年中更换记账或会计软件：切换日期与对账指南

记账软件应该年中更换，还是等到年末？

年末是最简单的切换时间，因为这样一个纳税年度的数据都在一套系统里。如果账簿已对账到某个月末并保留旧文件，年中切换也行得通，但税表、1099 表和工资表就必须用两套系统的数据合成。

如果旧程序到年末前一直能用、也已付费，等到年末比较合适。如果在年末前就会失去支持或无法登录，或者面临续费，则宜提前切换：选下一个已对账的月末。单纯涨价，并不会改变切换时需要做的事。

“年末切换”一栏假设年末是 12 月 31 日。如果纳税年度在其他月份结束，只有损益表能全部落在一套系统里：1099 表按日历年度申报，工资税表按日历季度或年度申报。销售税申报期按州指定的时间表，所以即使在 12 月 31 日切换，也可能落在某个申报期的中间：加州有一种财政年度申报，6 月 30 日结束。

出现以下任一情况，切换就不简单：

• 工资发放在会计文件内进行。
• 在多个州收取销售税。
• 企业有存货。
• 有多个银行或信用卡对接，或有多个实体。
• 有账户持有外币，或业主、母公司在美国境外。
• 切换日之前有些月份没有对账。
• 纳税年度不是在 12 月结束。

选定日期前先准备：

• 试算表：某一天所有账户的余额，取自最后一个已对账的月末。
• 应收款和应付款账龄表：客户未付的发票和供应商未付的账单，各带日期。
• 固定资产清单，含成本和累计折旧。
• 截至目前的供应商付款，以及工资和销售税的年初至今报表。
• 旧文件的完整备份。

切换之前，先告诉负责报税的人员切换日期：年末时他需要两套系统的报表。

更换软件会改变我的纳税年度或会计方法吗？

不会。更换软件既不改变纳税年度，也不改变会计方法：这两者来自已经报过的税表，而不是软件。此处引用的 IRS 出版物没有谈到更换软件本身；上述结论是依据第 538 号出版物对纳税年度和会计方法的定义推出的。

税表涵盖整个纳税年度，所以不会在切换日分开。

第 583 号出版物说，计算应税收入和记账应使用同一种会计方法；第 334 号出版物对小企业也是这么说的。法规的要求更宽松：会计记录包括账簿与税表之间差异的核对。账簿用一种方法、税表用另一种方法的情况，请见权责发生制账簿与收付实现制税表。陷阱在于新文件里决定税表数字的某项设置。如果它的报告基础、存货计价或折旧方式与已报税表采用的不同，某个重要项目的处理方式可能就变了。第 538 号出版物说，会计方法的变更包括对任何重要项目处理方式的变更，存货计价方法或折旧方法等的变更一般需要 IRS 批准，通过 3115 表申请。自动变更随变更年度按时报送的税表一并办理，并在报税当天前把一份签名副本送交 IRS；非自动变更则在该年度内提出申请。更正计算或过账错误，不算变更会计方法。某个差异属于哪一种，由报税人员判断，而且要在新文件用于编制税表之前做出判断。如果是有意从收付实现制改为权责发生制，请见从收付实现制改为权责发生制。

该选哪一天切换？

选一个银行和信用卡账户已与对账单核对一致的月末；如果能等，就选纳税年度的最后一天。第 583 号出版物说，支票账户应每月核对。

即使年末切换，也仍要等报税人员在年末之后入账的分录，例如折旧和应计项目。如果新文件在这些分录入账之前就已开账，请把每一笔作为一笔带日期的分录录入，否则期初余额将与已报税表不一致。

无论选哪一天，都要写下来，不再在旧文件中录入该日期之后的任何交易；如果旧文件有锁定日期功能（早于该日期的期间不再接受新分录），请设置锁定日期。关于锁定期间，请见报税后的结账日期。

新软件里要带过去什么？

带过去的是切换日的余额，而不是历史交易：一份期初试算表、按单据列示的未结发票和账单、各类名单和资产清单。

第 583 号出版物说，资产记录应显示购买价格、改良支出、section 179 扣除和已计提的折旧，存货的单据应显示所付金额。复式记账系统能自动保持平衡，所以期初分录如果不平衡，说明其中有错误。

期初余额与已报税表对接：请见换会计师后的期初余额。

要搬旧交易吗，还是只带余额和一份存档？

余额加存档，通常就足以报税。只有当有人需要在新系统里看到这些明细时，才搬旧交易，例如贷款机构或投资人要比较全年各月的数字。

• 余额通过上面所说的期初分录带入。
• 存档是原样保留的整个旧文件。它仍是此前每笔交易的原始记录：通过重新录入交易重建的文件，不是原始入账账簿和记录的副本，也无法满足 IRS 对备份文件的要求。
• 交易是风险所在：每搬一笔，就多一次重复计算的可能。如果您需要整年的数据都在一个文件里，请在纳税年度的第一天开账，再根据对账单录入此后各月，做法见换会计师后的期初余额，而不是导入一段历史数据。权责发生制账簿光有对账单不够：发票、账单和折旧等非现金分录也要录入。

每个期间的银行流水只用一个来源：旧文件、对账单或银行对接，三选一，不要两个都用。

全年数据分在两套系统里，如何得到全年损益表？

全年损益表，是旧系统从纳税年度第一天到切换日的报表，加上新系统从次日到年末的报表，逐个科目相加；如果新文件已经包含前几个月，则不用相加。导入前先选定三条路线之一，并且绝不要把旧报表加到已经包含前几个月的新文件上。

无论选哪条路线：

1. 切换前，在一张表上把每个旧科目对应到新科目。
2. 运行旧系统从年初到切换日的损益表，并存成文件。
3. 年末时，运行新系统同一日期区间的损益表。
4. 把旧系统到目前为止的净收入，与新文件对它的记录核对一致：第一条路线在权益里，第二条路线在收入和支出余额里。
5. 把两份原始报表和合并后的报表都交给报税人员。

合伙企业或 S 公司还需要在切换日按业主分别列示权益；请见设定业主权益。

跨两套系统时，如何保证 1099 表的供应商年初至今合计正确？

在决定谁要开 1099-NEC 表之前，先把每位收款方在两套系统里该日历年度的付款相加。判断标准是您当年是否向该收款方付款至少 $2,000。某位收款方在每套系统里都没有超过这个金额，合计起来却可能超过。如果您对某位收款方按备用预扣税预扣了联邦所得税，则无论合计多少，都需要给他开表。

1. 切换之前，运行 1 月 1 日到切换日的按供应商付款报表。用付款，不要用账单：这个标准计算的是已付金额。
2. 把这份报表和每位收款方的名称、税号、实体类型以及 W-9 表状态一起保存。
3. 在新系统里，每位收款方只建一次，名称和税号保持一致。同一个收款方拼写成两种，合计就会被拆开。
4. 年末时，把切换前的付款逐个收款方加到新系统的报表上。
5. 表格不涵盖的款项要剔除。谁需要开表，包括信用卡付款和公司，请见哪些承包商要开 1099 表。

1099 表按日历年度内的付款金额申报，所以采用财政年度的企业即使在财政年度末切换，日历年度仍然分在两套系统里。已经漏开的表：请见逾期的承包商和员工税表。

怎样避免把同一张发票、存款或账单算两次？

每一项只录一次：余额通过期初分录带入，未结发票和账单（权责发生制账簿）只作为未结项目录入，日期在切换日当天及之前的收入和支出，只通过您选定的那条全年路线计入。

前三行适用于权责发生制账簿。在收付实现制下，未付的发票或账单还不是收入或支出：收付实现制在收到时计入收入，权责发生制在赚取时计入，所以切换后的付款，在收付实现制账簿上是新的收入或支出，在权责发生制账簿上只是结清未结项目。详见换会计师后的期初余额。文件里已有的重复：请见重复收入。

怎么确认新文件在切换日与旧文件一致？

如果新文件在切换日试算表上的每个资产负债表科目，经对应后都等于旧文件的数字，并且年初至今的利润一致，新文件就与旧文件相符。

把两份试算表存成带日期的文件，它们是两个文件一致的证据。先在新文件里完成第一个月的对账，再录入第二个月。

切换时，工资和销售税的历史数据需要什么？

工资和销售税各自都需要年初至今的余额和申报期，而不只是资产负债表。

要保留工资和销售税的明细，而不只是合计。雇佣税记录包括工资支付的金额和日期，以及税款存缴，各州对销售税记录的保存期限有各自的规定。

更换工资发放服务商是另一件事：请见更换工资发放服务商。申报频率和截止日：请见申报销售税。应付款与税表不一致：请见应付销售税与税表不符。

旧数据要保留多久、以什么形式保留？

只要旧数据所支持的税表仍可能被审查或更正，就要保留，而且要保留完整文件，而不只是报表。

收入、扣除和抵免的记录，一般在税表报送或到期之后（以较晚者为准）需要保留 3 年。雇佣税记录，在税款到期或缴纳之后（以较晚者为准）至少保留 四年。您所拥有财产的记录，例如资产清单，保留到处置该财产那一年的时效期满为止。IRS 的保存期限表列出了更长的情形，企业记录保存多久有详细解释。

要保留的内容：

• 旧系统的完整备份文件。 对于用软件记账的企业，IRS 在多数情况下会在审查初期要求提供会计软件备份文件，并要求提供管理员登录账号。IRS 表示，电子表格副本不能像原文件那样测试，被审查年度也不接受精简过的数据。
• 14 个月的窗口。 审查人员可以要求备份文件涵盖被审查年度前一个月和后一个月，以测试期间截止。即使年末切换，这些月份仍然分在两个文件里。
• 导出的报表， 不需要旧程序就能阅读：年度损益表、资产负债表、总账、试算表、账龄表、供应商付款报表和工资报表。
• 只作为附件保存在旧文件里的证明文件。 IRS 说，采购、销售、工资和其他交易会产生证明文件，其中载有您记入账簿的信息。
• 系统说明： 第 583 号出版物要求保留机器可读的记录，以及对计算机化部分的完整说明，包括控制措施和会计科目表。

把两份副本存放在不同的地方，并在旧订阅到期前测试备份文件能否打开。取消前该导出什么：请见取消 QuickBooks 前要保留的记录。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

一家咨询类 S 公司在 7 月 1 日切换

一家按日历年度、采用权责发生制的 S 公司，在对完 6 月的账后于 7 月 1 日切换。旧系统显示 1 月至 6 月的销售额为 US$180,000，支出为 US$120,000。新文件开账时带入除应收款以外的 6 月 30 日余额、按发票逐张录入的 US$40,000 未结发票，以及资产清单。新系统显示 7 月至 12 月的销售额为 US$170,000，支出为 US$115,000。

税表上的损益表是两者相加：销售额 US$350,000，支出 US$235,000，利润 US$115,000。这 US$40,000 的发票已经计入旧系统的销售额，所以 7 月和 8 月对它们的收款只是结清发票，不是 7 月的销售额。

一位独资经营者把 3 月算了两次

一位采用权责发生制的独资经营者在 4 月 1 日切换。3 月工作的未付发票共计 US$6,000。她把 3 月 31 日的应收款作为 US$6,000 的合计录入，又导入了 3 月的发票。应收款变成了 US$12,000。导入的发票还在新文件里记了 US$6,000 的 3 月销售额，所以任何从 1 月 1 日起读取新文件的全年损益表，都会把这笔收入算两次。解决办法是删除合计，把应收款改为按发票列示，只录一次，并对冲期初分录入账。

一位自由职业者的付款分在两套系统里

一家按合伙企业纳税的双成员 LLC，在切换前用支票付给一位自由职业者 US$1,500，切换后用银行转账付了 US$1,200，都是服务费。每套系统里这位收款方都低于 $2,000 的门槛，合计却是 US$2,700。该 LLC 从旧系统运行了截至切换日的按供应商付款报表，再加上新系统的报表；如果这位自由职业者不是公司，可能需要为 US$2,700 提交 1099-NEC 表。

您的情况不同？

• 切换发生在年中，而您要离开的文件里有工资、销售税、存货或多个银行对接： 切换日期、带过去的历史、用两套系统合成的全年数字和 1099 表合计，以及与旧文件一致的期初数字，互相牵连，一处出错，其他地方都会受影响。搬家之前，请先找记账服务帮忙。
• 切换日之前有些月份从未对账： 期初余额会继承每一处错误，所以请先对账。请见补做逾期的账和记账服务。
• 有账户持有外币，或业主、母公司在美国境外： 请见美国账簿中的外币账户、外国母公司的美国子公司账簿，以及涉及报税的跨境税务服务。
• 您同时也换了会计师，手上只有上年的报表： 请见换会计师后的期初余额。
• 您的会计程序即将停止服务： 请见桌面版会计软件停止服务。如果搬家后余额出了问题，请见桌面版转线上版后余额不对，并寻求记账服务。
• 您还在挑选新程序： 请见会计师支持的软件和两款产品的比较。
• 工资发放也要换： 请见更换工资发放服务商。
• 新文件的设置会把收付实现制改成权责发生制，或改变存货或折旧的处理方式： 这可能属于会计方法变更；请见从收付实现制改为权责发生制，并寻求记账服务。
• 已报税的年度在新文件里不断被改动： 请见报税后的结账日期。
• 已收到通知或正在接受审查： IRS 说，被审计年度不接受精简数据，重新录入的文件也不是原始账簿的副本。更改旧文件之前，请见IRS 对小企业的审计。