取消 QuickBooks Online 前要导出的记录

取消 QuickBooks Online（QBO）之前，我必须保存什么？

取消之前，要导出文件中每一年的损益表、资产负债表、总分类账、试算表、银行和信用卡对账核对记录、附件、工资和 1099 报表，以及固定资产清单。要等最后一年的税表、工资申报和年末调整都已提交并保存之后再取消，同时也要导出当年至今的数据：其中的分录是下一份税表的依据。然后测试这些副本不用软件也能打开。

您必须保管账簿和账簿背后的文件，取消订阅并不会把这项责任转给别人。联邦法规要求您保存足以证明总收入、扣除和抵免的永久账簿或记录，只要其内容对任何联邦税法可能有用，就要一直保存。IRS 表示，纳税人有责任保管自己的账簿和记录。

如果您用软件记账，IRS 把这些数据视为原始记账凭据。它表示，纳税人使用会计软件时，审查人员在大多数情况下会索取备份文件。取消之后还能保留哪些数据、保留多久，由 Intuit 当前的条款决定，不由 IRS 决定。请先阅读条款，并在取消之前导出，不要等取消之后。

一家实体只有几年数据、每个账户都与对账单核对一致、也没有工资，取消就很简单。出现以下情况就不再简单：

• 多年的收据和发票只作为附件存在于文件中。
• 企业资金和个人资金混在一起，或者账户从未核对。
• 工资通过该文件运行。
• 即将出售或关闭企业，或贷款方提出要求。
• 有通知或审查尚未结案，或者有一年从未报税。

开始之前先收集：

• 文件中每一年已提交的税表。
• 文件的管理员权限，并记下您使用的套餐和附加服务。如果是记账员或会计师设置的，请在取消之前请他们确认谁是管理员，或请他们执行导出。
• 金融机构出具的银行和信用卡对账单。
• 工资、季度申报表和 1099 表的副本。
• 所购设备和财产的发票。

记录要保存多久：3 年还是更久？

IRS 默认的期限是 3 年，有几种情形期限更长。期限自每份税表提交时起算，在截止日前提交的税表，视为在截止日提交（IRS）。

对企业来说，这里的总收入指扣除销货成本之前的营业收入（26 U.S.C. 6501(e)）。对合伙企业或 S 公司，3 年 的期限，从每位合伙人或股东税表的截止日期与提交日期中较晚者起算，而不是只看实体自己的税表（1065 表填报说明；1120-S 表填报说明）。保险公司或债权人要求的保存期可能比 IRS 更长，州也可能如此：加州的所得税期限通常是 4 年（加州特许经营税局）。各类记录的期限不同，资产记录还可能比其他记录保存更久，所以要导出文件里的每一年，不要只导出最近三年。所有期限的完整说明，包括退税申请、坏账，以及出售或关闭企业之后：企业记录要保存多久。

每一年都要导出哪些报表？

要导出文件中每一年的损益表、资产负债表、总分类账、试算表和银行对账核对记录。IRS 没有列出报表清单。下面这份清单依据的是第 583 号出版物对电脑化记录的要求：它们必须能与您的账簿和税表核对一致，并有足够的细节来识别原始凭证。

只有损益表，只是一份汇总。IRS 表示，审查人员会从报表逐层查到底层数据和文件，而打印出来的汇总无法追溯。总分类账要按所有日期一次导出，不要一年一年地导：IRS 可能要求提供受审查年度前一个月和后一个月的记录，以检查收入和费用有没有记到正确的年度。报表要用税表所用的会计方法生成。

哪些收据、发票和对账单只存在于软件里？

附在交易上的任何文件，以及上传或通过邮件发送到文件中的任何内容，可能在别处都没有。第 583 号出版物说，采购、销售和工资会产生发票、收据、已付账单和存款单等证明文件，它们支持您账簿和税表中的分录。

• 下载账单、费用和发票上的附件。不要以为数据导出文件里一定带有附件：打开导出文件检查。
• 保存客户收到的发票原样，以及所有付款收据。
• 从金融机构获取银行和信用卡对账单，不要从软件里取。第 583 号出版物说，没有已兑付支票时，金融机构出具的对账单如果显示金额、收款人和入账或扣款日期，支票还要有支票号码，就可以证明付款。
• 保留您收到的 1099 表。第 583 号出版物把 1099-MISC 表和 1099-NEC 表列为总收入文件。

只有付款证明，不足以支持扣除。第 583 号出版物说，要保留显示您发生了该成本的发票或销售单。关于照片和扫描件：用扫描的收据代替纸质收据。

工资和雇佣税记录要保存哪些？

所有雇佣税记录，至少要在税款到期日或缴纳日（以较晚者为准）之后保存 四年。IRS 的雇佣税页面把起算点表述为第四季度申报表提交之后；两者不同时，取较晚的日期，期限更长（第 583 号出版物；IRS 雇佣税记录保存）。

文件中的每一年，都要导出按员工和发薪日列示的工资登记表、税款负债和缴存历史、您提交的雇佣税申报表，以及 W-4 表。如果工资通过单独的服务或附加组件运行，也要从那里导出，因为会计文件可能没有它的完整历史。IRS 列出的内容、抵免工资记录的更长期限、工时记录和 I-9 表的时效，以及州规则：工资记录保存。

资产记录要保存哪些？保存到什么时候？

企业财产的记录，要保存到您通过应税处置方式处置该财产那一年的时效届满为止（IRS）。它们的保存期可能比订阅期长很多年。

第 583 号出版物说，记录应当显示：

• 取得资产的时间和方式，以及购买价格。
• 任何改良支出的成本。
• 已扣除的 Section 179 扣除和折旧，以及已扣除的任何意外损失。
• 您如何使用该资产。
• 处置资产的时间和方式、售价和销售费用。

导出固定资产清单和折旧明细表，并保存支持它们的购买发票、房地产交割结算单和改良支出发票。如果您通过非应税交换取得财产，新旧财产的记录都要保存。

合伙企业和 S 公司：还要导出资本、出资、分配和所有人贷款科目。合伙企业填报说明要求保存证明每位合伙人利润、亏损和资本份额的记录（1065 表填报说明）。所有人计税基础记录，请参见企业记录要保存多久。

销售税、1099 和其他已提交表格的记录呢？

您提交的 1099 表和其他信息申报表的副本，至少应从申报表截止日期起保存 3 年，或者您应当能够重建这些数据。如果实施了备用预扣税，期限是 4 年，1099-C 表另有更长的期限（IRS）。

销售税的记录规则由各州制定，所以要查看您注册所在每个州的税务机关。加州不把 PDF 文件算作电子记录，要求提供它可以调取和转换的逐笔交易明细，所以加州的卖家要保留电子表格导出文件或完整副本，不能只留 PDF（第 1698 号条例）。从软件中，要导出年末的 1099 供应商报告及交易明细，以及销售税负债和缴款报告。客户的转售证明和免税证明可能只作为附件存在：要保留，因为在得克萨斯州，没有这些证明的销售在审计中被推定为应税（得克萨斯州审计长）。还要保存您从供应商处收集的 W-9 表，包括以电子方式收到的：IRS 可能要求提供纸质副本（W-9 表填报说明）。

导出时用什么格式下载？怎么测试？

保存三层：报表的 PDF、明细的电子表格导出文件，以及（如果软件提供）公司数据的完整副本。

IRS 常见问题说，备份文件是记账凭据的精确副本，审查人员还可能要求提供管理员登录信息。该页面介绍的是备份文件，没有说明托管服务的导出文件是否算这种副本。如果只剩下 IRS 无法读取的文件，由审查人员决定如何处理。所以要把完整副本和 PDF 一起保存，收到审查要求时，请咨询专业人士。

保存之前，不要精简、清除或重新录入数据。IRS 说，通过重新录入交易建立的新文件不是原始记账凭据的副本，被审计年度的数据不接受精简版，而您无法提前知道会审计哪些年度。

测试导出文件：

1. 在另一台设备上打开每份 PDF 和电子表格，不要登录软件。对于完整数据副本，记下读取它需要什么。
2. 检查每一年的报表是否涵盖完整的日期范围和所有科目。
3. 把每一年的损益表与已提交的税表对比。差异应当是您能解释的。
4. 从不同年份中挑十笔交易，打开每一笔所附的文件。
5. 写一页说明，介绍这个文件是怎样记账的：软件和套餐、涵盖的年份、谁有管理员权限、银行数据如何同步、附件放在哪里。第 583 号出版物要求您保留对系统中电脑化部分的说明。
6. 把两份副本存放在不同的地方，并记下所有密码。

如果我要关闭或出售企业，有什么变化？

关闭或出售本身并不会缩短期限：上面的 IRS 期限从每份税表起算。解散中的公司，可以在税表提交之后书面请求 IRS，在请求之后 18 个月 内核定，前提是它善意地开始解散并完成解散。6 年和无期限的情形仍然适用（26 U.S.C. 6501(d)；4810 表）。关闭或出售企业的雇主，要在最后一份 941 表上附一份声明，写明谁保管工资记录以及放在哪里（941 表填报说明）。接收解散中公司财产的人，可能被核定补缴该公司未缴的税款，一般直到该公司自己的期限届满后 一年（26 U.S.C. 6901(c)），所以必须有人保管它的账簿。

出售或关闭之前，趁您还有管理员权限，导出账簿的完整副本，并在任何副本交给买方之前，先保留您自己的一份。要在出售条款中约定之后由谁保管账簿。关闭公司：关闭公司。出售之后的各项期限：企业记录要保存多久。

我的会计师或下一个软件需要从导出文件中得到什么？

会计师需要各年度报表、总分类账和附件；新软件需要某个切换日期的余额和清单。

• 您的会计师或报税人员： 已提交的税表、各年度报表和总分类账、年末调整、折旧明细表、工资和 1099 报表，以及从未核对的年度清单。
• 下一个软件： 要带入什么，取决于切换日期：年中更换会计软件。

不要以为您的会计师已经有一份副本。请书面询问他们保存哪些年度和格式，因为这项责任在您。期初余额：更换会计师后的期初余额。

示例

以下示例仅作说明，使用美元，并假设税表都在截止日提交。

独资经营者在使用 6 年后取消

一位自由职业设计师每年报告约 US$90,000 的总收入，在提交第 6 年税表之后，于第 7 年 5 月取消。她导出六年全部的总分类账和损益表，以及第 7 年截至取消日的数据，并下载附在费用上的收据。默认的 3 年期限，对第 1 至 3 年已经届满。如果某份税表漏报了超过 25% 的总收入，期限就是 6 年，分别到第 8 年、第 9 年和第 10 年的 4 月；资产记录或州的期限也可能让它们保存得更久，所以她导出全部六年，而不是指望默认期限。

工资总额 US$300,000 的 S 公司

一家 S 公司在第 1、2、3 年每年支付 US$100,000 的工资，在第 3 年税表提交之后，于第 4 年 5 月取消。第 1 年支付的工资对应第 2 年初提交的申报表，所以这些记录至少要保存到第 6 年初，约在订阅结束后两年。第 3 年的记录保存到第 8 年初，第 4 年的记录保存到第 9 年初。它导出第 1 至 3 年以及第 4 年至今的工资登记表、缴存确认、W-4 表和已提交的季度申报表。

出售了价值 US$250,000 房产的房东

一位房东在第 1 年买了一栋 US$250,000 的出租楼，第 4 年花 US$20,000 换了屋顶，第 5 年取消订阅。这栋楼在第 9 年出售，该年的税表在第 10 年 4 月提交，所以记录至少要保存到第 13 年 4 月，约在取消后八年。如果该税表高估的楼房计税基础超过总收入的 25%，期限就是 6 年，到第 16 年 4 月。购买发票、交割结算单、屋顶发票和折旧明细表，都在取消之前导出。

您的情况不同？

• 有多年的附件、工资，或账户混杂、未核对，您不确定保存到什么程度才算完整： 导出哪些年度、账簿在归档之前是否需要修复，以及由谁保管副本，都需要判断。取消之前，请通过记账帮助把这些问题处理好。
• 账簿落后很多，或有一年从未报税： 先修复，再归档，因为对不上的账簿归档后，问题依然存在。请参见补做逾期的账簿和补报未提交的企业税表，或者在取消之前先做好补记账。
• 有通知或审查尚未结案： 不要精简、清除或重新录入文件，并且在任何导出文件交给 IRS 之前，先请专业人士复核。请参见IRS 对小企业的审计。
• 您要换成新软件： 请参见年中更换会计软件和您的会计师支持的软件。
• 您用的是 QuickBooks Self-Employed 或 Desktop： 请参见 QuickBooks Self-Employed 停用和 QuickBooks Desktop 停用。
• 从 Desktop 迁移到 Online 之后余额出错： 请参见 Desktop 迁移到 Online 后余额不对，并获取记账帮助。
• 记账员需要访问权限才能完成导出： 请参见给记账员访问权限。
• 您要关闭或出售企业，或贷款方或投资人将审阅账簿： 最终导出、任何快速核定申请，以及由谁保管账簿，值得在提交最后一份税表之前与专业人士一起处理好。请参见关闭公司和投资人要求的财务记录。