ٹھیکیدار ⁦W-9⁩ یا SSN نہ دے: 1099 اور بیک اپ ودہولڈنگ

کیا ٹھیکیدار کو ادائیگی سے پہلے مجھے اس سے ⁦W-9⁩ لینا چاہیے؟

جی ہاں۔ ٹھیکیدار کو رکھتے وقت، پہلی ادائیگی سے پہلے Form W-9 مانگیں۔ IRS تعلق کے آغاز میں کی گئی درخواست کو ذمہ داری سے عمل کرنے کا حصہ مانتا ہے (Publication 1586)، اور امریکی شخص کا نام اور ٹیکس شناختی نمبر (TIN) (سوشل سیکیورٹی نمبر، آجر شناختی نمبر یا انفرادی ٹیکس دہندہ شناختی نمبر) لینے کے لیے ⁦W-9⁩ تجویز کرتا ہے (IRS کی عمومی ہدایات)۔

⁦W-9⁩ سے آپ کو ٹھیکیدار کا قانونی نام، وفاقی ٹیکس کی درجہ بندی، نمبر، پتہ اور دستخط شدہ تصدیق ملتی ہے۔ درست Form 1099-NEC جمع کرانے کے لیے یہ سب چاہیے۔ درجہ بندی سے یہ بھی معلوم ہوتا ہے کہ وصول کنندہ کارپوریشن ہے یا نہیں، جسے ان ادائیگیوں پر عموماً بیک اپ ودہولڈنگ سے استثنا ملتا ہے (مانگنے والے کی ہدایات)۔

اگر ٹھیکیدار انکار کرے یا جواب ہی نہ دے تو رپورٹ ہونے والی ادائیگیوں پر بیک اپ ودہولڈنگ لاگو ہوتی ہے، اور ⁦1099-NEC⁩ پھر بھی جمع کرایا جاتا ہے۔

کیس اس وقت آسان نہیں رہتا جب ٹھیکیدار انکار کرے، جب آپ نمبر کے بغیر پہلے ہی ادائیگی کر چکے ہوں، جب IRS کے نوٹس میں غلط نام اور نمبر درج ہو، یا جب ٹھیکیدار غائب ہو جائے۔ پہلے کی گئی ادائیگیوں پر ٹیکس کاٹنا بنتا تھا یا نہیں، یہ ٹھیک تاریخوں اور رقوم پر منحصر ہے، اس لیے ایسے معاملات کسی پیشہ ور سے چیک کرائیں۔ کوئی فیصلہ کرنے سے پہلے ایک فہرست بنائیں: ہر ٹھیکیدار کا قانونی نام، ادارے کی قسم، نمبر کی حالت (فائل میں ہے، غائب ہے یا مختلف ہے)، آپ نے کن تاریخوں پر مانگا، اور ہر سال میں آپ نے کتنا ادا کیا۔

اگر ٹھیکیدار مجھے ⁦W-9⁩ یا سوشل سیکیورٹی نمبر نہ دے تو کیا کروں؟

جب ٹھیکیدار قابل استعمال نمبر نہیں دیتا تو رپورٹ ہونے والی ادائیگیوں پر بیک اپ ودہولڈنگ لاگو ہوتی ہے، اور IRS تحریری فالو اپ درخواستوں کی توقع رکھتا ہے۔ جو وصول کنندہ نمبر دینے سے انکار کرے یا غفلت کرے، اس کے بارے میں IRS کہتا ہے کہ فوراً بیک اپ ودہولڈنگ شروع کریں اور سالانہ درخواستیں کریں (Publication 1281)۔ جواب ٹیکس کاٹنا ہے، ادائیگی روکنا نہیں: ٹھیکیدار کو ودہولڈنگ منہا کر کے ادائیگی ہوتی ہے، اور ⁦1099-NEC⁩ پھر بھی جمع کرایا جاتا ہے۔ ادائیگی قابل کٹوتی ہے یا نہیں، یہ نیچے بیان ہے۔

• وجہ بتائیں کہ آپ کیوں مانگ رہے ہیں۔ نمبر Form 1099-NEC پر جاتا ہے جسے IRS ٹھیکیدار کے گوشوارے سے ملاتا ہے۔ اس کے بغیر ہر رپورٹ ہونے والی ادائیگی کا ⁦24%⁩ کاٹا جاتا ہے، اور ٹھیکیدار اس رقم کو اپنے گوشوارے میں کریڈٹ کے طور پر دعویٰ کرتا ہے۔ ٹھیکیدار ⁦W-9⁩ آپ کو دیتا ہے، IRS کو کبھی نہیں (Form W-9)۔
• صحیح قسم کا نمبر قبول کریں۔ فرد سوشل سیکیورٹی نمبر یا انفرادی ٹیکس دہندہ شناختی نمبر دیتا ہے۔ انفرادی کاروبار کا مالک وہی نمبر یا EIN دے سکتا ہے، مگر فرد کا نام پہلے آتا ہے (Publication 1281)۔
• وہ ٹھیکیدار جو سوشل سیکیورٹی نمبر کا اہل نہیں اور جس کا وفاقی ٹیکس سے متعلق مقصد ہے، مثلاً گوشوارہ جمع کرانا، Form W-7 پر ITIN کے لیے درخواست دے سکتا ہے (IRS: ITIN)۔ درخواست ٹھیکیدار دیتا ہے، آپ نہیں۔ نمبر آنے تک رپورٹ ہونے والی ادائیگیوں پر بیک اپ ودہولڈنگ لاگو رہتی ہے۔
• واضح طور پر غلط نمبر کو غائب سمجھیں۔ جس نمبر میں نو سے کم یا زیادہ ہندسے ہوں، یا کوئی حرف ہو، وہ غائب شمار ہوتا ہے (Publication 1281)۔
• "میں نے درخواست دی ہوئی ہے" سے ودہولڈنگ ملتوی نہیں ہوتی۔ نمبر کے لیے 60 دن کا انتظار صرف سود، ڈیویڈنڈ اور بعض قابل تجارت آلات کی ادائیگیوں پر لاگو ہے۔ ٹھیکیدار کی ادائیگی پر بیک اپ ودہولڈنگ فوراً لاگو ہوتی ہے، چاہے وصول کنندہ درخواست دے چکا ہو اور انتظار کر رہا ہو (مانگنے والے کی ہدایات)۔
• صرف وہی نمبر استعمال کریں جو ٹھیکیدار نے آپ کو دیا ہو۔ جو نمبر آپ نے اندازے سے یا کہیں سے تلاش کر کے لکھا اور وہ غلط نکلا، اس سے نیچے بیان کیا گیا نوٹس کا عمل شروع ہو جاتا ہے۔

مجھے کب ٹیکس کاٹنا ہے، کتنا، اور کن ادائیگیوں میں سے؟

جب وصول کنندہ نے قابل استعمال TIN نہ دیا ہو، یا IRS آپ کو بتائے کہ نمبر غلط ہے، تو بیک اپ ودہولڈنگ رپورٹ ہونے والی ادائیگی کا مقررہ ⁦24%⁩ ہے (IRS: بیک اپ ودہولڈنگ; Topic no. 307)۔ ٹھیکیدار کے لیے رپورٹ ہونے والی ادائیگی وہ ہے جسے آپ Form 1099-NEC پر رپورٹ کریں گے۔

چلتے ہوئے کل کا قاعدہ سیکشن ⁦3406(b)(6)⁩ میں ہے۔ اس صفحے کا متن پرانا ایڈیشن ہے اور اب بھی ⁦$600⁩ دکھاتا ہے۔ Public Law 119-21 نے 2025 کے بعد کی ادائیگیوں کے لیے اس رقم کی جگہ سیکشن ⁦6041(a)⁩ کی رقم رکھی ہے: ⁦$2,000⁩، جو 2027 سے مہنگائی کے مطابق ایڈجسٹ ہوگی (IRB 2026-19; Publication 15; IRS کی 1099 ہدایات)۔ مجوزہ ضوابط تفصیل بتاتے ہیں، جن میں یہ بھی ہے کہ صرف ایک ہی وصول کنندہ کو ایک ہی قسم کی ادائیگیاں جمع کی جاتی ہیں۔ وہ ابھی حتمی نہیں ہیں۔

کارپوریشن صرف انہی ادائیگیوں میں مستثنیٰ ہے جو ⁦W-9⁩ کی ہدایات میں درج ہیں۔ نام میں "Company" یا "Co." کا لفظ کارپوریشن ہونے کا ثبوت نہیں۔ سب سے آسان ثبوت وہ ⁦W-9⁩ ہے جس میں EIN اور کارپوریشن کی درجہ بندی ہو (Publication 1281; مانگنے والے کی ہدایات)۔

جب وفاقی بیک اپ ودہولڈنگ لاگو ہو تو کیلیفورنیا محدود استثنا کے ساتھ ⁦7%⁩ ریاستی بیک اپ ودہولڈنگ بھی لگاتا ہے (FTB)۔ اپنی ریاست کے ٹیکس محکمے سے اس کا قاعدہ دیکھیں۔

میں کاٹے گئے ٹیکس کو کیسے ڈپازٹ کروں، رپورٹ کروں، اور ٹھیکیدار کو اس کا کریڈٹ کیسے دلواؤں؟

کاٹا ہوا ٹیکس آپ IRS کے لیے اپنے پاس رکھتے ہیں: اسے ڈپازٹ کریں، Form 945 پر رپورٹ کریں، اور ٹھیکیدار کے Form 1099-NEC پر دکھائیں۔ بیک اپ ودہولڈنگ Form 945 پر رپورٹ ہوتی ہے، جو پے رول کے Forms 941 اور 944 سے الگ سالانہ گوشوارہ ہے۔ فارم اس بیک اپ ودہولڈنگ کا پوچھتا ہے جو آپ نے کاٹی یا جو آپ پر کاٹنا لازم تھی، اس لیے جو ٹیکس آپ کو کاٹنا چاہیے تھا مگر نہیں کاٹا، وہ بھی اسی پر آتا ہے (Form 945 کی ہدایات)۔

اپنے حساب کتاب میں خرچ پوری رقم پر درج کریں، ادا کی گئی نقد رقم خالص رقم پر، اور فرق کو IRS کو واجب الادا کاٹے گئے ٹیکس کے طور پر۔ جب آپ اسے ڈپازٹ کریں یا Form 945 کے ساتھ ادا کریں تو یہ واجبات صاف کر دیں۔

ٹھیکیدار اپنے گوشوارے میں box 4 کی رقم کو کاٹے گئے ٹیکس کے طور پر رپورٹ کر کے کریڈٹ پاتا ہے (IRS: بیک اپ ودہولڈنگ)۔ اگر ٹھیکیدار شراکت داری یا S کارپوریشن ہو تو شریک یا حصص دار اس کا دعویٰ کرتے ہیں (Topic no. 307)۔

خطرہ یہ ہے کہ ٹیکس کاٹ لیا جائے اور کبھی ڈپازٹ نہ کیا جائے۔ جو ٹیکس کاٹنا لازم تھا مگر نہ کاٹا گیا یا ڈپازٹ نہ ہوا، اس پر ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ لگ سکتا ہے، جو ہر اس ذمہ دار شخص پر غیر ادا شدہ ٹیکس کا ⁦100%⁩ ہے جو جان بوجھ کر ادا نہ کرے (Form 945 کی ہدایات; سیکشن 6672)۔ ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانے کی گائیڈ پے رول ٹیکس کے لیے لکھی گئی ہے؛ Form 945 کی ہدایات یہی جرمانہ بیک اپ ودہولڈنگ پر بھی لاگو کرتی ہیں۔

کیا ⁦W-9⁩ پر دستخط ضروری ہیں، یا میں نمبر کسی اور طریقے سے لے سکتا ہوں؟

ٹھیکیدار کی ادائیگی کے لیے نمبر کا دستخط شدہ ⁦W-9⁩ پر آنا ضروری نہیں۔ سود، ڈیویڈنڈ اور بروکر کی رقوم کے علاوہ ادائیگیوں کے لیے IRS کہتا ہے کہ وصول کنندہ نمبر کسی بھی طریقے سے دے سکتا ہے (Publication 1281)۔ ⁦W-9⁩ خود کہتا ہے کہ خدمات کی ادائیگی پانے والے کو درست نمبر دینا لازم ہے مگر تصدیق پر دستخط ضروری نہیں، الا یہ کہ IRS نے وصول کنندہ کو بتایا ہو کہ پہلے کا نمبر غلط تھا (Form W-9)۔

پھر بھی تحریری شکل میں لیں۔ دستخط شدہ اور تاریخ والا ⁦W-9⁩ معیاری ثبوت ہے، اور نیچے بیان کیا گیا نوٹس کا عمل شروع ہو جائے تو صرف دستخط شدہ ⁦W-9⁩ (یا وہاں بیان کردہ توثیق) ہی ودہولڈنگ روکتا ہے (Publication 1281)۔

آپ اپنا فارم استعمال کر سکتے ہیں اگر وہ بنیادی طور پر ملتا جلتا ہو، اس میں تصدیقیں شامل ہوں، اور وصول کنندہ کو غیر متعلقہ شرائط ماننے پر مجبور نہ کرے (مانگنے والے کی ہدایات)۔

⁦W-9⁩ کے بغیر میں ⁦1099-NEC⁩ کیسے جمع کراؤں، اور کیا ادائیگی کی کٹوتی لے سکتا ہوں؟

آپ اوپر بیان کردہ ودہولڈنگ قواعد کے ساتھ اب بھی ادائیگی کر سکتے ہیں اور فارم جمع کرا سکتے ہیں۔ اگر ٹھیکیدار نے کوئی نمبر نہیں دیا تو ⁦1099-NEC⁩ پر نمبر کا خانہ خالی چھوڑیں اور اس سال کی ادائیگیوں کا فارم 1 فروری 2027 تک جمع کرائیں (IRS کی عمومی ہدایات)۔

نمبر کا نہ ہونا خود ایک غلطی ہے۔ جو گوشوارہ لازمی نمبر کے بغیر جمع ہو اس پر غلط معلوماتی گوشواروں کا فی گوشوارہ جرمانہ لگ سکتا ہے، جو غلطی درست نہ ہونے تک بڑھتا جاتا ہے، الا یہ کہ آپ معقول وجہ ثابت کریں (IRS کی عمومی ہدایات)۔ درست نمبر نہ دینے کی ہر کوتاہی پر ٹھیکیدار پر ⁦$50⁩ واجب ہو سکتا ہے (Form W-9)۔ رقوم اور ریلیف دیر سے ٹھیکیدار اور ملازم کے فارم میں ہیں۔

ادائیگی قابل کٹوتی ہے یا نہیں، یہ اس پر منحصر ہے کہ کیا وہ ایسا کاروباری خرچ ہے جس کا آپ ثبوت دے سکیں۔ IRS کہتا ہے کہ خرچ کے ریکارڈ سے وصول کنندہ، رقم، ادائیگی کا ثبوت، تاریخ اور خدمت کی نوعیت معلوم ہونی چاہیے (IRS: رکھنے کے ریکارڈ)۔ کٹوتی کا سوال دیر سے ٹھیکیدار اور ملازم کے فارم میں ہے؛ بغیر رسید کی ادائیگیوں کے لیے سب کنٹریکٹرز کو نقد ادائیگی دیکھیں۔

سال کے آخر میں، یا ٹھیکیدار کے غائب ہو جانے کے بعد، میں غائب ⁦W-9⁩ کا پیچھا کیسے کروں؟

جب آپ نمبر کے بغیر پہلے ہی ادائیگی کر چکے ہوں تو اقدامات یہ ہیں: تاریخ والی تحریری درخواست، جو ٹیکس کاٹنا بنتا تھا اس کا حساب اور رپورٹنگ، اور بار بار کی درخواستوں کو کیلنڈر میں درج کرنا:

1. درخواست اسی شکل میں بھیجیں جو IRS نے بتائی ہے۔ ڈاک سے بھیجی گئی سالانہ درخواست میں ایک خط شامل ہوتا ہے کہ وصول کنندہ کو درست نمبر دینا لازم ہے اور اس پر ⁦$50⁩ کا جرمانہ ہو سکتا ہے، ساتھ Form W-9 اور جوابی لفافہ (Publication 1586)۔ ڈاک بھیجنے کا ثبوت رکھیں۔
2. جو ودہولڈنگ رہ گئی اس کا حساب لگائیں۔ ودہولڈنگ اس ادائیگی پر بنتی تھی جس نے سال کے کل کو حد تک پہنچایا (یا پہلی ادائیگی پر، اگر اوپر جدول کا پچھلے سال کا ٹیسٹ لاگو ہو) اور بعد کی ہر ادائیگی پر۔ بیک اپ ودہولڈنگ ان ادائیگیوں پر لاگو ہوتی ہے جو اس وقت ہوئیں جب فائل میں کوئی نمبر نہیں تھا (سیکشن 3406)۔
3. اسے Form 945 پر رپورٹ کریں۔ جو ٹیکس رہ گیا وہ ہر متعلقہ سال کے لیے لائن 2 پر جاتا ہے، چاہے کچھ کاٹا نہ گیا ہو (Form 945 کی ہدایات)۔ جب تک اس سال کا Form 945 جمع نہ ہو، IRS کے پاس اس کی تشخیص کی کوئی مدت نہیں۔ اس کے بعد معمول کی حد جمع کرانے کی تاریخ اور سال کے بعد کی 15 اپریل میں سے جو بعد کی ہو، اس سے 3 سال ہے (سیکشن 6501)۔
4. جانیں کہ چھوٹے ہوئے ٹیکس کا ذمہ دار کون ہے۔ جو ٹیکس کاٹنا ادائیگی کرنے والے پر لازم تھا اس کا ذمہ دار وہی ہے (سیکشن ⁦3406(h)(10)⁩; سیکشن 3403): انفرادی کاروبار میں مالک؛ ورنہ کاروبار، اور اوپر بیان کردہ ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ اس ذمہ دار شخص تک پہنچتا ہے جو جان بوجھ کر ادا نہ کرے۔ سیکشن ⁦3402(d)⁩ کے تحت اگر ٹھیکیدار نے ادائیگی رپورٹ کی اور اس پر ٹیکس ادا کیا ہو تو IRS وہ ٹیکس وصول نہیں کرتا، مگر جرمانے اور سود رہتے ہیں۔ آپ اس کا دعویٰ Form 4670 کے ساتھ ایسا Form 4669 جمع کر کے کرتے ہیں جس پر ٹھیکیدار دستخط کرے، یعنی اس بات کا بیان کہ اس نے ادائیگی رپورٹ کی اور ٹیکس ادا کیا۔ غائب ٹھیکیدار دستخط نہیں کر سکتا، اور IRS کا مینول (اندرونی رہنمائی، قانون نہیں) کہتا ہے کہ وصول کنندہ کا غائب ہو جانا ادائیگی کرنے والے کی ذمہ داری نہیں بدلتا (IRS مینول; Form 4669; Form 4670)۔
5. ⁦1099-NEC⁩ نمبر کے خانے کو خالی چھوڑ کر جمع کرائیں۔ box 4 میں صرف وہی ٹیکس لکھیں جو آپ نے واقعی کاٹا ہو۔
6. بار بار کی درخواستیں کیلنڈر میں لکھیں۔ اگر پہلی درخواست ناکام ہو تو IRS توقع رکھتا ہے کہ تعلق شروع ہونے کے سال کی 31 دسمبر تک پہلی سالانہ درخواست ہو (اگر تعلق دسمبر میں شروع ہوا ہو تو 31 جنوری تک) اور اگلے سال کی 31 دسمبر تک دوسری۔ جس سال ٹھیکیدار کو کوئی ادائیگی نہ ہو یا اس کے لیے کوئی گوشوارہ جمع نہ کرانا ہو، اس سال سالانہ درخواست ضروری نہیں۔ اگر آپ سے ایک یا زیادہ لازمی درخواستیں رہ گئی ہوں تو آپ بعد کے سالوں میں لگاتار دو سالانہ درخواستیں کر سکتے ہیں (Publication 1586)۔
7. نمبر آنے پر اسے استعمال کریں۔ اسے آئندہ گوشواروں میں شامل کریں۔ جو گوشوارہ نمبر کے بغیر جمع ہو چکا ہو اس کی درستی ضروری نہیں، جب تک کوئی رقم بھی نہ بدلے (Publication 1586)۔

میں کیسے جانچوں کہ نام اور نمبر ملتے ہیں: TIN Matching، ⁦CP2100⁩ نوٹس اور "B" نوٹس؟

اگر ممکن ہو تو جمع کرانے سے پہلے نام اور نمبر ملا لیں، اور IRS کے کسی بھی نوٹس کا جواب اس کی آخری تاریخوں پر دیں۔ TIN Matching ادائیگی کرنے والے کو جمع کرانے سے پہلے نام اور نمبر کے جوڑوں کو IRS کے ریکارڈ سے چیک کرنے دیتا ہے۔ اس کے لیے IRS اکاؤنٹ چاہیے، اور ادائیگی کرنے والا IRS کے ادائیگی کنندگان کے ڈیٹا بیس میں درج ہونا چاہیے، جس میں IRS کے مطابق وہ ادائیگی کرنے والے شامل کیے جاتے ہیں جنہوں نے پچھلے 2 سال میں بیک اپ ودہولڈنگ رپورٹ کرنے کے لیے Forms 1099 جمع کرائے۔ ابھی ہر ادائیگی کرنے والا درج نہیں، اس لیے اس پر بھروسا کرنے سے پہلے IRS کا صفحہ دیکھیں (IRS: TIN Matching)۔ IRS کی توقع ہے کہ جانچے ہوئے گوشواروں پر کم نوٹس آئیں گے، اور تصدیق شدہ مطابقت کو عموماً معقول وجہ مانتا ہے (مانگنے والے کی ہدایات)۔

صحیح نمبر کے ساتھ صحیح نام استعمال کریں (IRS کی عمومی ہدایات):

• انفرادی کاروبار کا مالک: پہلے فرد کا نام، پھر کاروبار کا کوئی نام، اور سوشل سیکیورٹی نمبر یا EIN۔
• ایک رکن والی LLC جو اپنے مالک سے الگ ادارہ نہیں مانی جاتی (نظر انداز کردہ ادارہ): مالک کا نام اور نمبر، LLC کا نام دوسرے نمبر پر۔
• وہ LLC جس پر کارپوریشن یا شراکت داری کے طور پر ٹیکس لگتا ہو، شراکت داری، یا کارپوریشن: ادارے کا نام اور EIN۔

جمع کرانے کے بعد IRS CP2100 یا ⁦CP2100A⁩ نوٹس بھیج سکتا ہے جس میں غائب یا غلط نام اور نمبر کے جوڑے درج ہوتے ہیں۔ نوٹس یہ نہیں بتاتا کہ یہ پہلا ہے یا دوسرا، اس لیے اس کا حساب آپ رکھتے ہیں (Publication 1281)۔

دوسرے نوٹس کے لیے 30 کاروباری دن اس دن سے گنیں جب آپ کو IRS کا نوٹس ملے، جیسا کہ ضابطہ کہتا ہے (⁦26 CFR 31.3406(d)-5⁩)؛ آغاز کے بارے میں Publication 1281 میں تضاد ہے۔

نوٹس کے جواب میں فون پر نمبر نہ مانگیں، اور بیرونی لفافے پر "IMPORTANT TAX INFORMATION ENCLOSED" لکھیں۔ ہر اکاؤنٹ کو پہلے نوٹس کے بعد تین سال تک ٹریک کریں (Publication 1281)۔ Notice 972CG جرمانوں کے بارے میں ایک مختلف نوٹس ہے؛ دیر سے ٹھیکیدار اور ملازم کے فارم دیکھیں۔

ہر ٹھیکیدار کی ⁦W-9⁩ فائل میں کیا ہونا چاہیے، اور میں دوبارہ کب مانگوں؟

ہر ٹھیکیدار کی ایک فائل رکھیں جو ثابت کرے کہ آپ نے کیا مانگا، کب مانگا، اور کیا واپس آیا۔ جب ٹھیکیدار کا نام، نمبر یا ٹیکس کی درجہ بندی بدلے، مثلاً کارپوریشن اپنا انتخاب بدلے، تو نیا ⁦W-9⁩ مانگیں (Form W-9)، اور جب نوٹس کہے کہ نمبر غلط ہے تب بھی (Publication 1281)۔

آپ جو 1099 فارم جمع کرائیں ان کی کاپیاں ان کی آخری تاریخ سے 3 سال تک رکھیں، یا 4 سال اگر بیک اپ ودہولڈنگ لگائی گئی ہو (IRS کی عمومی ہدایات)۔ IRS تقاضا کرتا ہے کہ آپ ⁦W-9⁩ کی معلومات خفیہ رکھیں اور صرف ٹیکس قوانین کی تعمیل کے لیے استعمال کریں (IRS کی عمومی ہدایات)۔ اپنے حساب کتاب میں ہر ٹھیکیدار کے ریکارڈ میں ⁦W-9⁩ کی حیثیت کا خانہ اور حد کے مقابلے میں چلتا ہوا کل شامل کریں، تاکہ فائل میں اس کے بغیر کوئی ادائیگی نہ جائے۔

اگر ٹھیکیدار امریکی شخص نہ ہو تو کیا ہوگا؟

غیر ملکی ٹھیکیدار عموماً ⁦W-9⁩ کے بجائے Form W-8 دیتا ہے (Form W-9)۔ رپورٹ ہونے والی ادائیگی پر غیر مقیم غیر ملکی بیک اپ ودہولڈنگ کے تابع ہے جب تک دستخط شدہ Form W-8BEN فائل میں نہ ہو (Publication 1281)؛ غیر ملکی کمپنی Form W-8BEN-E استعمال کرتی ہے۔ غیر مقیم غیر ملکی کو امریکہ سے باہر کے ماخذ کی آمدنی کی ادائیگی عموماً معلوماتی گوشوارے پر رپورٹ نہیں ہوتی (IRS: غیر ملکی ماخذ کی آمدنی)، اور جو ادائیگی معلوماتی رپورٹنگ سے باہر ہو وہ بیک اپ ودہولڈنگ سے بھی باہر ہے (مانگنے والے کی ہدایات)۔ امریکہ سے باہر رہنے والا امریکی شہری یا مقیم غیر ملکی امریکی شخص ہے اور ⁦W-9⁩ دیتا ہے (Form W-9)۔ دوسری ودہولڈنگ، جو Form 945 کے بجائے Form 1042 پر رپورٹ ہوتی ہے، لاگو ہو سکتی ہے (Form 945 کی ہدایات)، اور جس رقم کو دوسری ودہولڈنگ پہلے ہی ڈھانپتی ہو اس پر بیک اپ ودہولڈنگ لاگو نہیں ہوتی (سیکشن ⁦3406(g)(2)⁩)۔ کون غیر ملکی شمار ہوتا ہے، ادائیگی کا ماخذ کہاں ہے، معاہدے کے فارم، اور جس وصول کنندہ نے کوئی فارم نہ دیا ہو اس کے بارے میں کیا فرض کیا جائے، یہ سب بیرون ملک ٹھیکیداروں کو ادائیگی میں ہے۔

مثال

مثالی رقوم امریکی ڈالر میں۔

نیا مددگار ⁦W-9⁩ دینے سے انکار کرتا ہے

ایک باغبانی کرنے والی خاتون ایک نئے مددگار سے، جو فرد ہے، ⁦$2,500⁩ کے کام سے پہلے ⁦W-9⁩ مانگتی ہے۔ مددگار انکار کرتا ہے، اور اس نے پچھلے سال اسے کچھ ادا نہیں کیا تھا، اس لیے پچھلے سال کا کوئی قاعدہ لاگو نہیں ہوتا۔ یہ ادائیگی سال کے کل کو ⁦$2,000⁩ کی حد سے اوپر لے جاتی ہے، اس لیے وہ ⁦24%⁩ (⁦$600⁩) کاٹتی ہے اور اسے ⁦$1,900⁩ ادا کرتی ہے۔ اگر ⁦$600⁩ ہی اس سال اس کا واحد Form 945 ٹیکس ہے تو یہ ⁦$2,500⁩ کی ڈپازٹ حد سے کم ہے اور وہ اسے Form 945 کے ساتھ ادا کرتی ہے۔ سال کے آخر میں وہ اس کا ⁦1099-NEC⁩ جمع کراتی ہے جس میں ادائیگی کے خانے میں ⁦$2,500⁩، box 4 میں ⁦$600⁩ اور نمبر کا خانہ خالی ہوتا ہے، اور وہ 31 دسمبر تک اس سے دوبارہ مانگتی ہے۔

ایڈیٹر کبھی جواب نہیں دیتا

ایک کنسلٹنٹ خاتون ایک فری لانس ایڈیٹر کو، جو انفرادی کاروبار کا مالک ہے اور جسے اس نے پچھلے سال ادائیگی نہیں کی تھی، مارچ، جون، ستمبر اور نومبر میں ہر بار ⁦$1,500⁩ ادا کرتی ہے: کل ⁦$6,000⁩، بغیر ⁦W-9⁩ اور دسمبر تک کسی درخواست کے۔ سال کا کل جون میں ⁦$2,000⁩ کی حد تک پہنچ جاتا ہے، اس لیے جون، ستمبر اور نومبر کی ادائیگیاں، یعنی ⁦$4,500⁩، رپورٹ ہونے والی تھیں: اسے ⁦24%⁩ یعنی ⁦$1,080⁩ کاٹنا چاہیے تھا۔ دسمبر میں وہ خط، ⁦W-9⁩ اور جوابی لفافہ ڈاک سے بھیجتی ہے۔ ایڈیٹر جواب نہیں دیتا۔ وہ ⁦$6,000⁩ کا ⁦1099-NEC⁩ بغیر نمبر اور box 4 میں کچھ لکھے بغیر جمع کراتی ہے، ڈاک کا ثبوت رکھتی ہے، اور اگلے سال کی 31 دسمبر تک دوسری درخواست کیلنڈر میں لکھ لیتی ہے۔ وہ ⁦$1,080⁩ کو Form 945 کی لائن 2 پر بھی رپورٹ کرتی ہے، اس ٹیکس کے طور پر جو اسے کاٹنا لازم تھا۔ اگر اس سال یہی اس کا واحد Form 945 ٹیکس ہے تو وہ اسے گوشوارے کے ساتھ ادا کرتی ہے، الا یہ کہ ریلیف لاگو ہو: IRS اسے اس سے تب ہی چھوٹ دے سکتا ہے جب وہ Forms 4669 اور 4670 کے ذریعے ثابت کرے کہ ایڈیٹر نے آمدنی رپورٹ کی اور ٹیکس ادا کیا، اور اس کے لیے ایڈیٹر کو تعاون کرنا ہوگا۔ اس نے تعلق کے آغاز میں کوئی درخواست نہیں کی تھی، جسے IRS جرمانہ معاف کرنے پر غور کرتے وقت ذمہ داری سے عمل کرنے میں شمار کرتا ہے۔

ایک دکان کو ⁦CP2100A⁩ ملتا ہے

ایک دکان کا ⁦CP2100A⁩، جو اس اکاؤنٹ کے لیے پہلا ہے، ایک وینڈر کو درج کرتا ہے جو انفرادی کاروبار کا مالک ہے اور جس کا نام اور نمبر نہیں ملتے۔ دکان اپنا ریکارڈ دیکھتی ہے: وینڈر کا ⁦W-9⁩ بالکل وہی دکھاتا ہے جو دکان نے جمع کرایا تھا، اس لیے وہ اوپر کے جدول کی آخری تاریخوں پر پہلا "B" نوٹس اور نیا ⁦W-9⁩ بھیجتی ہے۔ وینڈر اسے واپس نہیں کرتا، اس لیے دکان بعد کی ادائیگیوں پر ⁦24%⁩ ودہولڈنگ شروع کرتی ہے۔ ⁦$3,000⁩ کی ادائیگی پر وہ ⁦$720⁩ کاٹتی ہے، ⁦$2,280⁩ ادا کرتی ہے، اور ⁦$720⁩ کو اوپر کے ڈپازٹ قواعد کے مطابق Form 945 کے لیے اپنے پاس رکھتی ہے۔ اسی جوڑے کے لیے بعد کے کیلنڈر سال میں، کسی مختلف سال کے گوشواروں کے بارے میں، دوسرا نوٹس آئے تو دوسرا "B" نوٹس بھیجنا ہوگا۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کو یقین نہیں کہ ٹھیکیدار کو ⁦1099-NEC⁩ چاہیے بھی یا نہیں: کن ٹھیکیداروں کو ٹیکس فارم ملتا ہے دیکھیں۔
• فارم کبھی جمع نہیں ہوئے، Notice 972CG آ گیا، یا آپ کٹوتی کے بارے میں جاننا چاہتے ہیں: دیر سے ٹھیکیدار اور ملازم کے فارم دیکھیں۔
• ٹھیکیدار امریکہ سے باہر کام کرتا ہے: بیرون ملک ٹھیکیداروں کو ادائیگی اور بیرون ملک ٹھیکیداروں کے ریکارڈ دیکھیں۔
• کارکن شاید دراصل ملازم ہو: وہ ٹھیکیدار جو ملازم ہو سکتے ہیں دیکھیں۔
• آپ نے رسید یا ٹیکس شناختی نمبر کے بغیر نقد ادائیگی کی: سب کنٹریکٹرز کو نقد ادائیگی دیکھیں۔
• آپ نے ٹیکس کاٹا اور ڈپازٹ نہیں کیا، یا IRS کے کسی افسر نے فون کیا: ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ دیکھیں۔
• کسی ٹھیکیدار کو نمبر کے بغیر ادائیگی ہوئی، بیک اپ ودہولڈنگ بنتی تھی اور کبھی نہیں کاٹی گئی، یا ⁦CP2100⁩ آ گیا: یہ طے کرتے ہیں کہ پچھلی ادائیگیوں پر آپ پر کیا واجب ہے، کن سالوں کا Form 945 درکار ہے، فائلنگ کیسے درست ہوں گی، ودہولڈنگ کیسے درج ہوگی، اور آپ کے حساب کتاب میں کیا ہونا چاہیے تاکہ ⁦W-9⁩ کے بغیر کوئی ادائیگی نہ جائے۔ ٹھیکیداروں کی فہرست، ادائیگیوں کا کھاتہ، بھیجی گئی درخواستیں اور نوٹس اکٹھے کریں، پھر حساب کتاب میں مدد لیں۔