Firmenwagen kaufen oder leasen – über die Firma oder privat?

Soll die Kapitalgesellschaft das Auto besitzen oder ich selbst?

Nutzen Sie das Auto sowohl beruflich als auch privat, vergleichen Sie vor der Anschaffung über die Kapitalgesellschaft ein Privatauto mit einer dokumentierten Kilometerpauschale für dienstliche Fahrten. Kauft die Kapitalgesellschaft das Auto, werden private Fahrten nicht ohne steuerliche Folgen zu Betriebsausgaben: Für einen Eigentümer oder Arbeitnehmer kann ein steuerpflichtiger Vorteil entstehen (CRA: Vom Arbeitgeber gestellte Autos).

Die Pauschalregeln der CRA gelten, wenn Sie als Arbeitnehmer Ihr eigenes Fahrzeug nutzen. Wenn Ihnen die Kapitalgesellschaft gehört und Sie dort arbeiten, klären Sie zuerst, ob sie einen Vorteil für Ihre Tätigkeit oder wegen Ihrer Aktien gewährt hat; jeder Vorteil braucht eine eigene Prüfung. Die folgenden Berechnungen zum Auto betreffen Vorteile aus dem Arbeitsverhältnis. Ein Aktionärsvorteil wird auf einem T4A gemeldet und ist keine abziehbare Betriebsausgabe. In Québec kommt ein Autovorteil zusätzlich auf einen RL-1: Feld O mit Code RO bei einem Aktionärsvorteil, Felder A und W bei einem Vorteil aus dem Arbeitsverhältnis. Vergleichen Sie vor der Entscheidung Kauf- oder Leasingpreis, Finanzierung, Versicherung, Kraftstoff, erwarteten Wiederverkaufswert, den Vorteil aus privater Nutzung und die steuerliche Lage jeder beteiligten Person.

Wie mache ich das Auto geltend, wenn ich selbstständig bin und keine Kapitalgesellschaft habe?

Ein Einzelunternehmer macht den geschäftlichen Anteil der tatsächlichen Fahrzeugkosten geltend; wenn Sie sich selbst eine Kilometerpauschale zahlen, entsteht dadurch kein Abzug wie bei einem Arbeitnehmer. Nach den Kfz-Regeln der CRA werden gemischt genutzte Kosten nach dem Verhältnis von geschäftlich gefahrenen Kilometern zu allen gefahrenen Kilometern aufgeteilt.

Bewahren Sie Belege für Kraftstoff oder Strom, Versicherung, Reparaturen, Zulassungsgebühren, Zinsen oder Leasingraten auf. Die Anschaffungskosten eines gekauften Fahrzeugs werden über die Capital Cost Allowance (CCA) über mehrere Jahre abgezogen, mit Obergrenzen für Personenfahrzeuge; der Kaufpreis ist keine sofort abziehbare Betriebsausgabe. Zulässige geschäftliche Parkgebühren und eine zusätzliche Betriebsversicherung machen Sie nach den Regeln der CRA getrennt geltend. Ob Kaufen oder Leasen günstiger ist, hängt vom Vertrag, der Finanzierung, dem Wiederverkaufswert und dem geschäftlichen Nutzungsanteil ab. Die jährliche CCA-Berechnung finden Sie unter Capital Cost Allowance.

Wie viel lässt sich bei Kauf oder Leasing abziehen, und ist Leasing besser?

Leasing ist steuerlich nicht automatisch besser. Beim Kauf eines Personenfahrzeugs gilt eine Obergrenze für die Anschaffungskosten bei der CCA, für ein Darlehen gilt eine eigene Zinsgrenze, und beim Leasing gelten ein Grenzbetrag pro Monat und eine zusätzliche Beschränkung nach dem Preis; danach kommen die Regeln zur geschäftlichen Nutzung (Finance Canada; CRA: Leasingkosten).

Das Finanzministerium hat für Fahrzeuge, die im Steuerjahr dieser Seite angeschafft werden, eine neue Grenze von $39.000 angekündigt, doch die geltende Verordnung schreibt weiterhin den niedrigeren Tabellenbetrag vor. Prüfen Sie das Inkrafttreten, bevor Sie die angekündigte Grenze verwenden. Die Beschränkung beim Leasing richtet sich teilweise nach dem Listenpreis des Fahrzeugs; Raten unter der Monatsgrenze sind daher nicht zwingend voll abziehbar. GST/HST und Umsatzsteuern der Provinzen können die steuerliche Berechnung beeinflussen; auch ein erstattungsfähiger Vorsteuerabzug (input tax credit) wirkt sich auf die Kosten aus. Vergleichen Sie das gezahlte Geld über die gesamte Besitz- oder Leasingdauer, die Steuerabzüge, soweit möglich, einen eventuellen steuerpflichtigen Vorteil und den erwarteten Wert, wenn das Fahrzeug das Unternehmen verlässt. Den genauen jährlichen CCA-Abzug behandelt Capital Cost Allowance.

Welcher steuerpflichtige Vorteil entsteht, wenn ich oder meine Familie einen Firmenwagen nutzen?

Stellt eine Kapitalgesellschaft Ihnen ein Auto für private Fahrten zur Verfügung, besteht der übliche Vorteil für Arbeitnehmer aus einer Standby-Pauschale (standby charge) für die Verfügbarkeit des Autos und einem Vorteil für Betriebskosten (operating-cost benefit), wenn die Kapitalgesellschaft die Kosten privater Fahrten zahlt. Auch die Nutzung durch Familienmitglieder kann zählen (CRA: Vom Arbeitgeber gestellte Autos).

Bei einem Auto im Eigentum der Kapitalgesellschaft geht die übliche Berechnung der Standby-Pauschale von 2 % der ursprünglichen Anschaffungskosten des Autos aus, einschließlich der anfallenden Umsatzsteuer, für jeden Zeitraum von 30 Tagen, in dem das Auto zur Verfügung steht. Maßgeblich sind die ursprünglichen Anschaffungskosten, nicht die CCA-Obergrenze. Bei einem Leasingauto beginnt die übliche Berechnung mit zwei Dritteln der monatlichen Leasingkosten, einschließlich der anfallenden Steuern und anteiliger Anzahlungen. Zahlt die Kapitalgesellschaft die Betriebskosten, beträgt der allgemeine Pauschalvorteil $0,34 für jeden privat gefahrenen Kilometer (CRA: Berechnungsschritte).

Ein Auto, das zu Hause steht, kann auch an Tagen ohne Nutzung für private Fahrten verfügbar bleiben. Wird das Auto an das Unternehmen zurückgegeben, nur für dienstliche Aufgaben genutzt und steht es für private Fahrten nicht zur Verfügung, kann der Vorteil entfallen. Wird das Auto Ihnen als Aktionär und nicht als Arbeitnehmer überlassen, erfordern die Regeln zum Aktionärsvorteil eine eigene Prüfung.

Einen Vorteil aus dem Arbeitsverhältnis meldet die Kapitalgesellschaft bis zum letzten Tag im Februar nach dem Kalenderjahr auf einem T4, oder am nächsten Werktag, wenn dieser Tag auf ein Wochenende fällt, und behält Einkommensteuer und CPP ein; dieselbe Frist für Bescheinigungen gilt für das T4A beim oben genannten Aktionärsvorteil (CRA: steuerpflichtige Vorteile; CRA: Fristen für Bescheinigungen). Ein Direktor kann nach Income Tax Act, Abschnitt 227.1 persönlich für nicht abgeführte Einkommensteuer-Einbehalte haften und nach Excise Tax Act, Abschnitt 323 für nicht abgeführte GST/HST-Nettobeträge. Beides setzt voraus, dass die Beitreibung gescheitert ist oder dass ein Anspruch innerhalb von sechs Monaten nach dem betreffenden Ereignis der Liquidation, Auflösung oder Insolvenz nachgewiesen wurde; die gebotene Sorgfalt (due diligence) kann als Verteidigung geltend gemacht werden. Eine Klage auf Einkommensteuer oder ein GST/HST-Steuerbescheid muss innerhalb von zwei Jahren beginnen, nachdem die Person nicht mehr Direktor ist.

Können intensive geschäftliche Nutzung oder Rückzahlung den Vorteil verringern?

Bei einem Autovorteil für Arbeitnehmer kann eine hohe geschäftliche Nutzung die Standby-Pauschale senken, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind. Einen Vorteil in der Eigenschaft als Aktionär prüfen Sie getrennt. Für eine gesenkte Standby-Pauschale muss der Arbeitnehmer verpflichtet sein, das Auto beruflich zu nutzen, mit mehr als 50 % der Fahrstrecke beruflich fahren und höchstens 1.667 Kilometer privat pro 30-Tage-Zeitraum der Verfügbarkeit fahren (CRA: Bedingungen für die gesenkte Standby-Pauschale).

Zahlungen an die Kapitalgesellschaft für die Verfügbarkeit senken die Standby-Pauschale des Arbeitnehmers nur, wenn sie im Kalenderjahr des Arbeitnehmers gezahlt werden. Wenn der Arbeitnehmer alle privaten Betriebskosten innerhalb von 45 Tagen nach Ende dieses Jahres zurückzahlt, kann der Vorteil für Betriebskosten entfallen; eine Teilrückzahlung verringert ihn (Income Tax Act, Abschnitt 6). Wird das Auto überwiegend für die Arbeit genutzt, kann der Arbeitnehmer stattdessen die optionale Berechnung des Vorteils für Betriebskosten wählen, muss dies aber der Kapitalgesellschaft schriftlich mitteilen, bevor sein Kalenderjahr endet. Wer nur den Kraftstoff bezahlt, entgeht der Standby-Pauschale nicht (CRA: Rückzahlung und optionale Methode).

Kann meine Kapitalgesellschaft für mein eigenes Auto eine steuerfreie Kilometerpauschale zahlen?

Ja, wenn Sie Ihr eigenes Auto bei Ihrer Tätigkeit als Arbeitnehmer nutzen, die Pauschale nur auf aufgezeichneten dienstlichen Kilometern beruht, der Satz angemessen ist und die Kapitalgesellschaft nicht zusätzlich dieselben Fahrzeugkosten erstattet. Die getrennte Erstattung einer zusätzlichen Betriebsversicherung, von Mautgebühren oder Fährkosten kann nach den Bedingungen der CRA zulässig sein.

Diese vorgeschriebenen Sätze gelten im Allgemeinen als angemessen; ein anderer Satz hängt von den Umständen ab. Ein monatlicher Pauschalbetrag, eine nicht belegte Fahrtabrechnung oder eine zweite Erstattung für dieselbe Nutzung kann die Pauschale steuerpflichtig machen. Das Unternehmen sollte die Fahrtabrechnung und das Fahrtenbuch des Arbeitnehmers aufbewahren. Zu anderen Kosten, die Sie persönlich getragen haben, lesen Sie Betriebsausgaben, die privat bezahlt wurden. Ob ein Betrag, den die Firma Ihnen schuldet, stattdessen als Gesellschafterdarlehen zu erfassen ist, behandelt Gesellschafterdarlehen.

Welche Fahrtunterlagen zählen, und ist der Arbeitsweg eine dienstliche Fahrt?

Führen Sie ein Fahrtenbuch, notieren Sie den Kilometerstand und bewahren Sie Belege auf. Halten Sie für jede dienstliche Fahrt Datum, Ziel, Zweck und Kilometer fest; notieren Sie den Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Jahres und bei jedem Fahrzeugwechsel (CRA: Fahrzeugunterlagen).

Bei einem Eigentümer, der zugleich Arbeitnehmer ist, gilt die Fahrt zwischen Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte im Allgemeinen als privat, auch wenn diese Arbeitsstätte der Standort eines Kunden ist, den er regelmäßig besucht. Ein Kundenbesuch, der keine regelmäßige Arbeitsstätte ist, kann ein Anlaufpunkt sein (point of call); eine direkte Fahrt von zu Hause kann als dienstliche Fahrt gelten, wenn sie nach Aufgaben und Zeitplan vernünftig ist. Fahrten zwischen Arbeitsorten während des Tages können als dienstlich zählen. Ordnen Sie jede Fahrt ein, bevor Sie sie für eine Pauschale oder einen Firmenwagenvorteil verwenden (CRA: Beispiele für Fahrten).

Ändern ein Elektroauto oder ein Pick-up die Grenzen für Personenfahrzeuge?

Ein qualifiziertes Personenfahrzeug ohne Emissionen hat eine eigene Obergrenze für den Kaufpreis, unterliegt aber weiterhin den Regeln zur privaten Nutzung und zu den abziehbaren Kosten. Ein Elektroantrieb allein hebt die Regeln für Personenfahrzeuge nicht auf; ein geleastes Fahrzeug, das sonst in die Klasse für Fahrzeuge ohne Emissionen fiele, unterliegt weiterhin den Leasingbeschränkungen für Personenfahrzeuge (CRA: Fahrzeugdefinitionen).

Ein Pick-up liegt nicht automatisch außerhalb der Grenzen für Personenfahrzeuge. Die Einstufung der CRA hängt von der Sitzzahl ab und davon, was das Fahrzeug im Jahr der Anschaffung oder des Leasings tatsächlich befördert. Ein Pick-up mit Platz für den Fahrer und bis zu zwei Mitfahrer kann zum Beispiel ausgenommen sein, wenn er zu mehr als 50 % dazu dient, Waren oder Ausrüstung zur Erzielung von Einkünften zu befördern; bei größeren Sitzanordnungen gilt im Allgemeinen ein strengerer Test von 90 % für die Beförderung von Waren, Ausrüstung oder Personen (CRA: Tabelle zur Fahrzeugdefinition). Dokumentieren Sie sowohl die Ausstattung des Fahrzeugs als auch seine Nutzung. Ist der Pick-up ein Kraftfahrzeug, aber kein Auto (automobile) im Sinn der Einkommensteuer, gelten die üblichen Formeln für Standby-Pauschale und Betriebskosten nicht. Auch dann kann private Nutzung einen steuerpflichtigen Vorteil nach angemessenem Wert auslösen; die CRA kennt eine begrenzte Methode für Fahrzeuge, die über Nacht zu Hause stehen (CRA: Vom Arbeitgeber gestellte Kraftfahrzeuge).

Kann das Unternehmen die GST/HST auf ein Auto zurückholen, das es kauft oder least?

Ein bei der GST/HST registrierter Unternehmer kann für die zulässige gewerbliche Nutzung einen Vorsteuerabzug (input tax credit, ITC) geltend machen, mit Obergrenzen für die Kosten von Personenfahrzeugen. Das Ergebnis unterscheidet sich zwischen einer Kapitalgesellschaft und einem Einzelunternehmer sowie zwischen Kauf, Leasing und Betriebskosten (CRA: Tabelle zum Anspruch auf ITC).

Eine registrierte Kapitalgesellschaft kann auch einen ITC auf eine angemessene Pauschale für dienstliche Fahrten eines Arbeitnehmers mit dessen eigenem Auto in Kanada geltend machen, wenn die Pauschale abziehbar ist und die Fahrten gewerbliche Tätigkeiten unterstützen (CRA: ITC auf Pauschalen). Die gewerbliche Nutzung ist ein GST/HST-Begriff und nicht immer identisch mit dem geschäftlichen Nutzungsanteil bei der Einkommensteuer. Bei einem steuerpflichtigen Autovorteil für Arbeitnehmer oder Aktionäre kann die GST/HST die private Nutzung als gewerblich behandeln, doch Beschränkungen beim ITC können weiter gelten. Ein steuerpflichtiger Vorteil kann außerdem GST/HST auslösen, die die Kapitalgesellschaft melden muss: Bei einem Vorteil für Arbeitnehmer gilt sie am letzten Tag im Februar nach dem Kalenderjahr des Arbeitnehmers als erhoben, bei einem Aktionärsvorteil am letzten Tag des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft. Nehmen Sie sie in die GST/HST-Erklärung für diesen Meldezeitraum auf (Excise Tax Act, Abschnitt 173; CRA: GST/HST bei Autovorteilen). Die Schritte für Rechnung und Erklärung stehen unter GST/HST einreichen und Vorsteuern geltend machen. Die QST in Québec und andere Fahrzeugsteuern der Provinzen müssen Sie gesondert prüfen.

Bei einem geleasten Personenfahrzeug, das nicht überwiegend gewerblich genutzt wird, kann eine Kapitalgesellschaft wählen, auf die ITC für das Fahrzeug und auf die GST/HST-Abführung für den steuerpflichtigen Autovorteil zu verzichten. Die Kapitalgesellschaft oder ihr Zeichnungsberechtigter füllt dafür Form GST30 aus, die ab dem ersten Tag eines zulässigen GST/HST-Meldezeitraums gilt; sie bewahrt das Formular auf, statt es an die CRA zu senden. Eine spätere Änderung der gewerblichen Nutzung kann ebenfalls eine GST/HST-Berichtigung auslösen (CRA: Änderung der Nutzung).

Was passiert, wenn die Kapitalgesellschaft das Auto an mich verkauft oder überträgt?

Ein Verkauf beendet das Eigentum der Kapitalgesellschaft, kann aber ihren CCA-Abzug verändern, einen Gewinn auslösen und GST/HST erfordern. Die Berechnung bei der Veräußerung steht unter Capital Cost Allowance (CRA: T2-Leitfaden).

Bei Personenfahrzeugen der Klasse 10.1 gibt es beim Verkauf meist weder CCA-Rückführung (recapture) noch Endverlust (terminal loss); eine Rückführung kann aber anfallen, wenn das Auto jemals als Vermögenswert für sofortige Abschreibung (immediate expensing property) bestimmt wurde (CRA: T2-Leitfaden).

Überträgt die Kapitalgesellschaft das Auto unter dem Marktwert auf Sie, kann nach Abschnitt 69 des Income Tax Act angenommen werden, dass die Kapitalgesellschaft einen Erlös in Höhe des Marktwerts erhalten hat; die Differenz kann ein Aktionärsvorteil sein. Bei einer steuerpflichtigen Übertragung zwischen nahestehenden Personen kann auch Abschnitt 155 des Excise Tax Act eine GST/HST-Gegenleistung in Höhe des Marktwerts annehmen, wenn Sie nicht als registrierter Unternehmer das Auto ausschließlich für gewerbliche Tätigkeiten erwerben; es gelten gesetzliche Ausnahmen. Ein registrierter Verkäufer erhebt beim Verkauf eines Fahrzeugs im Allgemeinen GST/HST, wobei Regeln zum Ort der Leistung und zur Registrierung in der Provinz zu prüfen sind (CRA: GST/HST und Kraftfahrzeuge). Holen Sie vor der Übertragung eine datierte unabhängige Bewertung ein und bewahren Sie die Verkaufsunterlagen auf.

Überträgt die Kapitalgesellschaft das Auto unter dem Marktwert auf Sie, können Income Tax Act, Abschnitt 160 und Excise Tax Act, Abschnitt 325 Sie zusätzlich für ihre Einkommensteuer- und GST/HST-Schulden des Übertragungsjahres oder früherer Zeiträume haftbar machen, begrenzt durch den Wertunterschied und die gesetzlichen Grenzen. Die Steuer muss nicht bereits festgesetzt worden sein; Regeln gegen Steuervermeidung können auch spätere Schulden erfassen. Die CRA kann Sie jederzeit veranlagen. Beim Verkauf eines zugelassenen Kraftfahrzeugs an Privatpersonen in Québec richtet sich die QST im Allgemeinen nach dem höheren Verkaufspreis oder geschätzten Wert. Der Verkäufer muss die zu zahlende QST dokumentieren, und der Käufer zahlt sie im Allgemeinen bei der Zulassung an die SAAQ; bei einem falschen QST-Betrag kann der Verkäufer für nicht erhobene QST zuzüglich eines Zuschlags von 15 % haften (Revenu Québec: Verkauf eines gebrauchten Straßenfahrzeugs).

Beispiel

Beispiel in kanadischen Dollar. Ein Eigentümer, der zugleich Arbeitnehmer ist, fährt im Jahr 20.000 Kilometer: 8.000 dienstlich und 12.000 privat. Besitzt er das Auto und zahlt seine Kapitalgesellschaft eine angemessene Pauschale von C$0,73 für die ersten 5.000 dienstlichen Kilometer und C$0,67 für die nächsten 3.000, beträgt die Pauschale C$5.660. Sie kann für den Arbeitnehmer steuerfrei sein, wenn die Regeln für Pauschalen erfüllt sind.

Nehmen wir nun an, die Kapitalgesellschaft besitzt ein Auto, das einschließlich Umsatzsteuer C$50.000 gekostet hat, stellt es das ganze Jahr zur Verfügung, zahlt die privaten Betriebskosten und erhält keine Rückzahlung. Wenn die Regeln für Vorteile aus dem Arbeitsverhältnis gelten, beträgt die übliche Standby-Pauschale C$50.000 × 24 % = C$12.000 (CRA: Methode für das volle Jahr). Der Vorteil für Betriebskosten beträgt 12.000 private Kilometer × C$0,34 = C$4.080. Der steuerpflichtige Vorteil insgesamt erhöht das Einkommen um C$16.080; er ist keine Steuerrechnung über C$16.080. Die dienstliche Fahrleistung macht 40 % des Ganzen aus, daher gilt die gesenkte Standby-Pauschale nicht. Vergleichen Sie vor der Wahl des Eigentums die Autokosten der Kapitalgesellschaft nach Steuern, die Steuer des Eigentümers auf einen Vorteil, die GST/HST, die Finanzierung und den Wiederverkaufswert.

Trifft das auf Sie nicht zu?

• Sie möchten den jährlichen CCA-Betrag oder die Berechnung bei der Veräußerung: siehe Capital Cost Allowance.
• Die Firma schuldet Ihnen Geld für andere private Zahlungen: siehe Betriebsausgaben, die privat bezahlt wurden; zum Saldo des Eigentümers siehe Gesellschafterdarlehen.
• Sie brauchen die Schritte für GST/HST-Rechnung und -Erklärung: siehe GST/HST einreichen und Vorsteuern geltend machen.
• Sie sind Eigentümer und Arbeitnehmer, das Auto steht zu Hause, oder Sie planen, es auf sich zu übertragen: Vorteil, Abzug und Verkaufswert brauchen eine Prüfung anhand der Fakten. Bringen Sie Kauf- und Leasingangebote, Finanzierung, erwarteten Wiederverkaufswert, Fahrtenbuch, Ihre Rolle in der Lohnabrechnung, GST/HST-Registrierung und Provinz zu Unternehmenssteuer.