¿Comprar o arrendar un auto con su empresa o a título personal?

¿La corporación debe ser dueña del auto o debo serlo yo?

Si el auto servirá tanto para el trabajo como para la familia, compare un auto personal con una asignación documentada por kilómetros de trabajo antes de ponerlo a nombre de la corporación. Comprar el auto con la corporación no convierte el uso personal en un gasto de la empresa sin consecuencias fiscales: el propietario o el empleado puede recibir un beneficio gravable (CRA: automóviles proporcionados por el empleador).

Las reglas de la CRA sobre asignaciones se aplican cuando usted usa su propio vehículo como empleado. Si usted es dueño de la corporación y trabaja para ella, primero determine si la corporación le dio un beneficio por sus funciones o por ser accionista; cada beneficio requiere su propia revisión. Los cálculos de automóvil que siguen cubren los beneficios de empleo. Un beneficio para accionistas se declara en un T4A y no es deducible como gasto del negocio. En Quebec, el beneficio por automóvil también se declara en un RL-1: casilla O con el código RO si es un beneficio para accionistas, o casillas A y W si es un beneficio de empleo. Antes de decidir, compare el precio de compra o de arrendamiento, el financiamiento, el seguro, el combustible, el valor de reventa esperado, el beneficio por uso personal y la situación fiscal de cada persona.

Si soy trabajador independiente y no tengo una corporación, ¿cómo deduzco el auto?

Un propietario único deduce la parte comercial de los gastos reales del vehículo; pagarse a sí mismo una asignación por kilómetro no genera una deducción de empleado. Las reglas de la CRA sobre vehículos de motor dividen los kilómetros de negocio entre los kilómetros totales para repartir los costos de uso mixto.

Conserve los recibos de combustible o carga eléctrica, seguro, reparaciones, cuotas de licencia, intereses o pagos de arrendamiento. El costo de un vehículo comprado se deduce a lo largo del tiempo mediante la deducción por costo de capital (CCA), sujeta a los límites de vehículos de pasajeros; el precio de compra no es un gasto operativo inmediato. Reclame por separado el estacionamiento comercial admisible y el seguro comercial complementario, según las reglas de la CRA. Que sea más barato comprar o arrendar depende del contrato, el financiamiento, el valor de reventa y la proporción de uso comercial. Consulte Deducción por costo de capital para el cálculo anual de la CCA.

¿Cuánto se puede deducir por una compra o un arrendamiento, y es mejor arrendar?

Arrendar no es automáticamente mejor para efectos fiscales. La compra de un vehículo de pasajeros está sujeta a un tope de costo para la CCA, un préstamo tiene un límite de intereses aparte y un arrendamiento tiene un límite de deducción mensual más una restricción basada en el precio; después se aplican las reglas de uso comercial (Finance Canada; CRA: costos de arrendamiento).

El Departamento de Finanzas de Canadá anunció $39,000 para los vehículos adquiridos en el año fiscal de esta página, pero el reglamento vigente todavía establece el monto menor de la tabla. Confirme que el cambio ya esté promulgado antes de usar el tope anunciado. La restricción de arrendamiento se basa en parte en el precio de lista del vehículo, así que los pagos inferiores al límite mensual no siempre son totalmente deducibles. El GST/HST y los impuestos provinciales sobre las ventas pueden afectar el cálculo fiscal; un crédito por impuestos pagados en compras (ITC) recuperable también afecta el costo. Compare el dinero desembolsado durante todo el plazo de propiedad o de arrendamiento, las deducciones fiscales cuando existan, cualquier beneficio gravable y el valor esperado cuando el vehículo salga del negocio. El monto exacto de la CCA anual se explica en Deducción por costo de capital.

¿Qué beneficio gravable surge cuando yo o mi familia usamos un auto de la empresa?

Cuando una corporación pone un automóvil a su disposición para uso personal, el beneficio habitual para empleados incluye un cargo por disponibilidad (standby charge) por tener acceso al auto y un beneficio por costos operativos si la corporación paga los costos del uso personal. El acceso de la familia también cuenta (CRA: automóviles proporcionados por el empleador).

Para un auto propiedad de la corporación, el cálculo habitual del cargo por disponibilidad parte de 2% del costo original del auto, con los impuestos sobre las ventas aplicables, por cada período de disponibilidad de 30 días. Usa el costo original y no el tope de la CCA. Para un auto arrendado, el cálculo habitual parte de dos tercios del costo mensual del arrendamiento, con los impuestos aplicables y los pagos iniciales prorrateados. Si la corporación paga los costos operativos, el beneficio general de tarifa fija es de $0.34 por cada kilómetro personal (CRA: pasos del cálculo).

Un auto que se guarda en casa puede seguir disponible para uso personal aun en los días en que no se usa. Un auto que se devuelve al negocio, se usa solo para las funciones del puesto y no está disponible para viajes personales puede evitar el beneficio. Si el auto se proporciona porque usted es accionista y no empleado, las reglas sobre beneficios para accionistas exigen una revisión aparte.

Un beneficio de empleo lo declara la corporación en un T4 a más tardar el último día de febrero posterior al año calendario, o el siguiente día hábil si cae en fin de semana, y debe retener impuesto sobre la renta y CPP; el mismo plazo se aplica al T4A del beneficio para accionistas mencionado arriba (CRA: beneficios gravables; CRA: plazos de los comprobantes). Un director puede ser responsable personalmente por las retenciones de impuesto sobre la renta no pagadas, según la sección 227.1 de la Income Tax Act, y por el GST/HST neto no remitido, según la sección 323 de la Excise Tax Act. En ambos casos se requiere que el cobro a la corporación haya fallado o que se haya probado un reclamo dentro de los seis meses posteriores al evento de liquidación, disolución o quiebra, y se permite la defensa de diligencia debida. La acción para recuperar el impuesto sobre la renta o la determinación del GST/HST debe iniciarse dentro de los dos años siguientes a la fecha en que la persona deja de ser director.

¿El uso comercial intenso o un reembolso pueden reducir el beneficio?

En el beneficio por automóvil de un empleado, el uso comercial intenso puede reducir el cargo por disponibilidad si se cumplen las condiciones siguientes. Un beneficio recibido como accionista se evalúa por separado. Para reducir el cargo por disponibilidad, el empleado debe estar obligado a usar el auto para el trabajo, recorrer para el trabajo más de 50% de la distancia total y no pasar de 1,667 kilómetros personales por cada período de disponibilidad de 30 días (CRA: condiciones del cargo reducido).

Los pagos a la corporación por el acceso al auto reducen el cargo por disponibilidad del empleado solo si se hacen durante el año calendario del empleado. Si el empleado reembolsa todos los costos operativos personales dentro de los 45 días posteriores al cierre de ese año, puede eliminar el beneficio por costos operativos; un reembolso parcial lo reduce (Income Tax Act, sección 6). Si el auto se usa principalmente para el empleo, el empleado puede optar por un cálculo opcional del beneficio operativo, pero debe avisar por escrito a la corporación antes de que termine su año calendario. Pagar solo el combustible no elimina el cargo por disponibilidad (CRA: reembolso y método opcional).

¿Mi corporación puede pagarme una asignación por kilómetro libre de impuestos por mi propio auto?

Sí, si usted usa su propio auto en las funciones de su empleo, la asignación se basa solo en los kilómetros de trabajo registrados, la tarifa es razonable y la corporación no reembolsa además los mismos costos del vehículo. El reembolso aparte del seguro comercial complementario, de peajes o de cargos de transbordador puede permitirse bajo las condiciones de la CRA.

Estas tarifas prescritas se aceptan en general como razonables, pero una tarifa distinta depende de los hechos. Un monto mensual fijo, un reclamo de viajes sin respaldo o un segundo reembolso por el mismo uso pueden hacer que la asignación sea gravable. La empresa debe conservar el reclamo de viajes y el registro del empleado. Para otros costos que usted pagó personalmente, consulte Gastos del negocio pagados personalmente. Si el dinero que la empresa le debe debe registrarse más bien como un préstamo del accionista, vea Préstamos del accionista.

¿Qué registros de manejo sirven, y el trayecto al trabajo cuenta como manejo de negocio?

Lleve un registro de viajes, las lecturas del odómetro y los recibos. De cada viaje de trabajo anote la fecha, el destino, el propósito y los kilómetros; anote también el odómetro al inicio y al final del año y cuando cambie de vehículo (CRA: registros de vehículos de motor).

Para un propietario que también es empleado, el trayecto entre la casa y un lugar de trabajo regular es en general personal, aun cuando ese lugar sea el sitio de un cliente al que va con frecuencia. La visita a un cliente que no es un lugar de trabajo regular puede ser un punto de visita (point of call); el viaje directo desde la casa puede contar como manejo de trabajo cuando es razonable según las funciones y el horario. El trayecto entre lugares de trabajo durante el día puede contar como manejo de trabajo. Clasifique cada viaje antes de usarlo para una asignación o para el beneficio de un auto de la empresa (CRA: ejemplos de manejo).

¿Un auto eléctrico o una camioneta cambian los límites de los vehículos de pasajeros?

Un vehículo de pasajeros de cero emisiones que califica tiene su propio tope de compra, pero igual está sujeto a las reglas de uso personal y de costos deducibles. Que sea eléctrico no basta para quedar fuera de las reglas de vehículos de pasajeros; un vehículo arrendado que de otro modo calificaría para la clase de cero emisiones sigue sujeto a las restricciones de arrendamiento de vehículos de pasajeros (CRA: definiciones de vehículos).

Una camioneta (pickup) no queda automáticamente fuera de los límites de vehículos de pasajeros. La clasificación de la CRA depende de los asientos y de lo que el vehículo transporta realmente en el año en que se adquiere o se arrienda. Por ejemplo, una camioneta con asientos para el conductor y hasta dos pasajeros puede quedar excluida si se usa más de 50% para transportar bienes o equipo con el fin de generar ingresos; las configuraciones con más asientos generalmente enfrentan una prueba más estricta de 90% para transportar bienes, equipo o pasajeros (CRA: tabla de definición de vehículos). Conserve registros de la configuración del vehículo y de su uso. Si la camioneta es un vehículo de motor pero no un automóvil para efectos del impuesto sobre la renta, no se aplican las fórmulas estándar de cargo por disponibilidad ni de costos operativos. El uso personal aún puede generar un beneficio gravable basado en un valor razonable; la CRA tiene un método limitado para el vehículo que se guarda en casa por la noche (CRA: vehículos de motor proporcionados por el empleador).

¿El negocio puede recuperar el GST/HST de un auto que compra o arrienda?

Un registrante de GST/HST puede reclamar créditos por impuestos pagados en compras (ITC) por el uso comercial admisible, sujeto a los límites de costo de los vehículos de pasajeros. El resultado es distinto para una corporación y para un propietario único, y también entre una compra, un arrendamiento y los costos operativos (CRA: tabla de elegibilidad de ITC).

Una corporación registrada también puede reclamar un ITC por una asignación razonable pagada a un empleado que maneja su propio auto en Canadá para el trabajo, si la asignación es deducible y el manejo respalda actividades comerciales (CRA: ITC sobre asignaciones). El uso comercial es un concepto del GST/HST y no siempre coincide con la proporción de uso comercial para el impuesto sobre la renta. Para un beneficio gravable de auto de un empleado o accionista, el GST/HST puede considerar comercial el uso personal, aunque aún pueden aplicar restricciones al ITC. Un beneficio gravable también puede generar GST/HST que la corporación debe declarar: el beneficio de un empleado se considera cobrado el último día de febrero posterior al año calendario del empleado, y el de un accionista se considera cobrado el último día del año fiscal de la corporación. Inclúyalo en la declaración de GST/HST del período de declaración correspondiente (Excise Tax Act, sección 173; CRA: beneficios por automóvil y GST/HST). Vea Cómo presentar el GST/HST y reclamar créditos por impuestos pagados en compras para los pasos de facturas y declaración. El QST de Quebec y otros impuestos provinciales sobre vehículos requieren revisiones aparte.

Para un vehículo de pasajeros arrendado que no se usa principalmente en actividades comerciales, la corporación puede elegir renunciar a los ITC del vehículo y a la remisión del GST/HST sobre su beneficio gravable por automóvil. La corporación, o su firmante autorizado, completa el Form GST30, que surte efecto desde el primer día de un período de declaración de GST/HST elegible, y lo conserva en lugar de enviarlo a la CRA. Un cambio posterior en el uso comercial también puede generar un ajuste de GST/HST (CRA: cambio de uso).

¿Qué pasa cuando la corporación me vende o me transfiere el auto?

Una venta termina la propiedad de la corporación, pero puede cambiar su deducción de CCA, generar una ganancia y requerir GST/HST. Vea Deducción por costo de capital para el cálculo de la disposición (CRA: guía T2).

Los vehículos de pasajeros de la Clase 10.1 normalmente no tienen recuperación de la CCA (recapture) ni pérdida terminal al venderse, pero la recuperación puede aplicar si el auto alguna vez fue designado como bien de gasto inmediato (CRA: guía T2).

Si la corporación le transfiere el auto por menos de su valor justo de mercado, la sección 69 de la Income Tax Act puede considerar que la corporación recibió ingresos por el valor justo de mercado, y la diferencia puede ser un beneficio para accionistas. En una transferencia gravable entre partes relacionadas, la sección 155 de la Excise Tax Act también puede considerar una contraprestación de GST/HST al valor justo de mercado si usted no es un registrante que adquiere el auto exclusivamente para actividades comerciales; se aplican excepciones legales. Un vendedor registrado generalmente cobra GST/HST en la venta de un vehículo, con reglas de lugar de suministro y de registro provincial que hay que revisar (CRA: GST/HST y vehículos de motor). Antes de transferir el auto, conserve una valuación independiente con fecha y los registros de la venta.

Si la corporación le transfiere el auto por debajo del valor justo de mercado, la sección 160 de la Income Tax Act y la sección 325 de la Excise Tax Act también pueden hacerlo responsable de las deudas de impuesto sobre la renta y de GST/HST de la corporación del año de la transferencia o de períodos anteriores, según la diferencia de valor y los límites legales. No es necesario que el impuesto ya haya sido determinado; las reglas contra la elusión pueden alcanzar deudas posteriores. La CRA puede determinarle el impuesto en cualquier momento. En una venta al detalle en Quebec de un vehículo de motor registrado, el QST generalmente se calcula sobre el mayor entre el precio de venta y el valor estimado. El vendedor debe documentar el QST a pagar y el comprador generalmente lo paga a la SAAQ al registrar el vehículo; un monto de QST incorrecto puede dejar al vendedor responsable del QST no cobrado más una multa de 15% (Revenu Québec: venta de un vehículo de carretera usado).

Ejemplo

Dólares canadienses, solo como ilustración. Un propietario que también es empleado maneja 20,000 kilómetros en el año: 8,000 para el trabajo y 12,000 por motivos personales. Si es dueño del auto y su corporación le paga una asignación razonable de C$0.73 por los primeros 5,000 kilómetros de trabajo y de C$0.67 por los siguientes 3,000, la asignación es de C$5,660. Puede estar libre de impuestos para el empleado si se cumplen las reglas de asignaciones.

Ahora suponga que la corporación es dueña de un auto que costó C$50,000 con impuestos sobre las ventas, lo pone a disposición todo el año, paga los costos operativos personales y no recibe ningún reembolso. Suponiendo que se apliquen las reglas de beneficios para empleados, el cargo por disponibilidad habitual es C$50,000 × 24% = C$12,000 (CRA: método del cargo por disponibilidad de año completo). El beneficio por costos operativos es 12,000 kilómetros personales × C$0.34 = C$4,080. El beneficio gravable total es de C$16,080 de ingresos, no un impuesto de C$16,080 por pagar. El manejo de trabajo es el 40% del total, por lo que no aplica el cargo por disponibilidad reducido. Compare el costo del auto para la corporación después de impuestos, el impuesto del propietario sobre cualquier beneficio, el GST/HST, el financiamiento y la reventa antes de elegir quién será el dueño.

¿Su caso es distinto?

• Usted quiere el monto anual de la CCA o el cálculo de la disposición: vea Deducción por costo de capital.
• La empresa le debe dinero por otros pagos personales: vea Gastos del negocio pagados personalmente; para un saldo del propietario, vea Préstamos del accionista.
• Usted necesita los pasos de facturas y declaración de GST/HST: vea Cómo presentar el GST/HST y reclamar créditos por impuestos pagados en compras.
• Usted es propietario y empleado, el auto se queda en su casa o planea transferírselo a sí mismo: el beneficio, la deducción y el valor de venta requieren una revisión según los hechos. Lleve las cotizaciones de compra y arrendamiento, el financiamiento, el valor de reventa esperado, el registro de viajes, su función en la nómina, el registro de GST/HST y la provincia a Impuestos corporativos.