسجّل أو فقد الكيان وضعه القانوني السليم: راجع إعادة تفعيل شركتك.
• تعمل أو تبيع أو لديك أشخاص في الولايات المتحدة: العنوان أو الحساب وحده لا يحسم الوضع الضريبي الأمريكي؛ راجع متى يدين المالكون الأجانب بضريبة أمريكية.
• تقيم في كندا وتختار بين LLC أمريكية وشركة كندية: راجع إنشاء نشاط تجاري أمريكي كمقيم في كندا.
• أنت مالك مقيم في الولايات المتحدة وتُعدّ الضرائب أو الرواتب بعد التأسيس: راجع بعد تأسيس شركتك.
• رفض بنك عنوانك أو شركتك، أو تتعارض سجلات الشركة والمالك وIRS: اجمع السجلات المذكورة أعلاه واطلب مساعدة في تأسيس الأعمال قبل تقديم طلب آخر.