यह किसके लिए है
- वेंचर-समर्थित अमेरिकी C corporation जो निवेशकों या बोर्ड को हर महीने रिपोर्ट देती हैं
- संस्थापक जो पहली बार महीने के अंत का क्लोज़ और बोर्ड पैकेज बना रहे हैं
यहाँ शामिल नहीं
- पूर्वानुमान, वित्तीय मॉडल और फ़ंडरेज़िंग के अनुमान
- अग्रिम भुगतान वाली ग्राहक योजनाओं को विस्तार से दर्ज करना, और कर रिटर्न की लेखा पद्धति बदलना
- निवेश दस्तावेज़ों में तय होने वाले निवेशकों के सूचना के अधिकार
निवेशक और बोर्ड किन मासिक वित्तीय विवरणों की उम्मीद करते हैं?
मासिक बोर्ड पैकेज का मूल तीन विवरण हैं, जो एक ही महीने के लिए एक ही बहीखाते से बनते हैं: तुलन पत्र, आय विवरण और कैश फ़्लो विवरण। हर एक अलग सवाल का जवाब देता है, और हर एक वे गलतियाँ पकड़ता है जो बाकी दो चूक जाते हैं। IRS भी यही मूल बताता है: अच्छे रिकॉर्ड से आय विवरण और तुलन पत्र बनते हैं, और वही रिकॉर्ड कर रिटर्न का आधार होते हैं।
| विवरण | क्या दिखाता है | यह क्या पकड़ता है |
|---|---|---|
| तुलन पत्र | महीने के अंत में नकद, प्राप्य खाते, अग्रिम चुकाए खर्च, बिना चुकाए बिल, आस्थगित राजस्व और इक्विटी | छूटे हुए बिल, दर्ज न हुए ग्राहक अग्रिम भुगतान, आय के रूप में दर्ज हुआ निवेशकों का पैसा |
| आय विवरण | महीने और साल की शुरुआत से अब तक का राजस्व, राजस्व की लागत, परिचालन खर्च और शुद्ध हानि | गलत महीने में दर्ज खर्च, कमाई के समय के बजाय नकद आने पर दर्ज राजस्व |
| कैश फ़्लो विवरण | परिचालन से आया या उसमें लगा नकद, उपकरण जैसा निवेश, और शेयर या SAFE के पैसे जैसी फ़ंडिंग | ऐसा नुकसान जो छोटा दिखता है जबकि नकद खत्म हो रहा है, या इसका उलटा |
हर महीने एक ही आधार इस्तेमाल करें और बताएँ कि कौन-सा है। उपार्जन आधार पर आय तब गिनी जाती है जब कमाई हो और खर्च तब जब वह हुआ हो; नकद आधार पर तब जब पैसा मिले या चुकाया जाए (Publication 538)। अग्रिम भुगतान वाली योजनाएँ, बिना चुकाए बिल और पेरोल का समय सिर्फ़ उपार्जन आधार पर सही दिखते हैं। निवेशकों के देखने से पहले बहीखाता उपार्जन आधार का होना ज़रूरी है या नहीं, यह फ़ंडरेज़िंग से पहले बहीखाते की सफ़ाई में है।
मामला आसान नहीं होता जब ग्राहक सालाना योजनाओं का अग्रिम भुगतान करते हैं, SAFE या नोट का पैसा आ चुका है, स्टॉक ऑप्शन दिए जा चुके हैं, या बहीखाता महीनों पीछे है। हर बात विवरणों में दिखने वाली तस्वीर और Form 1120 से उनके मिलान को बदल देती है।
ये इकट्ठा करें: खातों की सूची (chart of accounts), पेरोल रजिस्टर, बैंक और कार्ड विवरण, ग्राहक अनुबंध, बिना चुकाए विक्रेता बिल और बोर्ड का मंज़ूर किया बजट।
बहीखाते से बने बोर्ड पैकेज में क्या जाता है?
बहीखाता वास्तविक आँकड़े देता है; पूर्वानुमान और मॉडल प्रबंधन के होते हैं और इन्हीं वास्तविक आँकड़ों से शुरू होते हैं। बहीखाते से बने पैकेज में आमतौर पर ये होते हैं:
- महीने और साल की शुरुआत से अब तक के तीन विवरण।
- बजट बनाम वास्तविक, हर बड़े अंतर की छोटी वजह के साथ।
- शुद्ध बर्न और नकद रनवे, बहीखाते से निकाले हुए, बैंक बैलेंस से नहीं।
- आस्थगित राजस्व का शेड्यूल, अगर ग्राहक अग्रिम भुगतान करते हैं। इसे कैसे बनाएँ, यह SaaS सब्सक्रिप्शन का आस्थगित राजस्व में है।
- कर्मचारियों की संख्या और पेरोल की लागत, पेरोल रजिस्टर से मिलाई हुई।
- खाते-वार नकद, बैंक मिलान से मिलाया हुआ।
पैकेज इस सोच से लिखें कि उसे बाद में भी पढ़ा जाएगा। Delaware कंपनी के लिए, बोर्ड की कार्रवाइयों के सिलसिले में बोर्ड को दी गई सामग्री "बहीखाते और रिकॉर्ड" में गिनी जाती है, जिसका निरीक्षण शेयरधारक धारा 220 के तहत माँग सकते हैं, और हर पैकेज उस इतिहास का हिस्सा बन जाता है जिसे निवेशकों की जाँच-पड़ताल में जाँचा जाता है।
महीने के अंत के क्लोज़ में क्या आता है, और वह कितनी जल्दी खत्म होगा यह क्या तय करता है?
महीने के अंत का क्लोज़ उन कदमों का सेट है जो उस महीने के बहीखाते को अंतिम बनाते हैं। वह कितनी जल्दी खत्म होगा, यह इस पर निर्भर है कि बाहर के रिकॉर्ड कितनी जल्दी आते हैं और मिलते हैं या नहीं, किसी लक्ष्य-तारीख पर नहीं। कदम, क्रम से:
- महीने के बैंक, कार्ड, पेरोल और पेमेंट प्रोसेसर के विवरण इकट्ठा करें।
- हर बैंक और कार्ड खाते का उसके विवरण से मिलान करें। IRS चेकिंग खाते का हर महीने मिलान करने की सलाह देता है।
- पेरोल रजिस्टर से पेरोल दर्ज करें: सकल वेतन, नियोक्ता के कर और लाभ।
- मिले हुए विक्रेता बिल दर्ज करें, और जो खर्च हो चुका है पर अभी बिल नहीं हुआ उसका उपार्जन करें।
- अग्रिम चुकाए खर्च, जैसे सालाना सॉफ़्टवेयर योजना, उन महीनों में बाँटें जिन्हें वे कवर करते हैं।
- अग्रिम भुगतान वाली ग्राहक योजनाओं का कमाया हुआ राजस्व आस्थगित राजस्व से बाहर निकालें।
- मूल्यह्रास और स्टॉक मुआवज़ा दर्ज करें।
- तुलन पत्र की समीक्षा खाते-दर-खाते करें, फिर महीने को लॉक करें।
क्लोज़ को क्या धीमा करता है: देर से आने वाले विवरण, हफ़्तों तक बिना मिलान छोड़े बैंक फ़ीड, बिना रसीद के कार्ड के खर्च, एक ही बड़े ट्रांसफ़र के रूप में दर्ज पेरोल, और इनबॉक्स में पड़े बिल। क्या तेज़ करता है: जुड़े हुए बैंक और कार्ड फ़ीड जिनका हर हफ़्ते मिलान हो, पेरोल के दिन ही मिला पेरोल रजिस्टर, और बार-बार आने वाले उपार्जनों की लिखित सूची।
अगर बहीखाता पहले से ही महीनों पीछे है, तो पहले उसे पकड़ें; देखें फ़ंडरेज़िंग से पहले बहीखाते की सफ़ाई।
बर्न और रनवे बैंक बैलेंस के बजाय बहीखाते से कैसे दिखाएँ?
शुद्ध बर्न वह है जो कारोबार चलाने में एक महीने में खर्च होता है: बहीखाते में दर्ज उसकी लागत घटा राजस्व, जिसमें स्टॉक मुआवज़ा और मूल्यह्रास जैसे गैर-नकद खर्च छोड़ दिए जाते हैं और उपकरण पर खर्च हुआ नकद जोड़ा जाता है। रनवे हाथ में नकद को औसत शुद्ध बर्न से भाग देने पर मिलता है। दोनों बैंक बैलेंस के बदलाव के बजाय बहीखाते से बेहतर पढ़े जाते हैं, क्योंकि बैंक बैलेंस समय और फ़ंडिंग को एक ही आँकड़े में मिला देता है।
तीन बातें बैंक बैलेंस वाले बर्न को बिगाड़ती हैं:
- अग्रिम चुकाए बिल। एक महीने में चुकाया गया सालाना विक्रेता बिल उस महीने को महँगा और अगले ग्यारह को सस्ता दिखा देता है।
- बिना चुकाए बिल। जो खर्च हो चुका पर चुकाया नहीं गया, वह बाद में बैंक से निकलता है; नकद पहले से बँधा हुआ है।
- फ़ंडिंग। SAFE, नोट और शेयर का पैसा बैलेंस बढ़ाता है, लेकिन वह निवेश है, राजस्व नहीं, और बर्न नहीं घटाता। उसे कैश फ़्लो विवरण में फ़ंडिंग के रूप में दिखाएँ। SAFEs तुलन पत्र में कैसे दिखते हैं, यह फ़ंडरेज़िंग से पहले बहीखाते की सफ़ाई में है।
रनवे इसी उपार्जन वाले बर्न पर निकालें, और पैकेज में बताएँ कि औसत में कौन-से महीने लिए गए हैं।
राजस्व की लागत में क्या जाता है, और सकल मार्जिन उस पर क्यों निर्भर है?
राजस्व की लागत (cost of revenue) में वे खर्च आते हैं जो ग्राहकों को वह देने पर लगते हैं जिसके लिए वे भुगतान करते हैं; सकल मार्जिन राजस्व में से राजस्व की लागत घटाकर, राजस्व से भाग देने पर मिलता है। चूँकि मार्जिन उतना ही भरोसेमंद है जितना यह बँटवारा, इसलिए लिख लें कि कौन-से खाते राजस्व की लागत में आते हैं और हर महीने वही नीति रखें।
सॉफ़्टवेयर कंपनी के लिए, लिखित नीति अक्सर होस्टिंग, ग्राहकों के लिए उत्पाद चलाने में इस्तेमाल होने वाला थर्ड-पार्टी सॉफ़्टवेयर, पेमेंट प्रोसेसिंग शुल्क और ग्राहक सहायता टीम को राजस्व की लागत में रखती है, और रिसर्च, बिक्री और सामान्य खर्च सकल मार्जिन के नीचे। किसी खर्च को इन दो लाइनों के बीच ले जाने से हानि वही रहती है पर मार्जिन बदल जाता है, इसलिए नीति में बदलाव की जानकारी बोर्ड को देनी चाहिए।
कर रिटर्न की अपनी अलग लाइन है: Form 1120 की line 2 पर बेची गई वस्तुओं की लागत, जहाँ लागू हो वहाँ Form 1125-A से (Form 1120 के निर्देश)। वह लाइन कर के नियमों पर चलती है, इसलिए रिटर्न का आँकड़ा बहीखाते की राजस्व की लागत के बराबर होना ज़रूरी नहीं।
हर महीने वास्तविक नतीजों की बजट से तुलना कैसे करें?
आय विवरण की हर लाइन की तुलना महीने और साल की शुरुआत से अब तक के बोर्ड-मंज़ूर बजट से करें, और बड़े अंतर समझाएँ: इसे विचलन विश्लेषण (variance analysis) कहते हैं। बजट और बहीखाते के लिए खातों की एक ही सूची इस्तेमाल करें, वरना तुलना लाइन-दर-लाइन नहीं बैठती।
- बोर्ड का मंज़ूर किया संस्करण लॉक रखें; उसे बाद के नए पूर्वानुमान से न बदलें।
- हर अंतर की रकम और दिशा दिखाएँ, महीने के लिए और साल की शुरुआत से अब तक के लिए।
- बोर्ड जिस आकार पर सहमत हो, उससे बड़े अंतर समझाएँ, और बताएँ कि हर एक समय का है (खर्च बाद के महीने में चला जाएगा) या स्थायी (वह वापस नहीं आएगा)।
- वास्तविक वाले कॉलम को बंद हो चुके आय विवरण से मिलाएँ, बैंक के एक्सपोर्ट से नहीं।
क्या मासिक बहीखाता साल के अंत के Form 1120 से मेल खाना ज़रूरी है?
बारह बंद महीने उस साल का जोड़ बनाते हैं जिससे Form 1120 शुरू होता है। कानून के अनुसार कर योग्य आय उसी पद्धति से निकाली जाती है जिस पर कंपनी नियमित रूप से अपना बहीखाता रखती है (26 U.S.C. 446(a))। Schedule L "बहीखाते के अनुसार" तुलन पत्र है और बहीखाते और रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए; Schedule M-1 बहीखाते की आय को कर योग्य आय से मिलाता है (Form 1120 के निर्देश)।
| शेड्यूल | यह कब लागू होता है |
|---|---|
| L, M-1 और M-2 | ज़रूरी हैं, जब तक कुल प्राप्तियाँ और साल के अंत की कुल संपत्ति दोनों $250,000 से कम न हों |
| M-1 की जगह M-3 | साल के अंत की कुल संपत्ति $10,000,000 या ज़्यादा |
बहीखाता और रिटर्न अलग हो सकते हैं, और मिलान हर अंतर दिखाता है:
- स्टॉक मुआवज़ा। बहीखाता ऑप्शन और स्टॉक अवार्ड का खर्च अधिकार पक्का होने की अवधि में दर्ज करता है। कंपनी की कर कटौती आमतौर पर तब मिलती है जब व्यक्ति पर उस स्टॉक का कर लगता है (26 U.S.C. 83(h)), इसलिए बहीखाते का खर्च Schedule M-1 पर वापस जोड़ा जाता है। देखें वैल्यूएशन के बाद स्टॉक ऑप्शन देना।
- गैर-कटौती योग्य खर्च। कुछ भोजन, मनोरंजन और क्लब की फ़ीस बहीखाते में खर्च होते हैं, पर रिटर्न में कटौती नहीं (Form 1120 के निर्देश, Schedule M-1, line 5c)।
- अग्रिम भुगतान वाली ग्राहक योजनाएँ। अग्रिम भुगतानों का कर के लिए समय बहीखाते के राजस्व से अलग हो सकता है; देखें SaaS सब्सक्रिप्शन का आस्थगित राजस्व।
साल के अंत का हर समायोजन वापस बहीखाते में दर्ज करें, ताकि अगला साल उन्हीं आँकड़ों पर खुले। बहीखाता उपार्जन पर हो और रिटर्न नकद पद्धति पर, तो देखें नकद से उपार्जन लेखा पद्धति पर जाना।
क्या शेयरधारकों को बहीखाता देखने का कानूनी अधिकार है?
मासिक रिपोर्टिंग के अधिकार निवेश दस्तावेज़ों से आते हैं; कंपनी का वकील बता सकता है कि वे क्या माँगते हैं। कानून एक संकरी न्यूनतम सीमा तय करता है: Delaware का शेयरधारक बहीखाते और रिकॉर्ड का निरीक्षण सिर्फ़ शपथ के साथ लिखित माँग पर, नेक नीयत से और उचित मकसद के लिए कर सकता है, जिसमें मकसद और माँगे गए रिकॉर्ड बताए जाएँ (8 Del. C. section 220)।
Section 220 के तहत "बहीखाते और रिकॉर्ड" में माँग से पहले के 3 साल के सालाना वित्तीय विवरण, बोर्ड के कार्यवृत्त, और बोर्ड की कार्रवाइयों के सिलसिले में बोर्ड को दी गई सामग्री शामिल हैं। मासिक विवरण और लेजर सूची में नहीं हैं, जब तक वे उस तरह की बोर्ड सामग्री न रहे हों, और अदालत दूसरे रिकॉर्ड का आदेश तभी दे सकती है जब शेयरधारक ज़बरदस्त ज़रूरत दिखाए (section 220(e) और (g))। कंपनी उचित गोपनीयता की शर्तें लगा सकती है। अगर वह इनकार करे या 5 कार्य-दिवसों में जवाब न दे, तो शेयरधारक Court of Chancery से निरीक्षण का आदेश माँग सकता है। निदेशक को बहीखाते की जाँच का अलग अधिकार है, उस मकसद के लिए जो उसके पद से उचित रूप से जुड़ा हो।
किसी दूसरे राज्य में बनी कंपनी उस राज्य के निरीक्षण कानून को मानती है, जो अलग हो सकता है।
उदाहरण
ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।
सीड-स्टेज SaaS, महीने का खर्च $150,000
एक कंपनी उपार्जन आधार पर महीने में $150,000 खर्च करती है और उसके पास $1,800,000 नकद है। जनवरी में उसने $360,000 का सालाना विक्रेता बिल चुकाया जो हर जनवरी में नवीनीकृत होता है, इसलिए मार्च में बैंक से सिर्फ़ $120,000 बाहर जाते दिखते हैं। बहीखाते में मार्च का खर्च $150,000 है, क्योंकि अग्रिम चुकाए बिल में से हर महीने $30,000 इस्तेमाल होता है। बहीखाते पर रनवे 12 महीने है ($1,800,000 ÷ $150,000)। मार्च के बैंक आउटफ़्लो पर रनवे 15 महीने पढ़ा जाएगा, जो उसे बढ़ाकर दिखाता है।
नकद राजस्व से कहीं ज़्यादा बढ़ा
एक ग्राहक जनवरी में एक साल की योजना के लिए $240,000 अग्रिम चुकाता है। जनवरी में नकद $240,000 बढ़ता है, लेकिन बहीखाता हर महीने $20,000 राजस्व और जनवरी के तुलन पत्र पर $220,000 का आस्थगित राजस्व दिखाता है। फ़रवरी में बैंक में उस ग्राहक से कुछ नया नहीं दिखता, जबकि बहीखाता फिर $20,000 का राजस्व दिखाता है और आस्थगित राजस्व घटकर $200,000 रह जाता है।
साल के अंत का मिलान
बारह बंद महीनों का जोड़ $2,000,000 की बहीखाता हानि है, जिसमें उन ऑप्शन के $200,000 का स्टॉक मुआवज़ा शामिल है जिनका साल में किसी ने इस्तेमाल नहीं किया। साल के अंत की संपत्ति $10,000,000 से कम है, इसलिए रिटर्न Schedule M-1 इस्तेमाल करता है, और बहीखाते और कर के बीच कोई और अंतर नहीं है। Form 1120 पर $200,000 Schedule M-1 में वापस जोड़े जाते हैं, और हानि $1,800,000 होती है। Schedule L दिसंबर के तुलन पत्र से मेल खाता है।
क्या आपकी स्थिति अलग है?
- बहीखाता पिछड़ा है या स्प्रेडशीट में रखा है: शुरुआत करें फ़ंडरेज़िंग से पहले बहीखाते की सफ़ाई से और बहीखाता सहायता पाएँ।
- ग्राहक सालाना या कई साल की योजनाओं का अग्रिम भुगतान करते हैं: देखें SaaS सब्सक्रिप्शन का आस्थगित राजस्व।
- रिटर्न नकद पद्धति पर है और निवेशक उपार्जन चाहते हैं: देखें नकद से उपार्जन लेखा पद्धति पर जाना और कॉर्पोरेट कर सहायता पाएँ।
- राउंड आने वाला है और निवेशक डेटा रूम खोलेंगे: देखें निवेशक जाँच-पड़ताल में कौन-से वित्तीय रिकॉर्ड माँगते हैं।
- फ़ंडिंग के बाद संस्थापक पेरोल पर आ रहे हैं: देखें वेंचर-समर्थित कंपनी में संस्थापक का वेतन।
- ऑप्शन दिए जा चुके हैं: देखें वैल्यूएशन के बाद स्टॉक ऑप्शन देना।
- तय करना कि बहीखाता कौन रखे: देखें खुद बहीखाता रखें या बहीखाता विशेषज्ञ रखें, या मासिक बहीखाता सहायता पाएँ।
इस पृष्ठ के आँकड़े
| आँकड़ा | मान | स्रोत |
|---|---|---|
| Schedules L, M-1 और M-2 छोड़ने के लिए Form 1120 की शर्त कुल प्राप्तियाँ (पृष्ठ 1, line 1a और lines 4 से 10) और वर्षांत की कुल संपत्ति, दोनों इस राशि से कम होनी चाहिए; Schedule K, प्रश्न 13। नवीनतम अंतिम Form 1120 और उसके निर्देश कर वर्ष 2025 के हैं। | $250,000 कर वर्ष 2025 | IRS: Form 1120 के निर्देश जाँचा गया |
| वर्षांत की कुल संपत्ति, जिस पर Schedule M-3 ज़रूरी है कर वर्ष के अंतिम दिन की गैर-समेकित या समेकित कुल संपत्ति। आंशिक रूप से भरने की राहत से Schedule M-1 की अनुमति मिल सकती है। नवीनतम अंतिम Form 1120 के निर्देश कर वर्ष 2025 के हैं। | $10,000,000 कर वर्ष 2025 | IRS: Form 1120 के निर्देश जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
- IRS: Publication 538, Accounting Periods and Methods
- US Code: 26 U.S.C. 446, लेखा पद्धतियों का सामान्य नियम
- US Code: 26 U.S.C. 83(h), नियोक्ता की कटौती
- IRS: Instructions for Form 1120 (2025)
- Delaware Code: Title 8, section 220, बहीखाते और रिकॉर्ड का निरीक्षण
इस मार्गदर्शिका के बारे में
अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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- : पहली बार प्रकाशित।