Kanadische Firma verkauft in die USA: US-Steuererklärung nötig?

Muss meine kanadische Kapitalgesellschaft eine US-Erklärung abgeben, wenn sie an Kunden in den USA verkauft?

Nein. Eine kanadische Kapitalgesellschaft reicht Form 1120-F nicht allein deshalb ein, weil Kunden in den USA leben. Der Test des IRS für die Einreichung richtet sich stattdessen nach einer Geschäftstätigkeit in den USA, bestimmten Einkünften aus US-Quellen, auf die die Steuer nicht vollständig einbehalten wurde, einem Erstattungsantrag oder einer vorgeschriebenen Offenlegung nach dem Abkommen.

Das sind Ergebnisse für die US-Bundeseinkommensteuer. Ein Bundesstaat kann eigene Pflichten zur Einkommen-, Franchise- oder Sales Tax vorsehen; das Abkommen regelt Pflichten gegenüber Bundesstaaten nicht. Waren in den USA und Steuern der Bundesstaaten behandelt Bestände in den USA. Die T2-Erklärung einer kanadischen Kapitalgesellschaft bleibt eine getrennte Frage.

Wann betreibt eine kanadische Kapitalgesellschaft ein Gewerbe in den USA?

Arbeit in den USA kann dazu führen, dass eine kanadische Kapitalgesellschaft in den USA ein Gewerbe betreibt, auch ohne US-Gesellschaft oder Büro. Nach Angaben des IRS betreibt eine ausländische Kapitalgesellschaft, die in den USA für irgendeinen Zeitraum Dienstleistungen erbringt, im Allgemeinen ein Gewerbe in den USA; andere Tätigkeiten hängen von ihrer Dauer und den Umständen ab (Hinweise des IRS zur Einreichung).

Prüfen Sie, wer in die USA reist und was jede Person dort tut. Arbeitnehmer in den USA, eine Zweigniederlassung und Personen, die dort regelmäßig Verkäufe verhandeln oder erfüllen, spielen eine Rolle. Auch die Arbeit eines Vertreters oder Auftragnehmers in den USA kann zählen; sein Titel allein entscheidet das Ergebnis nicht. Bewahren Sie Reisedaten, Tätigkeitsbeschreibungen, Verträge und Nachweise darüber auf, wo Aufträge angenommen werden. Zu Quelle und steuerlicher Behandlung von Dienstleistungseinkünften siehe Wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden.

Auch Lagerbestände oder Fulfillment in den USA erfordern eine gesonderte Prüfung des Gewerbes; zu den Fragen rund um Lager und Bundesstaaten siehe Waren in den USA und Steuern der Bundesstaaten.

Ein Gewerbe in den USA ist eine niedrigere Hürde als eine Betriebsstätte nach dem Abkommen. Die Anleitung zu Form 1120-F verlangt eine Erklärung von einer ausländischen Kapitalgesellschaft, die in den USA ein Gewerbe betreibt, auch wenn ein Abkommen ihre Unternehmenseinkünfte befreit.

Wann hat die Kapitalgesellschaft eine Betriebsstätte in den USA?

Nach dem Abkommen zwischen Kanada und den USA gilt als Betriebsstätte in den USA im Allgemeinen eine feste Geschäftseinrichtung, durch die die kanadische Kapitalgesellschaft ihr Geschäft betreibt. Auch eine Person, die in den USA gewohnheitsmäßig Verträge im Namen der Kapitalgesellschaft abschließt, gilt als Betriebsstätte, es sei denn, die Regel für unabhängige Vertreter greift (Abkommen, Artikel V).

Die Dienstleistungsregeln können auch ohne Büro eine Betriebsstätte begründen. Eine Regel gilt, wenn eine Person in einem Zeitraum von zwölf Monaten mindestens 183 Tage in den USA Dienstleistungen erbringt und in diesem Zeitraum mehr als 50 % der Bruttoeinnahmen der Kapitalgesellschaft aus aktiver Geschäftstätigkeit aus den US-Leistungen dieser Person stammen. Die andere gilt, wenn die Kapitalgesellschaft in einem Zeitraum von zwölf Monaten 183 Tage oder länger Dienstleistungen in den USA für dasselbe oder ein zusammenhängendes Projekt für eine in den USA ansässige Person oder für einen Kunden mit einer Betriebsstätte in den USA erbringt, für die die Leistungen bestimmt sind (Abkommen, Artikel V(9)). Zählen Sie rollierende Zeiträume von zwölf Monaten, auch wenn sie über ein Steuerjahr hinausgehen.

Der Zugang zum Abkommen hängt außerdem von der Ansässigkeit und vom Artikel zur Einschränkung von Abkommensvorteilen ab. Die Gründung in Kanada allein belegt nicht jede Voraussetzung des Abkommens.

Müssen wir ohne Betriebsstätte trotzdem Form 1120-F und Form 8833 einreichen?

Ja, wenn die kanadische Kapitalgesellschaft in den USA ein Gewerbe betrieben hat und sich auf das Abkommen beruft, um Unternehmensgewinne von der US-Bundessteuer auszunehmen. Reichen Sie Form 1120-F ein, um die Abkommensbefreiung darzulegen, und fügen Sie Form 8833 bei, um die Position ohne Betriebsstätte offenzulegen (Anleitung des IRS; Vorschrift zur Offenlegung nach dem Abkommen).

Füllen Sie in Form 1120-F auf Seite 2 Punkt W(1) aus und fügen Sie Form 8833 bei; sie nennt den Abkommensartikel, die US-Steuerregel, die er ändert, die Grundlage für die Einschränkung von Abkommensvorteilen sowie die betroffenen Einkünfte und Tatsachen (Anleitung des IRS; Formular des IRS). Hat die Kapitalgesellschaft in den USA kein Gewerbe und keinen anderen Auslöser für eine Einreichung, reicht sie diese Formulare nicht allein ein, um das Fehlen einer Betriebsstätte zu belegen. Wurde US-Steuer einbehalten, ist ein Erstattungsantrag mit Form 1120-F ein gesonderter Grund zur Einreichung; siehe Einbehaltene US-Steuer zurückholen.

Warum eine vorsorgliche Form 1120-F einreichen?

Eine vorsorgliche Form 1120-F sichert der kanadischen Kapitalgesellschaft die Möglichkeit, Abzüge und Steuergutschriften geltend zu machen, falls der IRS später steuerpflichtige Unternehmenseinkünfte in den USA feststellt. Sie ist nützlich, wenn die Tätigkeit in den USA begrenzt ist oder die Kapitalgesellschaft davon ausgeht, dass Abkommensschutz gilt, die Tatsachen aber angefochten werden könnten (Anleitung des IRS; 26 CFR 1.882-4).

Kreuzen Sie auf Seite 1 das Feld für die vorsorgliche Erklärung an, füllen Sie die Punkte A–G und die vorgeschriebenen Fragen auf Seite 2 aus und fügen Sie Form 8833 bei, wenn Sie eine Abkommensbefreiung geltend machen. Ein bevollmächtigter Amtsträger (Officer) der Kapitalgesellschaft unterschreibt die Erklärung (Anleitung des IRS). Eine vorsorgliche Erklärung ersetzt keine vollständige Erklärung, wenn die Kapitalgesellschaft weiß, dass sie steuerpflichtige Einkünfte in den USA hat. Ohne eine rechtzeitige, richtige Erklärung können die meisten Abzüge und Steuergutschriften gegen die mit einem US-Geschäft verbundenen Einkünfte verloren gehen, sodass der IRS Steuer auf einer viel größeren Bemessungsgrundlage als dem Nettogewinn festsetzen kann.

Wann ist Form 1120-F fällig, und kann die Frist verlängert werden?

Die Fälligkeit hängt davon ab, ob die kanadische Kapitalgesellschaft in den USA ein Büro oder eine Geschäftsstelle unterhält, nicht einfach davon, ob sie Kunden in den USA oder eine Betriebsstätte nach dem Abkommen hat. Die Anleitung zu Form 1120-F legt diese allgemeinen Fristen fest:

Für manche Rumpfjahre und Jahresenden im Juni gelten Sonderregeln, und ein Wochenende oder gesetzlicher Feiertag verschiebt die Frist auf den nächsten Werktag. Eine Kapitalgesellschaft mit Büro in den USA kann im Allgemeinen die automatische Verlängerung nach Regulation 1.6081-5 nutzen, um bis zum 15. Tag des sechsten Monats einzureichen und zu zahlen; dazu fügt sie ihrer Erklärung eine Begleiterklärung bei. Für mehr Zeit zur Einreichung kreuzt sie bis zu diesem Tag in Form 7004 Zeile 4 an und erhält eine weitere Verlängerung um 4-Monats-Frist. Eine Kapitalgesellschaft ohne Büro in den USA kreuzt bis zum 15. Tag des sechsten Monats in Form 7004 Zeile 2 an, was im Allgemeinen eine Verlängerung der Einreichungsfrist um 6-Monats-Frist gewährt. Form 7004 verlängert die Frist zur Zahlung der Steuer nicht (Anleitung des IRS; Anleitung zu Form 7004).

Braucht die Kapitalgesellschaft eine EIN, und gilt Form 5472?

Eine kanadische Kapitalgesellschaft, die Form 1120-F einreicht, braucht eine eigene EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen). Hat sie keine, beantragen Sie sie mit Form SS-4; ein Antragsteller ohne Wohnsitz, Hauptgeschäftssitz, Büro oder Vertretung in den USA kann den Online-Antrag auf eine EIN nicht nutzen (Anleitung zu Form 1120-F; Anleitung zu Form SS-4). Die EIN eines Kunden ist nicht die EIN der Kapitalgesellschaft.

Form 5472 ist eine gesonderte Informationserklärung zu Geschäften mit nahestehenden Personen, nicht automatisch eine Folge kanadischen Eigentums. Eine ausländische Kapitalgesellschaft, die in den USA ein Gewerbe betreibt, braucht sie möglicherweise für meldepflichtige Geschäfte mit einer nahestehenden Person. Die Anleitung zu Form 5472 enthält eine Ausnahme, wenn die Kapitalgesellschaft keine Betriebsstätte in den USA hat und rechtzeitig Form 8833 einreicht. Eine weitere gilt nur, wenn beide Parteien keine US-Personen sind und ihre Geschäfte in keinem Steuerjahr Einkünfte aus US-Quellen, mit einem US-Geschäft verbundene Einkünfte oder einen diesen Einkünften zuzuordnenden Aufwand, Verlust oder Abzug erzeugen. Prüfen Sie jedes Geschäft und jede Ausnahme, bevor Sie annehmen, dass keine Form 5472 fällig ist.

Welche Form W-8BEN-E geben wir Kunden in den USA?

Eine kanadische Kapitalgesellschaft gibt einem anfordernden Zahlenden in den USA im Allgemeinen Form W-8BEN-E, um ihren Status als ausländische Einheit zu bescheinigen; sie gibt das Formular dem Zahlenden, nicht dem IRS. Die Kapitalgesellschaft muss die Einstufung der Einheit und die anderen anwendbaren Teile richtig ausfüllen, weil Form W-8BEN-E für sich nicht belegt, dass die Kapitalgesellschaft keine US-Steuer schuldet (Anleitung des IRS).

Bei einer vom Eigentümer geführten Gesellschaft berücksichtigt der Test zu Beteiligung und Gewinnverlagerung nach Artikel XXIX A sowohl, wem die Anteile gehören, als auch abziehbare Zahlungen an nicht qualifizierte Personen. Prüfen Sie einen anderen verfügbaren Test, wenn dieser nicht erfüllt ist; die Gründung in Kanada allein qualifiziert die Gesellschaft nicht. Wird Form W-8BEN-E durch eine Änderung unrichtig, informieren Sie den Zahlenden innerhalb von 30 Tage und legen Sie aktualisierte Unterlagen vor (Anleitung des IRS). Eine ausgefüllte Form W-8BEN-E ersetzt Form 1120-F oder Form 8833 nicht, wenn diese Einreichungen erforderlich sind. Hat ein Kunde Steuer einbehalten, siehe US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier.

Was gilt, wenn die Kapitalgesellschaft doch eine Betriebsstätte in den USA hat?

Die kanadische Kapitalgesellschaft reicht im Allgemeinen eine vollständige Form 1120-F ein und meldet die ihrer Betriebsstätte in den USA zuzurechnenden Gewinne. Das Abkommen erlaubt den USA, diese Gewinne zu besteuern, und lässt der Betriebsstätte zuzurechnende Aufwendungen zu; die Anleitung des IRS wendet auf das steuerpflichtige, mit einem US-Geschäft verbundene Einkommen einen US-Körperschaftsteuersatz des Bundes von 21 % an (Abkommen, Artikel VII).

Die Kapitalgesellschaft muss außerdem die Branch Profits Tax (US-Steuer auf Gewinne einer Zweigniederlassung), die Quellensteuer und eine mögliche Pflicht zu Form 5472 prüfen. Die kanadische Steuer bleibt getrennt; Abschnitt 126 kann im Rahmen seiner Grenzen eine Steuergutschrift für ausländische Unternehmenseinkünfte erlauben. Zur Berechnung der mit einem US-Geschäft verbundenen US-Einkünfte siehe Wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden.

Welche Strafen drohen, und wie beheben wir versäumte Jahre?

Eine verspätete Einreichung von Form 1120-F kann einen Zuschlag auf unbezahlte Steuer und, gravierender, den Verlust von Abzügen und Steuergutschriften gegen Einkünfte aus dem US-Geschäft auslösen. Die Anleitung des IRS nennt einen allgemeinen Verspätungszuschlag von 5 % der unbezahlten Steuer für jeden angefangenen Monat, bis zu 25 %. Ein gesonderter Mindestzuschlag kann gelten, wenn eine Erklärung mehr als 60 Tage verspätet ist; ein triftiger Grund kann den Zuschlag entfallen lassen. Eine vorgeschriebene Form 8833, die eine Kapitalgesellschaft auslässt, kann einen Zuschlag von US$10.000 pro Verstoß nach sich ziehen (IRS Form 8833). Eine vorgeschriebene Form 5472, die nicht eingereicht oder nicht durch Unterlagen belegt ist, kann einen Zuschlag von US$25.000 nach sich ziehen, mehr noch, wenn der Verstoß nach einem Schreiben des IRS fortdauert (Anleitung des IRS).

Für die meisten Abzüge und Steuergutschriften erlaubt 26 CFR 1.882-4 eine erste vorgeschriebene Erklärung oder eine Erklärung nach einem unmittelbar vorangegangenen, eingereichten Jahr innerhalb von 18 Monaten nach ihrem gewöhnlichen Fälligkeitstag. Nach einem fehlenden Vorjahr kann ein Schreiben des IRS diesen Zeitraum verkürzen. Ein Verzicht ist nur möglich, wenn die Tatsachen ein vernünftiges, gutgläubiges Versäumnis zeigen; wer eine vorgeschriebene Erklärung wissentlich auslässt, erfüllt das nicht.

Rekonstruieren Sie jedes versäumte Jahr gesondert: Umsätze und Einkünfte in den USA, Arbeitstage von Personal und Auftragnehmern, Verträge, Geschäftsräume und Warenbestände in den USA, Geschäfte mit nahestehenden Personen, einbehaltene Steuer, frühere Erklärungen und jedes Schreiben des IRS. Bestimmen Sie dann für jedes Jahr, ob eine vollständige oder vorsorgliche Form 1120-F und Form 8833 oder 5472 erforderlich war. Reichen Sie fehlende Erklärungen zügig ein und sichern Sie die Nachweise für einen Antrag wegen triftigen Grundes oder Verzichts. Mehrere versäumte Jahre oder ein Schreiben des IRS rechtfertigen Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Geldbeträge sind US-Dollar. Eine kanadische Kapitalgesellschaft erzielt US$200.000 von Kunden in den USA und gibt US$40.000 für deren Betreuung aus. Ihr Arbeitnehmer arbeitet fünf Tage im Büro eines in den USA ansässigen Kunden; die übrige Arbeit und die Vertragsentscheidungen erfolgen in Kanada. Angenommen wird, dass die Kapitalgesellschaft die Regeln des Abkommens zu Ansässigkeit und Einschränkung von Abkommensvorteilen erfüllt, kein Büro und keinen abhängigen Vertreter in den USA hat und dass der kurze Besuch ein Gewerbe in den USA, aber keine Betriebsstätte in den USA begründet.

Die Kapitalgesellschaft reicht Form 1120-F ein und fügt Form 8833 bei, um geltend zu machen, dass ihre Unternehmensgewinne nach dem Abkommen in den USA nicht steuerpflichtig sind. Eine vorsorgliche Einreichung sichert die Abzüge, falls der IRS die Tatsachen später bestreitet. US$200.000 minus US$40.000 ergibt US$160.000, doch diese Differenz ist nicht automatisch steuerpflichtiger US-Gewinn; die Frage nach dem Abkommen kommt zuerst. Erbringt die Kapitalgesellschaft stattdessen für diesen in den USA ansässigen Kunden 190 Tage in einem rollierenden Zeitraum von zwölf Monaten Dienstleistungen im selben Projekt, gilt sie nach Artikel V(9)(b) als mit einer Betriebsstätte in den USA. Sie meldet dann die dieser Betriebsstätte zuzurechnenden Gewinne in Form 1120-F; die Differenz von US$160.000 allein misst diese Gewinne nicht. Die Kapitalgesellschaft reicht außerdem ihre kanadische T2 ein.

Anders bei Ihnen?

• Sie wählen eine Rechtsform vor dem Verkauf: Vergleichen Sie kanadische Kapitalgesellschaft, US LLC und US-Kapitalgesellschaft in Geschäft in den USA aus Kanada.
• Ihre Kapitalgesellschaft besitzt eine US LLC: siehe Kanadischer Eigentümer einer US LLC.
• Sie halten Waren in Lagern in den USA: prüfen Sie Waren in den USA und Steuern der Bundesstaaten.
• Sie verkaufen ohne Waren in den USA und brauchen eine Antwort zur Sales Tax: siehe Ausländische Verkäufer und US Sales Tax.
• Sie brauchen die kanadische Seite der Erklärung: siehe T2-Erklärung Ihrer Kapitalgesellschaft einreichen und GST/HST-Registrierung.
• Sie haben Personal in den USA, in den USA abgeschlossene Verträge, mehrere versäumte Jahre oder ein Schreiben des IRS: Stellen Sie Umsätze nach Jahr, Arbeitstage in den USA, Vertragsunterlagen, Kopien von Form W-8BEN-E und jede EIN zusammen und holen Sie dann Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.