Yüklenici W-9 veya SSN Vermiyor: 1099 ve Yedek Stopaj

Ödeme yapmadan önce yükleniciden W-9 almalı mıyım?

Evet. Yükleniciyle çalışmaya başladığınızda, ilk ödemeden önce Form W-9 isteyin. IRS, ilişkinin başında yapılan talebi sorumlu davrandığınızın bir parçası sayar (Publication 1586). ABD kişisinin adını ve vergi kimlik numarasını (TIN) almak için W-9'u önerir. TIN; Sosyal Güvenlik Numarası, EIN veya ITIN olabilir (IRS genel talimatları).

W-9; yüklenicinin yasal adını, federal vergi sınıflandırmasını, numarasını, adresini ve imzalı beyanını verir. Doğru bir Form 1099-NEC vermek için bunlara ihtiyacınız vardır. Sınıflandırma, ödemeyi alanın şirket olup olmadığını da gösterir. Şirketler bu ödemeler için genellikle yedek stopajdan muaftır (talep edenlere yönelik talimatlar).

Yüklenici reddederse veya hiç yanıt vermezse bildirime tabi ödemelere yedek stopaj uygulanır ve 1099-NEC yine verilir.

Yüklenici reddettiğinde, numara almadan ödeme yaptığınızda, bir IRS bildirimi hatalı isim ve numara gösterdiğinde veya yüklenici ortadan kaybolduğunda durum basit değildir. Daha önce yapılan ödemelerde stopajın gerekip gerekmediği tam tarihlere ve tutarlara bağlıdır; bu yüzden bu durumları bir uzmana kontrol ettirin. Karar vermeden önce tek bir liste çıkarın: her yüklenicinin yasal adı, işletme türü, numara durumu (kayıtta, eksik veya uyuşmuyor), talep tarihleriniz ve her yıl ödediğiniz tutar.

Yüklenici W-9 veya Sosyal Güvenlik Numarası vermezse ne olur?

Yüklenici kullanılabilir bir numara vermediğinde bildirime tabi ödemelere yedek stopaj uygulanır ve IRS yazılı takip talepleri bekler. Numara vermeyi reddeden veya ihmal eden biri için IRS, yedek stopaja hemen başlamanızı ve yıllık talepleri yapmanızı söyler (Publication 1281). Çözüm stopajdır, ödemeyi durdurmak değildir: yükleniciye stopaj düşülmüş tutar ödenir ve 1099-NEC yine verilir. Ödemenin indirilip indirilemeyeceği aşağıda anlatılıyor.

• Neden istediğinizi açıklayın. Numara, IRS'nin yüklenicinin beyannamesiyle eşleştirdiği Form 1099-NEC'ye yazılır. Numara olmazsa her bildirime tabi ödemeden %24 kesilir ve yüklenici bu tutarı kendi beyannamesinde kredi olarak talep eder. Yüklenici W-9'u size verir, IRS'ye vermez (Form W-9).
• Doğru türde numarayı kabul edin. Bireyler Sosyal Güvenlik Numarası veya ITIN verir. Şahıs işletmesi sahibi bu numaralardan birini ya da bir EIN verebilir; ancak önce bireyin adı yazılır (Publication 1281).
• Sosyal Güvenlik Numarası alma hakkı olmayan bir yüklenici federal vergi amacı varsa, örneğin verilecek bir beyannamesi varsa, Form W-7 ile ITIN başvurusu yapabilir (IRS: ITIN). Başvuruyu yüklenici yapar, siz değil. Numara gelene kadar bildirime tabi ödemelere yedek stopaj uygulanır.
• Açıkça hatalı bir numarayı eksik sayın. Dokuzdan fazla veya az haneli ya da içinde harf olan numara eksik sayılır (Publication 1281).
• “Başvurdum” demek stopajı ertelemez. Numara için 60 gün beklemek yalnızca faiz, temettü ve bazı işlem gören araç ödemeleri için geçerlidir. Başvurmuş ve beklemekte olsa bile yüklenici ödemesi hemen yedek stopaja tabidir (talep edenlere yönelik talimatlar).
• Yalnızca yüklenicinin size verdiği numarayı kullanın. Tahmin ettiğiniz veya araştırıp bulduğunuz bir numara yanlış çıkarsa aşağıda anlatılan bildirim süreci başlar.

Ne zaman, ne kadar ve hangi ödemelerden stopaj yapmalıyım?

Ödemeyi alan kullanılabilir bir TIN vermediğinde veya IRS numaranın yanlış olduğunu bildirdiğinde, yedek stopaj bildirime tabi ödemenin sabit %24 tutarıdır (IRS: yedek stopaj; Topic no. 307). Yüklenici için bildirime tabi ödeme, Form 1099-NEC'de bildireceğiniz ödemedir.

Toplam tutar kuralı 3406(b)(6) maddesinde yer alır. Bu sayfadaki metin eski bir basımdır ve hâlâ $600 tutarını gösterir. Public Law 119-21 bu tutarı 2025'ten sonraki ödemeler için 6041(a) maddesindeki tutarla değiştirdi: $2.000; bu tutar 2027'den itibaren enflasyona göre ayarlanır (IRB 2026-19; Publication 15; IRS 1099 talimatları). Taslak düzenlemeler ayrıntıları belirler; örneğin yalnızca aynı ödemeyi alana yapılan aynı türdeki ödemeler toplanır. Bu düzenlemeler henüz kesinleşmemiştir.

Şirket, yalnızca W-9 talimatlarında sayılan ödemeler için muaftır. İsimdeki “Company” veya “Co.” sözcüğü şirket statüsünü kanıtlamaz. EIN ve şirket sınıflandırması gösteren bir W-9 en basit destektir (Publication 1281; talep edenlere yönelik talimatlar).

Federal yedek stopaj uygulandığında California, sınırlı istisnalar dışında %7 eyalet yedek stopajı ekler (FTB). Kendi eyaletinizin kuralı için eyalet vergi idarenize bakın.

Kestiğim vergiyi nasıl yatırır, bildirir ve yükleniciye nasıl kredi verdiririm?

Kestiğiniz vergiyi IRS adına tutarsınız: yatırın, Form 945'te bildirin ve yüklenicinin Form 1099-NEC'sinde gösterin. Yedek stopaj, bordro için kullanılan Form 941 ve 944'ten ayrı, yıllık bir beyanname olan Form 945'te bildirilir. Form, kestiğiniz veya kesmeniz gereken yedek stopajı sorar; yani kesmeniz gerekirken kesmediğiniz vergi de buraya yazılır (Form 945 talimatları).

Kayıtlarınızda gideri tam tutarıyla, ödenen nakdi net tutarla ve aradaki farkı IRS'ye borçlu olunan kesilmiş vergi olarak kaydedin. Bu borcu, yatırdığınızda veya Form 945 ile ödediğinizde kapatın.

Yüklenici, 4. kutudaki tutarı kendi beyannamesinde kesilmiş vergi olarak göstererek kredi alır (IRS: yedek stopaj). Yüklenici bir ortaklık veya S şirketiyse krediyi ortaklar ya da hissedarlar talep eder (Topic no. 307).

Tuzak, vergiyi kesip hiç yatırmamaktır. Kesilmesi gereken ama kesilmeyen ya da yatırılmayan vergi, ödenmeyen tutarın %100 oranındaki trust fund recovery cezasına (trust fund recovery penalty) yol açabilir. Bu ceza, ödemeyi bilerek yapmayan her sorumlu kişiye uygulanır (Form 945 talimatları; 6672. madde). Trust fund recovery cezası rehberi bordro vergisi için yazılmıştır; Form 945 talimatları aynı cezayı yedek stopaja da uygular.

W-9 imzalı olmak zorunda mı, numarayı başka yolla alabilir miyim?

Yüklenici ödemelerinde numaranın imzalı bir W-9 ile gelmesi şart değildir. Faiz, temettü ve aracı kurum tutarları dışındaki ödemelerde IRS, ödemeyi alanın numarayı herhangi bir biçimde verebileceğini söyler (Publication 1281). W-9'un kendisi de hizmet karşılığı ödeme alanın doğru numarayı vermesi gerektiğini, ancak IRS daha önceki bir numaranın yanlış olduğunu bildirmediyse beyanı imzalamasının gerekmediğini söyler (Form W-9).

Yine de yazılı alın. İmzalı ve tarihli bir W-9 standart kanıttır. Aşağıdaki bildirim süreci başladıktan sonra stopajı yalnızca imzalı bir W-9 (veya orada anlatılan doğrulama) durdurur (Publication 1281).

Kendi formunuzu, esas olarak benzerse, gerekli beyanları taşıyorsa ve ödemeyi alanı ilgisiz şartları kabul etmeye zorlamıyorsa kullanabilirsiniz (talep edenlere yönelik talimatlar).

W-9 olmadan 1099-NEC'yi nasıl veririm, ödemeyi yine de indirebilir miyim?

Yukarıdaki stopaj kurallarıyla birlikte yine ödeme yapabilir ve beyanname verebilirsiniz. Yüklenici numara vermediyse 1099-NEC'deki numara kutusunu boş bırakın ve bu yılın ödemeleri için 1 Şubat 2027 tarihine kadar verin (IRS genel talimatları).

Eksik numara başlı başına bir hatadır. Gerekli numara olmadan verilen beyanname, makul sebep göstermediğiniz sürece, hatalı bilgi beyannameleri için beyanname başına uygulanan cezaya yol açabilir; bu ceza düzeltme geciktikçe artar (IRS genel talimatları). Yüklenici de doğru numarayı vermediği her durum için $50 ceza ile karşılaşabilir (Form W-9). Tutarlar ve af koşulları geç verilen yüklenici ve çalışan formları rehberindedir.

Ödemenin indirilebilir olması, destekleyebileceğiniz bir işletme gideri olmasına bağlıdır. IRS, gider kayıtlarında ödemeyi alanın, tutarın, ödeme kanıtının, tarihin ve hizmetin ne olduğunun belirtilmesini söyler (IRS: saklanacak kayıtlar). İndirim konusu geç verilen yüklenici ve çalışan formları rehberinde ele alınır; makbuzu olmayan ödemeler için bkz. alt yüklenicilere nakit ödeme.

Eksik W-9'u yıl sonunda veya yüklenici ortadan kaybolduktan sonra nasıl takip ederim?

Numara almadan ödeme yaptıysanız adımlar şunlardır: tarihli yazılı bir talep, kesilmesi gerekeni hesaplayıp bildirmek ve tekrar taleplerini takvime yazmak:

1. Talebi IRS'nin belirttiği biçimde gönderin. Postayla yapılan yıllık talep; ödemeyi alanın doğru numarayı vermesi gerektiğini ve $50 cezayla karşılaşabileceğini belirten bir mektubu, bir Form W-9'u ve bir cevap zarfını içerir (Publication 1586). Posta kanıtını saklayın.
2. Kesmediğiniz stopajı hesaplayın. Stopaj, yılın toplamını eşiğe ulaştıran ödemede (veya yukarıdaki tablodaki önceki yıl testi geçerliyse ilk ödemede) ve sonraki her ödemede gerekliydi. Yedek stopaj, kayıtta numara yokken yapılan ödemeleri kapsar (3406. madde).
3. Form 945'te bildirin. Kesmediğiniz vergi, hiç kesilmemiş olsa bile ilgili her yıl için 2. satıra yazılır (Form 945 talimatları). Yıla ait Form 945 verilene kadar IRS'nin tarh etmesi için süre sınırı yoktur. Verildikten sonra olağan sınır, beyanname tarihinden veya yılı izleyen 15 Nisan tarihinden hangisi sonraysa ondan itibaren 3 yıl süredir (6501. madde).
4. Kesilmeyen vergiden kimin sorumlu olduğunu bilin. Kesmesi gereken vergiden ödemeyi yapan sorumludur (3406(h)(10) maddesi; 3403. madde): şahıs işletmesinde sahip, diğer durumlarda işletme; yukarıdaki trust fund recovery cezası da ödemeyi bilerek yapmayan sorumlu kişiye ulaşır. 3402(d) maddesi uyarınca, yüklenici ödemeyi beyan edip vergisini ödediyse IRS vergiyi sizden tahsil etmez; ancak cezalar ve faiz kalır. Bunu, yüklenicinin imzaladığı bir Form 4669 ile birlikte Form 4670 vererek talep edersiniz; imzalı belge, yüklenicinin ödemeyi beyan ettiğini ve vergisini ödediğini belirten bir beyandır. Ortadan kaybolan yüklenici imzalayamaz; IRS el kitabı (kanun değil, iç rehber) da ödemeyi alanın ortada olmamasının ödemeyi yapanın sorumluluğunu değiştirmediğini söyler (IRS el kitabı; Form 4669; Form 4670).
5. 1099-NEC'yi numara kutusu boş olarak verin. 4. kutuya yalnızca gerçekten kestiğiniz vergiyi yazın.
6. Tekrar taleplerini takvime yazın. İlk talep sonuç vermezse IRS, ilişkinin başladığı yılın 31 Aralık'ına kadar (ilişki Aralık'ta başladıysa 31 Ocak'a kadar) ilk yıllık talebi, ertesi yılın 31 Aralık'ına kadar da ikinci talebi bekler. Yükleniciye hiç ödeme yapılmayan veya onun için verilecek beyanname olmayan yılda yıllık talep gerekmez. Gerekli taleplerden birini veya daha fazlasını kaçırdıysanız sonraki yıllarda art arda iki yıllık talep yapabilirsiniz (Publication 1586).
7. Numara geldiğinde kullanın. Sonraki beyannamelere ekleyin. Numarası olmadan verilmiş bir beyannamenin, bir tutar da değişmiyorsa, düzeltilmesi gerekmez (Publication 1586).

İsim ve numaranın eşleştiğini nasıl kontrol ederim: TIN Eşleştirme, CP2100 bildirimleri ve “B” bildirimleri?

Mümkünse beyanname vermeden önce ismi ve numarayı eşleştirin; IRS bildirimlerini de son tarihlerine göre yanıtlayın. TIN Eşleştirme (TIN Matching), ödemeyi yapanın isim ve numara kombinasyonlarını beyanname vermeden önce IRS kayıtlarıyla kontrol etmesini sağlar. Bunun için IRS hesabı gerekir ve ödemeyi yapan, IRS'nin ödeme yapanlar veritabanında kayıtlı olmalıdır. IRS, yedek stopajı bildirmek için son 2 yıl içinde Form 1099 vermiş olanları bu veritabanına eklediğini söylüyor. Henüz her ödemeyi yapan kayıtlı değildir; güvenmeden önce IRS sayfasına bakın (IRS: TIN Eşleştirme). IRS, kontrol edilmiş beyannamelerde daha az bildirim çıkmasını bekler ve doğrulanmış bir eşleşmeyi genellikle makul sebep sayar (talep edenlere yönelik talimatlar).

Doğru ismi doğru numarayla kullanın (IRS genel talimatları):

• Şahıs işletmesi sahibi: önce bireyin adı, varsa ikinci olarak işletme adı ve Sosyal Güvenlik Numarası veya EIN.
• Sahibinden ayrı bir kuruluş olarak sayılmayan (yok sayılan) tek üyeli LLC: sahibin adı ve numarası; LLC'nin adı ikinci sırada.
• Şirket veya ortaklık olarak vergilendirilen LLC, ortaklık ya da şirket: kuruluşun adı ve EIN'i.

Beyanname verdikten sonra IRS, eksik veya hatalı isim ve numara kombinasyonlarını listeleyen bir CP2100 veya CP2100A bildirimi gönderebilir. Bildirim birinci mi ikinci mi olduğunu söylemez; bunu siz takip edersiniz (Publication 1281).

İkinci bildirimde 30 iş günü süresini, düzenlemenin yaptığı gibi, IRS bildirimini aldığınız günden sayın (26 CFR 31.3406(d)-5); Publication 1281 başlangıç konusunda tutarsızdır.

Bildirime yanıt olarak numarayı telefonla istemeyin ve dış zarfa “IMPORTANT TAX INFORMATION ENCLOSED” yazın. Her hesabı ilk bildiriminden sonra üç yıl takip edin (Publication 1281). Notice 972CG cezalarla ilgili farklı bir bildirimdir; bkz. geç verilen yüklenici ve çalışan formları.

Her yüklenici için W-9 dosyasında ne bulunmalı ve ne zaman yeniden istemeliyim?

Her yüklenici için neyi, ne zaman istediğinizi ve ne geldiğini gösteren tek bir dosya tutun. Yüklenicinin adı, numarası veya vergi sınıflandırması değiştiğinde, örneğin bir şirket seçimini değiştirdiğinde (Form W-9), ve bir bildirim numaranın yanlış olduğunu söylediğinde (Publication 1281) yeni bir W-9 isteyin.

Verdiğiniz 1099'ların kopyalarını son tarihlerinden itibaren 3 yıl, yedek stopaj uygulandıysa 4 yıl saklayın (IRS genel talimatları). IRS, W-9 bilgilerini gizli tutmanızı ve yalnızca vergi kanunlarına uymak için kullanmanızı şart koşar (IRS genel talimatları). Kayıtlarınızda her yüklenici kartına bir W-9 durum alanı ve eşiğe karşı güncel bir toplam ekleyin; böylece dosyada numara olmadan hiçbir ödeme çıkmaz.

Yüklenici ABD kişisi değilse ne olur?

Yabancı bir yüklenici genellikle W-9 yerine bir Form W-8 verir (Form W-9). Bildirime tabi ödemelerde, mukim olmayan yabancı, dosyada imzalı bir Form W-8BEN yoksa yedek stopaja tabidir (Publication 1281); yabancı şirket Form W-8BEN-E kullanır. ABD dışı kaynaklardan mukim olmayan yabancıya yapılan gelir ödemesi normalde bilgi beyannamesiyle bildirilmez (IRS: yabancı kaynaklı gelir), bilgi bildirimi dışında kalan ödeme de yedek stopajın dışındadır (talep edenlere yönelik talimatlar). Yurt dışında yaşayan bir ABD vatandaşı veya mukim yabancı ABD kişisidir ve W-9 verir (Form W-9). Form 945 yerine Form 1042 ile bildirilen başka stopaj uygulanabilir (Form 945 talimatları); başka bir stopajın zaten kapsadığı tutara yedek stopaj uygulanmaz (3406(g)(2) maddesi). Kimin yabancı sayıldığı, ödemenin kaynağının nasıl belirlendiği, anlaşma formları ve hiçbir form vermeyen biri için neyin varsayılacağı yurt dışındaki yüklenicilere ödeme rehberindedir.

Örnek

Tutarlar örnek olarak ABD doları cinsindendir.

Yeni bir yardımcı W-9 vermiyor

Bir peyzaj işletmecisi, $2.500'lık bir işten önce bireysel çalışan yeni bir yardımcıdan W-9 ister. Yardımcı reddeder ve işletmeci ona geçen yıl hiç ödeme yapmamıştır; bu yüzden önceki yıl kuralı uygulanmaz. Bu ödeme yılın toplamını $2.000 eşiğinin üzerine çıkarır, bu yüzden %24'ünü ($600) keser ve ona $1.900 öder. $600 o yılki tek Form 945 vergisiyse $2.500 yatırma eşiğinin altında kalır ve vergiyi Form 945 ile ödeyebilir. Yıl sonunda yardımcının 1099-NEC'sini ödeme kutusunda $2.500, 4. kutuda $600 ve numara kutusu boş olarak verir; 31 Aralık'a kadar ondan yeniden numara ister.

Hiç yanıt vermeyen editör

Bir danışman, geçen yıl ödeme yapmadığı şahıs işletmesi sahibi serbest çalışan bir editöre Mart, Haziran, Eylül ve Kasım aylarında $1.500 öder: toplam $6.000. W-9 yoktur ve Aralık'a kadar talep de yapılmamıştır. Yılın toplamı $2.000 eşiğine Haziran'da ulaşır; bu yüzden Haziran, Eylül ve Kasım ödemeleri, yani $4.500, bildirime tabiydi: %24'ünü, yani $1.080'ı kesmesi gerekirdi. Aralık'ta bir mektup, bir W-9 ve bir cevap zarfı postalar. Editör yanıt vermez. Danışman $6.000 için 1099-NEC'yi numara olmadan ve 4. kutuyu boş bırakarak verir, posta kanıtını saklar ve ikinci talebi gelecek yılın 31 Aralık'ına takvime yazar. $1.080'ı da kesmesi gereken vergi olarak Form 945'in 2. satırında bildirir. Bu o yılki tek Form 945 vergisiyse, af uygulanmadıkça vergiyi beyannameyle öder: IRS, onu yalnızca editörün geliri bildirdiğini ve vergisini ödediğini Form 4669 ve 4670 ile gösterirse bu vergiden affedebilir ve bunun için editörün iş birliği yapması gerekir. İlişkinin başında talep yapmamıştır; oysa IRS, ceza affını değerlendirirken bunu sorumlu davranmanın parçası sayar.

Bir dükkân CP2100A alıyor

Bir dükkânın o hesap için ilk CP2100A bildirimi, isim ve numarası uyuşmayan şahıs işletmesi sahibi bir satıcıyı listeler. Dükkân kayıtlarını kontrol eder: satıcının W-9'u dükkânın verdiği bilgiyle tam olarak aynıdır; bu yüzden yukarıdaki tablodaki süreler içinde Birinci “B” bildirimini ve yeni bir W-9 gönderir. Satıcı bunu geri göndermez; dükkân da sonraki ödemelerde %24 stopaja başlar. $3.000'lık bir ödemede $720 keser, $2.280 öder ve $720'ı yukarıdaki yatırma kurallarına göre Form 945 için tutar. Aynı kombinasyon için, farklı bir yılın beyannameleriyle ilgili olarak sonraki bir takvim yılında gelen ikinci bildirim, İkinci “B” bildirimini gerektirir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yüklenicinin 1099-NEC alması gerekip gerekmediğinden emin değilsiniz: bkz. hangi yüklenicilere vergi belgesi verilir.
• Formlar hiç verilmedi, Notice 972CG geldi veya indirim konusunu öğrenmek istiyorsunuz: bkz. geç verilen yüklenici ve çalışan formları.
• Yüklenici ABD dışında çalışıyor: bkz. yurt dışındaki yüklenicilere ödeme ve yurt dışı yüklenici kayıtları.
• Çalışan olabilecek bir işçi var: bkz. çalışan olabilecek yükleniciler.
• Makbuzsuz ve vergi kimlik numarasız nakit ödediniz: bkz. alt yüklenicilere nakit ödeme.
• Vergiyi kestiniz ama yatırmadınız veya bir IRS yetkilisi aradı: bkz. trust fund recovery cezası.
• Bir yükleniciye numara almadan ödeme yapıldı, yedek stopaj gerekirken kesilmedi veya bir CP2100 geldi: bunlar geçmiş ödemeler için ne borçlu olduğunuzu, hangi yıllar için Form 945 gerektiğini, beyannamelerin nasıl düzeltileceğini, stopajın nasıl kaydedileceğini ve W-9 olmadan hiçbir ödemenin çıkmaması için kayıtlarınızda neyin bulunması gerektiğini belirler. Yüklenici listesini, ödeme defterini, gönderilen talepleri ve bildirimleri toplayın, ardından muhasebe kayıtları desteği alın.