未保存经营记录的罚款：账目不全要付出什么代价

不保存经营记录，会被罚款吗？

多数企业不会仅因账目混乱而被处以固定金额的罚款。法律要求账簿和记录足以证明总收入、扣除和抵免（26 CFR 1.6001-1），做不到的代价来自其他规则。

主要的例外是向 IRS 提交 5472 表的外资美国公司：没有提交该表，或没有保存该表要求的记录，要缴纳固定的 $25,000 罚款（IRS：5472 表填报说明）。请见外资 LLC 必须保存的记录。

对其他企业来说，最接近“只针对记录”的制裁，是记录不足通知。审查人员如果发现企业的记录不足，可以发出这样的通知，要求企业在 6 个月内提交整改说明，并随后再次审查。如果企业仍然没有实质性地遵守要求，手册规定应考虑采取包括罚款在内的进一步执法措施（IRM 4.10.3.19）。

出现下列情况，案件就不简单：IRS 信函要求提供您拿不出来的记录、有好几年的账没做、1099 表或支付平台的合计数超过您的账簿，或者逾期税表已经被罚款。信函上有回复期限，即使账簿还没准备好，期限也照样适用，所以请先记下来。如果您已经缴过罚款，下面说明是哪一种罚款的那一节，会按名称把它们分开。决定怎么做之前，请收集每个账户的银行和信用卡对账单、每份 1099 表、已提交的税表、IRS 通知、销售报告和贷款文件。

我无法证明的扣除会怎样？法院可以估算吗？

IRS 可以不予认可，从而提高要征税的利润。举证责任在企业：IRS 称之为证明税表上各项记录、扣除和声明的责任，并且说要扣除一项费用，必须能证明该费用的某些要素（IRS：记录保存）。

只有付款凭证，不足以证明扣除。银行或信用卡记录只说明钱出了账户；还要保留能证明该成本是为经营而发生的发票或销售小票（第 583 号出版物）。

对于普通费用，法院有时会让法官估算一个合理金额（Cohan 规则，得名于 1930 年的一个法院案例），前提是纳税人证明了费用确实发生，只是拿不出确切数字。法院仍然要求有说服力的证据，而且这条思路不适用于差旅、礼品和汽车（全国纳税人倡导者）。结果取决于证据和法院，所以这只是不确定的退路。

哪些 Schedule C 行次最常被质疑，见 IRS 会质疑的 Schedule C 费用。

哪些费用需要确切的证明：差旅、礼品和汽车费用？

差旅、礼品或列名财产（例如经营使用的汽车），除非有充分的记录，或有足够的证据佐证您自己的陈述，否则一律不允许扣除（26 U.S.C. 274(d)）。按其性质不太可能被用于超过少量个人用途的车辆（符合条件的非个人用途车辆）不适用这些严格规则（26 U.S.C. 274(d) 和 (i)）。凭估计或大概数字报的金额不符合要求（第 463 号出版物）。

该表说的是按实际费用申报的情形。如果您符合条件，差旅餐费的标准餐费补贴，或汽车费用的标准里程费率，可以代替实际费用的证明。您仍然要用日期和目的来证明行程或经营里程。这些固定标准不是估计数（26 CFR 1.274-5(j)；第 463 号出版物）。

出差住宿，以及任何金额达到 $75 或以上的其他费用，应有收据或类似凭证。交通费在不容易取得收据时可免于提供（第 463 号出版物）。这条金额界限属于这些差旅、礼品和汽车规则，不属于普通费用。金额更小的差旅、礼品和汽车项目，仍然要记录其金额、时间、地点和目的。

当时或接近当时作的记录，比事后准备的说明分量更重（第 463 号出版物）。怎样保存和重建里程记录，见里程记录必须包含什么和重建里程记录；包含个人天数的行程，见含个人天数的商务出行。

我的记录丢失或不完整：能重建吗？

可以，前提是损失不是您能控制的。如果因您无法控制的原因（例如火灾、水灾或其他意外事故）拿不出收据，您可以通过重建记录或费用来证明扣除（第 463 号出版物）。这条规则针对的是您无法避免的损失。记录根本没有保存过的，第三方的记录仍然有帮助，但规则中没有任何内容保证 IRS 会接受。重建的记录要注明是重建的，写明制作日期和依据什么重建；不要倒填日期，并保留原件。

IRS 这份清单是为灾害写的，但它列出的第三方记录，在任何有缺口的时候都可以用来证明收入和成本（IRS：重建记录）：

• 收入：银行对账单（存款应与销售额大致相符），以及以前的联邦、州和地方税表、销售税报告和工资税表。
• 成本和存货：供应商发票的副本，最好至少追溯一年。
• 以前的税表：税务记录摘要（在线工具涵盖个人记录；企业要走另一条途径），以及索取副本的 4506 表，该表在灾害之外的情形要收取手续费。

对记录不完整的差旅、礼品或汽车项目，您需要有包含具体细节的本人陈述，再加上其他佐证。费用金额、时间、地点和日期，需要直接证据或书面证据，例如证人陈述或已付款的账单；经营目的和关系可以依靠间接证据，例如您工作的性质（第 463 号出版物）。

请见丢失的经营费用收据和根据银行对账单重建账簿。

我的账簿缺失时，IRS 能自己算出我的收入吗？

可以。当企业的会计方法不能清楚反映收入时，IRS 可以改用能清楚反映的方法计算应税收入（26 U.S.C. 446(b)）。其审查手册说，账簿和记录缺失或不完整、发现不规范之处，或对您财务的分析显示现金流对不上时，适用正式的间接法。手册列出五种：资金来源与运用法、银行存款与现金支出法、加价法、单位与数量法、净资产法（IRM 4.10.4）。

有三点限制很重要：

• 审查人员需要有合理迹象表明很可能存在未申报的收入。内部控制薄弱，或者个人与企业银行账户混用，本身不足以支持使用正式方法；手册还要求账簿中有不规范之处，并把无法平衡的财务分析列为迹象之一（IRM 4.10.4）。
• 结果不必精确，但必须按事实判断是合理的。
• 贷款、赠与或自己账户之间的转账存款不是收入，但银行存款法是从企业账户和个人账户的全部存款出发，所以要靠记录才能说明每一笔是什么。

完全没有账簿的，手册要求审查人员查明账簿是否曾经存在；如果被销毁了，是谁、为什么、什么时候销毁的（IRM 4.10.4）。

记账不规范会触发准确性相关罚款吗？

可能。IRS 发现少缴税款，并认定是疏忽，或属于重大少报时，就可能触发。罚款是该部分少缴税款的 20%（IRS：准确性相关罚款）。

这项罚款以及下文的民事欺诈罚款，仅适用于已经提交了税表的情形。IRS 依据第 6020(b) 条为您编制的代替税表不算，但在 IRS 联系您之后才提交的逾期原始税表可能适用（26 U.S.C. 6664(b)；IRM 20.1.5.3.2）。未提交的年度适用的是逾期报税和逾期缴税罚款；请见补报未提交的企业税表。

规章说，疏忽包括没有保存足够的账簿和记录，或没有对各项目作适当证明（26 CFR 1.6662-3(b)）。所以因缺少证明而被不予认可的扣除，可能带来这项罚款。漏报信息申报表（例如 1099 表）上显示的收入，也被列为疏忽的强烈迹象。

重大少报是另一个独立的触发条件。判断标准取决于申报人是谁（IRS：准确性相关罚款）：

合理理由和善意可以免除准确性相关罚款。IRS 会考察您为申报正确税款所作的努力、问题的复杂程度、您的经验，以及您为了解自己的义务或寻求帮助而采取的步骤（IRS：罚款减免）。罚款也要计利息。依赖顾问，以及怎样申请免除，见记账员的错误和谁来承担罚款。

我因为跟不上记账而缴了税务罚款：那是哪一种罚款？

请看通知上的名称。账簿不健全后面可能跟着好几种不同的罚款；有些针对记录本身，有些只与时间或缴存有关。

单纯账簿落后，不在 IRS 列举的可以免除逾期报税或逾期缴税的正当理由之内。那些例子包括火灾和自然灾害、无法取得记录和重病。IRS 按每个案件的事实判断，而且合理理由并不适用于每一种罚款，例如预估税罚款（IRS：罚款减免）。

也可能有不看原因的减免。首次减免（IRS 正在以对较新税表的自动豁免取代它）要求此前三年按时合规，适用于逾期报税、逾期缴税和未按时缴存罚款（IRS：行政罚款减免）。您是否符合条件，以及怎样申请，见企业税表的逾期罚款。

延期推迟的是报税日期，不是缴税日期（IRS：逾期报税罚款）。两种逾期罚款在两者都适用的月份会重叠；1040 表或 1120 表迟交超过 60 天 的，还设有最低罚款；这些金额，以及合伙企业和 S 公司税表的金额，见同一篇指南。

如果闹到法庭，谁要证明什么？

一般由纳税人证明扣除。只有在您提出可信证据，并且同时满足三个条件时，对事实问题的举证责任才转给 IRS：您遵守了证明要求，保存了所有必需的记录，并配合了 IRS 的合理请求。合伙企业、公司或信托还要满足《税法》规定的规模测试，看净资产和员工人数（26 U.S.C. 7491(a)，26 U.S.C. 7430(c)(4)）。所以记录不全要付两次代价：扣除可能在实质上就站不住，举证责任转移的规则也用不上。

对个人而言，IRS 必须拿出证据证明罚款适用（26 U.S.C. 7491(c)）；这不取决于您的记录，也不适用于合伙企业或公司。

记录缺失什么时候会变成犯罪？

只有故意时才会。故意不保存记录，是第 7203 条规定的轻罪，可处罚金、最长一年监禁，或两者并罚（26 U.S.C. 7203）。IRS 手册把它视为单独的罪行。故意是指自愿、有意地违反已知的法律义务：是蓄意的不作为，区别于意外、无意或疏忽（IRM 9.1.3）。仅凭账簿杂乱或不完整，并不构成犯罪。

手册说，如果不保存记录含有隐瞒的动机，就可以推定故意；由此造成的重大少缴，是判断被定罪可能性的重要因素（IRM 9.1.3）。这里引用的资料没有给出记录类案件被起诉频率的数字。

伪造记录和缺失记录是两回事。故意向 IRS 提交明知在重要事项上不实的文件，是单独的罪行（26 U.S.C. 7207），手册还把双套账、虚假记录、篡改文件和销毁记录，列为可以支持逃税指控的行为（IRM 9.1.3）。故意不保存记录的指控，一般必须在犯罪行为发生后 3 年内提出；逃税、虚假陈述或欺诈性文件的期限是 6 年（26 U.S.C. 6531）。这只是刑事时效；核定税款和民事罚款的期限是另一回事，见企业记录要保存多久。

民事欺诈罚款是少缴税款中因欺诈所致部分的 75%，并取代该部分的准确性相关罚款（26 U.S.C. 6662(b)）。IRS 一旦就某一部分确立了欺诈，整个少缴税款就被视为欺诈，除非纳税人证明并非如此（26 U.S.C. 6663）。IRS 的欺诈手册列出的迹象有：多套账簿或没有记录、没有保存足够的记录、虚假记录、倒填日期的文件、拒绝提供记录，以及销毁记录，尤其是在审查刚开始之后。它说，没有任何单一迹象能确定存在欺诈（IRM 25.1.2）。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均以美元计。

没有收据的现金费用

一名园林工人收入为 US$300,000，扣除了 US$40,000 的现金费用，没有收据。如果 IRS 全部不予认可，就有 US$40,000 的利润要多征税。假设所得税和自雇税合计税率为 30%，这相当于多缴约 US$12,000 的税，这笔税款的 20% 罚款是 US$2,400，另加利息。疏忽是触发这项罚款的一条途径；重大少报是另一条。正确的税款不会超过约 US$90,000（收入的 30%），所以 US$12,000 的差额超过了那条线，即应缴税款的 10% 与 US$5,000 中较大者，除非 IRS 接受合理理由，否则即使没有认定疏忽，罚款也可能适用。供应商的单据和工单发票仍可能证明其中一部分；银行取现只能说明现金离开了账户，所以每一笔都要与它买到的东西对应起来。现在就开始收集；IRS 信函上的回复期限仍然适用。

没有日志的差旅

一名自雇的顾问申报了 US$15,000 的差旅费用，但没有保存日志或行程。差旅需要每次出行的金额、日期、地点和经营目的，估计数不被接受。信用卡对账单、酒店和机票的副本、日历记录和客户发票，也许能佐证时间、地点和目的。没有这些，整笔申报就是最容易被质疑的一项。

在火灾中丢失的收据

一位所有人的纸质收据在火灾中烧毁了。这一损失不是所有人能控制的，所以适用针对被毁记录的规则。所有人也许能根据银行对账单、供应商单据、已提交的税表，以及对事情经过的书面说明，重建这一年的记录，IRS 决定这些证明够不够。

您的情况不同？

• IRS 要求您提供拿不出来的记录，或者收到了审计信函：信函有回复期限，IRS 说要在截止日期前处理（IRS：了解您收到的通知或信函），所以现在就开始，不要等账簿重建好再动手。审查怎样进行、您有多长时间回复，见 IRS 对小企业的审计，通知的含义见 IRS 寄给企业的通知。是否先重建各年度的账，需要和记账服务一起决定。
• 您的账簿落后太多，以至于税表已经逾期或已被罚款：请见补做逾期账簿和补报未提交的企业税表。先报哪一份税表，以及罚款值不值得申诉，都需要和记账服务一起决定。
• 您的 1099 表或支付平台合计数高于账簿：请见核对销售额和结算款。差额是时间差、手续费、退款，还是未申报的收入，需要和记账服务一起弄清。
• 罚款是记账员的错误造成的：请见记账员的错误和谁来承担罚款。
• 您在考虑自己记账还是请人帮忙：请见自己记账还是请记账员。
• 您需要知道记录要保存多久：请见企业记录要保存多久。
• 企业是外资企业，漏报了 5472 表：请见漏报的外资所有人申报与罚款。