Enviar empregados do Canadá para trabalhar nos EUA: impostos

Os empregados devem imposto nos EUA por algumas semanas de trabalho?

A remuneração do trabalho nos EUA pode ser tributada desde o primeiro dia. Os Artigos XV e XXIX do tratado dão alívio federal a residentes do Canadá, mas mantêm a tributação dos EUA sobre os próprios cidadãos americanos.

Conte a remuneração pelas funções exercidas nos EUA, não o salário canadense inteiro. Para o salário comum, divida pelos dias úteis trabalhados nos EUA em relação a todos os dias úteis pagos; alguns benefícios seguem outra regra. Conte todos os dias de presença nos EUA, inclusive os dias sem trabalho. O pagamento da fatura da empresa por um cliente não faz dele, por si só, o pagador do salário; veja se uma filial ou empresa afiliada nos EUA paga ou arca com o custo. Para as declarações pessoais, veja Trabalhar dos dois lados da fronteira.

Uma estadia mais longa pode tornar o empregado residente dos EUA pela lei interna. Se ele também for residente do Canadá, aplique a regra de desempate de residência do Artigo IV antes de invocar o Artigo XV.

Precisamos de folha de pagamento dos EUA ou de retenção federal nesses dias?

Em geral, o salário do trabalho nos EUA de um empregado não residente de um empregador estrangeiro exige retenção federal e declaração ao IRS. As deduções da folha canadense não eliminam essa obrigação.

Prepare o Form 8233 antes do primeiro pagamento nos EUA. Um certificado de cobertura canadense comprova a isenção das contribuições de Social Security e Medicare dos EUA, quando o empregado se qualifica. Confira a retenção estadual e o imposto de seguro-desemprego à parte.

Os estados seguem o tratado ou tributam desde o primeiro dia?

A isenção do tratado sobre salários vale para o imposto federal; os estados podem tributar o trabalho feito dentro deles. Nova York pode tributar a remuneração de não residentes pelo trabalho feito em Nova York e exige que empregadores que fazem negócios no estado retenham o imposto (regras de retenção).

Pela política de Nova York de de 14 dias, o empregador que se qualifica não recebe multa por deixar de reter, mas os salários continuam tributáveis. Se os dias de trabalho passarem do limite ou a missão mudar, a retenção começa nos salários de Nova York pagos depois. O Form 8233 não resolve o imposto estadual. Nova York informa que a renda corporativa isenta pelo tratado pode sofrer o imposto de franquia do estado quando as regras de nexus estadual se aplicam. Para o registro, veja Empregados em outro estado.

Quando as visitas de empregados criam um estabelecimento permanente?

Primeiro, veja se a corporação tem direito aos benefícios do tratado pelo Artigo XXIX A. Ser constituída no Canadá, por si só, não resolve a questão. O Artigo V do tratado tem vários testes de estabelecimento permanente:

No teste do projeto, conte um dia de serviços nos EUA uma única vez, mesmo com vários empregados; exclua os dias sem serviços. O teste abrange clientes residentes nos EUA ou o estabelecimento permanente de outro cliente nos EUA, quando os serviços dizem respeito a ele. O Artigo VII permite que os EUA cobrem imposto federal sobre o lucro atribuível ao estabelecimento permanente da empresa nos EUA.

A obrigação de declarar pode começar antes do imposto. O IRS informa que serviços prestados nos EUA podem criar uma atividade comercial nos EUA antes de existir um estabelecimento permanente. O Form 1120-F pode então ser exigido mesmo sem imposto federal sobre lucro nos EUA. Em geral, ele vence em o dia 15 do sexto mês após o fim do ano sem escritório nos EUA, ou em o dia 15 do quarto mês após o fim do ano com escritório. Para decidir se declara e como informar o tratado, veja Declaração de imposto dos EUA de uma corporação canadense.

As deduções canadenses de imposto de renda, CPP e EI continuam?

As deduções canadenses muitas vezes continuam numa missão temporária nos EUA, mas cada uma tem a sua regra. A orientação da CRA sobre emprego fora do Canadá diz que o imposto de renda canadense ainda pode precisar ser descontado; o empregado que espera um crédito canadense por imposto estrangeiro pode pedir uma carta de autorização para reduzir os descontos.

Para o trabalhador normalmente coberto no Canadá e enviado aos EUA pela mesma empregadora, o acordo de previdência social pode manter a cobertura do CPP numa missão com duração prevista de no máximo 60 meses. O acordo não define o EI. Para empregados de Quebec, confira o QPP e o QPIP e peça o certificado Quebec–EUA.

A retenção não recolhida pode atingir pessoas físicas. Pelo IRC §6672, o diretor ou administrador responsável que deixa de pagar de propósito o imposto retido nos EUA pode ter de pagar uma multa igual a esse valor; em geral, o prazo de cobrança é de 10 anos após o lançamento. Pela Income Tax Act §227.1, os administradores canadenses podem responder pelas deduções de imposto de renda não recolhidas, sujeitas às condições legais de recuperação, à diligência devida e a processos iniciados em até 2 anos depois de deixarem de ser administradores.

Que registros dos dias nos EUA devemos guardar?

Registre, para cada empregado, dias de presença, dias de trabalho, local, projeto, cliente e remuneração. Guarde folhas de ponto, folha de pagamento, designações, faturas, rateios de custos, o Form 8233 e os certificados de cobertura.

Acompanhe os dias de cada projeto entre empregados e anos.

Exemplo

Valores ilustrativos; todos os valores em dólares dos EUA.

Técnico: 20 dias em Michigan

Um residente do Canadá para fins do tratado, que não é cidadão dos EUA, recebe US$8.000 por 20 dias de trabalho em Michigan. Se esse for todo o pagamento pelo trabalho nos EUA no ano-calendário, o teste de valor do tratado o isenta do imposto de renda federal dos EUA. Para parar a retenção federal, o empregado elegível entrega o Form 8233 ao empregador; o empregador confere a folha de Michigan. O imposto de renda canadense e o CPP em geral continuam se as condições da CRA forem atendidas; o EI depende de o trabalho ser segurável nos EUA.

Engenheiro: 190 dias em um projeto nos EUA

Um engenheiro presta serviços em 190 dias dentro de 12 meses para o projeto conexo de um cliente residente nos EUA. Supondo que a corporação tenha direito aos benefícios do tratado, ela cumpre o teste de estabelecimento permanente por serviços do tratado. Ela entrega o Form 1120-F e calcula o imposto dos EUA sobre o lucro atribuível a esse estabelecimento. A remuneração do empregado exige uma análise própria de tratado e de retenção.

Empregado: 20 dias em Nova York

Um empregado trabalha 20 dias em Nova York e recebe US$8.000 por esse trabalho. O teste de valor do tratado pode afastar o imposto de renda federal, mas Nova York pode tributar a remuneração desse trabalho. Com 20 dias, o empregador não pode usar a política de 14 dias de Nova York; se fizer negócios no estado, ele retém sobre os salários de Nova York mesmo com o Form 8233.

É diferente no seu caso?

• O empregado mora em um país e trabalha com regularidade no outro: veja Contratar um empregado do outro lado da fronteira.
• Você precisa registrar a folha de pagamento em um estado: veja Empregados em outro estado.
• Sua empresa tem um estabelecimento permanente nos EUA ou uma atividade nos EUA protegida pelo tratado: veja Declaração de imposto dos EUA de uma corporação canadense.
• O empregado precisa entregar uma declaração pessoal: veja Trabalhar dos dois lados da fronteira.
• Anos passados de projetos nos EUA não foram declarados: veja Declarações dos EUA não entregues por uma corporação canadense.
• Há vários estados, empresas relacionadas ou rateios de custos: busque ajuda com impostos entre países antes de decidir onde reter e declarar.