Arbeitnehmer über die Grenze einstellen: USA und Kanada

Welche Lohnabrechnungsregeln gelten, wenn der Arbeitnehmer über die Grenze arbeitet?

Entscheidend ist zunächst, wo der Arbeitnehmer die Arbeit tatsächlich ausübt. Ein ausländischer Arbeitgeber kann in diesem Land zum Lohnsteuereinbehalt und zu Meldungen verpflichtet sein. Gründungsort, Bankkonto und Zahlungswährung entscheiden darüber nicht. Löhne für Arbeit in den USA können dem US-Einbehalt und US-Beschäftigungssteuern unterliegen. Ein nicht in Kanada ansässiger Arbeitgeber mit einem Arbeitnehmer in Kanada hat in der Regel kanadische Pflichten zu Einbehalt, Abführung und Meldung (IRS: Löhne bei ausländischem Arbeitgeber; CRA: T4001).

Trennen Sie vor der Wahl der Lohnabrechnung drei Fragen: Wo findet jeder Arbeitstag statt? Welches Land deckt Renten- oder Sozialversicherungsbeiträge ab? Und welcher Bundesstaat oder welche Provinz bestimmt die örtlichen Abzüge? Das Sozialversicherungsabkommen zwischen den USA und Kanada weist den Rentenschutz in der Regel dem Land der Arbeit zu, mit einer Ausnahme für vorübergehende Entsendungen. Es regelt weder den Einkommensteuereinbehalt noch die kanadische Arbeitslosenversicherung (Employment Insurance, EI) noch die Pflichten der Bundesstaaten und Provinzen.

Bei kurzen Aufenthalten kann Artikel XV des Abkommens dazu führen, dass Löhne nur im Ansässigkeitsland des Arbeitnehmers steuerpflichtig sind. Das gilt, wenn die Vergütung im Arbeitsland $10.000 in der Währung dieses Landes nicht übersteigt, oder wenn der Aufenthalt höchstens 183 Tage in einem beliebigen 12-Monats-Zeitraum, der im Geschäftsjahr beginnt oder endet dauert und die Vergütung weder von einem dort ansässigen Arbeitgeber gezahlt noch von einer örtlichen Betriebsstätte getragen wird. Die Tie-Breaker-Regel nach Artikel IV kann die Abkommensansässigkeit ändern. Eine Abkommensbefreiung allein beendet den Lohneinbehalt nicht. Nutzen Sie das unten genannte Entlastungsverfahren.

Kann ein kanadisches Unternehmen einen US-Arbeitnehmer ohne US-Gesellschaft einstellen?

Ja, ein kanadisches Unternehmen kann in der Regel direkter Arbeitgeber bleiben und sich für die US-Lohnabrechnung registrieren. Die Registrierung für die US-Lohnabrechnung verlangt für sich nicht die Gründung einer US-Kapitalgesellschaft. Ob der Arbeitnehmer weitere US-Unternehmenssteuer- oder Registrierungspflichten auslöst, ist eine getrennte Frage, die von den Tatsachen abhängt (IRS: Löhne bei ausländischem Arbeitgeber; IRS: Employer Identification Number).

Der kanadische Arbeitgeber muss Löhne für Arbeit in den USA als US-Löhne abrechnen, wenn die anwendbaren Regeln das verlangen. Nach Angaben des IRS unterliegt Arbeit in den USA für einen ausländischen Arbeitgeber in der Regel dem Einbehalt für Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare sowie der bundesweiten Arbeitslosensteuer (FUTA), sofern keine Ausnahme greift (IRS: Social Security und Medicare; IRS: Arbeitslosensteuer). Ein in den USA vor Ort eingestellter Arbeitnehmer gilt nach dem Sozialversicherungsabkommen in der Regel nicht als vorübergehend aus Kanada entsandt.

Zur Unternehmensteuer und zur Wahl der Rechtsform lesen Sie Kanadisches Unternehmen expandiert in die USA.

Welche US-Konten brauchen Sie vor der ersten Gehaltszahlung?

Besorgen Sie eine bundesweite EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Arbeitgeber, Employer Identification Number). Prüfen Sie dann vor der Zahlung an den Arbeitnehmer die Anforderungen des Arbeitsstaats zu Einbehalt, Arbeitslosenversicherung, Lohnmeldung und Meldung neuer Mitarbeiter. Ein kanadisches Unternehmen mit Hauptsitz außerhalb der USA kann die EIN im internationalen Verfahren des IRS mit Form SS-4 oder telefonisch beantragen (IRS: EIN).

Den üblichen Ablauf der Einrichtung in den USA beschreibt US-Lohnabrechnung einrichten. Arbeitet der Arbeitnehmer auch in einem anderen Bundesstaat, lesen Sie Mitarbeiter in einem anderen Bundesstaat.

Kann ein US-Unternehmen einen Arbeitnehmer in Kanada direkt einstellen?

Ja. Das US-Unternehmen kann den Arbeitnehmer in der Regel direkt beschäftigen und sich bei der CRA als nicht in Kanada ansässiger Arbeitgeber registrieren. Nach Angaben der CRA haben nicht in Kanada ansässige Arbeitgeber mit Arbeitnehmern, die in Kanada Leistungen erbringen, dieselben kanadischen Pflichten zu Einbehalt, Abführung und Meldung wie in Kanada ansässige Arbeitgeber (CRA: T4001).

Eine US-Lohnabrechnung allein erfüllt diese kanadischen Pflichten nicht. Auch die Bescheinigung der CRA für nicht in Kanada ansässige Arbeitgeber hilft bei einem Arbeitnehmer, der in Kanada wohnt und arbeitet, normalerweise nicht: Die von der CRA beschriebene Befreiung gilt für qualifizierende nicht in Kanada ansässige Arbeitnehmer, die nur begrenzte Zeit in Kanada arbeiten und die Abkommensbedingungen erfüllen (CRA: T4001). Ob der Arbeitnehmer kanadische Unternehmensteuer auslöst oder eine Entscheidung zur Rechtsform nötig macht, behandelt US-Unternehmen expandiert nach Kanada.

Die kanadische Lohnabrechnung beendet US-Pflichten nicht automatisch. Gewöhnliche Arbeit in Kanada fällt nicht unter die bundesweite US-Arbeitslosensteuer, selbst bei einem US-Staatsbürger, der für einen amerikanischen Arbeitgeber arbeitet: Das Gesetz nimmt Arbeit in einem Nachbarland mit einem US-Abkommen zur Arbeitslosenversicherung aus, und Kanada hat ein solches Abkommen (US Code: Definition der FUTA-Beschäftigung; US-Arbeitsministerium: Abkommen). Bei einem US-Staatsbürger oder in den USA Ansässigen prüfen Sie den US-Einkommensteuereinbehalt gesondert. Eine Ausnahme kann gelten, wenn das kanadische Recht einen Einkommensteuereinbehalt verlangt (IRS: Einkommensteuereinbehalt). Prüfen Sie Social Security und Medicare nach dem Abkommen zum Versicherungsschutz.

Wie eröffnet ein US-Arbeitgeber ein kanadisches Lohnabrechnungskonto?

Beantragen Sie über die Registrierung der CRA für nicht in Kanada ansässige Unternehmen eine BN (Business Number, kanadische Unternehmensnummer) und ein Konto für Lohnabzüge (RP-Konto). Ein Unternehmen, das außerhalb Kanadas gegründet wurde oder dort sitzt, kann beides im selben Online-Antrag beantragen. Die CRA nennt außerdem den Postweg oder Faxweg mit Form RC1, wenn die Online-Registrierung nicht möglich ist (CRA: Registrierung nicht ansässiger Unternehmen).

Sammeln Sie vor der Registrierung den rechtlichen Namen und die Adresse des Unternehmens, Angaben zu Eigentümern und Kontakten, den Starttermin und den Arbeitsort des Arbeitnehmers sowie den erwarteten ersten Zahltag. Besorgen Sie dann die SIN (Social Insurance Number, kanadische Sozialversicherungsnummer) des Arbeitnehmers und seine ausgefüllten Formulare TD1 des Bundes und, wo nötig, der Provinz. Bestimmen Sie die Beschäftigungsprovinz und berechnen Sie die Abzüge vor der ersten Zahlung (CRA: T4001). Die Registrierung für die Lohnabrechnung klärt nicht von selbst die Registrierung für GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) oder die Körperschaftsteuer. Das hängt von getrennten Tatsachen ab.

Welche kanadische Steuer, welche CPP- und EI-Beiträge sind abzuziehen, und welche Provinz gilt?

Für Arbeit in Kanada zieht ein US-Arbeitgeber in der Regel kanadische Einkommensteuer und EI-Beiträge ab, wenn die Beschäftigung versicherungspflichtig ist. Die CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung) braucht eine gesonderte Prüfung. Ohne Geschäftsstelle in Kanada kann der zeichnungsberechtigte Vertreter des Arbeitgebers mit Form CPT13 freiwillige CPP-Deckung für berechtigte Arbeitnehmer beantragen, die in der Regel außerhalb von Québec wohnen und arbeiten. Der Arbeitgeber legt den Beginn der Deckung fest. Nach Angaben der CRA kann die genehmigte Regelung nicht widerrufen werden. Kommt die kanadische Deckung nicht zustande, weist das Sozialversicherungsabkommen die US-Deckung zu. Hat der Arbeitgeber eine Geschäftsstelle in Kanada oder wurde der Arbeitnehmer vorübergehend aus den USA entsandt, prüfen Sie die geltenden Regeln zum Rentenschutz. Der Arbeitgeber zahlt seine vorgeschriebenen CPP- und EI-Anteile (CRA: Form CPT13; SSA: Abkommen, Artikel V).

Prüfen Sie die EI gesondert, wenn auch die US-Arbeitslosenversicherung gilt: Die kanadische EI schließt Beschäftigung aus, für die Beiträge nach dem Arbeitslosenversicherungsrecht eines US-Bundesstaates zu zahlen sind. Nutzen Sie den Lohnrechner oder die Tabellen der CRA für den jeweiligen Zahlungszeitraum und die jeweilige Provinz. Die Wohnadresse des Arbeitnehmers legt die Beschäftigungsprovinz nicht allein fest (CRA: T4001; CRA: Beschäftigungsprovinz).

Gilt die Lohnabrechnung in Québec, registrieren Sie sich online oder mit Form LM-1-V bei Revenu Québec für Abzüge an der Quelle. Behalten Sie die Einkommensteuer von Québec, QPP und QPIP wie vorgeschrieben ein und reichen Sie die RL-1-Bescheinigungen und die RL-1-Zusammenfassung bis der letzte Tag im Februar nach dem Kalenderjahr, auf das sich die Bescheinigungen beziehen ein. Ein RP-Konto bei der CRA allein deckt diese Meldungen nicht ab (Revenu Québec: Registrierung; RL-1-Einreichung; CRA: Abzüge in Québec). Den allgemeinen kanadischen Zahlungsablauf finden Sie unter Lohnabrechnung durchführen.

Was ändert sich bei Social Security, Medicare oder CPP nach einem Umzug oder einer vorübergehenden Entsendung?

Das Sozialversicherungsabkommen zwischen den USA und Kanada unterstellt einen Arbeitnehmer in der Regel dem Rentensystem des Landes, in dem er arbeitet. Ein qualifizierter Arbeitnehmer, der normalerweise in einem Land beschäftigt und versichert ist und von einem Arbeitgeber mit Geschäftsstelle dort für denselben Arbeitgeber (oder ein qualifiziertes verbundenes Unternehmen) im anderen Land arbeiten soll, kann im Heimatsystem bleiben, wenn die Entsendung voraussichtlich höchstens 60 Monate dauert. Das entsendende Land stellt als Nachweis für die Befreiung vom anderen System eine Versicherungsbescheinigung aus (SSA: Abkommen, Artikel V und Verwaltungsvereinbarung).

Eine Entsendung, die voraussichtlich die übliche Grenze überschreitet, oder eine Entsendung durch einen Arbeitgeber ohne Geschäftsstelle im Entsendeland braucht die vorherige gegenseitige Zustimmung der zuständigen Behörden beider Länder, damit die Deckung des Entsendelands bleibt (SSA: Abkommen, Artikel V).

Für Arbeit in den USA wenden Sie zuerst das Sozialversicherungsabkommen an: Es weist den Rentenschutz in der Regel den USA zu. Die kanadische CPP kann statt Social Security und Medicare weiterlaufen, wenn eine Ausnahme des Abkommens greift, etwa eine qualifizierende vorübergehende Entsendung mit einer kanadischen Versicherungsbescheinigung. Prüfen Sie kanadische EI und Einkommensteuereinbehalt gesondert nach den jeweiligen Regeln (SSA: Abkommen; CRA: Beschäftigung außerhalb Kanadas).

Welche Einzahlungen, Erklärungen und Jahresbescheinigungen folgen?

Sobald der Arbeitgeber registriert ist, löst jede Zahlung an den Arbeitnehmer wiederkehrende Pflichten zu Einzahlung und Meldung aus. Ein Lohnabrechnungskonto ist nur der Anfang. Stimmen Sie die Einzahlungen mit den vierteljährlichen oder jährlichen Erklärungen und mit der Jahresbescheinigung des Arbeitnehmers ab (IRS: Publication 15; CRA: T4001).

Verspätete US-Einzahlungen können je nach Verzug und Mitteilung 2 % bis 15 % nach sich ziehen. Die CRA wendet auf verspätete Abführungen über C$500 in der Regel 3 % bis 10 % an. Bei wiederholtem wissentlichem oder grob fahrlässigem Versäumnis steigt der Satz auf 20 % (IRS: Strafen bei verspäteter Einzahlung; CRA: verspätete Abführungen).

Besondere US-Regeln können gelten, wenn der Arbeitnehmer in den USA nicht steuerlich ansässig ist und eine Abkommensbefreiung beansprucht. Der Arbeitnehmer unterschreibt Form 8233 für jedes Steuerjahr. Der Arbeitgeber unterschreibt seine Annahme, schickt dem IRS innerhalb von 5 Tage eine Kopie und wartet nach dem Versand mindestens 10 Tage, bevor er den Einbehalt beendet. Melden Sie befreite Löhne auf Form 1042 und Form 1042-S statt in Box 1 von Form W-2 (IRS: Anleitung zu Form 8233; IRS: Publication 515). Klären Sie zuvor die steuerliche Ansässigkeit des Arbeitnehmers und die beanspruchte Befreiung.

Wann muss sich die Lohnabrechnung ändern, wenn ein bestehender Arbeitnehmer umzieht?

Beurteilen Sie die Lage neu, bevor Sie die erste Zahlung für Arbeit im neuen Land leisten. Zieht ein Arbeitnehmer aus Ontario nach Texas und arbeitet dort, erfüllt die kanadische Lohnabrechnung allein möglicherweise die US-Pflichten nicht. Prüfen Sie die Pflichten als Arbeitgeber auf Bundesebene und in Texas. Testen Sie dann gesondert, ob kanadische CPP, EI oder Einkommensteuereinbehalt weiterlaufen. Halten Sie Arbeitsdaten, Wohnsitz des Arbeitnehmers, den kanadischen Meldeort, die Zahlungsquelle und jede Versicherungsbescheinigung fest. Ein Umzug kann nur einen Teil eines Zahlungszeitraums betreffen (IRS: Löhne bei ausländischem Arbeitgeber; CRA: Beschäftigung außerhalb Kanadas).

Fragen Sie, ob der Umzug vorübergehend ist, ob derselbe Arbeitgeber den Arbeitnehmer entsandt hat und ob eine Versicherungsbescheinigung vorliegt. Klären Sie auch, ob der Arbeitnehmer das frühere Land beruflich besuchen wird. Die Bescheinigung für kanadische Arbeitgeber bei kurzen Besuchen betrifft qualifizierende nicht in Kanada ansässige Arbeitnehmer und befreit die reguläre kanadische Vergütung eines in Kanada ansässigen Arbeitnehmers nicht (CRA: T4001). Arbeitsbesuche eines Arbeitnehmers in Kanada können nach dem Arbeitgeberleitfaden der CRA einen Lohneinbehalt auslösen. Der gesonderte Ratgeber zu Dienstleistungen behandelt Honorare an ein nicht in Kanada ansässiges Unternehmen (CRA: Hinweise zu Regulation 105).

Für einen abkommensbefreiten, in den USA ansässigen Arbeitnehmer, der Kanada besucht, kann ein qualifizierender US-Arbeitgeber bei der CRA mit Form RC473 eine Bescheinigung beantragen, die mindestens 30 Tage vor der Arbeit in Kanada eingehen muss. Der Arbeitnehmer muss im Kalenderjahr weniger als 45 Tage in Kanada arbeiten oder sich weniger als 90 Tage in einem beliebigen 12-Monats-Zeitraum, der die Zahlung einschließt dort aufhalten. Die Bescheinigung gilt bis zu zwei Kalenderjahre. Andernfalls kann der Arbeitnehmer (oder der bevollmächtigte Arbeitgeber) mit Form R102-R mindestens 30 Tage vor Arbeitsbeginn oder erster Zahlung eine Befreiung nach Regulation 102 beantragen. Keine der beiden Entlastungen deckt die gewöhnliche Vergütung eines in Kanada ansässigen Arbeitnehmers (CRA: Bescheinigung; CRA: Befreiung).

Wer schuldet die Lohnsteuer, wenn ein Dritter den Arbeitnehmer beschäftigt oder bezahlt?

Der Vertrag und das tatsächliche Arbeitgeberverhältnis bestimmen, wer meldet und einzahlt. Die Zahlung an einen Vermittler überträgt die Steuerhaftung des Arbeitgebers nicht von selbst. Laut IRS bleibt ein Arbeitgeber, der einen Lohnabrechnungsdienstleister nutzt, in der Regel für Einzahlungen und Erklärungen verantwortlich. Bestimmte förmlich benannte Beauftragte oder zertifizierte Modelle unterliegen anderen Haftungsregeln (IRS: Publication 15). Auch die CRA sagt, dass ein Arbeitgeber für Richtigkeit, Saldo und Frist einer T4-Erklärung verantwortlich bleibt, wenn ein Dienstleister sie einreicht (CRA: RC4120). In Québec kann ein Lohnabrechnungsdienst, der die Lohnzahlung veranlasst oder bewirkt, selbst für Abzüge an der Quelle mithaften, nach Abschnitt 24.0.3 des Tax Administration Act.

Behauptet ein Employer of Record (Anbieter, der rechtlich als Arbeitgeber auftritt), der rechtliche Arbeitgeber zu sein, besorgen Sie den Arbeitsvertrag, den auf den Gehaltsabrechnungen genannten Arbeitgeber, die verwendeten Steuerkontonummern sowie Nachweise über Einzahlungen und Jahresbescheinigungen. Prüfen Sie die Gestaltung in beiden Ländern und im Arbeitsstaat oder in der Arbeitsprovinz, bevor Sie die Lohnabrechnung des Vermittlers als Erfüllung Ihrer eigenen Pflichten behandeln. Ein Vertrag mit einem Lohnabrechnungsdienst und ein Vertrag, der den rechtlichen Arbeitgeber ändert, haben unterschiedliche Folgen (IRS: Modelle mit Drittzahlern).

Schulden aus der Lohnabrechnung können Personen persönlich treffen. Ein US-Einzelunternehmer schuldet die Beschäftigungssteuern des Unternehmens unmittelbar. Ein General Partner kann für Schulden haften, die während seiner Zeit als Gesellschafter entstanden sind, wie das Recht von New York und Ontario zeigt. Bei Limited Liability Partnerships gelten andere Regeln (IRS: Einzelunternehmer). Nach Internal Revenue Code Abschnitt 6672 kann ein Amtsträger (Officer), Direktor, Gesellschafter oder eine andere Person, die über einbehaltene Steuern verfügt und sie vorsätzlich nicht zahlt, einen Strafzuschlag in Höhe von die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers schulden. Die Beitreibung durch den IRS läuft in der Regel 10 Jahre nach der Festsetzung, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen (IRS: Strafe; 26 USC 6502). Direktoren einer kanadischen Kapitalgesellschaft zum Zeitpunkt des Versäumnisses können nicht abgeführte Einbehalte, CPP und EI sowie Zinsen und Strafzuschläge schulden, nach Income Tax Act Abschnitt 227.1, CPP Abschnitt 21.1 und Employment Insurance Act Abschnitt 83. Die kanadische Beitreibungsklage muss innerhalb von zwei Jahre beginnen, nachdem die Person zuletzt Direktor war. Gesetzliche Voraussetzungen der Beitreibung und ein Einwand der gebotenen Sorgfalt gelten.

Québec hat eine eigene Regel für Direktoren nach den Abschnitten 23–24.0.2 des Tax Administration Act. Direktoren können nicht abgeführte Steuer von Québec, QPP, QPIP und Arbeitgeberbeiträge schulden. Bei Einkommensteuer, die für einen in Kanada ansässigen Arbeitnehmer nie einbehalten wurde, schulden sie in der Regel die zugehörigen Zinsen und Strafzuschläge, aber nicht diese nicht einbehaltene Steuer selbst. Revenu Québec muss einen Direktor innerhalb von zwei Jahre festsetzen, nachdem er zuletzt Direktor war. Gesetzliche Voraussetzungen der Beitreibung sowie Einwände der gebotenen Sorgfalt oder fehlender Kenntnis.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar. Ein Unternehmen aus Toronto stellt eine Person ein, die nur in New York wohnt und arbeitet, bei einem Jahresgehalt von US$60.000, gezahlt als US$5.000 pro Monat. Das Unternehmen aus Toronto kann direkter Arbeitgeber bleiben. Vor der ersten Gehaltszahlung besorgt es eine IRS-EIN, prüft die Registrierung für Einbehalt und Arbeitslosenversicherung in New York, sammelt Form W-4 ein und richtet die US-Einzahlungen ein. Getrennt davon meldet es den neuen Arbeitnehmer innerhalb von 20 Tage nach dem Einstellungsdatum in New York (New York: Mitarbeiter einstellen). Es hält jeden Arbeitstag in New York fest, meldet die US-Löhne über die jeweiligen US-Lohnerklärungen und Form W-2 und prüft, ob für diesen Arbeitnehmer eine kanadische CPP- oder EI-Regel gilt. Das Beispiel berechnet keine Steuer und unterstellt nicht, dass die Einstellung allein die steuerliche Lage des Unternehmens in den USA klärt.

Bei Ihnen anders?

• Ihr US-Arbeitnehmer arbeitet auch in Kanada: Für diese Arbeitstage kann ein kanadischer Lohneinbehalt gelten. Prüfen Sie den Arbeitgeberleitfaden der CRA für Ihr Arbeitsmuster.
• Ihr US-Arbeitnehmer arbeitet in mehr als einem Bundesstaat: siehe Mitarbeiter in einem anderen Bundesstaat.
• Die Lohnabrechnung in Québec gilt: Registrieren Sie sich bei Revenu Québec und reichen Sie neben dem CRA-T4 auch RL-1-Bescheinigungen ein.
• Ihr kanadisches Unternehmen hat möglicherweise eine steuerliche Präsenz in den USA: siehe Kanadisches Unternehmen expandiert in die USA.
• Ihr US-Unternehmen hat möglicherweise eine steuerliche Präsenz in Kanada: siehe US-Unternehmen expandiert nach Kanada.
• Der Arbeitnehmer muss grenzüberschreitende Löhne persönlich melden: siehe In den USA für einen Arbeitgeber im Ausland arbeiten oder Über die Grenze arbeiten.
• Der Arbeitnehmer ist möglicherweise ein Auftragnehmer und kein Arbeitnehmer: siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten oder Prüfungen der kanadischen Lohnabrechnung und Statusentscheidungen.
• US-Einzahlungen oder -Erklärungen wurden bereits versäumt: siehe Rückstand bei Lohnsteuern.
• Sie entscheiden zwischen direkter Beschäftigung und einem Dritten als Arbeitgeber: Stellen Sie Verträge, Arbeitsorte und -daten, frühere Gehaltsunterlagen, Registrierungen und jede Versicherungsbescheinigung zusammen, bevor Sie Hilfe bei Buchhaltung und Lohnabrechnung suchen.