سرمایہ کاروں اور بورڈ کے لیے ماہانہ مالی گوشوارے

سرمایہ کار اور بورڈ کون سے ماہانہ مالی گوشوارے توقع کرتے ہیں؟

ماہانہ بورڈ پیکج کا بنیادی حصہ تین گوشوارے ہیں، جو ایک ہی مہینے کے لیے ایک ہی کتابوں سے لیے جاتے ہیں: بیلنس شیٹ، نفع و نقصان کا گوشوارہ اور نقدی کے بہاؤ کا گوشوارہ۔ ہر ایک الگ سوال کا جواب دیتا ہے، اور ہر ایک وہ غلطیاں پکڑتا ہے جو دوسرے نہیں پکڑتے۔ IRS بھی یہی بنیاد بتاتا ہے: اچھے ریکارڈ سے نفع و نقصان کے گوشوارے اور بیلنس شیٹس بنتی ہیں، اور وہی ریکارڈ ٹیکس گوشوارے کی تائید کرتے ہیں۔

ہر مہینے ایک ہی بنیاد استعمال کریں اور بتائیں کہ کون سی۔ استحقاقی بنیاد پر آمدنی تب گنی جاتی ہے جب کمائی جائے اور لاگت تب جب پڑے؛ نقد بنیاد پر تب جب رقم ملے یا ادا ہو (Publication 538)۔ پیشگی پلانز، غیر ادا شدہ بل اور پے رول کا وقت صرف استحقاقی بنیاد پر درست دکھائی دیتے ہیں۔ سرمایہ کاروں کے دیکھنے سے پہلے کتابوں کا استحقاقی ہونا ضروری ہے یا نہیں، یہ فنڈ ریزنگ سے پہلے اپنی کتابیں درست کرنا میں ہے۔

معاملہ آسان نہیں ہوتا جب گاہک سالانہ پلانز کی پیشگی ادائیگی کریں، SAFE یا نوٹ کی رقم آ چکی ہو، اسٹاک آپشنز دیے جا چکے ہوں، یا کتابیں کئی ماہ پیچھے ہوں۔ ہر ایک گوشواروں کو اور Form 1120 سے ان کے ملان کو بدل دیتا ہے۔

اکاؤنٹس کا چارٹ، پے رول رجسٹر، بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس، گاہکوں کے معاہدے، غیر ادا شدہ وینڈر بل اور بورڈ کا منظور شدہ بجٹ جمع کریں۔

کتابوں سے بننے والے بورڈ پیکج میں کیا ہوتا ہے؟

کتابیں اصل اعداد فراہم کرتی ہیں؛ پیش گوئیاں اور ماڈلز انتظامیہ کے ہوتے ہیں اور انہی اصل اعداد سے شروع ہوتے ہیں۔ کتابوں سے بنا پیکج عموماً یہ رکھتا ہے:

1. تین گوشوارے، مہینے اور سال کے آغاز سے اب تک کے لیے۔
2. بجٹ بمقابلہ اصل، ہر بڑے فرق کی مختصر وجہ کے ساتھ۔
3. خالص burn اور نقد کی مدت (runway)، جو کتابوں سے نکالی گئی ہو، بینک بیلنس سے نہیں۔
4. اگر گاہک پیشگی ادائیگی کرتے ہیں تو مؤخر آمدنی کا شیڈول۔ اسے بنانے کا طریقہ SaaS سبسکرپشنز کی مؤخر آمدنی میں ہے۔
5. ملازمین کی تعداد اور پے رول کی لاگت، جو پے رول رجسٹر سے ملتی ہو۔
6. اکاؤنٹ وار نقد رقم، جو بینک کے حسابات کے ملان سے ملتی ہو۔

پیکج اس سوچ کے ساتھ لکھیں کہ اسے بعد میں پڑھا جائے گا۔ ڈیلاویئر کارپوریشن کے لیے، بورڈ کی کارروائیوں کے سلسلے میں بورڈ کو دیے گئے مواد "کتابیں اور ریکارڈ" شمار ہوتے ہیں جنہیں حصص دار سیکشن 220 کے تحت معائنے کے لیے مانگ سکتے ہیں، اور ہر پیکج اس تاریخ کا حصہ بن جاتا ہے جسے ڈیو ڈیلیجنس میں جانچا جاتا ہے۔

مہینے کی بندش میں کیا شامل ہے، اور اس کی رفتار کیا طے کرتی ہے؟

مہینے کی بندش ان اقدامات کا مجموعہ ہے جو مہینے کی کتابوں کو حتمی بناتے ہیں۔ یہ کتنی جلدی ختم ہو، اس کا انحصار اس پر ہے کہ باہر کے ریکارڈ کتنی جلدی آتے ہیں اور آپس میں ملتے ہیں یا نہیں، کسی ہدف کے دن پر نہیں۔ اقدامات ترتیب سے:

1. مہینے کی بینک، کارڈ، پے رول اور ادائیگی پروسیسر کی اسٹیٹمنٹس جمع کریں۔
2. ہر بینک اور کارڈ اکاؤنٹ کو اس کی اسٹیٹمنٹ سے ملائیں۔ IRS مشورہ دیتا ہے کہ چیکنگ اکاؤنٹ ہر ماہ ملایا جائے۔
3. پے رول رجسٹر سے پے رول درج کریں: مجموعی تنخواہ، آجر کے ٹیکس اور فوائد۔
4. موصول شدہ وینڈر بل درج کریں، اور وہ لاگتیں استحقاقی طور پر درج کریں جو پڑ چکی ہیں مگر بل نہیں آیا۔
5. پیشگی ادا کی گئی لاگتیں، جیسے سالانہ سافٹ ویئر پلان، ان مہینوں میں تقسیم کریں جن کا احاطہ کرتی ہیں۔
6. گاہکوں کے پیشگی پلانز کی کمائی ہوئی آمدنی مؤخر آمدنی سے نکالیں۔
7. فرسودگی اور حصص پر مبنی معاوضہ درج کریں۔
8. بیلنس شیٹ کو اکاؤنٹ بہ اکاؤنٹ دیکھیں، پھر مہینہ مقفل کر دیں۔

بندش کو کیا سست کرتا ہے: دیر سے آنے والی اسٹیٹمنٹس، ہفتوں تک نہ ملائے گئے بینک فیڈز، رسیدوں کے بغیر کارڈ کے چارجز، ایک ہی بڑی منتقلی کے طور پر درج پے رول، اور ان باکس میں پڑے بل۔ کیا تیز کرتا ہے: جڑے ہوئے بینک اور کارڈ فیڈز جو ہر ہفتے ملائے جائیں، پے رول کے دن ملنے والا پے رول رجسٹر، اور بار بار آنے والی استحقاقی لاگتوں کی تحریری فہرست۔

اگر کتابیں پہلے ہی کئی ماہ پیچھے ہیں تو پہلے انہیں پورا کریں؛ فنڈ ریزنگ سے پہلے اپنی کتابیں درست کرنا دیکھیں۔

ہم burn اور runway بینک بیلنس کے بجائے کتابوں سے کیسے دکھائیں؟

خالص burn وہ رقم ہے جو کاروبار چلانے میں ایک مہینے میں خرچ ہوتی ہے: کتابوں میں درج لاگتیں منہا کتابوں میں درج آمدنی، غیر نقد لاگتوں جیسے حصص پر مبنی معاوضہ اور فرسودگی کو چھوڑ کر، اور آلات پر خرچ کی گئی نقد رقم جوڑ کر۔ Runway موجودہ نقد رقم کو اوسط خالص burn سے تقسیم کرنے سے بنتی ہے۔ دونوں بینک بیلنس کی تبدیلی سے زیادہ کتابوں سے بہتر پڑھے جاتے ہیں، کیونکہ بینک بیلنس وقت اور فنانسنگ کو ایک ہی عدد میں ملا دیتا ہے۔

تین چیزیں بینک بیلنس سے نکالے گئے burn کو بگاڑتی ہیں:

• پیشگی ادا کیے گئے بل۔ ایک ہی مہینے میں ادا کیا گیا سالانہ وینڈر بل اس مہینے کو مہنگا اور اگلے گیارہ کو سستا دکھاتا ہے۔
• غیر ادا شدہ بل۔ جو لاگتیں پڑ چکی ہیں مگر ادا نہیں ہوئیں وہ بینک سے بعد میں نکلتی ہیں؛ رقم پہلے ہی طے شدہ ہے۔
• فنانسنگ۔ SAFE، نوٹ اور حصص کی رقم بیلنس بڑھاتی ہے مگر وہ سرمایہ کاری ہے، آمدنی نہیں اور burn میں کمی بھی نہیں۔ اسے نقدی کے بہاؤ کے گوشوارے میں فنانسنگ کے طور پر دکھائیں۔ SAFEs بیلنس شیٹ پر کیسے آتے ہیں، یہ فنڈ ریزنگ سے پہلے اپنی کتابیں درست کرنا میں ہے۔

runway اسی استحقاقی burn پر نکالیں، اور پیکج میں بتائیں کہ اوسط میں کون سے مہینے لیے گئے ہیں۔

آمدنی کی لاگت میں کیا آتا ہے، اور مجموعی منافع کا تناسب اس پر کیوں منحصر ہے؟

آمدنی کی لاگت (cost of revenue) میں وہ لاگتیں آتی ہیں جو گاہک کی ادا کی ہوئی چیز پہنچانے پر لگتی ہیں؛ مجموعی منافع کا تناسب (gross margin) آمدنی منہا آمدنی کی لاگت، تقسیم آمدنی ہے۔ چونکہ تناسب اتنا ہی قابل بھروسا ہے جتنی یہ تقسیم، لکھ لیں کہ کون سے اکاؤنٹس آمدنی کی لاگت میں آتے ہیں اور ہر مہینے وہی پالیسی رکھیں۔

سافٹ ویئر کمپنی کے لیے، تحریری پالیسی اکثر ہوسٹنگ، گاہکوں کے لیے پروڈکٹ چلانے والا تیسرے فریق کا سافٹ ویئر، ادائیگی پروسیسنگ فیس اور گاہک سپورٹ ٹیم کو آمدنی کی لاگت میں رکھتی ہے، اور تحقیق، سیلز اور عمومی لاگتوں کو مجموعی منافع کے نیچے۔ کوئی لاگت ایک لائن سے دوسری میں لے جانے سے نقصان وہی رہتا ہے مگر تناسب بدل جاتا ہے، اس لیے پالیسی کی تبدیلی بورڈ کو بتائی جائے۔

ٹیکس گوشوارے کی اپنی لائن ہے: Form 1120 کی لائن 2 پر فروخت شدہ مال کی لاگت، جہاں لاگو ہو وہاں Form 1125-A سے (Form 1120 کی ہدایات)۔ یہ لائن ٹیکس کے قواعد کی پیروی کرتی ہے، اس لیے گوشوارے کی رقم کا کتابوں کی آمدنی کی لاگت کے برابر ہونا ضروری نہیں۔

ہم ہر مہینے اصل نتائج کا بجٹ سے موازنہ کیسے کریں؟

نفع و نقصان کے گوشوارے کی ہر لائن کا موازنہ مہینے اور سال کے آغاز سے اب تک کے بورڈ کے منظور شدہ بجٹ سے کریں، اور بڑے فرق کی وضاحت کریں: اسے فرق کا تجزیہ (variance analysis) کہتے ہیں۔ بجٹ اور کتابوں کے لیے اکاؤنٹس کا ایک ہی چارٹ استعمال کریں، ورنہ موازنہ لائن بہ لائن ناکام ہو جاتا ہے۔

• بورڈ کا منظور شدہ ورژن مقفل رکھیں؛ بعد کی نئی پیش گوئی سے اسے نہ بدلیں۔
• ہر فرق کی رقم اور سمت دکھائیں، مہینے اور سال کے آغاز سے اب تک۔
• جو فرق بورڈ کے طے کردہ حجم سے بڑے ہوں ان کی وضاحت کریں، اور بتائیں کہ ہر ایک وقت کا فرق ہے (لاگت اگلے مہینے میں چلی جائے گی) یا مستقل (واپس نہیں آئے گی)۔
• اصل کا کالم بند شدہ نفع و نقصان کے گوشوارے سے ملائیں، بینک ایکسپورٹ سے نہیں۔

کیا ماہانہ کتابیں سال کے اختتام کے Form 1120 سے ملنی چاہییں؟

بارہ بند مہینوں کا مجموعہ وہ سال بنتا ہے جس سے Form 1120 شروع ہوتا ہے۔ قانون کے مطابق قابل ٹیکس آمدنی اس طریقے کے تحت نکالی جاتی ہے جس پر کارپوریشن معمول سے اپنی کتابیں رکھتی ہے (⁦26 U.S.C. 446(a)⁩)۔ Schedule L "کتابوں کے مطابق" بیلنس شیٹ ہے اور اسے کتابوں اور ریکارڈ سے ملنا چاہیے؛ Schedule M-1 کتابوں کی آمدنی کو قابل ٹیکس آمدنی سے ملاتا ہے (Form 1120 کی ہدایات)۔

کتابیں اور گوشوارہ مختلف ہو سکتے ہیں، اور ملان ہر فرق دکھاتا ہے:

• حصص پر مبنی معاوضہ۔ کتابیں آپشن اور حصص کے انعام کا خرچ پختہ ہونے کی مدت میں درج کرتی ہیں۔ کمپنی کی ٹیکس کٹوتی عموماً تب ملتی ہے جب شخص پر حصص کا ٹیکس لگتا ہے (⁦26 U.S.C. 83(h)⁩)، اس لیے کتابوں کا خرچ Schedule M-1 پر واپس جوڑا جاتا ہے۔ ویلیویشن کے بعد اسٹاک آپشنز دینا دیکھیں۔
• ناقابل کٹوتی لاگتیں۔ کچھ کھانے، تفریح اور کلب کی فیس کتابوں میں خرچ ہیں مگر گوشوارے پر کٹوتی نہیں (Form 1120 کی ہدایات، Schedule M-1، لائن 5c)۔
• گاہکوں کے پیشگی پلانز۔ پیشگی ادائیگیوں کا ٹیکس کے لیے وقت کتابوں کی آمدنی سے مختلف ہو سکتا ہے؛ SaaS سبسکرپشنز کی مؤخر آمدنی دیکھیں۔

سال کے اختتام کی ہر ایڈجسٹمنٹ واپس کتابوں میں درج کریں تاکہ اگلا سال انہی اعداد پر کھلے۔ کتابیں استحقاقی ہوں جبکہ گوشوارہ نقد طریقے پر ہو، یہ صورت نقد سے استحقاقی حساب پر جانا میں ہے۔

کیا حصص داروں کو کتابیں دیکھنے کا قانونی حق ہے؟

ماہانہ رپورٹنگ کے حقوق سرمایہ کاری کی دستاویزات سے آتے ہیں؛ کمپنی کا وکیل بتا سکتا ہے کہ وہ کیا تقاضا کرتی ہیں۔ قانون ایک تنگ کم از کم حد طے کرتا ہے: ڈیلاویئر کا حصص دار کتابیں اور ریکارڈ صرف حلف کے تحت تحریری مطالبے پر، نیک نیتی سے اور جائز مقصد کے لیے، مقصد اور مطلوبہ ریکارڈ بتا کر دیکھ سکتا ہے (8 Del. C. section 220)۔

section 220 کے تحت "کتابیں اور ریکارڈ" میں مطالبے سے پہلے کے 3 سال کے سالانہ مالی گوشوارے، بورڈ کے منٹس، اور بورڈ کی کارروائیوں کے سلسلے میں بورڈ کو دیا گیا مواد شامل ہیں۔ ماہانہ گوشوارے اور لیجر فہرست میں نہیں ہیں جب تک وہ اس نوعیت کا بورڈ مواد نہ ہوں، اور عدالت دوسرے ریکارڈ کا حکم صرف تب دے سکتی ہے جب حصص دار شدید ضرورت ثابت کرے (section ⁦220(e)⁩ اور (g))۔ کارپوریشن معقول رازداری کی پابندیاں لگا سکتی ہے۔ اگر وہ انکار کرے یا 5 کاروباری دن میں جواب نہ دے تو حصص دار Court of Chancery سے معائنے کا حکم مانگ سکتا ہے۔ ڈائریکٹر کو الگ حق ہے کہ اپنے عہدے سے معقول تعلق رکھنے والے مقصد کے لیے کتابیں دیکھے۔

کسی دوسری ریاست میں قائم کارپوریشن اس ریاست کے معائنے کے قانون کی پیروی کرتی ہے، جو مختلف ہو سکتا ہے۔

مثال

یہ مثالیں صرف وضاحت کے لیے ہیں اور امریکی ڈالر میں ہیں۔

سیڈ مرحلے کی SaaS کمپنی، ⁦$150,000⁩ ماہانہ خرچ کے ساتھ

کمپنی استحقاقی بنیاد پر ماہانہ ⁦$150,000⁩ خرچ کرتی ہے اور اس کے پاس ⁦$1,800,000⁩ نقد ہیں۔ جنوری میں اس نے ⁦$360,000⁩ کا سالانہ وینڈر بل ادا کیا جو ہر جنوری تجدید ہوتا ہے، اس لیے مارچ میں بینک سے صرف ⁦$120,000⁩ نکلتے دکھائی دیتے ہیں۔ کتابیں مارچ کا خرچ ⁦$150,000⁩ دکھاتی ہیں، کیونکہ پیشگی بل کا ⁦$30,000⁩ ہر ماہ استعمال ہوتا ہے۔ کتابوں کے مطابق runway 12 ماہ ہے ⁦($1,800,000 ÷ $150,000)⁩۔ مارچ کے بینک اخراج پر runway 15 ماہ پڑھی جاتی، جو اسے بڑھا کر دکھاتی ہے۔

نقد رقم آمدنی سے کہیں زیادہ بڑھی

ایک گاہک جنوری میں ایک سالہ پلان کے لیے ⁦$240,000⁩ پیشگی ادا کرتا ہے۔ جنوری میں نقد ⁦$240,000⁩ بڑھتی ہے، مگر کتابیں ہر ماہ ⁦$20,000⁩ آمدنی اور جنوری کی بیلنس شیٹ پر ⁦$220,000⁩ مؤخر آمدنی دکھاتی ہیں۔ فروری میں بینک میں اس گاہک سے کچھ نیا نہیں آتا، جبکہ کتابیں پھر ⁦$20,000⁩ آمدنی دکھاتی ہیں اور مؤخر آمدنی گھٹ کر ⁦$200,000⁩ رہ جاتی ہے۔

سال کے اختتام پر ملان

بارہ بند مہینے کتابوں کے ⁦$2,000,000⁩ کے نقصان کا مجموعہ بناتے ہیں، جس میں ان آپشنز کا ⁦$200,000⁩ حصص پر مبنی معاوضہ بھی شامل ہے جو سال میں کسی نے استعمال نہیں کیے۔ سال کے اختتام کے اثاثے ⁦$10,000,000⁩ سے کم ہیں، اس لیے گوشوارہ Schedule M-1 استعمال کرتا ہے، اور کتابوں اور ٹیکس کے درمیان کوئی اور فرق نہیں ہے۔ Form 1120 پر ⁦$200,000⁩ Schedule M-1 میں واپس جوڑے جاتے ہیں، اور نقصان ⁦$1,800,000⁩ رہ جاتا ہے۔ Schedule L دسمبر کی بیلنس شیٹ سے ملتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• کتابیں پیچھے ہیں یا اسپریڈ شیٹ میں رکھی گئی ہیں: فنڈ ریزنگ سے پہلے اپنی کتابیں درست کرنا سے شروع کریں اور حساب کتاب میں مدد لیں۔
• گاہک سالانہ یا کئی سالہ پلانز کی پیشگی ادائیگی کرتے ہیں: SaaS سبسکرپشنز کی مؤخر آمدنی دیکھیں۔
• گوشوارہ نقد طریقے پر ہے اور سرمایہ کار استحقاقی چاہتے ہیں: نقد سے استحقاقی حساب پر جانا دیکھیں اور کارپوریٹ ٹیکس میں مدد لیں۔
• راؤنڈ آنے والا ہے اور سرمایہ کار ڈیٹا روم کھولیں گے: ڈیو ڈیلیجنس میں سرمایہ کار کے مانگے جانے والے مالی ریکارڈ دیکھیں۔
• فنڈ ملنے کے بعد بانی پے رول پر جا رہے ہیں: وینچر سرمایہ حاصل کرنے والی کارپوریشن میں بانی کی تنخواہ دیکھیں۔
• آپشنز دیے جا چکے ہیں: ویلیویشن کے بعد اسٹاک آپشنز دینا دیکھیں۔
• فیصلہ کہ کتابیں کون رکھے: اپنی کتابیں خود رکھنا یا بک کیپر رکھنا دیکھیں، یا ماہانہ حساب کتاب میں مدد لیں۔