更便宜的 QuickBooks 替代软件：会计师需要什么

QuickBooks 的替代软件要满足什么条件，才算“我的 CPA 支持”？

IRS 没有指定必须使用或批准使用的会计软件。您可以使用任何能清楚显示收入和费用的记录系统（IRS：记录保存），只要账簿或记录足以确立总收入、扣除和抵免（26 CFR 1.6001-1）。如果是计算机程序，您必须能够生成清晰可读、与账目和税表相符的记录，并提供足够的细节来追溯到原始凭证（第 583 号出版物）。会计师或 CPA 愿意用哪些软件，由他们自己决定，也没有官方来源列出这些软件，所以先问他们，再把去年的数据导入新软件，核对报表是否一致。实际上归结为五项检查：

1. 报表。 软件能按任意日期范围生成总账、试算表、损益表、资产负债表和银行对账表。
2. 访问权限。 您的会计师能登录，或者您能发送完整导出。
3. 对应。 每个账户都对应税表上的一行，业主的钱不计入收入和费用。
4. 导出。 您能把全部数据取出来，包括取消订阅之后。
5. 历史。 工资、销售税和 1099 表的合计数能转过来。新账从期初余额（各账户在新账开始当天的余额）开始，在切换日（新软件接手的那一天）与旧账套一致。

出现以下情况就不简单：

• 您的会计师没说他们用哪些软件，或者您还没有会计师。 这件事定下来之前，什么都不要取消：选哪个软件、先导出什么、切换日定在哪天，都取决于您的税表类型和旧账套里有什么。
• 工资或销售税申报与账簿用的是同一家供应商。 这时换软件不仅要搬账簿，还要搬本年累计工资、缴存记录和已提交的申报表。
• 企业是合伙企业或 S 公司。 合伙企业要追踪每位合伙人的资本账户，S 公司要追踪每位股东的分配和贷款。需要时，税表上的资产负债表应与账目一致。
• 账目落后或对不上。 新账套会继承旧账套的所有错误。
• IRS 已要求查看您的记录。 在小企业审查中，IRS 常会要求提供软件的备份文件和管理员登录，并且表示，重建或重新录入的文件不能满足对原始文件的要求。

先准备好：您最近提交的税表、旧软件今年的报表、所有拥有访问权限的人员名单、您的工资和销售税服务商，以及会计师说过需要的其他资料。

便宜的会计软件必须能生成哪些报表？

它应能按任意日期范围生成总账、试算表、损益表、资产负债表和银行对账表，因为会计师要用它们来工作。IRS 设定的是一个测试标准，而不是报表清单：账户合计必须与账簿和税表相符，交易明细必须能追溯到原始凭证（税务程序 98-25，第 5 节）。当所需信息有一部分只存在于计算机文件中时（会计软件通常如此），该税务程序对较小的企业另有规定（第 3 节）。

如果供应商提供试用或示例文件，请在取消任何东西之前，导入去年的交易，把每份报表都跑一遍。哪份报表对应哪种税表，请见从账簿到企业税表。

我的会计师能进入账套吗？离开时我能带走全部数据吗？

您的会计师需要有自己的登录，或者拿到完整的导出文件；您自己也需要在旧订阅结束前，有办法把所有数据取出来。IRS 在许多审查中会很早就要求提供会计软件的备份文件和管理员登录，并表示，备份文件让审查人员能够检验原始记录，这是导出到电子表格的报表做不到的（IRS 软件记录常见问题）。让供应商托管您的账簿，并不免除您的记录保存义务（税务程序 98-25，第 3 节）。

买之前向供应商问清楚：

• 我能下载带附件的完整数据副本吗？是什么格式？
• 如果降级或取消，我能保留什么？还能登录或下载多久？
• 有没有由我掌控的管理员角色？
• 下面这些哪些要另外收费：会计师登录、更多用户、收据存储、工资、1099 表申报、银行连接、多年历史数据？
• 我看到的价格是首期价格吗？之后是多少？
• 如果我有外币银行账户或发票，套餐除了美元，还会以该外币记录金额吗？

IRS 表示，它能读取大多数企业使用的程序的文件，并告诉纳税人，发送任何电子文件之前先咨询审查人员（常见问题，第 4 题）。对不太常见的程序，这一点尤其重要。要让记账员能查看账目、又不能动用资金，请见给记账员开通账户访问权限。

新软件的科目分类能对应到我的税表吗？

能，只要每个账户对应税表上的一行，且业主的钱与收入和费用分开。每种软件都有自己的默认分类。税表采用的是 IRS 表格填报说明里的定义，所以由会计师把两者对应起来。新软件必须允许您编辑会计科目表。

检查您能否新增、重命名和合并账户。合伙企业需要为每位合伙人设资本账户，S 公司需要为每位股东设分配和贷款账户。Schedule C 的入门科目表见Schedule C 的会计科目表。

转移工资、销售税、1099 表、银行对接和存货之前，要检查什么？

工资、销售税和承包商合计各自保存着账簿里没有的历史，银行对接和存货则要在切换日检查。请看下表。

仅有银行自动对接并不能证明账目正确；请见银行自动对接不等于对账。

要带过去多少历史？怎么证明转入的余额正确？

带过去某一天的期初余额，再加上那一天之后、会计师需要的交易。期初余额已经包含该日及之前的全部内容，所以每笔交易只录一次。然后在切换日把新试算表与旧试算表逐账户核对，证明转换无误。

旧账套及其报表，要保留到它们所涵盖的年度不再可能被审查为止，一般是从提交起 3 年；各种期限全文见取消 QuickBooks 时要保留的记录。在该税务程序自己举的更换会计软件的例子中，因为旧记录仍然可以调取和处理，所以无需通知 IRS（税务程序 98-25，第 4 节和第 8 节）。

IRS 表示，重新录入或压缩过的文件不能满足对被审查年度原始记录的要求，只有不影响这些年度的更早日期，才可以压缩（常见问题，第 10 题和第 14 题）。所以每个可能被审查的年度，原始文件都要保持可读。

证明余额的方法：

1. 在旧软件中，按切换日运行一份试算表并保存。
2. 把期初余额和之后的交易导入新软件，每笔只导一次，并按切换日运行一份试算表。每个账户都应一致；把每处差异及其原因列出来。
3. 银行和信用卡账户与对账单核对，未结发票和账单与清单核对，贷款与贷款机构对账单核对，工资负债与最近一份 941 表和缴存记录核对，权益与同一日期的旧账目核对。去年的期末权益也应与您最近提交的税表上的资产负债表一致，否则要能解释原因。合伙人 K-1 上的资本使用的是税务计税基础，而 Schedule C 没有资产负债表。
4. 把两份试算表、核对的工作底稿，以及变更内容和日期的说明都保留好。该税务程序要求系统文档包括对系统的变更及其生效日期（第 6 节）。

期初余额的详细内容见更换会计师后的期初余额，时间安排见年中更换会计软件。

简单的生意，用电子表格或基础套餐够吗？

有时够。IRS 允许您选择任何能清楚显示收入和费用的系统，并说，刚开始做小生意时，单式记账系统可能简单实用（第 583 号出版物）。当它无法证明记录能够核对并追溯到原始凭证，或者工资、存货、承包商表格、多位业主、贷款机构或投资人需要它生成不了的内容时，就不够用了。

只要通过五项检查（报表、访问权限、对应、导出、历史），并且您能说明防止未经授权更改的控制措施（如上面报表表格的最后一行所示），下面任何一种都可能够用：

给套餐定价时，要把本页提到的所有东西都算上：会计师的登录、用户数、银行连接、工资和承包商表格。缺少其中任何一项的套餐，就不是更便宜的套餐。如果之后不得不重建账目，较低的费用总体上仍可能更贵：历史数据对不上、业主的钱混在里面，或者转移工资时没有带上本年累计合计。

切换之前，我该问会计师什么？

取消或预付一年费用之前，以书面方式问这些问题：

1. 您用哪些软件工作？您希望我避开哪些？
2. 您想要登录权限、文件还是月度报表？要哪些报表？
3. 您的收费会因我选的软件而变化吗？
4. 您希望切换日定在哪一天？我正式启用之前，您会审阅期初余额吗？
5. 切换期间谁来提交工资和销售税申报表？您需要旧软件提供什么？
6. 我们怎样把旧账套存档？由谁保管？
7. 对登录和文件共享，您有什么要求？报税人员必须为客户数据保留书面的安全计划（第 4557 号出版物）。

如果您没有会计师，或者您的会计师不肯说明他们用哪些软件，请在购买或取消任何东西之前先把这件事定下来。记账员、会计师还是 CPA解释了各自做什么，雇用记账员之前该问的问题讲了其余的事。也可以看看记账服务。

示例

这些示例仅作说明，使用美元。

报 Schedule C 的承包商

一位承包商营业收入 $90,000，每月约 40 笔交易，报 Schedule C。离开前，这位承包商向会计师要来一份支持的软件清单，并从中选择。他把去年的交易导入试用文件，损益表与旧软件一致。外包劳务放在一个账户里，对应第 11 行。取消之前，他下载了带附件的完整交易导出。

有员工的 S 公司

一家 S 公司营业收入 $600,000，有三名员工，工资服务与账簿用的是同一家供应商。假设全年工资 $180,000，平均支付，没有税前扣除，也没有人超过社会保障工资基数。7 月 1 日切换，必须带上截至 6 月 30 日已付的 $90,000 工资，以及实际做过的预扣和缴存，这样全年的 W-2 表才显示 $180,000，并与四份 941 表一致。新账还要把高管薪酬与其他工资分开，把股东贷款与费用分开。

有 12 年历史的桌面版用户

一家企业在桌面版文件里有 12 年的历史，在 1 月 1 日切换。它导入的是两年前年初日期的期初余额，再加上此后的交易，使 1 月 1 日切换日的试算表与旧文件一致。旧文件以只读方式存档，并附上各年度导出的报表。最早的那些年度很可能已超出通常的保存期限，但文件仍要保留，因为资产记录要保存到每项资产出售那一年的时效期满为止。

您的情况不同？

• 您即将取消或切换，但会计师没说用哪种软件，或者工资、销售税和以往年度的历史还在旧软件里： 设置方式、首批导出内容和切换日，都取决于您的税表类型和旧账套里有什么。取消前先把这些定下来。请见取消 QuickBooks 时要保留的记录，然后看记账服务。
• 您没有会计师，或者您的会计师不肯说明他们支持哪个软件： 他们的答复决定了您能用哪些软件，所以先确定由谁来编制您的税表。请见记账员每月收费是多少，然后看记账服务。
• 账目落后或对不上： 新账套会把错误带过去。请见账目清理还是重新开始和补做逾期的账目，然后看记账服务。
• IRS 已要求查看您的记录： IRS 常会要求提供原始备份文件和管理员登录，所以在更改、压缩或取消任何东西之前，先去找人帮忙。请见不保存经营记录的罚款和记账服务。
• 您是有多位所有人的 S 公司或合伙企业： 请见S 公司记账软件和合伙人资本账户。如果期初余额与旧账目对不上，您解释不了与最近提交税表的差异，或者业主账户对不上，在正式启用之前请先让人审查设置。请见记账服务。
• 您的业务横跨美国和加拿大，或者您有外币账户： 请见跨美加两国业务的 QuickBooks：加拿大版还是美国版和美国账目中的外币账户，然后看记账服务。
• 您的工资服务商也要更换： 请见更换工资服务商。
• 您用的是 QuickBooks Desktop 或 QuickBooks Self-Employed： 请见QuickBooks Desktop 停止服务和QuickBooks Self-Employed 关停。
• 您在 QuickBooks Online 和其他平台之间选择，或已经超出小企业套餐的能力： 请见QuickBooks Online 与其他平台比较和用 QuickBooks 不够用了。