Empresa de EE. UU.: dirección, agente y banco desde el exterior

¿Necesito un agente registrado en el estado donde constituí mi empresa?

Una empresa constituida en Delaware debe mantener una oficina registrada y un agente en Delaware, aunque sus dueños y su trabajo estén en el extranjero. El agente recibe las notificaciones legales y ciertas comunicaciones del estado; la oficina registrada no tiene que ser el lugar de operaciones de la empresa (Delaware Division of Corporations). Si constituyó su empresa en otro estado, consulte la regla de ese estado. Un propietario único que no constituyó una entidad no debe suponer que se le aplica la regla de agente registrado de una empresa.

Si un agente renuncia o la empresa pierde su situación regular (good standing), consulte cómo rehabilitar su empresa para ver los pasos estatales de corrección.

¿Puedo ser mi propio agente registrado y usar la dirección del agente como dirección comercial?

En Delaware, usted puede actuar personalmente como su propio agente solo si es residente de Delaware, tiene una dirección física con calle en Delaware y, por lo general, está presente allí en horario comercial normal. Vivir en el extranjero, por sí solo, no cumple esos requisitos. Delaware permite que una entidad que califique actúe como su propio agente cuando se encuentra físicamente allí (Delaware Division of Corporations). Otros estados fijan sus propias reglas.

La oficina de un agente es una dirección para recibir notificaciones legales. No es automáticamente el lugar desde donde usted dirige la empresa o realiza el trabajo. Úsela como dirección postal en otro formulario solo si el agente acepta recibir y reenviar con prontitud ese tipo de correo. No la presente como la ubicación física de operaciones de la empresa, a menos que la empresa realmente opere allí (Delaware Division of Corporations; instrucciones del Form SS-4 del IRS).

En el informe anual del impuesto de franquicia de una corporación de Delaware, la dirección del lugar principal de negocios no puede ser su oficina registrada ni la dirección de otro agente, a menos que la corporación opere en Delaware y sea su propio agente (Código de Delaware, título 8, sección 502).

¿Qué direcciones van en el Form SS-4 cuando el dueño y el trabajo están en el extranjero?

El Form SS-4 distingue entre el lugar al que el IRS debe enviar el correo y el lugar donde la entidad está físicamente ubicada. Una dirección de constitución en EE. UU. no convierte en una oficina física en EE. UU. a un negocio que se dirige desde el extranjero (instrucciones del Form SS-4 del IRS).

Estas son las instrucciones por línea y el formulario del IRS. El nombre legal de la línea 1 debe coincidir con el acta constitutiva u otro documento de constitución. Para un propietario único, la línea 1 lleva el nombre de la persona, y un nombre comercial distinto va en la línea 2 (instrucciones del Form SS-4 del IRS).

¿Puedo usar una dirección postal extranjera ante el IRS y cambiarla después?

Sí. El Form SS-4 permite expresamente una dirección postal fuera de EE. UU., y el Form 8822-B informa un cambio posterior de la dirección postal o del lugar de negocios de la entidad. Una entidad con EIN debe informar en ese formulario un cambio de la parte responsable dentro de 60 días (Form 8822-B del IRS). Mantenga una dirección de entrega que funcione: allí puede llegar la notificación del EIN o una carta posterior del IRS.

Si usted no tiene residencia, lugar principal de negocios ni oficina o agencia principal en EE. UU., el IRS indica que la solicitud del EIN en línea no está disponible. Para conocer los métodos de solicitud del EIN, consulte cómo constituir y operar una empresa desde el extranjero.

¿Qué ubicación y qué identidad del dueño verifica un banco de EE. UU.?

El programa de identificación de clientes de un banco normalmente recopila el nombre, la ubicación física y el número de identificación de la empresa, y luego usa métodos basados en el riesgo para verificar su identidad. Si la empresa solicitó un número de identificación fiscal, los procedimientos del banco pueden permitir la apertura antes de que llegue, siempre que confirme la solicitud y obtenga el número en un plazo razonable; el banco aún puede exigirlo primero. Para una empresa o una sociedad de personas, la dirección es el lugar principal de negocios, una oficina local u otra ubicación física. Para un propietario único individual, es una dirección residencial o comercial con calle. La regla federal no exige que ninguna de las dos direcciones esté en EE. UU. (31 CFR 1020.220).

Para un cliente que es una entidad legal, los bancos cubiertos generalmente identifican a cada persona que sea dueña, directa o indirectamente, de al menos 25% y a una persona que la controle. Si un fideicomiso posee esa participación, el banco identifica al fiduciario, que puede ser una entidad. De cada persona identificada, el banco recopila el nombre, la fecha de nacimiento, una dirección residencial o comercial con calle y un número de identificación. Un dueño extranjero puede dar una dirección extranjera con calle y los datos de su pasaporte. No sustituya la dirección real con calle del dueño por la dirección de un agente (31 CFR 1010.230; preguntas frecuentes de FinCEN sobre la debida diligencia del cliente).

¿Una dirección de agente registrado, de servicio de correo o virtual satisface a un banco o a una plataforma de pago?

Solo si corresponde a la información solicitada y la institución la acepta. Un lugar de correspondencia puede servir para recibir correo, pero no reemplaza la ubicación física real de la empresa en el registro de identificación del cliente del banco. El banco debe poder formarse una creencia razonable de que conoce al cliente, y puede rechazar o cerrar una cuenta cuando no logra verificar su identidad (31 CFR 1020.220).

Las plataformas de pago fijan sus propias reglas de apertura de cuentas y pueden pedir una dirección comercial, la identificación de los dueños y un formulario fiscal. Las instrucciones del IRS para el Form W-8BEN tratan específicamente el caso de las entidades de liquidación de pagos que piden documentación fiscal a individuos extranjeros. Pregunte a la institución qué campo corresponde a la dirección postal, cuál a la ubicación de operaciones y qué pruebas acepta antes de pagar por un servicio de direcciones. Un EIN confirma un identificador fiscal; no es la aprobación de una cuenta.

Si un banco rechaza una dirección virtual o de agente como ubicación del negocio, entréguele la ubicación física real de la empresa, aunque esté en el extranjero, y pregunte qué prueba acepta. Use la dirección del agente o del servicio de correo solo en un campo postal que la institución permita. El banco aún puede rechazar la solicitud (31 CFR 1020.220).

¿Qué registros debo reunir antes de solicitar una cuenta de empresa?

Reúna documentos que acrediten la entidad legal, sus dueños y la ubicación real del negocio. Las reglas federales dan a los bancos ejemplos de documentos de verificación, pero cada banco elige el conjunto que exige (31 CFR 1020.220; preguntas frecuentes de FinCEN sobre la debida diligencia del cliente).

Pida al banco su lista de verificación antes de conseguir documentos adicionales. Si la dirección que el banco solicita entra en conflicto con los registros del IRS o de constitución, explique qué representa cada dirección en lugar de cambiar un registro a una dirección donde el negocio no opera.

¿Puedo abrir una cuenta en EE. UU. a distancia o usar mi empresa extranjera actual?

La apertura a distancia solo es posible si los procedimientos de la institución la permiten y la verifican. Las reglas bancarias federales exigen procedimientos para las cuentas que se abren sin que el cliente se presente en persona; no obligan a ningún banco a ofrecer la apertura a distancia (31 CFR 1020.220). Antes de solicitar, pregunte por la residencia del dueño, las verificaciones de identidad a distancia, y las ubicaciones y los documentos aceptables.

FinCEN permite que un banco verifique a un beneficiario final que no puede presentarse en persona mediante una copia de una identificación válida u otros métodos de verificación; el banco elige sus procedimientos (preguntas frecuentes de FinCEN sobre la debida diligencia del cliente).

Una empresa extranjera puede solicitar la cuenta como cliente sin constituir antes una LLC de EE. UU.: la regla de beneficiarios finales incluye a entidades similares constituidas bajo leyes extranjeras que abren una cuenta. Aun así, el banco puede rechazarla. La regla de identificación bancaria dice que, si una empresa extranjera no tiene un número de identificación, el banco debe pedir documentación alternativa emitida por un gobierno que certifique su existencia (31 CFR 1020.220). Que esa empresa extranjera necesite un registro estatal o presentaciones fiscales en EE. UU. depende de sus actividades, no solo de la solicitud de la cuenta; consulte cuándo los dueños extranjeros deben impuestos en EE. UU..

¿Qué nombre y qué dirección van en el Form W-8BEN, W-8BEN-E o W-9?

Un banco o una plataforma de pago puede pedir un Form W-8 o W-9 para documentar la situación fiscal en EE. UU. de quien recibe el pago; ese formulario no reemplaza sus verificaciones de identidad. Elija el formulario según la situación fiscal de quien recibe el pago y la clasificación fiscal de la LLC, no según dónde vive el dueño ni el nombre de la cuenta. Un ciudadano de EE. UU. que vive en el extranjero entrega el Form W-9, no el W-8BEN (instrucciones del W-8BEN del IRS; Form W-9 del IRS).

En una LLC de EE. UU. con un solo dueño extranjero que sea ignorada, generalmente es el dueño extranjero quien entrega el Form W-8 que corresponda, no la LLC un Form W-9. Una LLC de EE. UU. que tributa como corporación o como sociedad de personas puede entregar su propio Form W-9. Un pago vinculado efectivamente con una actividad comercial en EE. UU. (trade or business) puede requerir el Form W-8ECI en lugar del W-8BEN o del W-8BEN-E; confirme el tratamiento fiscal del pago antes de firmar (instrucciones del W-8BEN del IRS; Form W-9 del IRS).

Una sociedad de personas extranjera generalmente entrega el Form W-8IMY y no el W-8BEN-E; las excepciones de entidades híbridas y de liquidación de pagos pueden cambiar la documentación (instrucciones del W-8BEN-E del IRS).

Si un cambio de residencia o de situación fiscal hace que un W-8BEN o un W-8BEN-E sea incorrecto, notifíquelo al pagador y entregue la documentación actualizada dentro de 30 días. Una persona que se convierte en residente fiscal de EE. UU. puede necesitar el Form W-9 (instrucciones del W-8BEN del IRS; instrucciones del W-8BEN-E del IRS).

De lo contrario, estos Forms W-8 generalmente tienen vigencia hasta el 31 de diciembre del tercer año calendario posterior a la firma; entregue al pagador un formulario nuevo cuando venza uno (instrucciones del W-8BEN del IRS; instrucciones del W-8BEN-E del IRS).

¿Cómo puedo reemplazar la notificación del EIN que me pide el banco?

El IRS ofrece una transcripción de la entidad, un aviso digital de verificación del EIN para los usuarios elegibles de la cuenta de impuestos comerciales (Business Tax Account), o la Letter 147C que se solicita por la línea telefónica de impuestos comerciales (IRS: confirmación del EIN). El IRS indica que su aviso digital de verificación CP575 puede sustituir la notificación original del EIN o la Letter 147C; el acceso a la cuenta depende del tipo de entidad y de si el usuario es elegible (actualización de verano del IRS sobre la Business Tax Account). Pregunte al banco qué comprobante del IRS aceptará.

Ejemplo

Solo con fines ilustrativos; no se calcula ningún impuesto. Un fundador vive y trabaja en Toronto y constituye una LLC de Delaware. La empresa recibe el correo en la dirección del fundador en Toronto y usa un agente registrado de Delaware para recibir las notificaciones legales. En el Form SS-4, el fundador anota la dirección postal de Toronto en las líneas 4a–4b y, si además es la ubicación física de la empresa, no inventa una oficina en Delaware para las líneas 5a–5b. El banco pide el registro de constitución de la LLC, la identificación del dueño, la confirmación del EIN, la ubicación de operaciones en Toronto y el uso previsto de la cuenta. La dirección de un agente de Delaware, por sí sola, no establece dónde opera la LLC. El fundador pregunta si el banco verificará a distancia la ubicación en Toronto y al dueño; el banco decide si esos registros cumplen sus procedimientos.

¿Su caso es distinto?

• Usted no ha constituido una entidad en EE. UU. o necesita un EIN sin un número de Seguro Social de EE. UU.: consulte cómo constituir y operar una empresa desde el extranjero.
• Su agente registrado renunció o la entidad perdió su situación regular (good standing): consulte cómo rehabilitar su empresa.
• Usted trabaja, vende o tiene personas en EE. UU.: una dirección o una cuenta por sí solas no resuelven la situación fiscal en EE. UU.; consulte cuándo los dueños extranjeros deben impuestos en EE. UU..
• Usted vive en Canadá y está eligiendo entre una LLC de EE. UU. y una corporación canadiense: consulte cómo abrir un negocio en EE. UU. siendo residente de Canadá.
• Usted es un dueño residente en EE. UU. que configura los impuestos o la nómina después de constituir la empresa: consulte después de constituir su empresa.
• Un banco rechazó su dirección o los registros de su empresa, del dueño y del IRS no coinciden: reúna los registros anteriores y busque ayuda para constituir su empresa antes de presentar otra solicitud.