退款不是收入：客戶與供應商退款怎麼記帳

銀行流水中的退款算收入嗎？該怎麼記成退款？

銀行流水中的一筆退款，本身並不是收入。您退給客戶的款項，會減少銷售額。供應商退給您的款項，會減少產生它的費用或採購。兩者都不是新的銷售或新的費用（Publication 334；Publication 525）。例外是供應商退還您以前年度已扣除的項目：只有在該項扣除減少了您的稅款的範圍內，才算收入，這種情況應請教 CPA。

銀行流水只顯示存款或付款，建議的分類往往是收入或費用。在流水中，「貸方」代表資金流入，所以供應商退款常被標成收入。請改為對應到原始發票或帳單。把供應商退款記為收入，原來的費用還留在帳上，結果收入和費用都會偏高。把客戶退款記為費用，銷售額則會偏高。利潤可能看起來沒錯，但總收入、費用以及與 1099-K 表的比對都對不上。

如果您已經把退款記成了收入或費用，請在尚未結帳的年度更改該行：把供應商的存款對應到原帳單，作為供應商貸項；把付給客戶的款項對應到原發票，作為貸項通知單。如果該年度已結帳或稅表已提交，不要修改舊分錄；請見未分類的存款和費用。

當退款跨越年底、夾在支付處理商的撥款中、包含銷售稅，或讓 1099-K 表與帳簿對不上時，情況就不單純，值得請專業人士審核。請準備原始發票、退款或貸項確認、支付處理商的報告，以及任何 1099-K 表。

我退款給客戶該怎麼記，在 Schedule C 上顯示在哪裡？

針對原發票開具貸項通知單或退款，金額為全額或實際退款的部分。貸項通知單是一份通知，說明因退貨或降價而減少客戶欠您的款項，或表明您欠客戶的款項。退款付款會沖銷貸項通知單，所以流出的錢從來不是費用。Publication 334 把退貨給予的抵免和其他銷售折讓，視為總銷售額的扣除項。

在 Schedule C 上，把退款以正數填在第 2 行。單一所有者的 LLC 也提交 Schedule C，除非它選擇按公司課稅。第 2 行涵蓋產品退貨的現金或信用退款，以及改為給予的降價（Schedule C 填表說明）。總收入（第 1 行）減去第 2 行，得到淨收入（第 3 行）。服務業的做法相同：其毛利是淨收入，即總收入減去退款、折扣和其他折讓（Publication 334）。

公司把現金和信用退款填在 1120 表或 1120-S 表的第 1b 行。合夥企業在 1065 表上有一行第 1b 行「減：退貨與折讓」。

如果退回的商品重新放回貨架，要把它轉回存貨，銷貨成本也會隨之下降；只退價款而不調整存貨，利潤會偏低。如果您收取了重新上架費，只有退回的金額才算退款。這是記帳慣例。

如果銷售包含銷售稅，要拆分退款。稅款由買方負擔、您為州政府代收時，只有價款減少銷售額，稅款部分則減少應付銷售稅（Publication 334）。如果您所在州向賣方徵稅，稅款屬於您總收入的一部分，規則就不同；請見銷售稅分錄。已繳給州政府的稅款能否追回，取決於州法律：請見提交銷售稅申報表。

供應商退款給我，該怎麼記？

用供應商貸項把存款對應到原帳單，不要記入銷售或其他收入。供應商貸項是把退款或供應商的貸項通知單與帳單連起來的分錄。退款減少的是原帳單所用的費用科目。對於買來轉售的商品，退貨與折讓從總採購額中扣除（Publication 334）。退款與費用發生在同一年度時，退款減少扣除額，不作為收入申報（Publication 525）。

如果供應商保留重新上架費或取消費，只有退回的金額才減少帳單；費用仍是費用。如果退款因電匯費或匯率變動而少了一點，把退款對應到帳單，差額記為銀行手續費或匯兌差額，不要記為收入。這是記帳慣例。

請供應商提供註明發票和金額的貸項通知單或退款確認。

我們重複支付了一張供應商發票，對方退還了一筆，該怎麼記？

先查明第二筆付款當初是怎麼入帳的，然後讓這張發票的費用保持一個金額，並且不要把退款算作收入。僅有付款證明並不能確立扣除；發票顯示的才是實際發生的成本（Publication 583）。同一張發票的第二筆付款，並沒有第二張發票作依據。

1. 找出兩筆付款和那張唯一的發票。
2. 請供應商提供註明該發票的退款或貸項確認。
3. 如果第二筆付款被記入了費用，就把退款記為針對該供應商費用的貸項。如果它掛在帳上，作為供應商欠您的款項，就把退款對應到這筆餘額；利潤不變。絕不要記為收入的存款。
4. 如果供應商給的是抵用下一張帳單的貸項而不是現金，就記一筆供應商貸項並加以抵用，使下一次付款金額變小。

如果退款到年底仍未收到，就把它作為供應商欠您的款項掛帳。如果重複的款項已在已提交的稅表上扣除，而退款在以後年度才到，那就屬於下一節說的以前年度扣除項目的情況，應請教 CPA。

退款到帳的年度晚於費用發生的年度，那時算收入嗎？

供應商退還以前年度的費用，只有在該項扣除減少了您的稅款的範圍內，才算收入。獨資經營者在 Schedule C 上申報以前年度已扣除項目的收回，但先前扣除中並未減少稅款的部分除外。如果您排除了一部分，稅表必須附上計算說明（Publication 334；26 USC 111）。收回金額在您收到的年度計算，因該項扣除而增加的虧損或抵免結轉，視為減少了稅款（Publication 525；26 USC 111(c)）。如果退款降低的成本曾帶來稅收抵免，則可能要把該抵免加回（26 USC 111(b)）；這屬於 CPA 的問題。

合夥企業把收回的金額，作為其他收入（虧損）申報在 Schedule K 第 11 行、代碼 J（第 111 條）；S 公司則申報在 Schedule K 第 10 行、代碼 J（1065 表填表說明；1120-S 表填表說明）。C 公司的其他收入，即 1120 表第 10 行，列出以前年度已扣除壞帳的收回；其他扣除項目的退款填在哪裡，以及如何為所有者檢驗稅收利益，還有設備或其他已折舊財產的退款（收回規則不涵蓋這種情況），都屬於 CPA 的問題（Publication 334）。

客戶方面的情況不同。Publication 525 說，它的還款規則，包括大額還款的特別規則，不適用於退貨與折讓（Publication 525）。這項排除與主張權利的法規一致，該法規不包含與存貨或待售財產的銷售有關的扣除（26 USC 1341(b)(2)）。退還以前年度的服務費，可能需要另行審查主張權利。以前年度銷售的退款如何在稅表上反映，屬於 CPA 的問題。

這些時間規則適用現金制，即收入在收到時計算，費用在支付時計算。在權責制下，收入在賺取的年度計算，費用在發生的年度計算（Publication 538）。在權責制下，針對後續銷售的退款或降價，一般在支付時，或在確認後續銷售時，於稅務上生效，經常性項目例外可能使年度移動（26 CFR 1.461-4(g)(3)）。接近年底的退款，應請教 CPA。請見現金制還是權責制和在下一個稅務年度支付的發票。

發票要部分退款，或要開貸項通知單、店內抵用金，該怎麼處理？

部分退款的記法與全額退款相同，只是只記退款的那一部分。針對該發票開一張該金額的貸項通知單；退款付款會沖銷它。改為給予的降價，同樣填在 Schedule C 第 2 行（Schedule C 填表說明）。

在帳上，貸項通知單在開具時減少銷售額，Publication 334 把退貨的抵免和其他銷售折讓，視為總銷售額的扣除項（Publication 334）。只能用於日後購買的店內抵用金，在稅務上不同：在權責制帳簿上，它一般隨後續銷售生效（26 CFR 1.461-4(g)(3)），所以年底的抵用金要對照您採用的方法檢查。在客戶使用之前，它是您欠客戶的款項。客戶消費時，記錄完整的新銷售，並把抵用金作為付款的一部分沖銷，這樣就不會把現金記兩次。抵用金餘額如何入帳是一般的記帳慣例，不是 IRS 的規定。

退款之後，為什麼我的 1099-K 表和帳簿對不上？

因為第 1a 欄在設計上就是總額。它按每筆交易發生當天的全額計算，不針對貸項、折扣、手續費、退款金額、運費或任何其他金額作調整（1099-K 表填表說明）。IRS 說，表格上的付款不一定是應稅收入，並要求收款人用自己的記錄核對這些項目（IRS：如何處理 1099-K 表）。所以，12 月的銷售若在 1 月退款，仍會完整地留在 12 月的表格上。

要讓表格與帳簿對上，先從第 1a 欄出發，減去退款金額和貸項。對獨資經營者來說，這些就是 Schedule C 第 2 行的金額。其餘的差額，包括折扣、銷售稅、手續費和表格上沒有顯示的收入，請見核對銷售與撥款。如果表格本身有誤，或姓名、納稅人識別號碼不對，請見有誤或更正後的平台稅務表格。

如果退款在支付處理商的撥款中被扣掉，或以拒付形式退回，怎麼辦？

撥款可能已扣除退款和手續費，所以銀行流水只顯示一筆較小的存款，沒有退款這一行。請根據處理商的報告記錄總銷售額、退款和手續費，使存款與淨額對上。如果把淨存款記為銷售，又另外記一筆退款，就會把退款算兩次。

拒付是客戶的發卡機構透過支付處理商把錢收回去。這是卡組織的流程，1099-K 表填表說明沒有提到它。由於第 1a 欄的列示不考慮退款或任何其他金額，拒付很可能仍包含在表格的總額內。爭議敗訴後如何入帳，取決於敗訴的原因。核對銷售與撥款介紹了方法，金額大、反覆發生或在年底發生的拒付，則屬於 CPA 的問題。

各支付處理商的撥款報告不同。針對特定平台，請見支付處理商撥款、線上商店撥款、銷售點存款和交易平台結算報告的指南。

退款需要保留哪些文件？

保留支持每筆帳務分錄的文件。Publication 583 把銷售單、已付帳單、發票、收據、存款單和已兌現支票，列為支持帳簿和稅表的佐證文件（Publication 583）。

保留多久，請見企業記錄要保留多久。

範例

以下範例僅作說明，所有金額均以美元計。

線上訂單的部分退款

某網店賣出一筆 US$1,500 的訂單，之後因商品受損退款 US$300。它針對該筆銷售開出 US$300 的貸項通知單並支付退款。這筆訂單的淨銷售額為 US$1,200，US$300 的付款不是費用。支付處理商的 1099-K 表仍按全額 US$1,500 計算，所以這筆訂單在帳上比第 1a 欄低 US$300。差額是由退款造成的。

重複支付的供應商發票

一位承包商在 3 月把一張 US$2,000 的供應商發票付了兩次，兩筆付款都記入費用。供應商在 4 月退還 US$2,000。把它沖回同一個供應商費用科目後，這一年顯示 US$2,000 的費用，沒有多出來的收入。如果改記為收入，帳上就會出現 US$4,000 的費用，以及 US$2,000 並不存在的收入。

退還上一年度的訂閱費

一筆 US$500 的軟體訂閱費，去年按現金制扣除。今年 2 月供應商退款。這筆退款不能與今年的費用相抵；它是去年扣除項目的收回。如果那項扣除減少了去年的稅款，這 US$500 就是今年的收入。如果只減少了一部分稅款，就只有該部分是收入；如果完全沒有減少稅款，就都不是收入。僅僅增加了虧損結轉的扣除，仍視為減少了稅款。具體是哪種情況，要看去年的稅表和結轉記錄，所以應由 CPA 算出。

您的情況不同嗎？

• 退款夾在支付處理商的撥款中，存款始終與銷售對不上： 請先看核對銷售與撥款，然後把支付處理商的報告帶給記帳協助。
• 您的 1099-K 表遠高於帳簿，而退款無法解釋差額： 請見核對銷售與撥款；如果表格本身看起來有誤，請見有誤或更正後的平台稅務表格；如果差額仍然存在，請把差額帶給記帳協助。
• 退款跨越兩個稅務年度，或沖回您先前扣除的項目： 請見現金制還是權責制，並把以前年度的稅表和虧損結轉明細帶給記帳協助。
• 已提交的稅表把退款算成了收入，或漏掉了一筆： 獨資經營者請見因營業費用錯誤而更正稅表，合夥企業或 S 公司請見更正已申報的企業稅表，並把稅表和帳簿帶給記帳協助，讓兩者一起更正。
• 已就退款的銷售繳納了銷售稅，或供應商誤收了銷售稅： 請見提交銷售稅申報表、應付銷售稅與申報表不符和轉售證書與銷售稅退稅；如果帳簿從未反映這些退款，請把申報文件帶給記帳協助。
• 在工作完成前退還了訂金或預付款，或從個人帳戶或應用程式支付了退款： 訂金如何入帳，取決於它在收到時是否已算作收入，而從個人帳戶退款還必須證明是所有者出的資金；請見在下一個稅務年度支付的發票，並把記錄帶給記帳協助。
• 銀行流水中的其他項目看起來像收入，其實不是： 請見銀行流水不等於對帳和未分類的存款和費用；如果有數月的項目需要審核，請尋求記帳協助。
• 數月的退款從未入帳： 請見補做逾期的帳目和記帳協助。