银行数据连接不等于对账：还需要每月对账吗？

银行数据连接和银行对账是一回事吗？

不是。银行数据连接是把银行已入账的交易复制进您的账簿；银行对账是把账簿与银行自己的对账单核对，并解释每一处差异。IRS 给出支票账户对账的三个目的：核实账户里有多少钱，确保账簿记录了全部银行费用并显示正确余额，纠正对账单、支票簿和账簿中的错误（第 583 号出版物）。数据连接只提供交易，不会拿它们去核对对账单，所以单靠它，这三件事一件也做不了。

下面这些情况就不简单了：钱不经过银行（现金销售、现金付款）、支付处理商扣除手续费后才付款、多个账户连入同一套账簿、月份结账后又有人修改、以前的银行对账为了对平而录入了无法解释的分录。每一种都可能藏着差异，而数据连接永远不会显示。

先准备好：银行自己出具的每月对账单（不是软件里的副本）、每个月的银行对账报告，以及标记为已排除或已删除的交易清单。

所以，已连接的账户仍需自己每月做银行对账。如果您的合计数已经对不上、过去某个月是硬凑平的、数据连接有缺口，或月末结账要花一个周末，账簿可能需要的不止是每月核对；请看文末的“您的情况不同？”。

银行账户已连接记账软件，还需要每月做银行对账吗？

每月做银行对账：美国 IRS 的第 583 号出版物建议每月为经营支票账户做银行对账，并且没有为已连接软件的账户设例外（第 583 号出版物）。这是建议，不是规定的截止日期。法律要求的是，账簿要显示总收入、扣除和抵免，并能支持税表上申报的数字（第 583 号出版物）。银行对账就是老板检查账簿是否做到这一点的办法。

数据连接只是录入交易的一种方式。IRS 表示，纳税人有责任保存支持其税表的账簿和记录（IRS：电子会计记录常见问题），软件里保存的记录必须能够支持并验证税表上的分录（第 583 号出版物）。电子记录要保存多久，请看企业记录要保存多久。

按月对账与对账单周期一致，这样出现的差异只是一个月的交易，而不是一整年的。

银行数据连接会漏掉什么、搞错什么？

数据连接可能把同一笔交易导入两次、漏掉部分交易、带入银行的入账日期而不是您的交易日期，也看不到没经过银行的钱。银行交易的遗漏或重复，会在银行对账时表现为账簿与对账单之间的差异。从未经过银行的现金，可能在账簿和银行两边都没有，因此不产生差异；这类现金需要单独记录。

某笔交易属于哪一年，取决于会计方法；请看小企业用收付实现制还是权责发生制。

请看账簿里被重复计算的收入、已停止导入的银行数据连接和记录现金销售。

从不做银行对账会出什么问题？

三件事：利润算错、错误看不见、记录不牢靠。

利润不对。任何重复、缺口或漏记的费用，只要记在收入或费用科目里，都会进入损益表，而税表就是依据损益表编制的。利润偏高，若税表照账簿填，可能就要为并未赚到的收入交税。利润偏低，则可能造成老板个人税表少缴税款（合伙企业的合伙人和 S 公司的股东，则是各自的个人税表），C 公司则是公司税表少缴税款。IRS 的准确性相关罚款，按因疏忽或无视规则造成的少缴税款部分，或所得税重大少报部分的 20% 计算。个人与公司的重大少报标准不同。IRS 把疏忽描述为没有合理地努力遵守税法（IRS：与准确性相关的罚款）。无人核对的账簿是否构成疏忽，要看具体情况；如果您出于善意并能证明有合理理由，IRS 可能取消或减少罚款。

看不见的错误和欺诈。银行对账对平，并不能证明每笔付款都经过授权。未经授权的提款、银行的差错或意外的费用，可能通过数据连接按对账单上的金额进入账簿，而且不产生任何差异。请逐笔检查对账单上的付款是否有授权和凭证，发现可疑的立即报告银行。其中有些情况的报告时限有限；请看下文关于未经授权交易的部分。

IRS 来查时，记录不牢靠。IRS 表示，在审查用软件记账的小企业和自雇人士时，大多数情况下会较早索要软件备份文件，范围广的审计很可能也会索要；只查一个项目的窄范围审计则未必。IRS 用软件来检验记录的可靠程度。IRS 还表示，如果纳税人拒绝提供记录，它可以传唤这些记录、用间接方法重建收入，或因缺乏证明而不允许相关项目（IRS：电子会计记录常见问题）。银行对账，就是在别人动手之前，您自己先拿对账单检验账簿。审计本身请看IRS 对小企业的审计。

一个月的银行对账，具体怎么做？

把账簿与银行当月的对账单核对，并解释每一处差异。更正缺失或错误的分录；真正属于时间差的项目，列在对账表上，不要再次录入。第 3、4 步和第 6 至 8 步依照 IRS 在第 583 号出版物中的步骤，并套用到记账软件上。

1. 取得银行当月出具的对账单。使用其中的期末余额，而不是数据连接里显示的数字。
2. 检查期初余额。银行对账中的期初余额（已经兑现的项目）应等于上个月对账单的期末余额。如果不相等，说明已对账的月份被改动过；请看银行对账期初余额不对。
3. 把对账单上的存款与账簿里的存款比对，并记下每一笔金额差异。
4. 把已兑现的每笔付款，按支票号码和金额与账簿比对。对账簿里有、对账单上却找不到的分录，要核实它是真实的、只是还没兑现；这属于未兑付项目，例如尚未兑现的支票。重复或其他错误不是时间差，要更正。
5. 查看被标记为已排除的交易清单。其中每一笔都应对应账簿里已有的一条分录。
6. 编制银行对账表：对账单期末余额，加上尚未到账的存款，减去未兑付的付款。
7. 录入账簿缺少的项目，例如银行服务费，并更正记错的分录。
8. 确认调整后的对账单余额等于调整后的账簿余额。如果不等，就回头重新检查前面各步。不要用无法解释的分录硬凑平：那只会把差异藏起来。
9. 把银行对账报告和对账单一起保存。

每个连入账簿的账户都要这样做，信用卡也不例外；请看账簿里的信用卡还款。月末结账的其余步骤，以及仍未消除的差异，请看月末结账清单。

银行对账对平，是否说明分类也对？

不对。银行对账证明的是现金，不是每笔分录的性质。分类错了的分录，动的还是同一笔钱，所以账户照样对平。

IRS 建议记下每笔存款的来源（经营收入、个人资金或贷款），以便区分经营与非经营收款，以及应税与免税收入。在 IRS 的示例中，从经营账户支付的个人开支会被记录，但不能扣除（第 583 号出版物）。

在公司里，用公司账户支付的个人账单，通常记为股东贷款或分配，而不是费用；请看资产负债表上的股东贷款。

每次银行对账之后，要按来源查看存款，并逐行查看损益表。请看看起来不对的损益表、报税前的未分类费用和用经营账户支付的个人开支。

需要把销售存款与销售额对账吗？

第 583 号出版物没有把它列为一个步骤，但它是很有用的第二道检查。银行对账能说明存款已经记进账簿，却说明不了存款等于销售额。

存款和销售额不一致有常见原因：手续费、退款、代收的销售税、时间差和现金销售。怎么对上，请看销售额与付款的对账；如果某个余额一直清不掉，请看未存入资金余额。

银行数据连接里已有付款记录，还需要收据吗？

需要。光有付款证明，并不能确立一笔扣除。IRS 表示，要保留其他文件，例如发票和信用卡签购单，来证明这笔成本确实发生过（第 583 号出版物）。银行的一行记录只显示付给了谁、付了多少、何时付的，不显示买了什么、为什么买。

如果银行对账单清晰易读，并显示了所要求的细节，它可以代替已兑付支票来证明付款（第 583 号出版物），所以请保留对账单，不要只靠数据连接。差旅、礼品和汽车费用有更严格的规定。收据上必须显示什么，请看IRS 对收据的要求；简单的记录方法请看自雇人士的记录保存；收据已经丢了，请看经营费用的收据丢失怎么办。

经营账户上出现未经授权的交易，多久内必须报告？

先看银行账户协议里的期限。人们常说的银行账户 60 天 期限，出自 Regulation E，而 Regulation E 管的是个人账户，不管经营账户。

Regulation E（电子资金划转规定）适用于主要为个人、家庭或家用目的开立的账户（12 CFR 1005.2），并适用于电子资金划转（12 CFR 1005.3）。对适用的账户，错误包括未经授权的电子资金划转；银行在发出首次显示该错误的对账单之后，如果在 60 天 内收到通知，就负有调查的义务（12 CFR 1005.11）。

为经营开立的账户，一般不适用这条规定。请阅读账户协议，了解通知期限和报告方式，并在看到该笔交易的当天就报告。支票另有州法律的限制。例如，俄亥俄州版本的《统一商法典》要求客户在合理的时间内查看对账单，并把伪造签名或被篡改的支票告知银行；对账单或支票提供给客户之后，如果超过 1 年 仍未发现并报告，索赔就会被禁止（《俄亥俄州修订法典》第 1304.35 条）。这是最后的截止点，不是可以放心等待的期限：如果拖延使银行蒙受损失，包括同一违法者重复作案的交易，索赔可能更早就被禁止。其他州和各银行的账户协议各不相同。信用卡有自己的争议规则；本节只讲银行账户。Regulation E 的计时从银行发出对账单时开始，而不是从您打开对账单时开始。该规则看的是账户开立的目的，所以如果您用个人名义开立的账户来经营业务，请问银行它如何归类这个账户。

为什么月末结账要花一个周末？怎样缩短？

把工作分成小块，在整个月里做完，让银行对账成为最后一道检查，而不是第一次查看。结账之所以要一个周末，是因为一个月的交易要一次看完，旧的差异还没处理，又没有人负责这个日期。

• 每周查看银行数据连接。趁还记得，及时接受、分类并查问各条交易。IRS 建议在费用发生时就记录，并通常按日确认已记录收款的来源（第 583 号出版物）。
• 对账单一出就做银行对账。一次一个账户，从最早的月份做起，因为每个月都以上个月为起点。
• 看看您设的规则做了什么。给常见供应商自动分类的规则能省时间；每月扫一眼它们的结果，找出分错类的交易。
• 指定一位负责人和一个结账日期。月份对平后就锁定；请看报税后的结账日期。
• 列一张简短的待查清单。试了两次还解释不了的项目，放进清单，不要为了硬凑平而录入一条分录。

如果账簿已经落后好几个月，更快的流程也解决不了问题；请看补做拖欠的账。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

店主从不打开对账单

一家零售店的店主总是接受软件建议的匹配，从不打开对账单。12 月账簿显示支票账户有 US$18,400。银行对账单的期末余额是 US$15,950，而且没有任何未兑付项目。US$2,450 的差额由两部分构成：一笔 US$1,500 的存款被导入了两次，另有 US$950 的支付处理手续费还留在待审核列表里。重复的存款被记为销售收入，所以 12 月的利润被高估了 US$2,450：其中 US$1,500 是并未发生的收入，US$950 是漏记的费用。删除第二笔存款并录入手续费之后，两边余额都是 US$15,950。

顾问的数据连接中断了三个月

一位顾问的银行数据连接在春季断了三个月。客户付款是根据发票录入的，但从该账户支付的 US$9,000 费用一直没有进入账簿。利润被高估 US$9,000，账簿上的现金比对账单多出 US$9,000。下一次银行对账就会暴露这个缺口。根据对账单补录的每一笔费用，仍然需要有对应的发票或收据。

个人转账被记为销售收入

一位业主把 US$5,000 从个人账户转进经营账户，这笔转账被当作销售收入接受了。银行对账分文不差，因为这笔钱确实在账户里。在有人按来源查看这笔存款并将它记为业主出资或贷款之前，收入一直被高估 US$5,000。如果去年的账簿也把这笔转账记作销售收入，请核对已报税表是否包含了它；如果包含了，税表可能需要更正。请看业主向 LLC 出资还是贷款。

您的情况不同？

• 合计数对不上，或过去某个月用无法解释的分录硬凑平了：在下一份税表使用这些数字之前，可能需要根据银行对账单重建账簿，还得有人负责每月结账。请看根据银行对账单重建账簿和协助重建账簿与每月流程的记账服务。
• 月末结账要花一个周末，或没人负责：月末结账清单列出了各个步骤；如果没人负责这套流程，请看协助每月结账的记账服务。
• 数据连接有缺口：请看已停止导入的银行数据连接。漏掉的月份是否需要根据对账单重建，请咨询协助补做漏掉月份的记账服务。
• 账簿已经落后好几个月：请看补做拖欠的账。
• 税表快到期了，账簿还没对账：请看记账整理清单。
• 税表已经报了，之后发现账簿有误：税表可能需要更正。Schedule C 报税人请看因经营费用错误而更正税表。合伙企业或 S 公司如果已经发出 K-1，请看更正已报的企业税表。
• IRS 要求您提供账簿：请看IRS 对小企业的审计和IRS 发给企业的通知。
• 个人和经营的钱放在同一个账户：请看修复经营与个人资金混用。
• 由别人替您记账：请看检查记账员的工作。
• 经营账户出现了未经授权的交易：看到的当天就报告银行，并阅读账户协议里的期限；请看上文关于期限的部分。