初创公司融资前清理账目：投资人会盯哪些问题

投资人会盯初创公司账目里的哪些问题？

投资人盯的是与外部证据对不上的账目：银行和信用卡余额与对账单不一致、SAFE 或票据资金被算作销售、收入和账单只在现金进出时才入账、工资和承包商成本与申报记录对不上，以及创始人开支和公司开支混在一起。每一项都是记录问题。联邦规定本来就要求公司保存足以确定其收入和扣除的账簿（26 CFR 1.6001-1），同样的记录也能回答投资人的问题。

如果出现以下情况，清理账目就不简单了：已经按错误的数字提交过 1120 表、没有通过工资系统给员工发过工资、客户预付年度套餐，或者创始人在公司成立前就垫付了成本。请先按下面的清单收集记录。

应该先收集哪些记录？

先收集外部记录，因为账目要根据它们重建，而不是根据电子表格。IRS 第 583 号出版物列出了账目依据的凭证：发票、已付账单、收据、存款记录和账户对账单。

对账单只能证明付过款，不能证明公司发生了这笔成本；第 583 号出版物建议同时保存发票或销售单据。

融资前清理账目需要多长时间？

没有标准时长：时间取决于落后多少个月、有多少个账户、每个账户有多少笔交易，以及有多少特殊事项需要重建。工资、承包商、客户预付套餐、融资工具和缺失的对账单，每一项都会增加工作量。

工作按下面的顺序进行，因为每一步都依赖前一步：

1. 收集每个账户自第一天起的对账单和文件。
2. 逐月核对每个账户，从最早的月份开始，方法如第 583 号出版物所述：把账上漏掉的银行费用，以及尚未结清的存款或支票考虑进去之后，账面与对账单必须一致。
3. 对每笔交易分类，并把融资、创始人事项以及账户之间的转账，从收入和费用中移出。
4. 根据工资报告和承包商记录入账工资与承包商成本。
5. 补充应计项目：未付账单、已赚取但未开票的收入，以及预付套餐的递延收入。
6. 让 SAFE、票据和股份余额与已签署的文件及股权结构表一致。
7. 把每个已结账的年度与为该年度提交的 1120 表比较。
8. 锁定已对账的月份，使以后的修改不会改动它们。

如果账目落后而税表即将到期，请先看补做逾期账目，先做到可以报税的程度。

融资之前，我们的账目必须采用权责发生制吗？

税法并不要求每家初创公司都用权责发生制记账，但收付实现制的账目，无法呈现权责发生制账目能呈现的信息。在收付实现制下，收入在收到时入账，成本在支付时入账；在权责发生制下，收入在赚取时入账，成本在发生时入账（第 538 号出版物）。预付的年度套餐、未付账单和应计工资，只出现在权责发生制账目里。

平均总收入在 $32,000,000 或以下的 C 公司，能否一边用权责发生制记账、一边让税表继续使用收付实现制，以及税务上的变更如何进行，请见从收付实现制改为权责发生制。

面向投资人的账目清理包括什么：银行和信用卡对账、工资、承包商、预付套餐？

面向投资人的清理，涵盖资产负债表上的每一个余额，而不只是损益表。每个余额，要么能对上外部文件，要么有一张明细表加以说明。

清理中发现的 1099 表、工资申报或州登记缺失，属于税务申报问题，不属于记账；请见投资人尽职调查前的税务清理。

SAFE、票据和创始人股份应如何入账，才能与股权结构表一致？

SAFE 和票据资金是融资，不是销售：应记入资产负债表，每份工具一行或按持有人列明细表，并写明每份已签署文件上的日期和金额。可转换票据还要按其条款计提利息。创始人股份记为股票和资本公积，金额等于创始人已支付的数额；已承诺但未支付的金额，需要单独记录。

账目中 SAFE、票据和资本公积的合计，应等于股权结构表和已签署文件所示的投资额。SAFE 算作债务还是股权，以及它在 1120 表 Schedule L 上放在哪里，请见 SAFE 与可转换票据。如果创始人股份是在 SAFE 资金到账之后才发行的，请见 SAFE 之后发行的创始人股份。

创始人用个人信用卡垫付了公司成本：账上怎么处理？

把每笔成本按发生日期记入公司账簿，附上收据和业务目的，并记为公司欠创始人的款项。然后用三种方式之一结清余额：报销、作为创始人的书面贷款处理，或为此发行股份。

• 报销：在公司里工作的公司高管是员工（第 15 号出版物）。只有在符合责任计划的情况下，报销才不计入工资：这笔费用是为公司工作时支付的业务成本，创始人在合理期限内提供凭证，并退还多余部分。成本发生后 60 天内提交的收据，一律视为及时；更晚的要看具体事实（第 463 号出版物）。否则，这笔付款就是工资。
• 贷款：签署一份有条款的借据，这笔余额就成为负债，而股权结构表不会显示它。
• 股份：以出资换取股票，会改变股权结构表，并有自己的税务规则。

从公司账户支付个人消费则相反：把每笔都记为创始人欠公司的款项，然后让他还款，或按薪酬处理。第 583 号出版物建议一开始就使用单独的业务账户。创始人在公司成立之前垫付的成本，适用另外的规则；请见开业前的创业成本。

整理后的账目必须与我们已提交的 1120 表一致吗？

税表来自账目，所以两者应当一致，或者差异应当有解释。1120 表填报说明指出，Schedule L 的资产负债表应与公司的账簿和记录一致，Schedule M-1 把账面收入调节为应税收入（年末总资产达到 $10,000,000 后改用 Schedule M-3）。总收入和年末资产都低于 $250,000 的公司，可以在 Schedule K 第 13 题回答“是”，从而不填 Schedule L、M-1 和 M-2，但其收入和扣除仍然来自账目。

如果清理改变了某个已提交年度的应税收入，公司可能需要提交 1120-X 表。退税申请一般应在原税表提交后 3 年内，或缴税后 2 年内提出，以较晚者为准（1120-X 表填报说明）。亏损金额变化，也会改变结转到以后年度的亏损；请见初创公司的净经营亏损。把税表从收付实现制改为权责发生制，是用 3115 表办理的方法变更，不是 1120-X 表。

如果领投方以后要求审计怎么办？

账目清理不是审计；审计是独立审计师另行承担的业务，由审计师测试各项余额。已经对账的月份、每个余额的明细表、已签署的融资文件和保存好的凭证，能给审计师一个起点。凭证要保存到对税表可能还有用的时候（26 CFR 1.6001-1(e)）：一般是提交后 3 年，雇佣税记录是 4 年（IRS）；亏损年度的亏损如果仍在结转到以后的税表，则要保存更久。

示例

以下示例仅作说明；金额均为美元。

在电子表格里记了八个月的账，三个月后要融种子轮

一家公司用电子表格记了八个月的账。2 月收到的 $1,200,000 SAFE 资金被录成了收入。公司有三个银行和信用卡账户，约 1,500 笔交易。清理时，把这 $1,200,000 转为 SAFE 余额，逐月核对这八个月中每个账户，根据工资报告记录工资，并在每个月末补上未付账单。收入减少 $1,200,000；资产负债表现在显示股权结构表所列的 SAFE。

为 $300,000 的年度预付款做权责发生制账目

客户在一个日历年内预付了 $300,000 的 12 个月套餐：$50,000 自 1 月 1 日起，$250,000 自 7 月 1 日起。收付实现制账目显示销售 $300,000。权责发生制账目显示本年已赚取 $175,000（$50,000 加上 $250,000 的一半），以及要到明年才赚取的递延收入 $125,000。

创始人个人垫付了 $40,000 的公司成本

一位创始人在公司成立后，用个人信用卡支付了 $40,000 的软件、差旅和法律费用账单。清理时，把每张账单按日期记账，附上收据，并记一笔公司欠创始人的款项。然后董事会作出选择：按责任计划报销、签署 $40,000 贷款的借据，或为这 $40,000 发行股份。无论哪种方式，收据都要和账目一起保存。

你的情况不同？

• 税表即将到期，而账目落后：请见补做逾期账目，并获取记账服务。
• 清理改变了已提交的 1120 表：请通过公司税务服务对照并更正。
• 税表必须改用权责发生制：请见从收付实现制改为权责发生制。
• 投资人发来了资料清单：请见投资人在尽职调查中索要的财务记录。
• 客户预付年度套餐：请见 SaaS 订阅的递延收入。
• SAFE 或票据的税务处理需要确定：请见 SAFE 与可转换票据。
• 清理中发现漏报的申报：请见投资人尽职调查前的税务清理。
• 创始人在公司成立前垫付了成本：请见开业前的创业成本。
• 融资已完成，董事会要求月度报告：请见给投资人和董事会的月度财务报表，并配合持续的记账服务。