Địa chỉ, đại diện và ngân hàng cho công ty Hoa Kỳ từ nước ngoài

Tôi có cần đại diện đăng ký tại tiểu bang nơi tôi thành lập công ty không?

Công ty thành lập tại Delaware phải duy trì trụ sở đăng ký và đại diện đăng ký tại Delaware, kể cả khi chủ sở hữu và công việc đều ở nước ngoài. Đại diện đăng ký nhận văn bản tố tụng và một số thông báo của tiểu bang. Trụ sở đăng ký không nhất thiết là nơi công ty kinh doanh (Phòng Công ty Delaware). Nếu bạn thành lập ở tiểu bang khác, hãy kiểm tra quy định của tiểu bang đó. Chủ doanh nghiệp một chủ chưa thành lập pháp nhân không nên mặc định rằng quy tắc đại diện đăng ký của công ty áp dụng cho mình.

Nếu đại diện đăng ký từ chức hoặc công ty mất tình trạng hoạt động hợp lệ (good standing), xem khôi phục công ty của bạn để biết các bước khắc phục với tiểu bang.

Tôi có thể tự làm đại diện đăng ký, và dùng địa chỉ của đại diện đăng ký làm địa chỉ kinh doanh được không?

Tại Delaware, bạn chỉ có thể tự làm đại diện đăng ký cho mình nếu bạn là cư dân Delaware, có địa chỉ đường phố thực tế tại Delaware và thường có mặt ở đó trong giờ làm việc bình thường. Chỉ sống ở nước ngoài thì không đáp ứng các điều kiện này. Delaware cho phép một pháp nhân đủ điều kiện tự làm đại diện đăng ký khi pháp nhân đó thực sự có mặt tại Delaware (Phòng Công ty Delaware). Các tiểu bang khác có quy định riêng.

Văn phòng của đại diện đăng ký là địa chỉ để nhận văn bản tố tụng. Đó không mặc nhiên là nơi bạn điều hành công ty hay làm việc. Chỉ dùng địa chỉ này làm địa chỉ nhận thư trên các biểu mẫu khác nếu đại diện đăng ký đồng ý nhận và chuyển tiếp kịp thời loại thư đó. Đừng ghi đó là nơi hoạt động thực tế của công ty trừ khi công ty thật sự hoạt động ở đó (Phòng Công ty Delaware; hướng dẫn Form SS-4 của IRS).

Với báo cáo thuế đặc quyền kinh doanh (franchise tax) hằng năm của công ty Delaware, địa chỉ trụ sở kinh doanh chính không được là trụ sở đăng ký hay địa chỉ của đại diện đăng ký khác, trừ khi công ty hoạt động tại Delaware và tự làm đại diện đăng ký (Bộ luật Delaware, title 8, section 502).

Những địa chỉ nào được ghi trên Form SS-4 khi chủ sở hữu và công việc ở nước ngoài?

Form SS-4 tách riêng nơi IRS gửi thư và nơi pháp nhân thực sự đặt trụ sở. Địa chỉ thành lập tại Hoa Kỳ không biến doanh nghiệp điều hành từ nước ngoài thành một văn phòng thực tế tại Hoa Kỳ (hướng dẫn Form SS-4 của IRS).

Đây là hướng dẫn từng dòng và biểu mẫu của IRS. Tên pháp lý ở dòng 1 nên khớp với điều lệ hoặc giấy tờ thành lập khác. Với chủ doanh nghiệp một chủ, dòng 1 là tên cá nhân, còn tên thương mại khác ghi ở dòng 2 (hướng dẫn Form SS-4 của IRS).

Tôi có thể dùng địa chỉ nhận thư của IRS ở nước ngoài rồi đổi sau không?

Được. Form SS-4 cho phép rõ ràng dùng địa chỉ nhận thư ngoài Hoa Kỳ, và Form 8822-B dùng để báo thay đổi địa chỉ nhận thư hoặc nơi kinh doanh của pháp nhân sau này. Pháp nhân đã có EIN phải báo thay đổi người chịu trách nhiệm (responsible party) trên biểu mẫu đó trong vòng 60 ngày (IRS Form 8822-B). Hãy giữ một địa chỉ nhận thư còn dùng được, vì thông báo EIN hoặc thư IRS sau này có thể gửi đến đó.

Nếu bạn không có nơi cư trú, trụ sở kinh doanh chính, hay văn phòng hoặc đại lý chính tại Hoa Kỳ, IRS cho biết không thể xin EIN trực tuyến. Xem thành lập và điều hành công ty từ nước ngoài để biết các cách xin EIN.

Ngân hàng Hoa Kỳ xác minh vị trí và danh tính chủ sở hữu như thế nào?

Chương trình nhận diện khách hàng của ngân hàng thường thu thập tên công ty, vị trí thực tế và mã số định danh, rồi dùng các phương pháp dựa trên rủi ro để xác minh danh tính. Nếu công ty đã nộp đơn xin mã số thuế, quy trình của ngân hàng có thể cho phép mở tài khoản trước khi nhận được mã, với điều kiện xác nhận đơn xin và có được mã số trong thời hạn hợp lý. Ngân hàng vẫn có thể yêu cầu có mã trước. Với công ty hoặc hợp danh, địa chỉ là trụ sở kinh doanh chính, văn phòng địa phương hoặc nơi hoạt động thực tế khác. Với chủ doanh nghiệp một chủ là cá nhân, đó là địa chỉ đường phố nơi ở hoặc nơi kinh doanh. Quy định liên bang không yêu cầu hai loại địa chỉ này phải nằm tại Hoa Kỳ (31 CFR 1020.220).

Với khách hàng là pháp nhân, các ngân hàng thuộc diện áp dụng thường xác định từng cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp ít nhất 25% và một cá nhân kiểm soát pháp nhân. Nếu một quỹ tín thác sở hữu phần đó, ngân hàng xác định người được ủy thác (trustee), có thể là một pháp nhân. Với mỗi cá nhân được xác định, ngân hàng thu thập họ tên, ngày sinh, địa chỉ đường phố nơi ở hoặc nơi kinh doanh và số giấy tờ nhận diện. Chủ sở hữu nước ngoài có thể cung cấp địa chỉ đường phố ở nước ngoài và thông tin hộ chiếu. Đừng thay địa chỉ đường phố thật của chủ sở hữu bằng địa chỉ của đại diện đăng ký (31 CFR 1010.230; câu hỏi thường gặp về CDD của FinCEN).

Địa chỉ của đại diện đăng ký, dịch vụ nhận thư hay địa chỉ ảo có đáp ứng yêu cầu của ngân hàng hoặc nền tảng thanh toán không?

Chỉ khi nó phù hợp với thông tin được yêu cầu và tổ chức đó chấp nhận. Địa điểm nhận thư có thể hữu ích để nhận thư từ, nhưng không thay thế vị trí hoạt động thực tế của công ty trong hồ sơ nhận diện khách hàng của ngân hàng. Ngân hàng phải có cơ sở hợp lý để tin rằng họ biết khách hàng của mình, và có thể từ chối hoặc đóng tài khoản khi không xác minh được danh tính (31 CFR 1020.220).

Nền tảng thanh toán đặt quy tắc tiếp nhận riêng và có thể yêu cầu địa chỉ doanh nghiệp, giấy tờ nhận diện chủ sở hữu và một mẫu khai thuế. Hướng dẫn Form W-8BEN của IRS có đề cập cụ thể việc các tổ chức quyết toán thanh toán (payment settlement entity) yêu cầu giấy tờ thuế từ cá nhân nước ngoài. Hãy hỏi tổ chức đó trường nào là địa chỉ nhận thư, trường nào là nơi hoạt động, và họ chấp nhận bằng chứng gì, trước khi trả tiền cho dịch vụ địa chỉ. EIN xác nhận mã số thuế, không phải sự chấp thuận mở tài khoản.

Nếu ngân hàng từ chối địa chỉ ảo hoặc địa chỉ của đại diện đăng ký làm nơi kinh doanh, hãy cung cấp vị trí hoạt động thực tế của công ty, kể cả ở nước ngoài, và hỏi họ chấp nhận bằng chứng gì. Chỉ dùng địa chỉ của đại diện đăng ký hoặc dịch vụ nhận thư ở trường nhận thư mà tổ chức đó cho phép. Ngân hàng vẫn có thể từ chối hồ sơ (31 CFR 1020.220).

Tôi nên chuẩn bị những hồ sơ nào trước khi xin mở tài khoản công ty?

Hãy chuẩn bị các giấy tờ chứng minh pháp nhân, chủ sở hữu và nơi kinh doanh thực tế. Quy định liên bang nêu ví dụ về giấy tờ xác minh cho ngân hàng, còn mỗi ngân hàng tự chọn bộ hồ sơ bắt buộc (31 CFR 1020.220; câu hỏi thường gặp về CDD của FinCEN).

Hãy hỏi ngân hàng danh sách hồ sơ trước khi đặt thêm giấy tờ. Nếu địa chỉ ngân hàng yêu cầu mâu thuẫn với hồ sơ của IRS hoặc hồ sơ thành lập, hãy giải thích mỗi địa chỉ đại diện cho điều gì, thay vì đổi hồ sơ sang một địa chỉ mà doanh nghiệp không hoạt động.

Tôi có thể mở tài khoản Hoa Kỳ từ xa hoặc dùng công ty nước ngoài sẵn có không?

Chỉ có thể mở tài khoản từ xa khi quy trình của tổ chức cho phép và có cách xác minh. Quy định ngân hàng liên bang yêu cầu có quy trình cho tài khoản mở khi khách hàng không có mặt trực tiếp. Quy định này không bắt buộc ngân hàng nào phải cung cấp dịch vụ mở từ xa (31 CFR 1020.220). Hãy hỏi về nơi cư trú của chủ sở hữu, cách kiểm tra danh tính từ xa, các địa điểm và giấy tờ được chấp nhận trước khi nộp hồ sơ.

FinCEN cho phép ngân hàng xác minh chủ sở hữu hưởng lợi không thể có mặt trực tiếp bằng bản sao giấy tờ tùy thân còn hiệu lực hoặc các phương pháp xác minh khác. Ngân hàng tự chọn quy trình (câu hỏi thường gặp về CDD của FinCEN).

Công ty nước ngoài có thể nộp hồ sơ với tư cách khách hàng mà không cần thành lập LLC Hoa Kỳ trước: quy tắc về chủ sở hữu hưởng lợi bao gồm các pháp nhân tương tự được thành lập theo luật nước ngoài khi mở tài khoản. Ngân hàng vẫn có thể từ chối. Quy tắc nhận diện của ngân hàng quy định rằng nếu doanh nghiệp nước ngoài không có mã số định danh, ngân hàng phải yêu cầu giấy tờ thay thế do chính phủ cấp xác nhận sự tồn tại của doanh nghiệp (31 CFR 1020.220). Công ty nước ngoài đó có cần đăng ký với tiểu bang hay khai thuế Hoa Kỳ hay không còn tùy hoạt động của công ty, không chỉ do việc xin mở tài khoản. Xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài nợ thuế Hoa Kỳ.

Tên và địa chỉ nào được ghi trên Form W-8BEN, W-8BEN-E hoặc W-9?

Ngân hàng hoặc nền tảng thanh toán có thể yêu cầu Form W-8 hoặc W-9 để ghi nhận tình trạng thuế Hoa Kỳ của bên nhận tiền. Biểu mẫu này không thay thế việc kiểm tra danh tính riêng của họ. Hãy chọn biểu mẫu theo tình trạng thuế của bên nhận tiền và cách phân loại thuế của LLC, không theo nơi chủ sở hữu sống hay tên tài khoản. Công dân Hoa Kỳ sống ở nước ngoài nộp Form W-9, không nộp W-8BEN (hướng dẫn W-8BEN của IRS; IRS Form W-9).

LLC Hoa Kỳ có một chủ sở hữu nước ngoài và bị bỏ qua về thuế thường do chủ sở hữu nước ngoài cung cấp Form W-8 phù hợp, không phải Form W-9 của LLC. LLC Hoa Kỳ được đánh thuế như công ty hoặc hợp danh có thể tự cung cấp Form W-9. Khoản thanh toán liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ có thể cần Form W-8ECI thay cho W-8BEN hoặc W-8BEN-E. Hãy xác nhận cách tính thuế của khoản thanh toán trước khi ký (hướng dẫn W-8BEN của IRS; IRS Form W-9).

Hợp danh nước ngoài thường cung cấp Form W-8IMY thay vì W-8BEN-E. Các ngoại lệ về pháp nhân lai và quyết toán thanh toán có thể làm thay đổi hồ sơ cần có (hướng dẫn W-8BEN-E của IRS).

Nếu thay đổi nơi cư trú hoặc tình trạng thuế khiến W-8BEN hoặc W-8BEN-E không còn đúng, hãy báo cho bên trả tiền và cung cấp hồ sơ cập nhật trong vòng 30 ngày. Người trở thành người cư trú về thuế Hoa Kỳ có thể cần Form W-9 (hướng dẫn W-8BEN của IRS; hướng dẫn W-8BEN-E của IRS).

Nếu không, các Form W-8 này thường có hiệu lực đến ngày 31 tháng 12 của năm dương lịch thứ ba sau năm ký. Hãy nộp biểu mẫu mới cho bên trả tiền khi biểu mẫu hết hạn (hướng dẫn W-8BEN của IRS; hướng dẫn W-8BEN-E của IRS).

Làm sao lấy lại thông báo EIN khi ngân hàng yêu cầu?

IRS cung cấp bản entity transcript, thông báo xác minh EIN dạng điện tử cho người dùng Business Tax Account đủ điều kiện, hoặc Thư 147C yêu cầu qua đường dây điện thoại thuế doanh nghiệp (IRS: xác nhận EIN). IRS cho biết thông báo xác minh CP575 dạng điện tử có thể thay cho thông báo EIN gốc hoặc Thư 147C. Việc truy cập tài khoản tùy theo loại pháp nhân và điều kiện của người dùng (cập nhật Business Tax Account mùa hè của IRS). Hãy hỏi ngân hàng họ chấp nhận loại bằng chứng nào của IRS.

Ví dụ

Chỉ để minh họa, không tính thuế. Một người sáng lập sống và làm việc tại Toronto, thành lập LLC tại Delaware. Công ty nhận thư tại địa chỉ Toronto của người sáng lập và dùng đại diện đăng ký tại Delaware để nhận văn bản tố tụng. Trên Form SS-4, người sáng lập ghi địa chỉ nhận thư ở Toronto vào dòng 4a–4b. Nếu đó cũng là nơi hoạt động thực tế của công ty, người này không tự bịa ra một văn phòng ở Delaware cho dòng 5a–5b. Ngân hàng yêu cầu hồ sơ thành lập LLC, giấy tờ nhận diện chủ sở hữu, xác nhận EIN, nơi hoạt động tại Toronto và cách dự kiến dùng tài khoản. Địa chỉ của đại diện đăng ký tại Delaware không tự nó chứng minh LLC hoạt động ở đâu. Người sáng lập hỏi liệu ngân hàng có xác minh từ xa địa điểm tại Toronto và chủ sở hữu không. Ngân hàng quyết định các hồ sơ đó có đáp ứng quy trình của mình hay không.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn chưa thành lập pháp nhân Hoa Kỳ hoặc cần EIN mà không có Số An sinh Xã hội Hoa Kỳ: xem thành lập và điều hành công ty từ nước ngoài.
• Đại diện đăng ký của bạn đã từ chức hoặc pháp nhân mất tình trạng hoạt động hợp lệ: xem khôi phục công ty của bạn.
• Bạn làm việc, bán hàng hoặc có nhân sự tại Hoa Kỳ: chỉ riêng địa chỉ hoặc tài khoản không quyết định tình trạng thuế Hoa Kỳ. Xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài nợ thuế Hoa Kỳ.
• Bạn sống ở Canada và đang chọn giữa LLC Hoa Kỳ và công ty Canada: xem lập doanh nghiệp Hoa Kỳ khi là người cư trú tại Canada.
• Bạn là chủ sở hữu cư trú tại Hoa Kỳ đang thiết lập thuế hoặc bảng lương sau khi thành lập: xem sau khi bạn thành lập công ty.
• Ngân hàng từ chối địa chỉ của bạn, hoặc hồ sơ công ty, chủ sở hữu và IRS mâu thuẫn nhau: hãy tập hợp các hồ sơ nêu trên và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ lần nữa.