Mua hoặc thuê xe qua công ty hay đứng tên cá nhân?

Công ty hay cá nhân nên đứng tên sở hữu xe?

Nếu xe phục vụ cả công việc lẫn gia đình, hãy so sánh phương án xe đứng tên cá nhân kèm trợ cấp có ghi chép quãng đường đi làm với phương án đưa xe vào công ty. Công ty mua xe không biến việc lái xe riêng thành chi phí kinh doanh mà không có hệ quả về thuế: chủ sở hữu hoặc nhân viên có thể bị tính một phúc lợi chịu thuế (CRA: xe hơi do người sử dụng lao động cấp).

Quy tắc trợ cấp của CRA áp dụng khi bạn dùng xe riêng với tư cách nhân viên. Nếu bạn sở hữu công ty và làm việc cho công ty, trước hết hãy xác định công ty cấp phúc lợi vì công việc của bạn hay vì bạn nắm cổ phần; mỗi loại phúc lợi cần được xem xét riêng. Các cách tính về xe hơi bên dưới áp dụng cho phúc lợi từ việc làm. Một phúc lợi cổ đông được khai trên T4A và không được khấu trừ như chi phí kinh doanh. Tại Quebec, phúc lợi xe hơi cũng được ghi trên RL-1: ô O với mã RO đối với phúc lợi cổ đông, hoặc ô A và W đối với phúc lợi từ việc làm. Trước khi quyết định, hãy so sánh giá mua hoặc giá thuê, chi phí vay, bảo hiểm, nhiên liệu, giá bán lại dự kiến, phúc lợi dùng riêng và tình hình thuế của từng người.

Nếu tôi tự kinh doanh mà không có công ty, tôi khai chi phí xe như thế nào?

Chủ doanh nghiệp một chủ (sole proprietor) khai phần chi phí xe thực tế dùng cho kinh doanh; tự trả cho mình một khoản trợ cấp theo km không tạo ra khoản khấu trừ của nhân viên. Quy tắc xe cơ giới của CRA dùng số km kinh doanh chia cho tổng số km để phân bổ chi phí của xe dùng cho nhiều mục đích.

Hãy giữ biên lai xăng hoặc sạc điện, bảo hiểm, sửa chữa, phí giấy phép, tiền lãi hoặc tiền thuê xe. Giá mua xe được khai dần qua khấu hao theo quy định CRA (CCA), trong giới hạn dành cho xe chở người; giá mua không phải là chi phí vận hành được khai ngay một lần. Phí đỗ xe kinh doanh đủ điều kiện và bảo hiểm kinh doanh bổ sung được khai riêng theo quy định của CRA. Mua hay thuê rẻ hơn tùy vào hợp đồng, chi phí vay, giá bán lại và tỷ lệ dùng cho kinh doanh. Xem Khấu hao vốn theo quy định CRA (CCA) để biết cách tính CCA hằng năm.

Được khấu trừ bao nhiêu khi mua hoặc thuê xe, và thuê có lợi hơn không?

Thuê xe không tự động có lợi hơn về thuế. Xe chở người mua về bị giới hạn mức giá dùng để tính CCA, khoản vay có giới hạn tiền lãi riêng, còn hợp đồng thuê có giới hạn khấu trừ theo tháng cộng thêm một hạn chế dựa trên giá xe; sau đó áp dụng quy tắc về tỷ lệ dùng cho kinh doanh (Bộ Tài chính Canada; CRA: chi phí thuê xe).

Bộ Tài chính đã công bố mức $39.000 cho xe mua trong năm thuế của trang này, nhưng quy định hiện hành vẫn ghi mức thấp hơn trong bảng. Hãy xác nhận mức mới đã có hiệu lực pháp lý trước khi áp dụng. Hạn chế đối với xe thuê một phần dựa trên giá niêm yết của xe, nên tiền thuê thấp hơn mức trần hằng tháng chưa chắc được khấu trừ toàn bộ. GST/HST và thuế bán hàng cấp tỉnh bang có thể ảnh hưởng đến cách tính thuế; khoản hoàn thuế đầu vào (input tax credit) có thể thu hồi cũng ảnh hưởng đến chi phí. Hãy so sánh tiền mặt phải trả trong suốt thời gian sở hữu hoặc thuê, các khoản khấu trừ thuế nếu có, phúc lợi chịu thuế nếu có, và giá trị dự kiến khi xe rời khỏi doanh nghiệp. Cách tính chính xác khoản CCA hằng năm nằm trong Khấu hao vốn theo quy định CRA (CCA).

Tôi hoặc gia đình dùng xe công ty thì bị tính phúc lợi chịu thuế nào?

Khi công ty (corporation) cấp xe cho bạn lái việc riêng, phúc lợi thông thường dành cho nhân viên gồm phí chờ sử dụng xe (standby charge) vì được quyền dùng xe và phúc lợi chi phí vận hành nếu công ty trả chi phí cho phần lái xe riêng. Việc người nhà được dùng xe cũng có thể được tính (CRA: xe hơi do người sử dụng lao động cấp).

Với xe thuộc sở hữu công ty, cách tính phí chờ sử dụng xe thông thường bắt đầu từ 2% của giá gốc của xe, đã gồm thuế bán hàng áp dụng, cho mỗi kỳ 30 ngày xe có sẵn. Cách tính này dùng giá gốc, không dùng mức giá trần của CCA. Với xe thuê, cách tính thông thường bắt đầu từ hai phần ba tiền thuê hằng tháng, đã gồm các loại thuế áp dụng và phần tiền đặt cọc ban đầu chia theo kỳ. Nếu công ty trả chi phí vận hành, phúc lợi theo mức cố định thông thường là $0,34 cho mỗi km lái việc riêng (CRA: các bước tính).

Xe để ở nhà vẫn có thể được xem là có sẵn cho việc đi riêng, kể cả những ngày không dùng. Xe được trả về công ty, chỉ dùng cho công việc và không thể dùng cho việc đi riêng thì có thể tránh được phúc lợi này. Nếu xe được cấp vì bạn là cổ đông chứ không phải nhân viên, quy tắc về phúc lợi cổ đông cần được xem xét riêng.

Đối với phúc lợi từ việc làm, công ty khai phúc lợi trên T4 chậm nhất vào ngày cuối của tháng 2 sau năm dương lịch, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu ngày đó rơi vào cuối tuần, đồng thời khấu trừ thuế thu nhập và CPP; hạn nộp chứng từ này cũng áp dụng cho T4A của phúc lợi cổ đông nêu trên (CRA: phúc lợi chịu thuế; CRA: hạn nộp chứng từ). Giám đốc có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp theo Income Tax Act section 227.1 và GST/HST ròng chưa nộp theo Excise Tax Act section 323. Cả hai trường hợp đều đòi hỏi việc thu nợ từ công ty không thành công hoặc yêu cầu đòi nợ được chứng minh trong vòng sáu tháng sau sự kiện thanh lý, giải thể hoặc phá sản liên quan, và cho phép biện hộ bằng việc đã thực hiện thẩm định hợp lý (due diligence). Vụ kiện đòi thuế thu nhập hoặc việc ấn định GST/HST phải bắt đầu trong vòng hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc.

Việc dùng xe nhiều cho công việc hoặc hoàn trả tiền có làm giảm phúc lợi không?

Đối với phúc lợi xe hơi của nhân viên, việc dùng xe nhiều cho công việc có thể làm giảm phí chờ sử dụng xe nếu đáp ứng các điều kiện dưới đây. Phúc lợi phát sinh với tư cách cổ đông được xem xét riêng. Phí chờ sử dụng xe được giảm khi nhân viên bắt buộc phải dùng xe cho công việc, dùng hơn 50% quãng đường của xe cho công việc, và không quá 1.667 km đi riêng trong mỗi kỳ 30 ngày xe có sẵn (CRA: điều kiện giảm phí chờ sử dụng xe).

Khoản nhân viên trả cho công ty để được dùng xe chỉ làm giảm phí chờ sử dụng xe nếu được trả trong năm dương lịch tính thuế của nhân viên. Hoàn trả toàn bộ chi phí vận hành xe đi riêng trong vòng 45 ngày sau khi năm đó kết thúc có thể xóa phúc lợi chi phí vận hành; hoàn trả một phần thì làm giảm phúc lợi này (Income Tax Act, section 6). Nếu xe chủ yếu dùng cho công việc, nhân viên có thể chọn cách tính phúc lợi vận hành tùy chọn, nhưng phải thông báo bằng văn bản cho công ty trước khi năm dương lịch tính thuế của nhân viên kết thúc. Chỉ trả tiền nhiên liệu thì không xóa được phí chờ sử dụng xe (CRA: hoàn trả và phương pháp tùy chọn).

Công ty có thể trả trợ cấp theo km miễn thuế cho xe riêng của tôi không?

Có, nếu bạn dùng xe riêng để làm công việc của nhân viên, khoản trợ cấp chỉ dựa trên số km đi làm đã ghi chép, mức trợ cấp hợp lý, và công ty không hoàn trả thêm cùng những chi phí xe đó. Việc hoàn trả riêng cho bảo hiểm kinh doanh bổ sung, phí cầu đường hoặc phí phà có thể được chấp nhận theo điều kiện của CRA.

Các mức quy định này thường được chấp nhận là hợp lý, nhưng một mức khác sẽ tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể. Số tiền cố định hằng tháng, yêu cầu thanh toán chuyến đi không có chứng từ, hoặc hoàn trả lần thứ hai cho cùng một lần sử dụng có thể khiến khoản trợ cấp bị tính thuế. Công ty nên giữ bản kê chuyến đi và nhật ký của nhân viên. Với các chi phí khác bạn đã tự trả, xem Chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân. Việc khoản tiền công ty nợ bạn có nên ghi nhận là khoản vay của cổ đông hay không được trình bày trong Khoản vay của cổ đông.

Hồ sơ lái xe nào được chấp nhận, và đi từ nhà đến chỗ làm có tính là lái xe kinh doanh không?

Hãy giữ nhật ký chuyến đi, số đo trên đồng hồ công tơ mét và biên lai. Với mỗi chuyến đi làm, ghi lại ngày, nơi đến, mục đích và số km; ghi số công tơ mét vào đầu và cuối năm và khi đổi xe (CRA: hồ sơ xe cơ giới).

Với chủ sở hữu kiêm nhân viên, quãng đường từ nhà đến nơi làm việc cố định nhìn chung là đi riêng, kể cả khi nơi làm việc đó là địa điểm của khách hàng mà bạn đến thường xuyên. Một điểm ghé thăm khách hàng không phải nơi làm việc cố định có thể là điểm công tác (point of call); đi thẳng từ nhà có thể được tính là lái xe đi làm khi hợp lý với công việc và thời gian. Quãng đường giữa các địa điểm làm việc trong ngày có thể được tính là lái xe đi làm. Hãy phân loại từng chuyến đi trước khi dùng nó để tính trợ cấp hoặc phúc lợi xe công ty (CRA: ví dụ về quãng đường lái xe).

Xe điện hoặc xe bán tải có thay đổi giới hạn dành cho xe chở người không?

Xe chở người không phát thải đủ điều kiện có mức giá trần mua riêng, nhưng vẫn chịu các quy tắc về việc dùng riêng và chi phí được khấu trừ. Chỉ vì là xe điện thì chưa thoát khỏi quy tắc dành cho xe chở người; xe thuê vốn đủ điều kiện thuộc nhóm không phát thải vẫn chịu các hạn chế thuê xe dành cho xe chở người (CRA: định nghĩa về xe).

Xe bán tải không tự động nằm ngoài giới hạn dành cho xe chở người. Cách phân loại của CRA phụ thuộc vào số chỗ ngồi và việc xe thực tế chở gì trong năm mua hoặc thuê. Ví dụ, xe bán tải có chỗ cho tài xế và tối đa hai hành khách có thể được loại trừ nếu dùng hơn 50% để chở hàng hóa hoặc thiết bị nhằm tạo ra thu nhập; xe có nhiều chỗ ngồi hơn thường phải qua một ngưỡng chặt hơn là 90% cho việc chở hàng hóa, thiết bị hoặc hành khách (CRA: bảng định nghĩa về xe). Hãy lưu hồ sơ về cả cấu hình xe lẫn cách sử dụng. Nếu xe bán tải là xe cơ giới nhưng không phải xe hơi (automobile) theo luật thuế thu nhập, công thức phí chờ sử dụng xe và chi phí vận hành tiêu chuẩn không áp dụng. Việc lái xe riêng vẫn có thể tạo ra phúc lợi chịu thuế dựa trên giá trị hợp lý; CRA có một phương pháp hạn chế cho xe để ở nhà qua đêm (CRA: xe cơ giới do người sử dụng lao động cấp).

Doanh nghiệp có thể thu hồi GST/HST khi mua hoặc thuê xe không?

Doanh nghiệp đã đăng ký GST/HST có thể xin hoàn thuế đầu vào (input tax credit, ITC) cho phần sử dụng thương mại đủ điều kiện, trong giới hạn giá xe chở người. Kết quả khác nhau giữa công ty (corporation) và chủ doanh nghiệp một chủ, và giữa mua xe, thuê xe và chi phí vận hành (CRA: bảng điều kiện ITC).

Công ty đã đăng ký cũng có thể xin ITC cho khoản trợ cấp hợp lý trả cho nhân viên lái xe riêng đi làm tại Canada, nếu khoản trợ cấp đó được khấu trừ và việc lái xe phục vụ hoạt động thương mại (CRA: ITC cho khoản trợ cấp). Sử dụng thương mại là khái niệm của GST/HST và không phải lúc nào cũng trùng với tỷ lệ dùng cho kinh doanh theo thuế thu nhập. Với phúc lợi xe hơi chịu thuế dành cho nhân viên hoặc cổ đông, GST/HST có thể xem phần dùng riêng là sử dụng thương mại, tuy nhiên các hạn chế về ITC vẫn có thể áp dụng. Phúc lợi chịu thuế cũng có thể tạo ra GST/HST mà công ty phải khai: phúc lợi của nhân viên được xem là đã thu vào ngày cuối của tháng 2 sau năm dương lịch của nhân viên, còn phúc lợi cổ đông được xem là đã thu vào ngày cuối của năm thuế của công ty. Hãy đưa khoản này vào tờ khai GST/HST của kỳ khai báo đó (Excise Tax Act, section 173; CRA: phúc lợi xe hơi theo GST/HST). Xem Khai GST/HST và xin hoàn thuế đầu vào để biết các bước về hóa đơn và tờ khai. Thuế QST của Quebec và các loại thuế xe khác của tỉnh bang cần được kiểm tra riêng.

Với xe chở người thuê không chủ yếu dùng cho hoạt động thương mại, công ty có thể chọn không xin ITC cho xe và không phải nộp GST/HST trên phúc lợi xe hơi chịu thuế của mình. Công ty hoặc người ký được ủy quyền điền Form GST30, có hiệu lực từ ngày đầu tiên của kỳ khai báo GST/HST đủ điều kiện, và giữ lại chứ không gửi cho CRA. Việc thay đổi mức sử dụng thương mại sau này cũng có thể kéo theo điều chỉnh GST/HST (CRA: thay đổi mục đích sử dụng).

Điều gì xảy ra khi công ty bán hoặc chuyển xe cho tôi?

Việc bán xe chấm dứt quyền sở hữu của công ty, nhưng có thể thay đổi khoản CCA công ty được khai, phát sinh lãi và đòi hỏi GST/HST. Xem Khấu hao vốn theo quy định CRA (CCA) để biết cách tính khi chuyển nhượng tài sản (CRA: hướng dẫn T2).

Xe chở người thuộc Class 10.1 thường không bị thu hồi CCA (recapture) hay lỗ cuối cùng (terminal loss) khi bán, nhưng có thể bị thu hồi nếu xe từng được chỉ định là tài sản được khai ngay một lần (immediate expensing property) (CRA: hướng dẫn T2).

Nếu công ty chuyển xe cho bạn với giá thấp hơn giá thị trường, section 69 của Income Tax Act có thể coi công ty như đã nhận số tiền bán bằng giá thị trường, và phần chênh lệch có thể là phúc lợi cổ đông. Với một giao dịch chuyển nhượng chịu thuế giữa các bên có quan hệ (non-arm's-length), section 155 của Excise Tax Act cũng có thể coi khoản đối giá tính GST/HST là giá thị trường nếu bạn không phải là doanh nghiệp đã đăng ký mua xe chỉ dùng cho hoạt động thương mại; có các ngoại lệ theo luật. Người bán đã đăng ký nhìn chung thu GST/HST khi bán xe, kèm các quy tắc về nơi cung cấp và đăng ký thuế cấp tỉnh bang cần kiểm tra (CRA: GST/HST và xe cơ giới). Hãy giữ bản định giá độc lập có ghi ngày và hồ sơ mua bán trước khi chuyển xe.

Nếu công ty chuyển xe cho bạn với giá thấp hơn giá thị trường, Income Tax Act section 160 và Excise Tax Act section 325 cũng có thể khiến bạn phải chịu trách nhiệm về khoản nợ thuế thu nhập và GST/HST của công ty trong năm chuyển nhượng hoặc các kỳ trước đó, trong phạm vi phần giá trị thiếu hụt và các giới hạn theo luật. Thuế không nhất thiết phải được ấn định từ trước; các quy tắc chống né thuế có thể áp dụng cho các khoản nợ về sau. CRA có thể ấn định thuế đối với bạn vào bất kỳ lúc nào. Với việc bán lẻ xe cơ giới đã đăng ký tại Quebec, QST thường được tính trên giá bán hoặc giá ước tính, lấy mức cao hơn. Người bán phải ghi rõ số QST phải nộp và người mua thường nộp khoản này cho SAAQ khi đăng ký xe; nếu ghi sai số QST, người bán có thể phải chịu trách nhiệm về phần QST chưa thu cộng với khoản phạt 15% (Revenu Québec: bán xe đường bộ đã qua sử dụng).

Ví dụ

Đô la Canada, mang tính minh họa. Một nhân viên kiêm chủ sở hữu lái 20.000 km trong năm: 8.000 km cho công việc và 12.000 km đi riêng. Nếu họ sở hữu xe và công ty trả khoản trợ cấp hợp lý ở mức C$0,73 cho 5.000 km đi làm đầu tiên và C$0,67 cho 3.000 km tiếp theo, khoản trợ cấp là C$5.660. Khoản này có thể không chịu thuế đối với nhân viên nếu đáp ứng các quy tắc về trợ cấp.

Bây giờ giả sử công ty sở hữu một chiếc xe giá C$50.000 đã gồm thuế bán hàng, cho dùng suốt cả năm, trả chi phí vận hành xe đi riêng, và không nhận lại khoản nào. Giả sử các quy tắc về phúc lợi của nhân viên áp dụng, phí chờ sử dụng xe thông thường là C$50.000 × 24% = C$12.000 (CRA: phương pháp phí chờ sử dụng xe cả năm). Phúc lợi chi phí vận hành là 12.000 km đi riêng × C$0,34 = C$4.080. Tổng phúc lợi chịu thuế là C$16.080 thu nhập, không phải khoản thuế C$16.080. Quãng đường đi làm là 40% tổng quãng đường, nên mức giảm phí chờ sử dụng xe không áp dụng. Hãy so sánh chi phí xe sau thuế của công ty, thuế của chủ sở hữu trên phúc lợi (nếu có), GST/HST, chi phí vay và giá bán lại trước khi chọn phương án sở hữu.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn cần số tiền CCA hằng năm hoặc cách tính khi chuyển nhượng tài sản: xem Khấu hao vốn theo quy định CRA (CCA).
• Công ty nợ bạn vì những khoản bạn đã trả riêng: xem Chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân; với số dư của chủ sở hữu, xem Khoản vay của cổ đông.
• Bạn cần các bước về hóa đơn và tờ khai GST/HST: xem Khai GST/HST và xin hoàn thuế đầu vào.
• Bạn là chủ sở hữu kiêm nhân viên, xe để ở nhà, hoặc bạn định chuyển xe sang tên mình: phúc lợi, khoản khấu trừ và giá bán cần được xem xét dựa trên hoàn cảnh thực tế. Hãy mang báo giá mua và thuê xe, thông tin vay, giá bán lại dự kiến, nhật ký chuyến đi, vai trò trong bảng lương, thông tin đăng ký GST/HST và tỉnh bang của bạn đến Thuế công ty.