QuickBooks Self-Employed 停用：迁移 Schedule C 账目

QuickBooks Self-Employed 停用后，我现在要保存什么？

不管软件厂商给出的日期是哪天，现在就在软件之外保存一份完整的记录副本。法规把责任放在纳税人身上：您必须保存足以证明总收入和扣除项的账簿或记录，并且只要记录对税务管理可能有用，就要一直保存（26 CFR 1.6001-1）。软件的停用日期、导出工具和替代方案都由厂商决定，厂商也可能变更。请在您的账户里查看最新通知。

出现以下情况，您的情况就不简单：

• 导出文件缺少某一年，或某一年的几个月。
• 个人和业务的支出混在一起。
• 软件之外没有里程记录。
• 1099 表上的合计和账目对不上。
• 有一年从未报税。

这些情况通常要靠软件之外的资料重建账目，不能直接复制。请参见下方“您的情况不同？”。

在无法访问之前收集：

• 您能导出的每一年交易，要带明细（日期、收款方或付款方、金额、类别），不能只有汇总报表。
• 每年按类别列示的损益表。
• 收据图片和附件。
• 里程记录：每趟行程一行，写明日期、目的地、业务目的和里程，再加上全年总里程，并分为业务里程、通勤里程和其他里程。另外要写明车辆首次用于业务的日期、车辆是自有还是租赁，以及每年使用的方法，是标准里程费率还是实际费用。标准费率已经包含折旧，之前选定的方法还可能限制您下一次能用的方法（标准里程费率与实际汽车费用）。
• 设备的购买发票，写明日期、成本，以及已经扣除的折旧或 Section 179 扣除。
• 您收到的每一份 1099 表（1099-NEC 表、1099-K 表、1099-MISC 表）以及最近一次提交的税表。
• 业务使用的每个银行账户和信用卡账户的对账单，以及每笔预估税缴款的凭证。

只要通过“在信任新工具之前，我要检查什么？”下的检查，任何工具都可以。想选工具，请参见哪种软件适合做 Schedule C和您的会计师支持的软件。

我的 QuickBooks Self-Employed 数据去哪了？

只有您自己保存的那份副本才是确定可靠的。厂商把您的数据保留多久，由厂商自己决定，写在它的通知和条款里。如果无法登录，请询问厂商客服目前还能导出什么，并把回复保存好，注明日期。

如果您没有保存记录，就从厂商无法控制的来源重建：银行和信用卡对账单、1099 表（您的 IRS 在线账户会列出可查询的信息申报表，包括部分 1099 表）、发票、支付平台报表，以及邮箱里的收据。请参见根据银行对账单重建账目。

在审查中，IRS 表示纳税人要自行保管账簿和记录。IRS 说，如果纳税人拒绝提供所要求的记录，它可以传唤这些记录，也可以因缺少证明而不允许申报的项目。同一份常见问题还说，备份文件能让 IRS 检验原始记录，而电子表格导出文件做不到；通过重新录入交易重建的文件，不算原始记录的副本。如果旧软件没有备份文件可导，就保存它能提供的最完整的导出文件。

Schedule C 需要哪些记录？

只要能清楚显示收入和费用，任何系统都可以。IRS 表示，法律一般不要求使用特殊形式的记录。第 583 号出版物要求两样东西：汇总交易的账簿，以及背后的证明文件。

只有付款证明，还不足以确立扣除。第 583 号出版物要求同时保留显示成本的收据或发票。关于里程，请参见里程记录必须包含什么。关于日常做法，请参见自雇人士的记录保存。

我原来的类别对应哪些 Schedule C 行？新工具必须输出什么？

新工具必须给出 Schedule C 每一行的合计，或者给出从您的类别到这些行的清楚对应关系。请把旧的类别列表和表格并排打开对照。行号以最新发布的表格为准，也可能变动。

填报说明要求报告所有来源的收入，并且不得扣除联邦所得税，包括自雇税。业主提款、您自己账户之间的转账和个人支出，也不属于任何费用行。跨两个行的类别要拆开。请参见 Schedule C 的会计科目表。

IRS 是否要求换成某个特定软件？我的会计方法会变吗？

IRS 不要求使用特定软件，换软件本身也不会改变您的会计方法。电脑化系统必须生成清晰可读、能与您的账簿和税表核对的记录（第 583 号出版物）。计算应税收入和记账必须使用同一种方法。Schedule C 的 F 行会问您用的是收付实现制、权责发生制还是其他方法。

更改方法本身，比如从收付实现制改为权责发生制，是另一回事，一般需要 IRS 批准，并通过 3115 表申请（第 583 号出版物；Schedule C 填报说明）。请参见从收付实现制改为权责发生制。

所以要检查新工具报表的计算基础。采用收付实现制时，您在收到款项时报告收入，在付款时扣除费用。按发票日期确认收入的工具，与收付实现制的税表对不上。如果您的旧报表和已提交的税表用了不同的计算基础，搬迁之前请先让报税人员看一看：新工具的合计不可能同时与两者一致。关于在线会计软件，请参见在线会计软件比较。

怎样的里程记录和收据才算记录充分？

对于差旅、礼品和汽车费用，IRS 接受账簿、日记、日志、费用报表、行程表或类似记录，并表示用电脑制作的记录也算充分。一般还需要书面凭证，比如收据、已兑付支票或账单，只有少数例外，比如拿不到收据的交通费用。差旅、礼品或汽车金额如果是大概估计的，不能扣除（第 463 号出版物，第 510 号专题）。其他业务成本适用上面的一般规则：账簿加证明文件。

对于车辆，记录要显示每次使用的日期、业务目的地和目的、每次业务用车的里程，以及全年总里程。要在用车当时或接近当时记录。每周记录一次，算及时。

软件里的里程记录也可能符合要求，但前提是您能随时调取并重现它。Schedule C 填报说明中关于第 47 行的部分，允许把汽车费用的书面凭证保存在符合一定要求的电子存储系统里。第 583 号出版物说，这样的系统必须能够编制索引、存储、保存、调取，并以清晰可读的形式重现记录，供 IRS 查阅。IRS 没有说明某个具体软件是否达到这一标准。无法再调取的软件记录可能就达不到，所以请保存一份您能重现的副本。

如果记录不完整，第 463 号出版物允许您提供自己的陈述加上其他佐证。因您无法控制的原因而损毁的记录，可以重建，它举的例子是火灾、洪水和其他灾害。它没有提到停用的软件，所以不要指望这一条。请参见重建里程记录和丢失的收据。

我迁移之后，记录要保存多久？

记录要保存到每份税表的时效届满为止，一般是自提交之日起三年（IRS）。这段时间内，您可以更正税表，IRS 也可以核定更多税款。换软件既不会缩短这段时间，也不会重新起算。

已提交的税表副本也要保存。如果某一年从未报税，就没有期限限制，所以那一年的所有资料都要保存。其他情形，比如退税申请、坏账和雇佣税，请参见企业记录要保存多久。

软件里的季度预估税追踪，我要带走什么？

带走您实际缴了多少，不要带走软件的估算。预估税涵盖所得税和自雇税，即使最后有退税，分期缴款迟缴或缴得不足也可能被罚款。

• 该纳税年度每笔联邦缴款的日期和金额。从银行记录、付款确认或您的 IRS 在线账户取得，在线账户最多显示五年的缴款历史，包括预估税缴款。
• 上一年多缴的税款中转入本年度的部分。2025 年 1040 表的第 26 行把它与预估税缴款合并计算，请核对当前的表格。
• 州税缴款，与联邦缴款分开记录。
• 软件预测的税额只作参考。请用 1040-ES 表的工作表重新计算。

罚款规则和截止日期，请参见季度预估税缴款。

我应该现在迁移，还是等到下一年年初？

两种做法都可行，前提是用同一个切换日期把记录干净地分开，并且收入只计算一次。从纳税年度的第一天开始，每一年的记录都在同一个工具里。年中迁移，则一份 Schedule C 要由两个工具共同生成：切换日之前用旧工具，之后用新工具。如果厂商的通知规定的停用日期更早，就以该日期为准，所以要在那之前导出年初至今的数据。

避免重复计算收入：

1. 选择一个与银行对账单日期一致的切换日，并且是您已经核对完毕的月份。
2. 把每个银行账户和信用卡账户核对到切换日，并把核对后的账面余额录入为期初余额。对账单余额可能不同：尚未入账的存款和尚未兑付的支票在您的账簿里有，但不在对账单上。
3. 导入切换日之后的交易。把这些未兑付的支票和存款单独列出，等它们兑付时再匹配，不要重复录入。之前的明细保留在旧的导出文件里。
4. 收付实现制：收入一般在收到时计算，所以切换日仍未付款的发票，等款项到账时再记录。权责发生制：把它作为未收的应收款带过来，不要当作新收入。
5. 旧的导出文件要保留整个纳税年度，再加前后各一个月。审查人员可能会要求提供该年度前一个月和后一个月的记录，来检验收入和费用的截止。

请参见年中更换会计软件和重复计算的收入。

在信任新工具之前，我要检查什么？

用新工具自己没有生成过的记录来核对它。每导入一年，就做一遍下面的检查。

如果第 1 行的金额低于您 1099-NEC 表第 1 栏的合计，Schedule C 填报说明要求附上说明差异的声明。第 583 号出版物要求每月核对支票账户，并把业务账户与个人账户分开。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

1099-NEC 收入为 US$60,000 的自由职业设计师

她唯一的 8,000 英里业务里程记录就在软件里。她导出每一趟行程的日期、地点、目的和里程，再加上全年总里程，存入税务档案。IRS 要的是充分的记录，不是那个软件。她的新工具里，第 1 行必须包含这 US$60,000，以及没有客户在 1099 表上申报过的业务收入。

销售额为 US$30,000、存款为 US$24,000 的平台卖家

这 US$6,000 的差额，是付款前被扣掉的手续费和退款。新工具把 US$30,000 记为销售收入，把平台手续费记为费用，把客户退款记为第 2 行的退货和折让，所以第 1 行从 US$30,000 开始，并与 1099-K 表（如果有开具）相符，该表显示的是总金额。只记 US$24,000 存款的工具，会使第 1 行少报 US$6,000。

7 月 1 日迁移的独资经营者

她使用收付实现制。旧工具里 1 月至 6 月的收入为 US$30,000，新工具里 7 月起的收入为 US$35,000，所以第 1 行是 US$65,000。她把切换日定为 6 月 30 日，用核对完毕的 6 月 30 日余额开立新工具，并列出所有未兑付的支票和存款。一张 6 月 20 日开出、7 月 8 日付款的 US$5,000 发票，按收付实现制一般属于 7 月的收入。她在款项到账时只录入一次，不再另外按发票录入。

您的情况不同？

• 导出文件缺少几个月或整年： 必须先根据对账单重建账目，才能做税表。请参见根据银行对账单重建账目，并获取记账帮助。
• 多年收入从未报税： 未报税年度的记录没有保存期限。请参见未报税年度的 Schedule C 费用，并获取个人报税帮助。
• 个人和业务的支出混在一起： 做 Schedule C 之前先把它们分开。请参见处理混在一起的公私资金，并获取记账帮助。
• 您的 1099-NEC 表合计高于账目里的收入： Schedule C 填报说明要求附上说明差异的声明，所以原因很重要。如果差异一直说不清，请参见个人报税帮助。如果原因是重复记录，请参见重复计算的收入。
• 客户从美国境外付款，或使用其他货币： 可能收不到 1099 表，这时第 1 行要依据您自己的记录。请参见外国客户不开 1099 表时怎么办，至于要申报什么，请参见个人报税帮助。
• 软件之外没有里程记录或收据： 请参见重建里程记录、里程记录必须包含什么和丢失的收据；如果缺口很大，请获取记账帮助。
• IRS 通知或审查正在进行： IRS 的常见问题说，重建或精简后的文件不能满足对受审查年度的要求，所以该交哪些资料，要咨询个人报税帮助。请参见IRS 对小企业的审计。
• 有合伙人加入，或业务现在以公司身份报税： Schedule C 只适用于独资经营，所以旧账目可能不能原样沿用。请参见S 公司选择之后的账目，并获取记账帮助。
• 您要关闭的是 QuickBooks Online 文件： 请参见取消 QuickBooks 时要保留的记录。