Khấu trừ bảo hiểm y tế cho chủ S corporation và chủ LLC

S corporation của tôi có thể trả phí bảo hiểm y tế cho tôi không?

Có. S corporation có thể trả hoặc hoàn trả phí bảo hiểm y tế cho nhân viên kiêm cổ đông và khấu trừ khoản đó, nhưng phí bảo hiểm của chủ sở hữu vượt ngưỡng sở hữu 2% phải được tính vào tiền lương chịu thuế của chủ sở hữu đó. Sau đó, chủ sở hữu có thể đủ điều kiện nhận một khoản khấu trừ riêng trên tờ khai cá nhân (IRS: Bảo hiểm y tế của S corporation).

Hợp đồng bảo hiểm có thể mang tên công ty hoặc tên cổ đông. Với hợp đồng mang tên cổ đông, hãy gửi cho công ty chứng từ thanh toán và để công ty hoàn trả phí bảo hiểm trong cùng năm thuế. S corporation phải khai khoản đã trả hoặc đã hoàn trả trên Form W-2 của năm đó. Việc trả phí bảo hiểm cá nhân mà không được hoàn trả thì chưa lập ra chương trình bảo hiểm thuộc S corporation (IRS: Notice 2008-1).

Ai được tính là cổ đông sở hữu trên 2%?

Nhân viên được tính nếu trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu hơn 2% cổ phần hoặc quyền biểu quyết của S corporation vào bất kỳ ngày nào trong năm thuế của công ty. Mức đúng 2% chưa vượt ngưỡng của quy tắc này (26 USC 1372).

Phần sở hữu được quy cho nhân viên từ vợ hoặc chồng, con, cháu hoặc cha mẹ có thể đưa nhân viên đó vượt ngưỡng, dù nhân viên không trực tiếp sở hữu cổ phần nào. Vợ hoặc chồng đã ly thân hợp pháp theo bản án ly hôn hoặc bản án cấp dưỡng ly thân được loại khỏi quy tắc quy phần sở hữu theo quan hệ vợ chồng. Nếu vợ hoặc chồng hay con của chủ sở hữu làm việc cho công ty và phần cổ phần được quy cho họ vượt ngưỡng, phí bảo hiểm trả cho nhân viên đó được ghi vào ô 1 trên Form W-2 của chính nhân viên đó (26 USC 318; IRS: Bảo hiểm y tế của S corporation).

S corporation khai phí bảo hiểm trên Form W-2 như thế nào?

Với cổ đông vượt ngưỡng 2%, S corporation cộng phí bảo hiểm đã trả hoặc đã hoàn trả vào ô 1 của Form W-2. Khi phí bảo hiểm được trả theo chương trình áp dụng cho tất cả nhân viên hoặc một nhóm nhân viên, khoản phí đó thường không nằm trong tiền lương tính thuế An sinh Xã hội và Medicare ở ô 3 và ô 5, cũng như không nằm trong tiền lương tính thuế thất nghiệp liên bang (IRS: Bảo hiểm y tế của S corporation; IRS: Publication 15-B).

Ô 14a không thay thế ô 1. Nếu Form W-2 đã nộp bỏ sót phí bảo hiểm ở ô 1, hãy xem xét Form W-2 điều chỉnh trước khi khai khoản khấu trừ; chỉ ghi một số tiền trên tờ khai cá nhân thì chưa đáp ứng quy tắc khai báo của IRS. Hướng dẫn khai Form W-2 cho phép dùng ô 14a để ghi thông tin có nhãn.

Tôi khấu trừ phí bảo hiểm ở đâu, và điều gì giới hạn số tiền?

Cổ đông S corporation đủ điều kiện khai khoản khấu trừ bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh trên Schedule 1 của Form 1040, line 17. Khoản khấu trừ này làm giảm thu nhập tổng điều chỉnh (AGI); nó tách biệt với chi phí của S corporation và không được trùng với khoản khấu trừ chi phí y tế trên Schedule A. Bạn cần nộp Form 7206 nếu có nhiều nguồn thu nhập chịu thuế tự kinh doanh, nộp Form 2555, hoặc tính cả phí bảo hiểm chăm sóc dài hạn đủ điều kiện; nếu không, thường áp dụng bảng tính trong hướng dẫn khai Form 1040 (IRS: Hướng dẫn khai Form 7206).

Nếu tôi tự trả phí bảo hiểm thì sao?

Cổ đông S corporation đã tự trả phí bảo hiểm vẫn có thể đủ điều kiện nếu công ty hoàn trả số tiền đó trong cùng năm thuế, giữ chứng từ thanh toán và ghi khoản hoàn trả vào ô 1 của Form W-2. Nếu công ty không trả hoặc không hoàn trả, khoản khấu trừ bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh không áp dụng cho chương trình bảo hiểm đó của S corporation (IRS: Notice 2008-1).

Hãy giữ hóa đơn phí bảo hiểm, chứng từ thanh toán, hồ sơ hoàn trả, báo cáo bảng lương và Form W-2. Với một năm đã bỏ lỡ, ngày thanh toán và cách khai tiền lương ban đầu đều quan trọng; một bút toán kế toán ghi bổ sung sau này không thể tự chứng minh việc hoàn trả đúng hạn.

Thành viên hợp danh và thành viên LLC khấu trừ bảo hiểm y tế như thế nào?

Thành viên hợp danh, kể cả thành viên LLC bị đánh thuế như hợp danh, có thể khai khoản khấu trừ cá nhân cho chương trình bảo hiểm được lập dưới danh nghĩa hợp danh. Phí bảo hiểm do hợp danh trả, hoặc khoản hoàn trả cho hợp đồng riêng của thành viên, được khai như khoản thanh toán đảm bảo (guaranteed payment) trên Schedule K-1 của thành viên và tính vào thu nhập của thành viên đó (IRS: Hướng dẫn khai Form 7206; Publication 541).

Thành viên cũng cần có thu nhập ròng từ tự kinh doanh đủ điều kiện từ hợp danh đó. Với thành viên hợp danh và chủ doanh nghiệp một chủ, Form 7206 giảm giới hạn thu nhập kinh doanh đi phần được khấu trừ phân bổ của thuế tự kinh doanh, mọi khoản khấu trừ chương trình hưu trí cho người tự kinh doanh gắn với doanh nghiệp đó và mọi khoản loại trừ theo Form 2555 liên quan (Form 7206). Xem Cách hợp danh bị đánh thuế về cách khai Form 1065 và K-1, và Tự trả lương cho mình từ LLC về khoản rút vốn và khoản thanh toán đảm bảo.

Nếu tôi là chủ doanh nghiệp một chủ hoặc sở hữu LLC một thành viên thì sao?

Chủ doanh nghiệp một chủ, kể cả chủ LLC một thành viên bị đánh thuế như doanh nghiệp một chủ, có thể lập hợp đồng bảo hiểm dưới tên doanh nghiệp hoặc tên cá nhân. Khi có lợi nhuận ròng đủ điều kiện từ Schedule C hoặc Schedule F, chủ sở hữu khai cùng khoản khấu trừ cá nhân đó, tùy theo giới hạn thu nhập và giới hạn bảo hiểm của người sử dụng lao động; chủ sở hữu không cần bước Form W-2 hay hoàn trả của hợp danh (IRS: Hướng dẫn khai Form 7206).

Khoản khấu trừ này có làm giảm thuế tự kinh doanh không?

Không. Khoản khấu trừ bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh làm giảm thu nhập dùng để tính thuế thu nhập, nhưng thành viên hợp danh hoặc chủ doanh nghiệp một chủ không thể trừ khoản này khi tính thu nhập ròng để tính thuế tự kinh doanh (IRS: Hướng dẫn khai Form 7206). Phí bảo hiểm đủ điều kiện của cổ đông S corporation thường nằm ngoài tiền lương tính thuế An sinh Xã hội và Medicare theo quy tắc thuế lương riêng nêu trên; điều đó khác với việc khấu trừ khoản phí đó trên tờ khai của cổ đông.

Tôi có thể tính phí bảo hiểm Medicare và bảo hiểm cho gia đình không?

Có. Phí bảo hiểm y tế, nha khoa, nhãn khoa và một số loại bảo hiểm chăm sóc dài hạn đủ điều kiện có thể là của bạn, vợ hoặc chồng và những người phụ thuộc. Bảo hiểm cho con dưới 27 tuổi vào cuối năm có thể được tính, dù con không phải người phụ thuộc của bạn. Phí Medicare tự nguyện cho bảo hiểm mang tên bạn, tương tự bảo hiểm y tế tư nhân đủ điều kiện, cũng có thể được tính (IRS: Hướng dẫn khai Form 7206).

Các giới hạn về việc doanh nghiệp trả phí và về thu nhập vẫn áp dụng. Phí bảo hiểm chăm sóc dài hạn đủ điều kiện có giới hạn riêng theo độ tuổi, nên hãy tính theo Form 7206 thay vì coi mọi khoản phí đều được khấu trừ toàn bộ.

S corporation của tôi có thể góp vào HSA, HRA hoặc QSEHRA cho tôi không?

Với cổ đông vượt ngưỡng 2%, mỗi loại tài khoản có quy tắc khác nhau:

Khoản thanh toán HSA cho dịch vụ được ghi vào tiền lương ở ô 1 của Form W-2 của cổ đông và thường chịu thuế An sinh Xã hội và Medicare, trừ khi áp dụng quy tắc loại trừ của chương trình bảo hiểm y tế. Khoản thanh toán được coi là khoản phân phối thì theo quy tắc phân phối riêng của S corporation. Cổ đông đủ điều kiện có thể khai khoản khấu trừ HSA trên Form 8889; nếu đã ghi danh Medicare thì không thể đóng góp thêm. Các khoản đóng góp HSA tách biệt với phí bảo hiểm (IRS: Notice 2005-8; Publication 15-B; Publication 969; IRS: Bảo hiểm y tế của S corporation).

Đừng mở rộng quy tắc hoàn trả cho cổ đông sang các nhân viên khác khi chưa kiểm tra chương trình. Việc hoàn trả hợp đồng bảo hiểm cá nhân của nhân viên ngoài một thỏa thuận tuân thủ có thể dẫn đến thuế tiêu thụ đặc biệt theo section 4980D là $100 cho mỗi nhân viên bị ảnh hưởng, mỗi ngày, mỗi lần vi phạm. IRS mô tả các biện pháp miễn giảm riêng cho thỏa thuận chỉ dành cho cổ đông và một ngoại lệ hẹp cho trường hợp chỉ có một nhân viên hiện tại (IRS: Bảo hiểm y tế của S corporation).

Nếu tôi nhận tín thuế phí bảo hiểm của Marketplace thì sao?

Hợp đồng mua qua Marketplace vẫn có thể là chương trình do doanh nghiệp lập nếu đáp ứng các bước thanh toán và khai báo áp dụng cho S corporation hoặc hợp danh. Nếu cùng khoản phí bảo hiểm có thể đủ điều kiện cho cả khoản khấu trừ bảo hiểm y tế của người tự kinh doanh lẫn tín thuế phí bảo hiểm, hãy tính hai khoản cùng lúc: khoản khấu trừ làm thay đổi thu nhập hộ gia đình, còn tín thuế làm thay đổi số phí bảo hiểm còn lại được khấu trừ (IRS: Publication 974).

Hãy dùng Form 1095-A, Form 8962 và Publication 974, không dùng bảng tính của Form 1040, để tính khoản khấu trừ (Hướng dẫn khai Form 1040). Publication 974 đưa ra các phương pháp đơn giản hóa và phương pháp lặp (iterative) tùy chọn để phối hợp khoản khấu trừ và tín thuế. Đừng khấu trừ phần phí bảo hiểm đã được tín thuế cuối cùng chi trả. Tín thuế ứng trước có thể khác tín thuế cuối cùng, nên chỉ nhìn hóa đơn hằng tháng là chưa đủ.

Ví dụ

Ví dụ minh họa bằng đô la Hoa Kỳ. Một S corporation trả phí bảo hiểm y tế 8.000 đô la mỗi năm cho chủ sở hữu và trả cho chủ sở hữu 50.000 đô la tiền lương thông thường. Chủ sở hữu không có tháng nào đủ điều kiện tham gia chương trình có trợ cấp của người sử dụng lao động. Bảng lương ghi 58.000 đô la ở ô 1 của Form W-2 (50.000 đô la tiền lương cộng 8.000 đô la phí bảo hiểm), 50.000 đô la ở ô 5 theo chương trình đủ điều kiện, và ghi nhãn phí bảo hiểm ở ô 14a tùy chọn. Nếu không có thu nhập từ doanh nghiệp khác, phí bảo hiểm chăm sóc dài hạn, Form 2555 hay tín thuế Marketplace, thì không cần Form 7206: bảng tính trong hướng dẫn khai Form 1040 so sánh phí bảo hiểm 8.000 đô la với giới hạn tiền lương ở ô 5 là 50.000 đô la, nên chủ sở hữu có thể khấu trừ 8.000 đô la trên Schedule 1, line 17 nếu đáp ứng các yêu cầu khác. Bản thân phí bảo hiểm không làm tăng giới hạn đó.

Tình huống của bạn có khác không?

• Bạn cần đặt mức lương S corporation hoặc chỉ nhận khoản phân phối: Mức lương của chủ S corporation giải thích quy tắc về tiền lương; hãy chuẩn bị báo cáo bảng lương và các Form W-2 năm trước.
• Bạn đang cân nhắc chọn quy chế S corporation: hãy so sánh các hệ quả thuế rộng hơn trong Có nên chọn quy chế S corporation không?.
• Vấn đề nằm ở tờ khai hoặc K-1 của S corporation: xem Cách S corporation bị đánh thuế.
• Bạn có vấn đề về tờ khai hợp danh hoặc khoản thanh toán đảm bảo: xem Cách hợp danh bị đánh thuế hoặc Tự trả lương cho mình từ LLC.
• Bạn muốn rà soát các khoản khấu trừ kinh doanh khác: xem Giảm thuế doanh nghiệp.
• Form W-2 của bạn bỏ sót phí bảo hiểm, doanh nghiệp hoàn trả cho nhân viên khác, hoặc nhiều tài khoản phúc lợi chồng chéo nhau: hãy mang sao kê phí bảo hiểm, chứng từ ai đã trả, báo cáo bảng lương, Form W-2, K-1 và mọi Form 1095-A đến dịch vụ ghi sổ kế toán để rà soát hồ sơ và cách khai.