記帳員出錯導致 IRS 罰款：誰要付、怎麼補救

我的記帳員搞砸了：我還須繳稅款、罰款和利息嗎？

一般仍須繳納。IRS 認定納稅人要為申報、存款和繳款負責，即使是別人代辦也一樣。對公司而言，IRS 看的是有權提交稅表、存款或繳稅的人（IRS：合理原因）。因記帳員或會計師出錯而產生的罰款，在 IRS 取消之前，仍然是公司的罰款。通常能取消罰款的，是公司自己乾淨的申報和繳款記錄，而不是服務提供者的過錯：自動減免和首次減免只看這份記錄。

以下情況就不簡單：牽涉多份稅表或多個期間、涉及工資稅存款、合夥企業或 S 公司的稅表逾期、服務提供者不再回覆，或帳簿與 IRS 帳戶的記錄不一致。這時應先弄清楚 IRS 手上有什麼記錄，再提出任何申請。

請先備齊：每一封 IRS 函件（罰款名稱、稅務期間、法條）；IRS 對每個受影響期間的記錄，可從該稅表類型的 IRS 線上帳戶取得（見下文步驟），或撥打函件上的電話；委任書和每一則與出錯工作有關的訊息；顯示已付給服務提供者或已為 IRS 預留款項的銀行對帳單；以及服務提供者經手的每份稅表和每筆存款的清單。

把責任推給記帳員或會計師，罰款就能取消嗎？

對於逾期申報、逾期繳款或逾期存款，通常不能。IRS 表示，一般而言，倚賴稅務專業人員不是有效的理由，因為申報、繳款和存款的義務不能轉交他人（IRS：合理原因；IRM 20.1.1.3.2.2.5）。該手冊是 IRS 給內部員工的指引，不是法律。單純的失誤或疏忽不符合減免條件；只有在其他事實顯示公司曾努力遵守規定時，才有幫助。

仍有三種情況可能有幫助：

速度也很重要：原因消除後，如果公司沒有在合理時間內補辦，就不存在合理原因（IRM 20.1.1.3.2）。

無論如何，我可以申請哪種減免：首次減免、自動減免，還是合理原因？

有兩種行政減免，屬於 IRS 政策而非法律，看的是公司的記錄，而不是誰的過錯。自動免罰（Automatic Exemption from Penalty，AEP）和首次減免（First Time Abate，FTA）問的是公司以前是否按時申報和繳款；兩者都不問這一期為什麼逾期（IRS：行政減免）。

工資稅表還有兩項額外的條件：此前免除存款罰款的次數少於四次，且存款罰款不是因為避開 EFTPS（IRS 的付款系統）而產生。

AEP 涵蓋 2025 稅務年度的年度稅表和 2026 年的季度稅表，以及之後的每個期間；FTA 則適用於更早的稅表，以及第一年沒有得到 AEP 考慮的涵蓋稅表。IRS 的程序更新列出 1040、1065、1120、1120-S、940、941、943、944 和 945 表，但其公開的減免頁面沒有列出 1120-S 表，因此 S 公司請自行確認（更新）。兩種減免都涵蓋逾期申報（包括合夥企業和 S 公司的逾期申報罰款）、逾期繳款和逾期存款的罰款。兩者都不涵蓋 1065 表或 1120-S 表上缺少必要資料的獨立罰款（IRM 20.1.1.3.3.2.1），也不涵蓋與準確性相關的罰款；這些需要合理原因。逾期或錯誤的 W-2 表和 1099 表的罰款也不在其內，有各自的合理原因標準；如果公司在事前事後都盡責，該標準可以考慮代理人的行為（IRS：合理原因）。外資美國公司漏報 5472 表，屬於國際罰款，有自己的規則；請見外資單一成員 LLC 必須提交什麼。

服務提供者連續漏掉好幾個期間，可能會破壞記錄：FTA 只適用於單一稅務期間，而已獲得 AEP 或 FTA 的期間不再算作乾淨的記錄，因此之後的逾期期間通常需要合理原因或其他事實（IRS 程序更新；IRM 20.1.1.3.3.2.1）。由 IRS 代為編製稅表的年度，也不算守規。小型合夥企業另有途徑，請見逾期合夥企業稅表的罰款減免。

我收到的是哪一種罰款？合夥企業、S 公司和 C 公司有差別嗎？

有。通知一般會寫明罰款名稱及其《國內稅收法典》（Internal Revenue Code）條文；請對照下表中的一列。

對合夥企業或 S 公司而言，所得稅的少繳一般會出現在所有者的稅表上，合理原因則要看所有者以及實體的行為來判斷（26 CFR 1.6664-4(e)）。最低金額、延期以及各類實體的詳細規則，請見公司逾期稅表的罰款。

我的記帳員一直沒有提交公司稅表或工資稅表：我該先做什麼？

通常的順序是：先確認 IRS 有什麼記錄，補交缺漏的申報，繳款或安排付款，然後申請罰款減免。

1. 核對每種稅表類型和每個期間的 IRS 記錄。 不要只聽服務提供者說已經申報。企業稅務帳戶會顯示 941 表等公司稅表的餘額、付款、稅務記錄副本和通知；以獨資經營者身份申報的 LLC 目前還不能使用，可改打函件上的電話。獨資經營者的所得稅罰款記在個人 1040 表上，因此請使用個人線上帳戶。
2. 要回您的記錄，如果服務提供者扣著不給：請見接手前任會計師的帳簿。
3. 補交缺漏的稅表，補存缺漏的存款。 逾期申報罰款每個月都會增加。對於自動減免涵蓋的期間，在截止日期後 3 年 內提交，IRS 在處理稅表時便可套用；更早的期間則在提交後申請首次減免或合理原因減免（IRS：行政減免）。
4. 先繳您能繳的部分，其餘安排付款計劃。 逾期繳款罰款和利息會一直累計，直到稅款繳清為止（IRS：逾期繳款）。
5. 然後申請罰款減免。

如果漏掉了好幾年，申報有先後順序：請見補交未申報的公司稅表。如果截止日期就是今天或剛過，請見會計師錯過截止日期時。

工資稅從未存繳，但帳簿顯示已付：誰要負責？

公司一般須負責稅款、罰款和利息，掌管公司資金的人可能要為其中一部分承擔個人責任。第三方未繳付聯邦稅款時，IRS 可能在雇主的帳戶上評定罰款和利息，雇主須負責全部（IRS：外包工資職責）。獨資經營者個人須繳納雇傭稅，普通合夥人一般依州法須為合夥企業的債務負責（IRM 5.17.7）。例外是認證專業雇主組織（CPEO）：就其支付給工作場所員工（依稅法定義）的工資，一般只有 CPEO 是須繳稅的雇主，但對於它支付的其他工作人員，CPEO 和該企業可能都須負責（26 USC 3511；IRS：CPEO 客戶）。

個人面臨的風險是信託基金追繳罰款（Trust Fund Recovery Penalty）。「信託基金」是指從雇員工資中預扣、由公司代 IRS 保管的稅款。這項罰款為未繳的預扣所得稅，以及雇員負擔的社會安全稅和醫療保險稅的 100%；它要求負責人員有故意的過失，IRS 表示負責人員可以包括工資服務提供者或其內部人員；收到提議課徵的函件後，有 60 天 可提出申訴（IRS：信託基金追繳罰款）。誰算負責人員、什麼是故意，請見信託基金追繳罰款指南；工資服務提供者漏繳存款的情況，請見工資服務提供者沒有替您繳稅時。

帳簿上的「已付」記錄，並不能證明 IRS 收到了任何款項；只有 IRS 的記錄才算。加入 EFTPS（IRS 的付款系統）的雇主，可以看到以自己的號碼付出的款項；CPEO 的客戶在那裡看不到 CPEO 的存款，應向 CPEO 索取證明（IRS：CPEO 客戶）。IRS 還建議不要把其記錄的地址改成服務提供者的地址，這樣通知才仍會寄到您手上（IRS：外包工資職責）。

下一步：

1. 逐季將帳簿中的每一筆工資稅付款與 IRS 的記錄核對，並補繳任何不足。
2. 一發現錯誤，就用 941-X 表或對應的「X」表更正有誤的稅表（940 表沒有對應的更正表；請在新的 940 表上勾選更正稅表的方框）。843 表是用於罰款和利息，而不是用於更正稅額（IRS：更正雇傭稅）。
3. 申請存款罰款減免。自動免罰和首次減免通常只涵蓋第一個逾期期間；之後的期間需要合理原因。
4. 提議課徵個人責任的函件，會啟動上述的申訴期限；在您回覆之前，可以請稅務律師或 CPA 先看過。

如果 IRS 取消了罰款，利息也會取消嗎？

被取消的罰款所產生的利息，會自動一併取消。未繳稅款本身的利息會保留到稅款繳清為止，而且 IRS 不會因合理原因或首次減免而取消利息（IRS：利息）。

只有在 IRS 在管理性或事務性行為上有不合理的錯誤或延誤而造成利息時，稅款的利息才可減免，雇傭稅則不可（843 表填表說明）。服務提供者的延誤不算 IRS 的延誤。

我該怎麼申請：打電話、寫信，還是填 843 表？要附什麼？

先打函件上的電話；如果電話無法解決，再用書面申請或 843 表。IRS 可能透過電話取消部分罰款。請準備好函件、您想取消的罰款以及您的理由。如果您申請合理原因減免，但符合首次減免的條件，IRS 會改用首次減免（IRS：合理原因）。如果電話申請被拒，請改用書面提出：申訴須從書面申請和載有申訴權利的拒絕函開始（IRS：罰款申訴）。

關於 843 表（表格；填表說明）：

• 每個稅務期間填一份表。
• 勾選表格頂端的原因方框（因合理原因或法律允許的其他原因而產生的罰款）、第 4 行的稅種（例如雇傭稅或所得稅）以及第 5 行的稅表。如果是 1065 表或 1120-S 表，請勾選「Other」並寫明表格名稱。
• 在第 6 行填上函件上的法條，在第 7 行勾選 c 方框，並在第 8 行寫明事實和您的計算。
• 如果是回覆函件，請寄到函件上的回郵地址；否則寄到您提交該稅種當年稅表的服務中心（見該稅表的填表說明）。
• 公司的表格須由授權的高級職員簽名並加註職稱。代您申報的代表須附上 2848 表。
• 要取回已繳納的罰款，一般的申請期限是 提交原始稅表後 3 年，或繳稅後 2 年，以較晚者為準。

請附上函件、有日期的時間表（服務提供者本應做什麼、您給了他們什麼、您何時發現、您接著做了什麼）、委任書和訊息記錄、證明缺漏的稅表和存款此後已補交補繳的文件，以及 IRS 對您先前申報和繳款記錄的紀錄。

如果 IRS 拒絕申請，拒絕函會載明申訴權利，一般自函件日期起 30 天 內須提出（IRS：罰款申訴）。

我能要求記帳員或會計師賠償嗎？我還須付他們的帳單嗎？

可能可以，但不能透過 IRS，因為 IRS 向公司收款（IRS：外包工資職責）。能否追回罰款、利息和額外費用，要看州的合約法和過失法，以及您的委任書，而不取決於上述罰款規則，所以這是一個要請教您所在州持牌律師的問題。時效取決於州法和合約，請及早詢問。

在委任書中，請找出服務提供者同意做什麼（記錄交易、編製稅表、提交稅表和存款是不同的工作）、責任上限、糾紛交由法院還是仲裁處理、通知期限，以及您須提供或批准什麼。您所在州的持牌律師可以幫您審閱，最好是在支付或爭議服務提供者那筆有瑕疵工作的帳單之前。請見記帳委任書應寫什麼。

如果服務提供者是 CPA，IRS 指出 CPA 由各州會計委員會頒發執照，因此對持牌 CPA 的投訴可向其中一處提出（IRS：報稅員資格）。投訴與索賠是兩回事。

我該如何記錄這次出錯的經過？如何舉報盜領退稅或偽造稅表的報稅員？

趁訊息和登入記錄還在，現在就建立時間表：保留原件，記下您得知每件事實的時間，並保存服務提供者自己對所做事情的說法。CPA、註冊代理人或受託處理 IRS 事務的律師，如果知道您所提交的稅表有錯誤，必須及時告知您（31 CFR 10.21）。這項規定適用於有資格在 IRS 執業的人員，而非每位記帳員，它本身也不是金錢索賠；這些訊息有多大價值，律師可以告訴您。

IRS 以 14157 表受理對報稅員的投訴，例如盜領或轉移退稅、申報虛假項目、同意申報卻未申報、對沒有完成的工作收費，以及沒有全額或按時繳納雇傭稅款項。IRS 要求提供具體可信的資料，並把涉及州或地方稅務的行為轉交給州政府機關（IRS：報稅員不當行為）。若是退稅被盜領或個人稅表被竄改，請見報稅員提交了錯誤的個人稅表。

我該怎麼修正，避免再發生？

先更正錯誤，之後改為以 IRS 的記錄為準，而不是服務提供者的報告。

• 在 IRS 發現之前更正稅表。 更正有誤的公司稅表（更正已提交的公司稅表），並用「X」表更正有誤的工資稅表。對所得稅稅表而言，在截止日期後、最早的截止點之前提交的合格更正稅表，可以使額外稅款免於與準確性相關的罰款，除非原先的立場涉及詐欺。這些截止點包括 IRS 首次就審查與您聯繫，或者就合夥企業或 S 公司的項目，與該實體聯繫（26 CFR 1.6664-2）。額外稅款仍會計息。額外稅款的逾期繳款罰款，只有在 IRS 發出通知和催繳之後仍未繳納時才開始，因此隨更正稅表一併繳納，一般可避免該罰款（26 USC 6651(a)(3)）。
• 自己查看證據。 加入 EFTPS，查看您每種稅表類型的 IRS 線上帳戶，並按 IRS 的建議，保留每份稅表和每筆付款按時送出的證明（IRS：合理原因）。
• 每季將帳簿與 IRS 核對，並寫明誰在何時之前做什麼。 帳簿中的工資稅應與 IRS 顯示的已付款相符。申報、存款和批准事項應寫進委任書。請見如何檢查記帳員的工作。

範例

以下範例僅供說明，所有數字均以美元計。

一份逾期的合夥企業稅表

一家有兩名成員、按合夥企業課稅的 LLC，因為記帳員說她在處理，在原始截止日期後四個月才提交 2026 年到期的 1065 表。按每位合夥人每月 US$255 計算，罰款為 255 × 2 位合夥人 × 4 個月 = US$2,040。該合夥企業自己的記錄是乾淨的（以前的稅表都按時提交且沒有罰款，或以前沒有申報要求），所以它的途徑是依據這份記錄申請減免，而不是依據記帳員的過錯：如果 IRS 在處理稅表時已套用自動減免，就不需要再做什麼；否則可以打電話申請首次減免。如果兩位合夥人都是個人，他們還可能符合小型合夥企業的途徑。

記為已付、卻從未存繳的工資稅

一家 S 公司的記帳員把兩個季度共 US$30,000 的工資稅標記為已付，卻從未存繳。其中 US$20,000 是從雇員工資中預扣的。公司須繳納這 US$30,000、利息、逾期繳款罰款和存款罰款：如果每次存款都逾期超過 15 天，罰款為 10%（US$3,000）；如果在 IRS 通知期限之後稅款仍未繳納，罰款為 15%（US$4,500）。如果 IRS 認定簽支票的所有者是負責人員，且過失是故意的，該所有者可能面臨信託基金追繳罰款，金額按預扣的 US$20,000 計算。公司必須補繳不足的稅款並更正稅表。依據其乾淨記錄申請的減免，只能涵蓋兩個逾期季度中的第一個；第二個需要合理原因，而記帳員的失誤很少能構成合理原因。若有函件指名所有者，接下來要先取得專業意見。

歸類錯誤的個人開支

某位獨資經營者解雇了一名記帳員，該記帳員把 US$20,000 的個人開支記為企業支出。以假設的 30% 綜合稅率計算，多出的稅款為 US$6,000。如果 IRS 認定有疏忽，且合理原因不適用，則對該稅款課徵 20% 的與準確性相關的罰款，金額為 US$1,200。如果更正符合上文的更正稅表規則，多出的稅款可視為已在稅表上列示，因此罰款的計算不含這部分；利息仍會累計。委任書把責任限定在已付費用（每年 US$4,800）；如果該上限在州法下成立，向記帳員索賠可能追回不多。這位所有者修正了稅表，並請律師審閱委任書。

您的情況不同嗎？

• 您持有追溯到記帳員的罰款通知或更正稅表，或帳簿顯示工資稅已付但 IRS 的記錄對不上，而且您無法判斷有多少個期間、稅表或存款有誤： 申請減免之前，先逐期將帳簿與 IRS 的記錄核對，可借助記帳協助。
• 有好幾年的稅表從未提交： 請見補交未申報的公司稅表，並透過記帳協助重建那幾年的帳簿。
• 由工資服務公司或專業雇主組織代辦您的工資： 請見工資服務提供者沒有替您繳稅時。
• 截止日期就是今天或剛過： 請見會計師錯過截止日期時。
• 合夥企業或 S 公司的罰款需要完整的說明： 請見公司逾期稅表的罰款；小型合夥企業另請見逾期合夥企業稅表的罰款減免。
• 已提交的稅表或 K-1 有誤： 請見更正已提交的公司稅表。
• IRS 提議就未繳工資稅課徵個人責任： 請見信託基金追繳罰款。
• 個人稅表被竄改，或個人退稅被盜領： 請見報稅員提交了錯誤的個人稅表。
• 您從海外持有一家美國公司，而且漏報了 5472 表或其他資訊申報表： 請見外資單一成員 LLC 必須提交什麼和外資美國公司的記帳。
• 服務提供者扣著您的記錄，或不再回覆： 請見接手前任會計師的帳簿和更換記帳員。