QuickBooks 迁移到 Online 后余额不符怎么办

为什么 QuickBooks Desktop 迁移到 Online 后，我的余额对不上？

Desktop 迁移到 Online 后出现余额差异，原因有三种：您选择迁移的内容不是全部；有内容迁错了或迁了两次；或者 Desktop 文件里本来就有问题，迁移后才暴露出来。Intuit 自己的核对办法，是在两个文件里对相同日期范围运行相同的报表并比对（Intuit）。只有排除了第一种原因，差额才算错误，所以先弄清您迁移了什么，再动手修正。

如果您迁移了全部数据，差额只出现在一个账户里，并且有一笔带日期的分录就能解释，情况就比较简单。出现下列情形则不简单：

• Online 的余额与最近一份已报送税表上的资产负债表不一致。
• Desktop 文件做过压缩，或者只迁移了一部分历史记录。
• 银行或信用卡账户从迁移日往后无法对账。
• 有税表即将到期，或者一个已经报送过的年度会因此改变。

开始之前请先备齐：

• Desktop 文件的备份，现在做，并保持不动。
• 迁移日期和所选的选项：全部数据、日期范围，或仅清单。
• 每个实体最近一份已报送的税表，如有 Schedule L 也一并备好。
• 从迁移日起往前，直到最后一个对上账的月份的银行和信用卡对账单。

我怎样比对 Desktop 和 Online 两个文件？

在两个文件里，按相同口径、相同日期运行相同的报表，然后列出所有不一致的账户。Intuit 的步骤列出了损益表（年初至今，两边日期范围相同）、资产负债表，以及 A/R 和 A/P（应收账款和应付账款）报表。它没有提到试算表（某一日期所有账户及其余额）。以同一日期再加上一张试算表，就能把所有账户并排放在一起。

1. 在改动任何东西之前，先把 Desktop 的报表保存为 PDF。
2. 在两个文件里，按相同口径（收付实现制或权责发生制）和相同日期运行每份报表。
3. 按迁移日比对，而不是按今天比对。迁移之后在线上录入的任何内容，都是真实的差异。
4. 写下每个不一致的账户和金额。
5. 打开每个账户的交易明细，找出只存在于一个文件中的分录。

哪些差异是由我迁移的内容造成的预期差异，哪些是错误？

如果差异可以追溯到您选择迁移的内容、Intuit 说明不会迁移的项目，或迁移之后在线上完成的工作，它就是预期差异。其他任何差额，在称为错误之前都需要追查。Intuit 的工具允许您迁移全部数据，或迁移客户、供应商、会计科目表、员工和项目等清单。其切换页面还介绍了迁移某个日期范围内的交易和余额的做法（Intuit）。不同的 Intuit 工具和套餐所提供的选项和条款可能不同，并且可能变化，所以请确认您用的是哪一种，查看 Intuit 页面上的现行条款，再对照下表。

Intuit 的页面说有些项目不会迁移，并附有清单链接；在称差额为错误之前，请先查看那份清单。关于发薪，Intuit 告诉 Desktop 发薪用户，在最后一次发薪之后等 2 至 3 个工作日，并在下一次发薪之前完成迁移，这样工资单数据才能无误地转入（Intuit）。如果您的迁移紧接在一次发薪之后，请核对前后发薪日的工资和负债。无法清零的发薪余额：清不掉的工资负债。已代扣但未缴纳的工资税，可能牵连到个人，而不只是企业：故意不缴纳的责任人，可能要承担与未缴金额相等的罚款（第 15 号出版物）。谁算责任人及时限：信托基金追缴罚款。

差额如果是错误，要找：只存在于一个文件中的交易、两个文件里都有的交易（迁移过来，又被银行数据流重新载入或手工录入），或者日期落在迁移日错误一侧的交易。收入重复计算：QuickBooks 中的重复收入。Undeposited Funds（未存入资金）余额清不掉：未存入资金余额。

我能直接再迁移一次吗？

在弄清它会覆盖什么之前不要。Intuit 说，迁移后 Desktop 文件会取代所有数据，并且在 Online 公司中取代数据是无法撤销的（Intuit；Intuit）。自第一次迁移以来在线上所做的每一笔录入和更正，都会被当前状态的 Desktop 文件取代。Intuit 把覆盖警告与已有数据的公司联系在一起，所以请确认重新迁移会写入哪个 Online 公司。Intuit 的页面没有说明对账历史是否会双向流转，所以不要指望它保留或转入。

如果确实要重新迁移，请先保存 Online 的报表和线上所有录入的清单，因为重新迁移会取代它们，您需要重新录入。

怎样把期初余额与最近一份已报送的税表核对？

在一个纳税年度开始时，期初资产负债表应等于上一个已报送年度年末的资产负债表。如果是年内迁移，Online 在迁移日应等于 Desktop，而 Desktop 在上一个年末的余额应与该年度的税表一致，如下表所示。对不上的地方，需要解释，而不是用差额硬凑。税表能给您提供什么可以核对，取决于实体类型。

对合伙企业而言，年初的总资产一般必须等于上一年度的期末，否则要用说明解释差异。

答“是”的小型合伙企业或公司，回答的是小型实体问题，不必填写 Schedule L（1065 表上为可选）。在最新的填报说明中，这个问题在 1065 表上是 Schedule B 第 4 题，在 1120-S 表上是 Schedule B 第 11 题，在 1120 表上是 Schedule K 第 13 题；请对照该年度的表格核对。这时可能没有已报送的资产负债表，所以要对照上一年末的账簿和对账单来核对。

与 Schedule L 之间的差额，可能在迁移之前就已产生。报税人员在您的 Desktop 文件之外做的年末分录，会出现在税表上，但从没进入过文件，所以也就从未被迁移。权益与税表不一致：留存收益与上一年税表不符。依据税表设置期初余额：更换会计师后的期初余额。

我的银行和信用卡账户无法对账：从哪里重新开始？

从最近一份对账单开始往后对账，该对账单上账面余额经未结项目调整后，等于对账单余额。第 583 号出版物说，要每月对账，从上月末的支票簿余额开始，并且调整后的银行余额应等于调整后的账面余额。它还说，要更正账簿里的错误，而不只是更正对账单。

1. 对每个银行和信用卡账户，取最接近迁移日的对账单。
2. 把该日期的账面余额经未结项目（已记入账簿、但尚未出现在对账单上）调整后，与对账单余额比较。
3. 如果一致，问题出在迁移之后：从迁移日之后的第一份对账单开始，向后逐期对账。
4. 如果不一致，就一份对账单一份对账单地往回退，直到最后一个一致的月份，再从该月份向后对账。
5. 逐月向后对账。哪个月对不平，就找出那笔分录。不要让对账调整把它吞掉。

贷款账户同样处理，使用贷款机构的对账单。期初余额与对账单不符：对账期初余额有误。

如果迁移压缩了或丢掉了历史记录怎么办？

历史记录缺失可能有三个原因：您选择了日期范围或仅清单；Desktop 文件为了低于大小限制而被压缩；或者有些年度没有迁移过来，而您的选择无法解释。第一种是您的选择。第二种在审计时可能造成问题。第三种是需要追查的错误。

Intuit 的页面说，文件必须低于大小限制，较大的文件必须在迁移前压缩。IRS 解释说，压缩会删除旧的、已关闭交易的明细，代之以汇总的日记账分录，并且软件会保留一份明细的存档副本（IRS 常见问题）。该常见问题还说：

• 对于接受审计的纳税年度，压缩后的数据不可接受。
• 更早日期的数据可以压缩，前提是不触及在被审计年度创建或更改的交易，或影响这些年度的上一年度交易。
• 审计范围扩大时，IRS 可能索要压缩之前做的备份，或存档副本。

所以请找到存档或压缩前的备份，与原始的 Desktop 备份放在一起。延续到本年度税表的项目（例如固定资产、贷款和结转）的明细，日后可能需要，请确认它们在压缩后仍然保留。切换日期以及迁移多少历史记录：会计软件年中切换。

剩下的差异该记到哪里？

先把每一项差异追溯到具体交易。已追溯到的错误，在交易本身上更正；有依据、来自税表而不是账簿的更正，可能需要一笔带日期的调整分录。无法追溯的差异，需要继续追查并由报税人员审阅，而不是做一笔平衡分录，也不是放进 Opening Balance Equity 或未分类账户。没有 IRS 规则规定由谁批准；作为内部控制，签署税表的人应批准任何改变收入或权益的分录。

留在 Opening Balance Equity 里的差额仍然没有得到解释；需要把它转入正确的权益账户（期初余额权益）。笼统的收入或费用账户会把差额藏在损益表里，而损益表会流入税表上的收入。如果差异位于已报送的年度，不要修改那一年：请见税务已报送后的结账日期。

怎样把原来的 Desktop 文件保留下来作为证明？

在做任何更正之前，先在迁移时点自己备份 Desktop 文件，并在不同地方保存两份。Intuit说，Desktop 数据保持您离开时的状态，在您取消 Desktop 订阅后，可仅查看 12 个月。这是 Intuit 的条款，不是您能控制的记录，而且比您保存佐证记录的时间短：一般为报送税表或到期日（以较晚者为准）之后的 3 年，某些情况下更长（企业记录要保存多久）。

IRS 说，在账目保存在软件里的大多数情况下，审查人员会在审查早期索要会计软件的备份文件，并索要管理员的用户名和密码，因为大多数数据文件没有它就无法读取。范围很窄的审计中，审查人员可能不会索要。它还说，备份是原始账簿记录的完整副本，而 Excel 导出文件无法以同样方式检验（IRS 常见问题）。

请保留本页开头清单上的各项，再加上压缩前的存档、迁移日的 Desktop 和 Online 报表 PDF，以及一份记录谁执行了迁移的说明。取消之前要导出什么：取消 QuickBooks 时要保留的记录。

什么情况下，应该在报税前请专业人士处理？

当修正账目意味着要决定税表上应显示什么的时候。IRS 记录保存页面说，记录必须能支持税表上报告的项目，所以账目和税表必须讲述同一个故事。出现下列任一情形，请让专业人士参与：

• Online 资产负债表、Desktop 文件和已报送的税表三者互不一致。
• 从最后一份正常的对账单重新开始后，仍有某个月无法对账。
• 已经报送的年度会因此改变，或者有年度被压缩过。
• 迁移之后，收入、发薪或销售税的余额出现差异，而且有税表或申报即将到期。
• 有尚未结束的通知或审查。

请带上 Desktop 备份、两个文件相同日期的报表、已报送的税表和对账单。期初日期的账目应显示什么，以及哪些修正属于账簿、哪些属于税表，这是签署税表的人的事，而不是软件的事。

示例

这些示例仅为说明，金额以美元计。

12 月 31 日迁移的餐馆 LLC

Desktop 的 A/R 为 US$52,000，Online 的 A/R 为 US$48,000。在两个文件里按 12 月 31 日运行按客户划分的 A/R 账龄，发现整整 US$4,000 的差额都在一位客户名下：那是一张在 Desktop 里有、在 Online 里没有的发票。所有人查看了客户对账单，确认发票是真实的。修正办法是在 Online 文件里补一笔分录，使用发票的真实日期，落在税表尚未报送的那一年的 12 月 31 日或之前。重新迁移还会覆盖迁移后线上所做的数周工作。

第一次对账就差了 US$15,000 的承包商 S 公司

第一次 Online 银行对账开始时是 US$135,000，对账单是 US$120,000。交易明细显示有 US$15,000 的存款被录入了两次：一次由迁移带入，另一次是银行数据流又重新载入了今年早些时候的存款。公司删除了重复项，核查收入没有被高估，并从今年的第一份对账单开始重新对账，确认每个月都从上一份对账单的期末余额开始。

按合伙企业纳税的两位成员的 LLC，1 月 1 日只迁移了清单和余额

Online 文件开账时，与去年已报送的 Schedule L 相差 US$9,000。Desktop 资产负债表与 Online 的期初余额一致，所以迁移不是原因。税表中有一笔 US$9,000 的年末调整，从未录入 Desktop 文件。账簿从 Desktop 的数字开始，差异按 1065 表填报说明的规定，在说明中加以解释。账簿是否也要记录这笔调整，由报税人员决定。

您的情况不同？

• 有税表即将到期，而差异无法用您迁移的内容解释：迁移之后余额发生变化，账簿与去年的 Schedule L 不一致，或者有年度被压缩过。哪些修正属于账簿、哪些属于税表，是报税人员判断的事。请在编制税表之前，通过记账协助定下来。
• 已经报送过的年度会因此改变：请见税务已报送后的结账日期。
• 账目也已经落后了好几个月：请见补做逾期账目。
• 合伙人资本账户与 K-1 对不上：请见合伙人资本账户。
• 您还没有决定是否继续使用 Desktop：请见QuickBooks Desktop 停售。
• 您迁移到了 QuickBooks Online 以外的软件：上文的同日期比对和税表核对仍然适用；迁移工具会带入什么，由该软件供应商的规则决定。如需选择软件，请见会计师支持的 QuickBooks 替代软件。
• 有尚未结束的通知或审查：IRS 说，对于接受审计的年度，压缩后的数据不可接受，所以请在文件被压缩或清除之前，先问问代表您的人。请见IRS 对小企业的审计。