Einzelunternehmer, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften: Arbeitet Ihr Mitarbeiter in den USA, brauchen Sie eine IRS-EIN und Konten im Arbeitsstaat. Arbeitet er in Kanada, brauchen Sie ein Lohnabrechnungskonto bei der CRA und, wenn die Lohnabrechnung in Québec gilt, die Registrierung bei Revenu Québec. Der Arbeitgeber führt die Einbehalte ab, zahlt die vorgeschriebenen Arbeitgeberbeiträge und reicht Lohnbescheinigungen ein. Prüfen Sie vor der ersten Gehaltszahlung Arbeitstage, Abkommensentlastung und Sozialversicherungsschutz.
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Für Arbeit ausschließlich in den USA schuldet eine kanadische Kapitalgesellschaft in der Regel keinen Einbehalt nach Regulation 105 und keine T4A-NR, kann aber zur Ausstellung einer Form 1099-NEC verpflichtet sein. Fordern Sie eine W-9 an. Eine fehlende Steuernummer kann den US-Ersatzeinbehalt (Backup Withholding) auslösen. Arbeit in Kanada erfordert den Einbehalt nach Regulation 105, sofern die CRA keine Befreiung genehmigt, und eine T4A-NR auch bei befreitem Einbehalt.
Kapitalgesellschaften
Eine in Kanada ansässige Person kann Gehalt, Dividenden, ein dokumentiertes Darlehen oder eine Zahlung über eine kanadische Gesellschaft erhalten. Für jeden Weg gelten andere Steuer- und Meldevorschriften. Gehalt für Arbeit in Kanada zählt zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit. Die Dividende einer US-Kapitalgesellschaft zählt zu den ausländischen Kapitaleinkünften. Eine US-LLC mit einem Mitglied kann in den USA steuerlich nicht eigenständig sein (Disregarded Entity), in Kanada aber wie eine Kapitalgesellschaft behandelt werden. Entnahmen brauchen deshalb eine eigene kanadische Prüfung.
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Vor der ersten US-Gehaltszahlung sollte die kanadische Kapitalgesellschaft Form 8233, die Quellensteuer der Bundesstaaten und die kanadischen Abzüge prüfen. Ein in Kanada nach dem Abkommen ansässiger Arbeitnehmer ohne US-Staatsbürgerschaft kann für Lohn aus US-Arbeit die Bundessteuer vermeiden, wenn er den Test $10.000 oder den Test 183 Tage des Steuerabkommens erfüllt. Ein Bundesstaat kann den Lohn trotzdem besteuern. Form 1120-F (Steuererklärung ausländischer Kapitalgesellschaften) kann fällig sein, bevor eine Betriebsstätte zurechenbare Gewinne steuerpflichtig macht.
Kapitalgesellschaften
Ein Zahler behält in der Regel 15 % von den Bruttohonoraren ein, die er einem US-Unternehmen für in Kanada tatsächlich erbrachte Leistungen zahlt, es sei denn, die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) genehmigt vor der Zahlung eine Freistellung oder Ermäßigung. Arbeit, die in den USA erbracht wird, fällt nicht unter diese Regel. Der Einbehalt wird auf die mögliche kanadische Einkommensteuer angerechnet und ist keine endgültige Steuer. Eine kanadische Steuererklärung kann trotzdem nötig sein.
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