Für wen dieser Ratgeber gedacht ist
- Kanadische Kapitalgesellschaften, die Arbeitnehmer mit Wohnsitz in Kanada vorübergehend zu US-Kunden oder US-Baustellen entsenden
- In Kanada ansässige Arbeitnehmer, die einen Teil ihrer Arbeit in den USA erbringen
Hier nicht behandelt
- Einwanderungs- oder Arbeitsgenehmigungen
- Ausführliche Anmeldung zur Lohnabrechnung in den einzelnen US-Bundesstaaten
- Ausführliche Erstellung von Steuererklärungen für Arbeitnehmer oder Kapitalgesellschaften
Müssen Arbeitnehmer für wenige Wochen Arbeit US-Steuern zahlen?
Lohn für Arbeit in den USA kann vom ersten Tag an besteuert werden. Artikel XV und XXIX des Steuerabkommens entlasten in Kanada Ansässige bei der US-Bundessteuer, lassen aber die US-Besteuerung eigener Staatsbürger unberührt.
| Lohn für US-Arbeit und Aufenthalt | Wann das Steuerabkommen den Lohn von der US-Bundessteuer befreit |
|---|---|
| Der Lohn beträgt im Jahr höchstens $10.000 | Der Lohn erfüllt den Betragstest nach Artikel XV, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber eine Betriebsstätte in den USA hat. |
| Der Lohn übersteigt $10.000 | Der Arbeitnehmer hält sich in einem Zeitraum von 12-Monats-Zeitraum, der im betreffenden Geschäftsjahr beginnt oder endet, nicht mehr als 183 Tage in den USA auf. Außerdem wird der Lohn weder von einem oder für einen in den USA Ansässigen gezahlt noch von einer US-Betriebsstätte des Arbeitgebers getragen. |
Maßgeblich ist der Lohn für Arbeit in den USA, nicht das gesamte kanadische Gehalt. Bei gewöhnlichem Gehalt verteilen Sie es nach den US-Arbeitstagen im Verhältnis zu allen bezahlten Arbeitstagen. Bei einigen Leistungen gilt eine andere Regel. Zählen Sie alle Aufenthaltstage in den USA, auch arbeitsfreie. Allein dadurch, dass ein Kunde die Rechnung des Unternehmens bezahlt, wird er noch nicht zum Zahler des Lohns. Prüfen Sie, ob eine US-Zweigniederlassung oder ein verbundenes US-Unternehmen den Lohn zahlt oder die Kosten trägt. Für persönliche Steuererklärungen lesen Sie Grenzüberschreitend arbeiten.
Bei längerem Aufenthalt kann ein Arbeitnehmer nach US-Recht steuerlich in den USA ansässig werden. Ist er zugleich in Kanada ansässig, wenden Sie zuerst die Tie-Breaker-Regel in Artikel IV an, bevor Sie Artikel XV in Anspruch nehmen.
Brauchen wir für diese Tage US-Lohnabrechnung oder Einbehalt der Bundessteuer?
Für Lohn aus US-Arbeit eines nicht ansässigen Arbeitnehmers eines ausländischen Arbeitgebers gelten in der Regel Einbehalt und Meldung der Bundessteuer. Kanadische Lohnabzüge heben diese Pflicht nicht auf.
| Situation | Zu prüfende Behandlung bei der Lohnsteuer des Bundes |
|---|---|
| Ein berechtigter nicht ansässiger Arbeitnehmer beantragt die Befreiung vom Einbehalt nach dem Steuerabkommen | Holen Sie Form 8233 ein, mit einer US-SSN oder ITIN (US-Steuernummer für Personen ohne SSN) oder mit der Kopie eines laufenden Antrags auf Form SS-5 oder W-7. Der Arbeitnehmer füllt Teil II aus und unterschreibt Teil III. Der Arbeitgeber prüft den Antrag, unterschreibt bei ausreichender Begründung Teil IV und sendet das Formular innerhalb von 5 Tage an den IRS. Warten Sie nach dem Versand mindestens 10 Tage, bevor Sie den Einbehalt einstellen. Behalten Sie weiter ein, wenn die Berechtigung zweifelhaft ist oder sich ändert oder wenn der IRS widerspricht. Lohn, der nach dem Steuerabkommen befreit ist, wird in der Regel auf Form 1042-S gemeldet. Für Löhne auf Ebene des Bundesstaates kann weiterhin Form W-2 nötig sein (IRS). |
| Der Arbeitnehmer kann keine Befreiung beantragen | Behalten Sie vom steuerpflichtigen Lohn aus US-Arbeit nach den Regeln für nicht ansässige Arbeitnehmer Steuer ein und holen Sie Form W-4 ein (IRS). |
Planen Sie Form 8233 vor der ersten US-Gehaltszahlung ein. Eine kanadische Versicherungsbescheinigung belegt die berechtigte Befreiung von der US-Rentenversicherung (Social Security) und von Medicare. Prüfen Sie die Quellensteuer und die Arbeitslosenversicherung der Bundesstaaten getrennt.
Folgen die Bundesstaaten dem Steuerabkommen oder besteuern sie vom ersten Tag an?
Die Lohnbefreiung des Steuerabkommens gilt für die Bundessteuer. Die Bundesstaaten können Arbeit in ihrem Gebiet besteuern. New York kann den Lohn nicht ansässiger Personen für Arbeit in New York besteuern. Arbeitgeber, die dort Geschäfte betreiben, müssen darauf Steuer einbehalten (Regeln zum Einbehalt).
Nach der Regelung von New York für Besuche von höchstens 14-Tage-Frist wird ein berechtigter Arbeitgeber nicht bestraft, wenn er keine Steuer einbehält. Der Lohn bleibt aber steuerpflichtig. Überschreiten die Arbeitstage die Grenze oder ändert sich der Einsatz, beginnt der Einbehalt auf spätere Löhne in New York. Form 8233 regelt nicht die Steuer des Bundesstaates. New York gibt an, dass nach dem Steuerabkommen befreite Unternehmenseinkünfte mit der Franchise Tax des Bundesstaates belastet sein können, wenn die Nexus-Regeln des Bundesstaates greifen. Zur Anmeldung lesen Sie Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.
Wann begründen Besuche von Arbeitnehmern eine Betriebsstätte?
Prüfen Sie zuerst, ob die Kapitalgesellschaft nach Artikel XXIX A Anspruch auf Abkommensvorteile hat. Die Gründung in Kanada allein entscheidet das nicht. Artikel V des Steuerabkommens enthält mehrere Tests für eine Betriebsstätte:
| Tätigkeit | Auslöser einer Betriebsstätte |
|---|---|
| Feste Einrichtung | Ein Geschäft, das darüber betrieben wird, kann eine Betriebsstätte begründen, sofern keine Ausnahme nach Artikel V(6) greift. |
| Abhängiger Vertreter | Wer gewohnheitsmäßig Verträge im Namen der Kapitalgesellschaft abschließt, kann eine Betriebsstätte begründen. Ein unabhängiger Vertreter im Rahmen seiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit tut das in der Regel nicht. |
| Bauausführung, Montage oder Installation | Das Projekt dauert länger als 12 Monate. |
| Dienstleistungen ohne andere Betriebsstätte | Eine Person erbringt Dienstleistungen in den USA und hält sich in einem Zeitraum von 12 Monaten mindestens 183 Tage dort auf, und diese Dienstleistungen bringen in den Aufenthaltszeiträumen mehr als 50 % der Bruttoumsätze aus dem aktiven Geschäft der Kapitalgesellschaft ein. Oder die Kapitalgesellschaft erbringt für berechtigte US-Kunden in einem Zeitraum von 12 Monaten mindestens 183 Tage lang Dienstleistungen in den USA im selben oder in einem zusammenhängenden Projekt. |
Beim Projekttest zählt ein Tag mit Dienstleistungen in den USA nur einmal, auch wenn mehrere Arbeitnehmer im Einsatz sind. Tage ohne Dienstleistungen zählen nicht. Der Test erfasst in den USA ansässige Kunden oder die US-Betriebsstätte eines anderen Kunden, wenn die Dienstleistungen diese betreffen. Artikel VII erlaubt die US-Bundessteuer auf den Gewinn, der der US-Betriebsstätte der Gesellschaft zuzurechnen ist.
Die Erklärungspflicht kann früher beginnen als die Steuer. Nach Angaben des IRS können Dienstleistungen in den USA eine US-Geschäftstätigkeit begründen, noch bevor eine Betriebsstätte besteht. Dann kann Form 1120-F auch ohne US-Bundessteuer auf Gewinne verlangt sein. Die Erklärung ist in der Regel der 15. Tag des sechsten Monats nach Jahresende fällig, wenn die Gesellschaft kein US-Büro hat, und der 15. Tag des vierten Monats nach Jahresende, wenn sie eines hat. Zur Entscheidung über die Einreichung und zur Offenlegung des Steuerabkommens lesen Sie US-Steuererklärung einer kanadischen Kapitalgesellschaft.
Gelten kanadische Einkommensteuer-, CPP- und EI-Abzüge weiter?
Kanadische Abzüge laufen bei einem vorübergehenden Einsatz in den USA oft weiter, aber jeder folgt einer eigenen Regel. Nach den Hinweisen der CRA zur Beschäftigung außerhalb Kanadas muss kanadische Einkommensteuer unter Umständen weiter abgezogen werden. Ein Arbeitnehmer, der mit einer kanadischen Anrechnung ausländischer Steuern rechnet, kann einen Genehmigungsbrief (Letter of Authority) beantragen, um die Abzüge zu senken.
| Abzug | Zu prüfende kanadische Regel |
|---|---|
| CPP | Abziehen, wenn der Arbeitnehmer sich üblicherweise am kanadischen Geschäftsstandort des Arbeitgebers meldet oder in Kanada ansässig ist und von dort bezahlt wird. |
| EI | Abziehen, wenn der Arbeitgeber in Kanada sitzt, der Arbeitnehmer dort gewöhnlich lebt, die Arbeit sonst versicherungspflichtig wäre und am Arbeitsort keine Versicherung besteht. |
Wird ein Arbeitnehmer, der üblicherweise in Kanada versichert ist, vom selben Arbeitgeber in die USA entsandt, kann das Sozialversicherungsabkommen die CPP-Versicherung für einen Einsatz von voraussichtlich höchstens 60 Monaten erhalten. Über EI entscheidet es nicht. Prüfen Sie bei Arbeitnehmern in Québec die Regeln zu QPP und QPIP und beantragen Sie die Bescheinigung zwischen Québec und den USA.
Nicht abgeführte einbehaltene Steuern können Personen persönlich treffen. Nach IRC §6672 kann ein verantwortlicher Amtsträger (Officer) oder Direktor, der einbehaltene US-Steuern vorsätzlich nicht zahlt, in Höhe dieses Betrags mit einem Strafzuschlag belegt werden. Die Einziehung läuft in der Regel 10 Jahre nach der Festsetzung. Nach Abschnitt 227.1 des Income Tax Act können kanadische Direktoren für nicht abgeführte Abzüge der Einkommensteuer haften, vorbehaltlich der gesetzlichen Voraussetzungen für den Rückgriff, der gebotenen Sorgfalt und der Verfahren, die innerhalb von 2 Jahre nach dem Ausscheiden als Direktor eingeleitet werden.
Welche Aufzeichnungen über Tage in den USA sollten wir führen?
Halten Sie für jeden Arbeitnehmer Aufenthaltstage, Arbeitstage, Ort, Projekt, Kunde und Lohn fest. Bewahren Sie Arbeitszeitnachweise, Lohnunterlagen, Einsatzaufträge, Rechnungen, Kostenweiterbelastungen, Form 8233 und Versicherungsbescheinigungen auf.
Verfolgen Sie die Projekttage über mehrere Arbeitnehmer und Jahre hinweg.
Beispiel
Beispielzahlen. Alle Beträge sind in US-Dollar.
Techniker: 20 Tage in Michigan
Ein in Kanada nach dem Abkommen ansässiger Arbeitnehmer ohne US-Staatsbürgerschaft verdient für 20 Arbeitstage in Michigan US$8.000. Ist das sein gesamter Lohn für US-Arbeit im Kalenderjahr, befreit ihn der Betragstest des Steuerabkommens von der US-Einkommensteuer des Bundes. Um den Einbehalt der Bundessteuer zu stoppen, übergibt der berechtigte Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Form 8233. Der Arbeitgeber prüft die Lohnregeln von Michigan. Kanadische Einkommensteuer und CPP laufen in der Regel weiter, wenn die Bedingungen der CRA erfüllt sind. EI hängt von der Versicherungspflicht in den USA ab.
Ingenieur: 190 Tage in einem US-Projekt
Ein Ingenieur erbringt innerhalb von 12 Monaten an 190 Tagen Dienstleistungen für das zusammenhängende Projekt eines in den USA ansässigen Kunden. Hat die Kapitalgesellschaft Anspruch auf Abkommensvorteile, erfüllt sie den Betriebsstättentest des Steuerabkommens für Dienstleistungen. Sie reicht Form 1120-F ein und berechnet die US-Steuer auf den Gewinn, der dieser Betriebsstätte zuzurechnen ist. Der Lohn des Arbeitnehmers braucht eine eigene Prüfung nach dem Steuerabkommen und den Einbehaltsregeln.
Arbeitnehmer: 20 Tage in New York
Ein Arbeitnehmer arbeitet 20 Tage in New York und verdient dafür US$8.000. Der Betragstest des Steuerabkommens kann die Einkommensteuer des Bundes entfallen lassen, doch New York kann den Lohn für diese Arbeit besteuern. Bei 20 Tagen kann der Arbeitgeber die 14-Tage-Regelung von New York nicht nutzen. Betreibt er dort Geschäfte, behält er vom Lohn in New York auch mit Form 8233 Steuer ein.
Bei Ihnen anders?
- Der Arbeitnehmer lebt in einem Land und arbeitet regelmäßig im anderen: lesen Sie Einen Arbeitnehmer grenzüberschreitend einstellen.
- Sie brauchen die Anmeldung zur Lohnabrechnung in einem Bundesstaat: lesen Sie Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.
- Ihr Unternehmen hat eine US-Betriebsstätte oder eine US-Geschäftstätigkeit mit Abkommensschutz: lesen Sie US-Steuererklärung einer kanadischen Kapitalgesellschaft.
- Der Arbeitnehmer muss eine persönliche Steuererklärung einreichen: lesen Sie Grenzüberschreitend arbeiten.
- Für frühere US-Projektjahre wurden keine Erklärungen eingereicht: lesen Sie Versäumte US-Steuererklärungen einer kanadischen Kapitalgesellschaft.
- Es sind mehrere Bundesstaaten, verbundene Unternehmen oder Kostenweiterbelastungen im Spiel: holen Sie Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern ein, bevor Sie entscheiden, wo Sie Steuern einbehalten und Erklärungen einreichen.
Werte auf dieser Seite
| Wert | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Grenze für Einkünfte aus Beschäftigung im Arbeitsstaat nach dem Abkommen Kanada–USA Article XV(2)(a): Die Vergütung für im anderen Staat ausgeübte Beschäftigung übersteigt in diesem anderen Staat nicht diesen Betrag in der Währung dieses Staates, angewendet je Kalenderjahr (Treasury Technical Explanation zum Fifth Protocol); getrennt vom alternativen 183-Tage-Test | $10.000 | Department of Finance Canada: Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel XV(2)(a) Geprüft |
| Tagesgrenze für kurze Aufenthalte bei Beschäftigung nach dem Abkommen Kanada–USA Gemessen innerhalb eines gleitenden Zwölfmonatszeitraums, der im maßgeblichen Steuerjahr beginnt oder endet | 183 Tage | Einkommensteuerabkommen Kanada–USA, Article XV Geprüft |
| Messzeitraum für kurze Aufenthalte bei Beschäftigung nach dem Abkommen Kanada–USA Der Zeitraum beginnt oder endet im maßgeblichen Steuerjahr | 12-Monats-Zeitraum | Einkommensteuerabkommen Kanada–USA, Article XV Geprüft |
| Frist des Arbeitgebers, eine angenommene Form 8233 an den IRS weiterzuleiten Innerhalb von 5 Tagen nach Annahme von Form 8233 des Arbeitnehmers leitet der Abzugsverpflichtete eine unterschriebene Kopie an den IRS weiter | 5 Tage | IRS: Anleitung zur Form 8233, Pflichten des Einbehaltungsverpflichteten Geprüft |
| Wartezeit, nachdem das angenommene Form 8233 an den IRS gesendet wurde Mindestwartezeit nach ordnungsgemäßem Versand der Form 8233, bevor die Abkommensbefreiung vom Einbehalt angewendet wird | 10 Tage | IRS: Anleitung zu Form 8233 Geprüft |
| New York: Regel zur Quellensteuer bei kurzen Aufenthalten Nichtansässiger Berechtigte Arbeitgeber erhalten keinen Strafzuschlag, wenn sie auf Löhne Nichtansässiger keine Steuer einbehalten, sofern der Haupttätigkeitsort des Arbeitnehmers außerhalb von New York liegt und der Arbeitgeber vernünftigerweise erwartet, dass der Arbeitnehmer im Kalenderjahr höchstens 14 Tage in New York arbeitet, und dies auch zutrifft; Ausnahmen gelten. Die Löhne bleiben steuerpflichtig. | 14-Tage-Frist | New York Department of Taxation and Finance: TSB-M-12(5)I Geprüft |
| Umsatztest für die Betriebsstätte für Dienstleistungen nach dem Abkommen Kanada–USA Article V(9)(a): Betriebsstätte für Dienstleistungen, wenn eine Person in einem beliebigen 12-Monats-Zeitraum 183 Tage oder mehr anwesend ist und mehr als dieser Anteil der aktiven Bruttoumsätze des Unternehmens in diesem Zeitraum aus den dortigen Leistungen dieser Person stammt | 50 % | Department of Finance Canada: Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA (konsolidierte Fassung) Geprüft |
| Einreichungstermin der Form 1120-F ohne US-Büro Allgemeines Einreichungsdatum für eine ausländische Corporation ohne US-Büro oder Geschäftsstelle | der 15. Tag des sechsten Monats nach Jahresende | IRS: Anleitung zur Form 1120-F Geprüft |
| Einreichungstermin der Form 1120-F mit einem US-Büro Allgemeines Einreichungsdatum; Sonderregel für ein Geschäftsjahr, das am 30. Juni endet | der 15. Tag des vierten Monats nach Jahresende | IRS: Anleitung zur Form 1120-F Geprüft |
| Allgemeine Einziehungsfrist für den Trust Fund Recovery Penalty In der Regel ab der Festsetzung des Strafzuschlags gemessen; Hemmungen und Verlängerungen können gelten | 10 Jahre | IRS: Handbuch zum Trust Fund Recovery Penalty Geprüft |
| Haftungsgrenze für Direktoren nach dem Ausscheiden aus dem Amt Rückforderungsverfahren zur Einkommensteuer und, durch gesetzlichen Verweis, Rückforderungsverfahren zu CPP und EI; die GST/HST-Festsetzung gegen einen Direktor hat nach Excise Tax Act, Abschnitt 323(5) dieselbe Frist | 2 Jahre | Income Tax Act: Haftung von Direktoren Geprüft |
Primärquellen
- Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, konsolidierter Text
- IRS: Von einer ausländischen Person beschäftigte Arbeitnehmer
- IRS: Quelle der Einkünfte aus persönlichen Dienstleistungen
- IRS: Publication 515
- IRS: Anleitung zu Form 8233
- IRS: Pflichten ausländischer Kapitalgesellschaften bei Form 1120-F
- CRA: Beschäftigung außerhalb Kanadas
- SSA: Sozialversicherungsabkommen zwischen den USA und Kanada
- US-Finanzministerium: Technische Erläuterung zum Protokoll des Abkommens mit Kanada
- Revenu Québec: Beschäftigung außerhalb Kanadas
- Retraite Québec: US-Versicherungsbescheinigung
- New York: Häufige Fragen zur Einkommensteuer für Nichtansässige
- New York: Anforderungen an die Quellensteuer
- New York: Häufige Fragen zur Reform der Unternehmenssteuer
Über diesen Ratgeber
Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.
Änderungen am englischen Original
- : Erstveröffentlichung.