فنڈ ریزنگ سے پہلے اسٹارٹ اپ کے حساب کتاب کی صفائی: سرمایہ کار کیا دیکھتے ہیں

سرمایہ کار اسٹارٹ اپ کے حساب کتاب میں کن باتوں پر اعتراض کرتے ہیں؟

سرمایہ کار ان کھاتوں پر اعتراض کرتے ہیں جو بیرونی ثبوت سے نہیں ملتے: بینک اور کارڈ کے بیلنس جو اسٹیٹمنٹ سے مختلف ہوں، SAFE یا نوٹ کی رقم جو فروخت میں گنی گئی ہو، آمدنی اور بل جو صرف نقد منتقل ہونے پر درج ہوئے ہوں، پے رول اور ٹھیکیداروں کے اخراجات جو ان کے گوشواروں سے نہ ملیں، اور بانیوں کا خرچ جو کمپنی کے خرچ سے گڈمڈ ہو۔ ہر ایک ریکارڈ کا مسئلہ ہے۔ وفاقی قواعد پہلے ہی کارپوریشن سے تقاضا کرتے ہیں کہ وہ ایسا حساب کتاب رکھے جو اس کی آمدنی اور کٹوتیاں ثابت کر سکے (⁦26 CFR 1.6001-1⁩)، اور وہی ریکارڈ سرمایہ کار کے سوالات کا جواب دیتے ہیں۔

صفائی تب سادہ نہیں رہتی جب Form 1120 غلط اعداد سے پہلے ہی جمع ہو چکا ہو، جب عملے کو پے رول کے بغیر ادائیگی ہوئی ہو، جب گاہک سالانہ پلان پیشگی ادا کرتے ہوں، یا جب بانیوں نے کارپوریشن بننے سے پہلے اخراجات ادا کیے ہوں۔ نیچے دی گئی فہرست کے ریکارڈ جمع کرنے سے شروع کریں۔

ہمیں سب سے پہلے کون سے ریکارڈ جمع کرنے چاہییں؟

پہلے بیرونی ریکارڈ جمع کریں، کیونکہ حساب کتاب انہی سے دوبارہ بنتا ہے، اسپریڈ شیٹ سے نہیں۔ IRS Publication 583 ان معاون دستاویزات کا نام لیتی ہے جن پر حساب کتاب کھڑا ہے: انوائس، ادا شدہ بل، رسیدیں، جمع کی رسیدیں اور اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹس۔

اکیلی اسٹیٹمنٹ ادائیگی ثابت کرتی ہے، یہ نہیں کہ کمپنی کو وہ خرچ ہوا؛ Publication 583 کہتی ہے کہ انوائس یا فروخت کی پرچیاں بھی رکھیں۔

سرمایہ اکٹھا کرنے سے پہلے حساب کتاب کی صفائی میں کتنا وقت لگتا ہے؟

کوئی معیاری مدت نہیں: وقت اس پر منحصر ہے کہ کتنے ماہ پیچھے ہیں، کتنے اکاؤنٹس ہیں، ہر ایک میں کتنے لین دین ہیں، اور کتنی خاص مدیں دوبارہ بنانی ہیں۔ پے رول، ٹھیکیدار، پیشگی ادا شدہ گاہک پلان، فنانسنگ کے آلات اور غائب اسٹیٹمنٹس ہر ایک کام بڑھاتے ہیں۔

کام اس ترتیب سے چلتا ہے، کیونکہ ہر قدم پچھلے پر منحصر ہے:

1. پہلے دن سے ہر اکاؤنٹ کی اسٹیٹمنٹس اور دستاویزات جمع کریں۔
2. ہر اکاؤنٹ کو ماہ بہ ماہ، سب سے پرانے سے شروع کر کے، ملائیں، جیسا کہ Publication 583 بتاتی ہے: جب کھاتوں میں غائب بینک چارجز اور ابھی کلیئر نہ ہونے والی جمع یا چیکس کا حساب ہو جائے تو کھاتے اور اسٹیٹمنٹ کو ملنا چاہیے۔
3. ہر لین دین کی درجہ بندی کریں، اور فنانسنگ، بانیوں کی مدیں اور اکاؤنٹس کے درمیان منتقلیاں آمدنی اور خرچ سے نکال دیں۔
4. پے رول اور ٹھیکیداروں کے اخراجات ان کی رپورٹس سے درج کریں۔
5. استحقاقی اندراجات شامل کریں: غیر ادا شدہ بل، کمائی ہوئی مگر بل نہ بھیجی گئی آمدنی، اور پیشگی ادا شدہ پلانز پر مؤخر آمدنی۔
6. SAFE، نوٹ اور حصص کے بیلنس کو دستخط شدہ دستاویزات اور حصص کی ملکیت کی فہرست سے ملائیں۔
7. ہر بند سال کا موازنہ اس کے لیے جمع کرائے گئے Form 1120 سے کریں۔
8. ملائے گئے مہینے بند کر دیں تاکہ بعد کی تبدیلیاں انہیں نہ بدلیں۔

اگر حساب کتاب پیچھے ہو اور گوشوارہ واجب الادا ہو تو پہلے گوشوارے کے لیے تیار تلافی کے لیے پیچھے رہ جانے والے حساب کتاب کی تلافی دیکھیں۔

کیا سرمایہ اکٹھا کرنے سے پہلے ہمارا حساب کتاب استحقاقی بنیاد پر ہونا ضروری ہے؟

ٹیکس قانون ہر اسٹارٹ اپ سے استحقاقی حساب کتاب کا تقاضا نہیں کرتا، لیکن نقد بنیاد کا حساب کتاب وہ نہیں دکھا سکتا جو استحقاقی دکھاتا ہے۔ نقد طریقے میں آمدنی وصول ہونے پر اور اخراجات ادا ہونے پر درج ہوتے ہیں؛ استحقاقی طریقے میں آمدنی کمائے جانے پر اور اخراجات ہونے پر (Publication 538)۔ پیشگی ادا شدہ سالانہ پلان، غیر ادا شدہ بل اور واجب الادا پے رول صرف استحقاقی حساب کتاب میں نظر آتے ہیں۔

جس C کارپوریشن کی اوسط مجموعی آمدنی ⁦$32,000,000⁩ یا اس سے کم ہو، کیا وہ گوشوارہ نقد طریقے پر رکھتے ہوئے استحقاقی حساب کتاب رکھ سکتی ہے، اور ٹیکس کی تبدیلی کیسے ہوتی ہے، اس کا ذکر نقد سے استحقاقی طریقے پر منتقلی میں ہے۔

سرمایہ کاروں کے معیار کی صفائی میں کیا شامل ہے: بینک اور کارڈ کی مطابقت، پے رول، ٹھیکیدار، پیشگی ادا شدہ پلان؟

سرمایہ کاروں کے معیار کی صفائی بیلنس شیٹ کے ہر بیلنس کا احاطہ کرتی ہے، صرف نفع و نقصان کا نہیں۔ ہر بیلنس یا کسی بیرونی دستاویز سے ملتا ہے یا اس کی وضاحت کرنے والا شیڈول ہوتا ہے۔

صفائی میں سامنے آنے والے چھوٹے ہوئے Form 1099، پے رول گوشوارے یا ریاستی رجسٹریشنز ٹیکس کے گوشوارے ہیں، حساب کتاب نہیں؛ دیکھیں سرمایہ کار کی ڈیو ڈیلیجنس سے پہلے ٹیکس معاملات کی درستی۔

SAFEs، نوٹس اور بانیوں کے حصص حساب کتاب میں کیسے دکھائے جائیں کہ حصص کی ملکیت کی فہرست سے ملیں؟

SAFE اور نوٹ کی رقم فنانسنگ ہے، فروخت نہیں: یہ بیلنس شیٹ پر آتی ہے، ہر آلے کی ایک لائن یا حامل کے لحاظ سے شیڈول کے ساتھ، اور ہر دستخط شدہ دستاویز کی تاریخ اور رقم کے ساتھ۔ قابل تبدیل قرض نوٹ (convertible note) اپنی شرائط کے تحت جمع شدہ سود بھی رکھتا ہے۔ بانیوں کے حصص حصص اور ادا شدہ سرمایہ کے طور پر دکھائے جاتے ہیں، اس کے برابر جو بانیوں نے ادا کیا؛ وعدہ کی گئی مگر غیر ادا شدہ رقم کا الگ ریکارڈ چاہیے۔

حساب کتاب میں SAFEs، نوٹس اور ادا شدہ سرمایہ کا کل اس کے برابر ہونا چاہیے جو حصص کی ملکیت کی فہرست اور دستخط شدہ دستاویزات کے مطابق لگایا گیا۔ SAFE قرض شمار ہوتا ہے یا ایکویٹی، اور Form 1120 کے Schedule L میں کہاں جاتا ہے، اس کا ذکر SAFEs اور قابل تبدیل نوٹس میں ہے۔ اگر بانیوں کے حصص SAFE کی رقم آنے کے بعد جاری ہوئے ہوں تو SAFE کے بعد جاری ہونے والے بانی کے حصص دیکھیں۔

بانیوں نے کمپنی کے اخراجات ذاتی کارڈز پر ادا کیے: حساب کتاب میں اسے کیسے درست کریں؟

ہر خرچ کمپنی کے کھاتوں میں اسی تاریخ پر درج کریں جب وہ ہوا، رسید اور کاروباری مقصد کے ساتھ، اور وہ رقم بانی کو واجب الادا لکھیں۔ پھر بیلنس تین طریقوں میں سے ایک سے طے کریں: ادائیگی واپس کریں، اسے بانی کا تحریری قرض مانیں، یا اس کے بدلے حصص جاری کریں۔

• ادائیگی کی واپسی: کاروبار میں کام کرنے والے کارپوریٹ افسر ملازم ہوتے ہیں (Publication 15)۔ واپسی صرف اکاؤنٹیبل پلان (accountable plan) کے تحت اجرت سے باہر رہتی ہے: خرچ کارپوریشن کے لیے کام کرتے ہوئے ادا کیا گیا کاروباری خرچ ہو، بانی معقول وقت میں اس کا ثبوت دے، اور زائد رقم واپس کرے۔ خرچ کے 60 دن کے اندر دی گئی رسیدیں ہمیشہ بروقت ہیں؛ پرانی رسیدیں حقائق پر منحصر ہیں (Publication 463)۔ ورنہ ادائیگی اجرت ہے۔
• قرض: شرائط کے ساتھ دستخط شدہ نوٹ بیلنس کو ایسی واجبات بنا دیتا ہے جو حصص کی ملکیت کی فہرست میں نظر نہیں آئیں گی۔
• حصص: حصص کے بدلے فراہمی حصص کی ملکیت کی فہرست بدلتی ہے اور اس کے اپنے ٹیکس قواعد ہیں۔

کمپنی کے اکاؤنٹ سے ادا کیے گئے ذاتی اخراجات اس کا الٹ ہیں: ہر ایک کو بانی کے ذمے واجب الادا درج کریں، پھر اسے واپس کروائیں یا ادائیگی شمار کریں۔ Publication 583 شروع سے الگ کاروباری اکاؤنٹ کا مشورہ دیتی ہے۔ بانیوں نے کارپوریشن بننے سے پہلے جو اخراجات ادا کیے ان کے اور قواعد ہیں؛ دیکھیں لانچ سے پہلے اسٹارٹ اپ کے اخراجات۔

کیا صاف شدہ حساب کتاب کا ہمارے پہلے سے جمع شدہ Form 1120 سے ملنا ضروری ہے؟

گوشوارہ حساب کتاب سے بنتا ہے، اس لیے دونوں کو ملنا چاہیے یا فرق کی وضاحت ہونی چاہیے۔ Form 1120 کی ہدایات کہتی ہیں کہ Schedule L کی بیلنس شیٹس کارپوریشن کے کھاتوں اور ریکارڈ سے ملنی چاہییں، اور Schedule M-1 کھاتوں کی آمدنی کو قابل ٹیکس آمدنی سے ملاتا ہے (سال کے اختتام پر کل اثاثے ⁦$10,000,000⁩ تک پہنچ جائیں تو اس کی جگہ Schedule M-3)۔ جس کارپوریشن کی کل آمدنی اور سال کے اختتام کے اثاثے دونوں ⁦$250,000⁩ سے کم ہوں وہ Schedule K کے سوال 13 کا جواب Yes دے کر Schedules L، ⁦M-1⁩ اور ⁦M-2⁩ چھوڑ سکتی ہے، لیکن اس کی آمدنی اور کٹوتیاں پھر بھی کھاتوں سے آتی ہیں۔

اگر صفائی جمع شدہ سال کی قابل ٹیکس آمدنی بدل دے تو کارپوریشن کو Form 1120-X درکار ہو سکتا ہے۔ ریفنڈ کا دعویٰ عموماً اصل گوشوارہ جمع کرانے کے 3 سال کے اندر یا ٹیکس ادا کرنے کے 2 سال کے اندر، جو بھی بعد میں ہو، کرنا ہوتا ہے (Form 1120-X کی ہدایات)۔ بدلا ہوا نقصان آگے منتقل ہونے والے نقصانات کو بھی بدلتا ہے؛ دیکھیں اسٹارٹ اپس کے خالص آپریٹنگ نقصانات۔ گوشوارے کو نقد سے استحقاقی طریقے پر منتقل کرنا Form 3115 پر طریقے کی تبدیلی ہے، Form 1120-X نہیں۔

اگر لیڈ سرمایہ کار بعد میں آڈٹ مانگے تو؟

حساب کتاب کی صفائی آڈٹ نہیں ہے؛ آڈٹ آزاد آڈیٹر کی الگ خدمت ہے جو بیلنس جانچتا ہے۔ ملائے گئے مہینے، ہر بیلنس کے شیڈول، دستخط شدہ فنانسنگ دستاویزات اور محفوظ ثبوت آڈیٹر کو نقطہ آغاز دیتے ہیں۔ ثبوت اتنی دیر رکھیں جتنی دیر وہ گوشوارے کے لیے اہم ہو سکتا ہے (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩): عموماً جمع کرانے کے 3 سال بعد تک اور ملازمت کے ٹیکس ریکارڈ کے لیے 4 سال (IRS)، اور نقصان والے سال کے لیے اس سے زیادہ جب تک اس کا نقصان بعد کے گوشواروں میں آگے منتقل ہوتا رہے۔

مثال

یہ مثالیں صرف وضاحت کے لیے ہیں؛ رقوم امریکی ڈالر میں ہیں۔

آٹھ ماہ اسپریڈ شیٹ میں، تین ماہ میں seed راؤنڈ

ایک کارپوریشن نے آٹھ ماہ کا حساب کتاب اسپریڈ شیٹ میں رکھا۔ فروری میں ملنے والا ⁦$1,200,000⁩ کا SAFE آمدنی کے طور پر درج ہوا۔ اس کے تین بینک اور کارڈ اکاؤنٹس ہیں جن میں تقریباً 1,500 لین دین ہیں۔ صفائی ⁦$1,200,000⁩ کو SAFE بیلنس میں منتقل کرتی ہے، آٹھوں مہینوں میں ہر اکاؤنٹ کو ملاتی ہے، پے رول رپورٹس سے پے رول درج کرتی ہے، اور ہر مہینے کے اختتام پر غیر ادا شدہ بل شامل کرتی ہے۔ آمدنی ⁦$1,200,000⁩ کم ہو جاتی ہے؛ بیلنس شیٹ اب وہ SAFE دکھاتی ہے جو حصص کی ملکیت کی فہرست میں درج ہے۔

⁦$300,000⁩ کی سالانہ پیشگی ادائیگیوں کا استحقاقی حساب کتاب

گاہکوں نے ایک کیلنڈر سال میں 12 ماہ کے پلانز کی ⁦$300,000⁩ پیشگی ادا کی: ⁦$50,000⁩ جو 1 جنوری سے شروع ہوتے ہیں اور ⁦$250,000⁩ جو 1 جولائی سے۔ نقد بنیاد کا حساب کتاب ⁦$300,000⁩ فروخت دکھاتا ہے۔ استحقاقی حساب کتاب اس سال ⁦$175,000⁩ کمائے ہوئے (⁦$50,000⁩ جمع ⁦$250,000⁩ کا نصف) اور ⁦$125,000⁩ مؤخر آمدنی دکھاتا ہے جو اگلے سال کمائی جائے گی۔

ایک بانی نے ذاتی طور پر کمپنی کے ⁦$40,000⁩ کے اخراجات ادا کیے

ایک بانی نے کارپوریشن بننے کے بعد ذاتی کارڈ پر ⁦$40,000⁩ کے سافٹ ویئر، سفر اور قانونی بل ادا کیے۔ صفائی ہر بل کو اس کی تاریخ پر رسید کے ساتھ اور بانی کو واجب الادا رقم کے طور پر درج کرتی ہے۔ پھر بورڈ انتخاب کرتا ہے: اکاؤنٹیبل پلان کے تحت ادائیگی واپس کرنا، ⁦$40,000⁩ کے قرض کے لیے نوٹ پر دستخط کرنا، یا ⁦$40,000⁩ کے بدلے حصص جاری کرنا۔ رسیدیں دونوں صورتوں میں حساب کتاب کے ساتھ رہتی ہیں۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• ٹیکس گوشوارہ واجب الادا ہے اور حساب کتاب پیچھے ہے: پیچھے رہ جانے والے حساب کتاب کی تلافی دیکھیں، اور حساب کتاب میں مدد لیں۔
• صفائی جمع شدہ Form 1120 بدل دیتی ہے: کارپوریٹ ٹیکس میں مدد سے اس کا موازنہ اور درستی کریں۔
• ٹیکس گوشوارے کو استحقاقی طریقے پر جانا ہے: نقد سے استحقاقی طریقے پر منتقلی دیکھیں۔
• سرمایہ کاروں نے درخواستوں کی فہرست بھیجی ہے: سرمایہ کار ڈیو ڈیلیجنس میں کون سے مالی ریکارڈ مانگتے ہیں دیکھیں۔
• گاہک سالانہ پلان پیشگی ادا کرتے ہیں: SaaS سبسکرپشنز کی مؤخر آمدنی دیکھیں۔
• SAFEs یا نوٹس کا ٹیکس سلوک طے کرنا ہے: SAFEs اور قابل تبدیل نوٹس دیکھیں۔
• صفائی میں چھوٹے ہوئے گوشوارے نکلتے ہیں: سرمایہ کار کی ڈیو ڈیلیجنس سے پہلے ٹیکس معاملات کی درستی دیکھیں۔
• بانیوں نے کارپوریشن بننے سے پہلے اخراجات ادا کیے: لانچ سے پہلے اسٹارٹ اپ کے اخراجات دیکھیں۔
• راؤنڈ بند ہو چکا ہے اور بورڈ ماہانہ رپورٹس چاہتا ہے: سرمایہ کاروں اور بورڈ کے لیے ماہانہ مالیاتی گوشوارے دیکھیں، اور جاری حساب کتاب میں مدد لیں۔