Société américaine depuis l'étranger : adresse, agent, banque

Ai-je besoin d'un agent enregistré dans l'État où j'ai constitué ma société?

Une société constituée au Delaware doit maintenir un bureau enregistré et un agent au Delaware, même si ses propriétaires et son travail sont à l'étranger. L'agent reçoit les actes de procédure et certaines communications de l'État. Le bureau enregistré n'a pas à être le lieu d'affaires de la société (Delaware Division of Corporations). Si vous avez constitué votre société ailleurs, vérifiez la règle de l'État de constitution. Un entrepreneur individuel qui n'a pas constitué d'entité ne doit pas présumer qu'une règle d'agent enregistré pour les sociétés s'applique à lui.

Si un agent démissionne ou si la société n'est plus en règle, consultez la remise en règle de votre société pour connaître les démarches de régularisation auprès de l'État.

Puis-je être mon propre agent enregistré et utiliser l'adresse de l'agent comme adresse d'entreprise?

Au Delaware, vous ne pouvez agir personnellement comme votre propre agent que si vous résidez au Delaware, que vous avez une adresse civique physique au Delaware et que vous y êtes généralement présent pendant les heures normales d'ouverture. Vivre à l'étranger ne répond pas à ces exigences. Le Delaware permet à une entité admissible d'agir comme son propre agent lorsqu'elle s'y trouve physiquement (Delaware Division of Corporations). Les autres États fixent leurs propres règles.

Le bureau d'un agent est une adresse pour la signification des actes de procédure. Ce n'est pas automatiquement l'endroit où vous dirigez la société ou où le travail est exécuté. Utilisez-le comme adresse postale dans un autre formulaire seulement si l'agent accepte de recevoir et de vous transmettre rapidement ce type de courrier. Ne l'indiquez pas comme lieu d'exploitation physique de la société, sauf si la société y exerce réellement ses activités (Delaware Division of Corporations; instructions du formulaire SS-4 de l'IRS).

Pour le rapport annuel sur la taxe de franchise d'une société du Delaware, l'adresse du principal établissement ne peut pas être son bureau enregistré ni l'adresse d'un autre agent, sauf si la société exerce ses activités au Delaware et agit comme son propre agent (Delaware Code, titre 8, article 502).

Quelles adresses inscrire sur le formulaire SS-4 lorsque le propriétaire et le travail sont à l'étranger?

Le formulaire SS-4 (demande d'EIN) distingue l'endroit où l'IRS doit envoyer le courrier de l'endroit où l'entité se trouve physiquement. Une adresse de constitution aux États-Unis ne transforme pas une entreprise exploitée à l'étranger en bureau physique américain (instructions du formulaire SS-4 de l'IRS).

Il s'agit des instructions de ligne et du formulaire de l'IRS. La dénomination sociale à la ligne 1 doit correspondre aux statuts ou à un autre document de constitution. Pour un entrepreneur individuel, la ligne 1 contient le nom de la personne, et un nom commercial différent va à la ligne 2 (instructions du formulaire SS-4 de l'IRS).

Puis-je utiliser une adresse postale étrangère auprès de l'IRS et la changer plus tard?

Oui. Le formulaire SS-4 permet expressément une adresse postale hors des États-Unis, et le formulaire 8822-B déclare un changement ultérieur d'adresse postale ou de lieu d'affaires de l'entité. Une entité qui possède un EIN doit déclarer sur ce formulaire un changement de partie responsable dans un délai de 60 jours (formulaire 8822-B de l'IRS). Conservez une adresse de livraison fonctionnelle : un avis d'EIN ou une lettre ultérieure de l'IRS peut y arriver.

Si vous n'avez ni résidence aux États-Unis, ni principal établissement, ni bureau ou agence principale, l'IRS indique que la demande d'EIN en ligne n'est pas offerte. Pour les méthodes de demande d'EIN, consultez constituer et gérer une société depuis l'étranger.

Quel emplacement et quelle identité du propriétaire une banque américaine vérifie-t-elle?

Le programme d'identification des clients d'une banque recueille normalement le nom, l'emplacement physique et le numéro d'identification de la société, puis vérifie son identité selon des méthodes fondées sur le risque. Si la société a demandé un numéro d'identification fiscale, les procédures de la banque peuvent permettre l'ouverture avant son arrivée, à condition de confirmer la demande et d'obtenir le numéro dans un délai raisonnable; la banque peut tout de même l'exiger d'abord. Pour une société ou une société de personnes, l'adresse est le principal établissement, un bureau local ou un autre lieu physique. Pour un entrepreneur individuel, c'est une adresse civique résidentielle ou d'affaires. La règle fédérale n'exige pas que l'une ou l'autre de ces adresses soit aux États-Unis (31 CFR 1020.220).

Pour une entité juridique cliente, les banques visées identifient généralement chaque personne physique qui détient directement ou indirectement au moins 25 %, ainsi qu'une personne physique qui la contrôle. Si une fiducie détient cette part, la banque identifie le fiduciaire, qui peut être une entité. Pour chaque personne identifiée, la banque recueille le nom, la date de naissance, l'adresse civique résidentielle ou d'affaires et un numéro d'identification. Un propriétaire étranger peut fournir une adresse civique étrangère et les données de son passeport. Ne remplacez pas la véritable adresse civique du propriétaire par l'adresse d'un agent (31 CFR 1010.230; questions fréquentes de FinCEN sur la diligence raisonnable).

Une adresse d'agent enregistré, de service de courrier ou d'adresse virtuelle satisfera-t-elle une banque ou une plateforme de paiement?

Seulement si elle correspond aux renseignements demandés et si l'institution l'accepte. Un lieu de réception du courrier peut servir pour la correspondance, mais il ne remplace pas l'emplacement physique réel de la société dans le dossier d'identification du client de la banque. La banque doit pouvoir se former une conviction raisonnable qu'elle connaît son client, et elle peut refuser ou fermer un compte lorsqu'elle ne peut pas vérifier l'identité (31 CFR 1020.220).

Les plateformes de paiement fixent leurs propres règles d'accueil et peuvent demander une adresse d'entreprise, une pièce d'identité du propriétaire et un formulaire fiscal. Les instructions du formulaire W-8BEN de l'IRS traitent expressément des entités de règlement de paiements qui demandent des documents fiscaux à des particuliers étrangers. Demandez à l'institution quelle case désigne l'adresse postale, laquelle désigne le lieu d'exploitation et quelles preuves elle accepte, avant de payer pour un service d'adresse. Un EIN confirme un identifiant fiscal; il n'équivaut pas à l'approbation d'un compte.

Si une banque refuse une adresse virtuelle ou d'agent comme lieu d'affaires, donnez-lui l'emplacement physique réel de la société, même à l'étranger, et demandez quelle preuve elle accepte. N'utilisez l'adresse de l'agent ou du service de courrier que dans une case d'adresse postale que l'institution permet. La banque peut tout de même refuser la demande (31 CFR 1020.220).

Quels documents réunir avant de demander un compte d'entreprise?

Préparez des documents qui établissent l'entité juridique, ses propriétaires et le véritable lieu d'affaires. Les règles fédérales donnent aux banques des exemples de documents de vérification, mais chaque banque choisit l'ensemble de documents qu'elle exige (31 CFR 1020.220; questions fréquentes de FinCEN sur la diligence raisonnable).

Demandez à la banque sa liste de documents avant d'en commander d'autres. Si l'adresse qu'elle demande entre en conflit avec les dossiers de l'IRS ou de constitution, expliquez ce que chaque adresse représente plutôt que de modifier un dossier pour y mettre une adresse où l'entreprise n'exerce pas ses activités.

Puis-je ouvrir un compte américain à distance ou utiliser ma société étrangère existante?

L'ouverture à distance n'est possible que si les procédures de l'institution la permettent et la vérifient. Les règles bancaires fédérales exigent des procédures pour les comptes ouverts sans que le client se présente en personne; elles n'obligent aucune banque à offrir l'ouverture à distance (31 CFR 1020.220). Renseignez-vous sur la résidence du propriétaire, les vérifications d'identité à distance, les emplacements et les documents acceptables avant de présenter votre demande.

FinCEN permet à une banque de vérifier un bénéficiaire effectif qui ne peut pas se présenter en personne au moyen d'une copie d'une pièce d'identité valide ou d'autres méthodes de vérification; la banque choisit ses procédures (questions fréquentes de FinCEN sur la diligence raisonnable).

Une société étrangère peut présenter sa demande comme cliente sans avoir d'abord constitué une LLC américaine : la règle sur les bénéficiaires effectifs vise aussi les entités semblables constituées selon le droit étranger qui ouvrent un compte. Une banque peut tout de même la refuser. La règle d'identification des banques prévoit que, si une entreprise étrangère n'a pas de numéro d'identification, la banque doit demander d'autres documents émis par un gouvernement qui attestent son existence (31 CFR 1020.220). La question de savoir si cette société étrangère doit s'immatriculer dans un État ou produire des déclarations fiscales américaines dépend de ses activités, et non de la seule demande de compte; consultez quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain.

Quel nom et quelle adresse inscrire sur le formulaire W-8BEN, W-8BEN-E ou W-9?

Une banque ou une plateforme de paiement peut demander un formulaire W-8 ou W-9 pour documenter le statut fiscal américain du bénéficiaire; ce formulaire ne remplace pas ses contrôles d'identité distincts. Choisissez le formulaire selon le statut fiscal du bénéficiaire et la classification fiscale de la LLC, et non selon le lieu de résidence du propriétaire ou le nom du compte. Un citoyen américain qui vit à l'étranger remet le formulaire W-9, et non le W-8BEN (instructions du formulaire W-8BEN de l'IRS; formulaire W-9 de l'IRS).

Pour une LLC américaine ignorée qui compte un seul propriétaire étranger, c'est généralement le propriétaire étranger qui remet le formulaire W-8 approprié, et non un formulaire W-9 de la LLC. Une LLC américaine imposée comme une société ou une société de personnes peut remettre son propre formulaire W-9. Un paiement effectivement rattaché à une entreprise ou à un commerce aux États-Unis peut exiger le formulaire W-8ECI plutôt que le W-8BEN ou le W-8BEN-E; confirmez le traitement fiscal du paiement avant de signer (instructions du formulaire W-8BEN de l'IRS; formulaire W-9 de l'IRS).

Une société de personnes étrangère remet généralement le formulaire W-8IMY plutôt que le W-8BEN-E; les exceptions pour les entités hybrides et les entités de règlement de paiements peuvent changer les documents exigés (instructions du formulaire W-8BEN-E de l'IRS).

Si un changement de résidence ou de statut fiscal rend un formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E inexact, avisez le payeur et fournissez des documents à jour dans un délai de 30 jours. Une personne qui devient résidente fiscale américaine peut devoir remettre le formulaire W-9 (instructions du formulaire W-8BEN de l'IRS; instructions du formulaire W-8BEN-E de l'IRS).

Sinon, ces formulaires W-8 valent généralement jusqu'au 31 décembre de la troisième année civile suivant la signature; remettez un nouveau formulaire au payeur lorsque le vôtre expire (instructions du formulaire W-8BEN de l'IRS; instructions du formulaire W-8BEN-E de l'IRS).

Comment remplacer un avis d'EIN demandé par une banque?

L'IRS offre un relevé d'entité, un avis numérique de vérification de l'EIN pour les utilisateurs admissibles d'un compte fiscal d'entreprise, ou la lettre 147C demandée par la ligne téléphonique fiscale pour les entreprises (IRS : confirmation de l'EIN). L'IRS indique que son avis numérique de vérification CP575 peut remplacer un avis d'EIN original ou la lettre 147C; l'accès au compte dépend du type d'entité et de l'admissibilité de l'utilisateur (mise à jour estivale de l'IRS sur le compte fiscal d'entreprise). Demandez à la banque quelle preuve de l'IRS elle acceptera.

Exemple

À titre indicatif seulement; aucun impôt n'est calculé. Un fondateur vit et travaille à Toronto et constitue une LLC du Delaware. La société reçoit son courrier à l'adresse torontoise du fondateur et utilise un agent enregistré du Delaware pour recevoir les actes de procédure. Sur le formulaire SS-4, le fondateur inscrit son adresse postale de Toronto aux lignes 4a–4b et, si c'est aussi le lieu physique de la société, n'invente pas un bureau au Delaware pour les lignes 5a–5b. La banque demande le document de constitution de la LLC, une pièce d'identité du propriétaire, la confirmation de l'EIN, le lieu d'exploitation à Toronto et l'utilisation prévue du compte. L'adresse d'un agent du Delaware ne suffit pas, à elle seule, à établir où la LLC exerce ses activités. Le fondateur demande si la banque vérifiera à distance le lieu d'exploitation à Toronto et l'identité du propriétaire; c'est la banque qui décide si ces documents répondent à ses procédures.

Votre situation est différente?

• Vous n'avez pas constitué d'entité américaine ou vous avez besoin d'un EIN sans numéro de sécurité sociale américain : consultez constituer et gérer une société depuis l'étranger.
• Votre agent enregistré a démissionné ou l'entité n'est plus en règle : consultez la remise en règle de votre société.
• Vous travaillez, vendez ou avez du personnel aux États-Unis : une adresse ou un compte ne règle pas à lui seul le statut fiscal américain; consultez quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain.
• Vous vivez au Canada et hésitez entre une LLC américaine et une société canadienne : consultez démarrer une entreprise américaine en tant que résident du Canada.
• Vous êtes propriétaire et résident des États-Unis et vous mettez en place l'impôt ou la paie après la constitution : consultez après la constitution de votre société.
• Une banque a refusé votre adresse, ou les dossiers de votre société, de son propriétaire et de l'IRS sont en conflit : réunissez les documents ci-dessus et demandez de l'aide à la création d'entreprise avant de présenter une autre demande.