Dành cho ai
- Cổ đông S corporation tại Hoa Kỳ có làm việc cho công ty
- Chủ sở hữu đang xem xét lương, khoản phân phối hoặc bảng lương bị bỏ sót của các năm trước
Không đề cập ở đây
- Có nên bầu chọn quy chế S corporation hay không
- Khoản phân phối ảnh hưởng thế nào đến giá gốc tính thuế (basis) của cổ phần hoặc thu nhập kinh doanh đủ điều kiện (qualified business income)
- Quy định chi tiết về bảng lương của tiểu bang hoặc việc miễn giảm tiền phạt
Tôi có bắt buộc phải tự trả lương từ S corporation của mình không?
Cổ đông S corporation làm cán bộ điều hành (officer) của công ty và nhận, hoặc có quyền nhận, tiền cho công việc đó nhìn chung được coi là nhân viên. Trước khi phân phối khoản không phải tiền lương cho cổ đông này, công ty phải coi mức thù lao hợp lý cho các dịch vụ đó là tiền lương (IRS: thù lao của cổ đông; IRS: cán bộ điều hành công ty).
Hãy đánh giá công việc của từng cổ đông riêng. Cổ đông không cung cấp dịch vụ nào không cần trả lương chỉ vì một cổ đông khác có làm việc hoặc vì công ty có phân phối (IRS: cán bộ điều hành công ty).
Ngoại lệ hẹp là cán bộ điều hành không làm dịch vụ nào hoặc chỉ làm dịch vụ nhỏ, và không nhận cũng không có quyền nhận thanh toán, trực tiếp hay gián tiếp (IRS: tự trả lương cho mình). Chức danh, tỷ lệ sở hữu hoặc việc cho rằng công việc là tự nguyện không giải quyết được vấn đề nếu chủ sở hữu thực sự làm việc và rút tiền từ công ty.
Cần rà soát các khoản chi tiền mặt, tài sản, hóa đơn cá nhân do công ty trả, và các khoản được gọi là khoản vay. IRS cảnh báo không được dùng những tên gọi đó để thay cho tiền lương. Khoản vay thật của cổ đông phải có điều khoản như khoản vay thông thường, gồm cả việc trả nợ và tiền lãi (IRS: tờ thông tin về thù lao bằng tiền lương; IRS: tự trả lương cho mình). IRS cho biết mức thù lao hợp lý không vượt quá số tiền cổ đông nhận trực tiếp hoặc gián tiếp. Tuy nhiên, mức trần này không cho phép xếp mọi khoản chi thành khoản phân phối (IRS: thù lao của cổ đông).
IRS coi mức lương nào là hợp lý?
Mức lương hợp lý phản ánh công việc cổ đông thực sự làm và chi phí để thuê người làm công việc tương đương. Trước hết, IRS xem nguồn thu của công ty đến từ đâu: dịch vụ của chủ sở hữu, dịch vụ của nhân viên khác, hay vốn và thiết bị (IRS: thù lao của cổ đông).
| Bằng chứng cần lưu | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Nhiệm vụ, trách nhiệm và số giờ làm việc | Cho thấy chủ sở hữu đã làm những công việc nào, gồm cả quản lý và hành chính |
| Đào tạo và kinh nghiệm | Giúp so sánh chủ sở hữu với những người làm công việc tương tự |
| Mức lương của công việc tương tự tại doanh nghiệp và khu vực tương đương | Là cách kiểm tra từ bên ngoài đối với mức lương đề xuất |
| Nguồn thu từ công việc của chủ sở hữu so với nhân viên hoặc thiết bị | Giúp phân biệt khoản trả cho dịch vụ với lợi tức từ quyền sở hữu |
| Lương của nhân viên khác, tiền thưởng và các khoản phân phối trước đây | Cho thấy công ty thưởng cho công việc và phân phối lợi nhuận như thế nào |
IRS liệt kê các yếu tố này và cho biết tòa án quyết định các số tiền tranh chấp dựa trên hoàn cảnh cụ thể của từng vụ việc. Công việc quản lý vẫn được tính, kể cả khi chủ sở hữu không trực tiếp lập hóa đơn cho khách hàng (IRS: thù lao của cổ đông). Hãy liệt kê công việc và số giờ của chủ sở hữu, tìm mức lương địa phương cho công việc tương đương, rồi điều chỉnh theo kinh nghiệm và trách nhiệm. Sau đó kiểm tra xem nguồn thu do chủ sở hữu, nhân viên khác hay thiết bị tạo ra. Hãy ghi lại phần so sánh và lý do mức lương chọn có khác đi, và xem lại khi công việc thay đổi.
Có quy tắc 60/40 giữa lương và khoản phân phối không?
Không. IRS không đặt ra tỷ lệ 60/40, phần trăm lợi nhuận cố định hay mức lương chuẩn bằng số tiền cụ thể. Mức lương hợp lý phụ thuộc vào công việc của chủ sở hữu và hoàn cảnh của doanh nghiệp. Bộ luật và các quy định không đưa ra công thức cụ thể (IRS: tờ thông tin về thù lao bằng tiền lương).
Tỷ lệ phần trăm trên lợi nhuận có thể dùng để lập kế hoạch, nhưng không thay cho việc so sánh mức lương. Một tỷ lệ cố định có thể trả quá nhiều cho chủ sở hữu có doanh nghiệp chủ yếu chạy nhờ nhân viên và thiết bị, hoặc trả quá ít cho chủ sở hữu làm gần như toàn bộ công việc. Nếu bạn đang cân nhắc quy chế S có phù hợp không, hoặc mức lương ảnh hưởng thế nào đến khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện, hãy xem Có nên bầu chọn quy chế S corporation không?.
Tôi có thể nhận ít hoặc không nhận lương trong năm lợi nhuận thấp hoặc năm đầu không?
Năm lợi nhuận thấp không được miễn trả lương. Nếu cổ đông có làm việc nhận tiền hoặc tài sản, công ty phải xác định phần nào là tiền lương hợp lý cho dịch vụ, kể cả trong năm đầu tiên (IRS: tờ thông tin về thù lao bằng tiền lương).
Liên bang không đặt mức lương tối thiểu cho mọi S corporation. Có thể không cần trả lương khi cán bộ điều hành chỉ làm dịch vụ nhỏ và không nhận hoặc không có quyền nhận thanh toán. Nếu chủ sở hữu làm việc đáng kể mà công ty không trả gì, hãy ghi lại việc thiếu tiền mặt và quyền được nhận thanh toán nếu có. Việc có phải trả lương hay không tùy thuộc vào các hoàn cảnh đó (IRS: cán bộ điều hành công ty; IRS: tự trả lương cho mình). Một khoản chuyển cuối năm được gọi là khoản phân phối không đương nhiên được miễn tính lương chỉ vì công ty báo lỗ.
Bảo hiểm y tế hoặc khoản đóng góp hưu trí có được tính là tiền lương không?
Phí bảo hiểm y tế đủ điều kiện của chủ sở hữu được khai ở Form W-2 box 1 nhưng không thay cho mức lương hợp lý cho công việc. Với cổ đông sở hữu hơn 2%, phí bảo hiểm do công ty trả nhìn chung được loại khỏi tiền lương tính thuế An sinh Xã hội và Medicare khi đáp ứng các điều kiện về chương trình của IRS (IRS: thù lao và bảo hiểm y tế của cổ đông). Chi tiết về khoản khấu trừ và cách khai nằm trong Bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu.
Khoản nhân viên đóng góp hoãn thuế vào kế hoạch hưu trí lấy từ tiền lương W-2. Khoản công ty đóng góp là phúc lợi riêng, tính dựa trên thu nhập W-2 đủ điều kiện. Khoản phân phối của S corporation không phải thu nhập để tính mức đóng góp vào kế hoạch hưu trí (IRS: câu hỏi thường gặp về kế hoạch hưu trí).
Tôi có thể dùng Form 1099 thay cho bảng lương không, và phải nộp những gì?
Cổ đông kiêm cán bộ điều hành là nhân viên không thể chọn cách xử lý như nhà thầu bằng việc cấp Form 1099-NEC. Hãy khai thù lao cho dịch vụ trên Form W-2, kèm khấu trừ thuế thu nhập liên bang và thuế An sinh Xã hội, Medicare nếu áp dụng (IRS: tự trả lương cho mình; IRS: Publication 15).
| Bước ở cấp liên bang | Biểu mẫu hoặc hành động thường dùng |
|---|---|
| Thiết lập việc trả lương | Xin cấp Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN), thu thập Form W-4, và tính khoản khấu trừ cùng thuế lương |
| Nộp thuế và khai tiền lương | Nộp thuế theo lịch áp dụng. Nộp Form 941 mỗi quý, trừ khi IRS đã chỉ định Form 944 hoặc có trường hợp ngoại lệ khác (IRS: Hướng dẫn Form 941) |
| Khai thuế thất nghiệp | Xác định nghĩa vụ theo Federal Unemployment Tax Act và nộp Form 940 khi bắt buộc (IRS: Publication 15) |
| Khai tiền lương cả năm | Cấp Form W-2 cho chủ sở hữu và nộp Form W-2 và W-3 cho Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA) (IRS: Hướng dẫn W-2) |
Hãy kiểm tra việc khấu trừ thuế của tiểu bang và đăng ký bảo hiểm thất nghiệp tại nơi chủ sở hữu làm việc. Quy định và hạn nộp của tiểu bang khác nhau. Người sử dụng lao động là công ty, không phải chủ sở hữu với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ. Công ty cũng có thể phải thực hiện nghĩa vụ về bảng lương ngay cả trong quý không có tiền lương, nếu vẫn là đơn vị nộp Form 941 (IRS: Hướng dẫn Form 941).
Điều gì xảy ra nếu IRS cho rằng lương của tôi quá thấp?
IRS có thể coi các khoản phân phối hoặc khoản chi khác là tiền lương trong phạm vi chúng là thù lao hợp lý cho dịch vụ của chủ sở hữu. Điều đó có thể làm phát sinh cả thuế lương phía người sử dụng lao động lẫn phía nhân viên, phải sửa chứng từ tiền lương và tờ khai, cùng với tiền phạt và tiền lãi có thể phải trả (IRS: thù lao của cổ đông; IRS: tự trả lương cho mình).
Người chịu trách nhiệm về thuế của nhân viên chưa nộp và cố ý không nộp cũng có thể bị phạt cá nhân theo trust fund recovery penalty. Khoản phạt này không áp dụng cho thuế được ấn định theo mức giảm của section 3509 (IRS: trust fund recovery penalty; IRS: sổ tay thuế lương).
Với năm thuế của trang này, thuế An sinh Xã hội là 6,2% cho mỗi bên trên tiền lương thuộc diện đóng, tối đa đến $184.500. Thuế Medicare là 1,45% cho mỗi bên và không có mức trần tiền lương (IRS: Publication 15). Khấu trừ thuế thu nhập liên bang, thuế Medicare bổ sung (nếu có), thuế thất nghiệp liên bang và tiểu bang, cùng khấu trừ của tiểu bang cũng có thể liên quan. Hãy dùng mức thuế và mức trần tiền lương của từng năm cần sửa, không dùng mức thuế trên trang này.
Công ty của tôi chỉ chi trả khoản phân phối. Tôi sửa lại như thế nào?
Hãy bắt đầu từ hồ sơ của năm và các khoản chi, rồi xác định mức lương có thể bảo vệ được cho công việc đã làm. Sửa hồ sơ bảng lương và các tờ khai thuế thu nhập bị ảnh hưởng bởi số tiền đó. Đừng chỉ cấp Form W-2 của năm hiện tại cho các khoản chi của năm trước (IRS: tờ thông tin về thù lao bằng tiền lương; IRS: sửa thuế lương).
| Điều đã xảy ra | Cách sửa ở cấp liên bang |
|---|---|
| Chưa bao giờ nộp Form 941 cho một quý bắt buộc | Nộp Form 941 gốc. Nếu không nộp tờ khai vì tất cả người làm việc đều bị coi là không phải nhân viên, hãy đính kèm thêm Form 941-X theo hướng dẫn phân loại lại người lao động. Trường hợp khác, Form 941-X dùng để sửa Form 941 đã nộp trước đó (IRS: Hướng dẫn Form 941-X) |
| Đã nộp Form 941 nhưng thiếu tiền lương | Nộp một Form 941-X riêng cho từng quý bị ảnh hưởng để sửa tiền lương và thuế lương. Với năm trước, nhìn chung không thay đổi khoản khấu trừ thuế thu nhập liên bang chưa từng được khấu trừ. Lỗi hành chính và các trường hợp theo section 3509 có ngoại lệ (IRS: Hướng dẫn Form 941-X) |
| Chưa nộp W-2, hoặc W-2 đã nộp bị sai | Nộp W-2 và W-3 còn thiếu cho đúng năm, hoặc nộp W-2c và W-3c để sửa các biểu mẫu đã nộp (IRS: Hướng dẫn W-2) |
| Form 940 bị thiếu hoặc nộp sai | Nếu bắt buộc, hãy nộp Form 940 gốc còn thiếu hoặc điều chỉnh Form 940 đã nộp. Không có Form 940-X (IRS: Hướng dẫn Form 940; IRS: sửa thuế lương) |
| Form 1120-S coi tiền lương là khoản phân phối | Nộp Form 1120-S điều chỉnh và, nếu thông tin cổ đông thay đổi, nộp Schedule K-1 điều chỉnh. Hãy rà soát Form 1040 và tờ khai tiểu bang của cổ đông (IRS: Hướng dẫn Form 1120-S) |
Hãy kiểm tra hồ sơ tiền lương, khấu trừ và bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang cho từng năm bị ảnh hưởng, tại nơi chủ sở hữu làm việc. Quy định sửa lỗi của tiểu bang khác nhau (IRS: Hướng dẫn W-2).
Với thuế khai thiếu, Form 941-X nhìn chung phải được nộp trong vòng ba năm sau khi nộp Form 941. Form 941 nộp trước ngày 15 tháng 4 của năm sau được coi là nộp vào ngày 15 tháng 4 đó khi tính thời hạn này (IRS: Hướng dẫn Form 941-X).
Trước khi nộp hồ sơ sửa, hãy đối chiếu mọi khoản chuyển tiền mặt, các chi phí cá nhân do công ty trả và các khoản được cho là khoản vay. Hãy thu thập sao kê ngân hàng, sổ cái, các Form 941, W-2, 1120-S, K-1 và 1040 cũ, cùng ghi chú về nhiệm vụ, số giờ, mức lương tương đương và tài khoản bảng lương của tiểu bang. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hãy bắt đầu với hoàn thiện sổ sách tồn đọng. Nếu bản thân việc bầu chọn quy chế S chưa chắc chắn, hãy xem miễn giảm khi bầu chọn S corporation muộn trước khi điều chỉnh các tờ khai S corporation.
Sửa các năm trước có thể tốn bao nhiêu?
Chi phí phụ thuộc vào số tiền lương bị xếp lại, các năm liên quan, những gì đã nộp và đã đóng, và tiểu bang. Hãy ước tính theo từng năm, đừng áp một tỷ lệ phần trăm duy nhất cho mọi khoản phân phối (IRS: Publication 15; IRS: tiền phạt nộp thuế trễ).
| Khoản chi phí | Điều làm thay đổi số tiền |
|---|---|
| Thuế lương truy thu | Số tiền lương bị xếp lại, mức thuế và mức trần tiền lương của từng năm, và tiền lương W-2 đã trả trước đó từ công ty này. Mức thuế theo section 3509 có thể áp dụng khi không có W-2: IRS dùng mức thấp hơn cho khoản phân phối đã khai trên K-1, và nhìn chung dùng mức cao hơn cho các khoản vay hoặc chi phí cá nhân không được khai. Tiền lương bổ sung sau khi đã có W-2 nhìn chung dùng mức đầy đủ. Nghĩa vụ thuế phía nhân viên của chủ sở hữu là khoản riêng (IRS: sổ tay thuế lương) |
| Thuế thất nghiệp liên bang và tiểu bang | Phạm vi áp dụng, mức trần tiền lương và các khoản tín thuế của từng năm, và quy định của tiểu bang |
| Khấu trừ thuế thu nhập liên bang | Số thuế thực tế đã khấu trừ và năm đang sửa. Việc sửa cho năm trước có các hạn chế (IRS: sửa thuế lương) |
| Tiền phạt và tiền lãi | Tờ khai hoặc khoản nộp bị trễ bao lâu, các thông báo đã nhận, Form 941-X có đủ điều kiện để được miễn lãi hay không, và khả năng bị phạt cá nhân theo trust fund recovery penalty (IRS: Hướng dẫn Form 941-X; IRS: tiền phạt nộp thuế trễ; IRS: trust fund recovery penalty) |
| Sửa tờ khai và hồ sơ | Số quý bảng lương, chứng từ tiền lương, tờ khai của công ty và chủ sở hữu, và hồ sơ của tiểu bang bị ảnh hưởng |
Để sửa thuế khai thiếu trên Form 941 đã nộp, hãy nộp Form 941-X chậm nhất vào hạn nộp Form 941 của quý mà bạn phát hiện lỗi, và nộp tiền khi nộp tờ khai. Hãy điền ngày phát hiện và giải thích chi tiết việc sửa. Cách này nhìn chung tránh được tiền lãi và tiền phạt nộp trễ hoặc nộp thuế trễ, trừ khi công ty cố ý khai thiếu thuế, một lần kiểm tra trước đó đã nêu vấn đề này, hoặc công ty nhận thông báo yêu cầu thanh toán hay quyết định theo section 7436 (IRS: Hướng dẫn Form 941-X).
Để được miễn giảm tiền phạt nộp tờ khai trễ, hãy xem Tiền phạt nộp tờ khai và nộp thuế trễ.
Ví dụ
Chỉ minh họa bằng đô la Hoa Kỳ, không phải mức lương chuẩn. Một chủ sở hữu dành 30 giờ mỗi tuần cho công việc với khách hàng. Công việc toàn thời gian tương đương trong khu vực có mức lương $72.000, nên $54.000 là điểm khởi đầu dựa trên 30 trong 40 giờ. Chủ sở hữu xem xét nhiệm vụ quản lý và kinh nghiệm, rồi ghi lại lý do mức lương W-2 gộp $54.000 phù hợp với công việc. Giả sử công ty còn $100.000 sau các chi phí hoạt động không phải của chủ sở hữu, toàn bộ tiền lương thấp hơn mức trần tiền lương tính thuế An sinh Xã hội, và không áp dụng thuế Medicare bổ sung.
Thuế An sinh Xã hội và Medicare phía nhân viên là $4.131, được khấu trừ từ tiền lương. Công ty phải nộp thêm $4.131 là thuế phía người sử dụng lao động. Trước khi tính thuế thất nghiệp, chi phí bảng lương của tiểu bang và tiền mặt dự phòng, còn lại $41.869 sau tiền lương gộp và thuế phía người sử dụng lao động. Mức lương đến từ việc so sánh công việc, không phải từ một tỷ lệ lợi nhuận bắt buộc.
Trường hợp của bạn khác thì sao?
- Bạn chưa bầu chọn hoặc chưa xác nhận việc bầu chọn quy chế S: xem Có nên bầu chọn quy chế S corporation không? hoặc Miễn giảm khi bầu chọn S corporation muộn.
- Một cổ đông đang là hoặc trở thành người nước ngoài không cư trú theo quy định thuế Hoa Kỳ: S corporation không được có cổ đông là người nước ngoài không cư trú. Việc bầu chọn quy chế S nhìn chung chấm dứt vào ngày công ty không còn đủ điều kiện. Hãy kiểm tra tình trạng thuế của công ty trước khi dùng khung lương này. Xem Thành lập và điều hành công ty từ nước ngoài (IRS: S corporation; IRS: Hướng dẫn Form 1120-S).
- Bạn cần tìm hiểu quy tắc thuế và giá gốc tính thuế (basis) đối với khoản phân phối: xem S corporation bị đánh thuế như thế nào.
- Bạn muốn khấu trừ phí bảo hiểm y tế của chủ sở hữu: xem Bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu.
- Công ty cũng chưa nộp các Form 1120-S: xem Hoàn thiện các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
- Nhiều năm không có bảng lương hoặc không có sổ sách dùng được: hãy bắt đầu với Hoàn thiện sổ sách tồn đọng và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán để đối chiếu các khoản chi trả trước khi sửa tờ khai.
- LLC của bạn chưa bầu chọn quy chế thuế S corporation: xem Tự trả lương cho mình từ LLC.
- Bạn muốn đưa con mình vào bảng lương: xem Thuê con làm việc trong doanh nghiệp.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Mức sở hữu của S corporation mà trên đó áp dụng quy tắc đặc biệt về tiền lương bảo hiểm y tế của cổ đông Quyền sở hữu phải lớn hơn tỷ lệ cổ phần hoặc quyền biểu quyết này | 2% | IRS: Các vấn đề về tiền lương và bảo hiểm y tế của S corporation Đã đánh dấu |
| Thuế suất An sinh Xã hội cho mỗi bên, nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế, tối đa đến mức lương tính thuế hằng năm | 6,2% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội Tổng tiền lương và thu nhập ròng từ tự kinh doanh tối đa chịu phần An sinh Xã hội của thuế | $184.500 Năm thuế 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Đã đánh dấu |
| Thuế suất Medicare cho mỗi bên là nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế; không có giới hạn mức lương tính thuế | 1,45% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
Nguồn chính
- IRS: Các vấn đề về tiền lương và bảo hiểm y tế của S corporation
- IRS: Tiền lương của cán bộ điều hành S corporation
- IRS: Nhân viên, cổ đông và cán bộ điều hành của S corporation
- IRS: Tự trả lương cho mình
- IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động
- IRS: Hướng dẫn Form 941
- IRS: Hướng dẫn Form 940
- IRS: Câu hỏi thường gặp về kế hoạch hưu trí và khoản đóng góp của S corporation
- IRS: Sửa thuế lương
- IRS: Hướng dẫn Form 941-X
- IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và W-3
- IRS: Hướng dẫn Form 1120-S
- IRS: Tiền phạt chậm nộp thuế lương (failure to deposit)
- IRS: Xác định nghĩa vụ thuế lương
- IRS: Thuế lương và trust fund recovery penalty
- IRS: S corporation
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.