Enviar empleados canadienses a trabajar en EE. UU.

¿Los empleados deben pagar impuestos en EE. UU. por unas pocas semanas de trabajo?

El pago por trabajar en EE. UU. puede tributar desde el primer día. Los artículos XV y XXIX del tratado ofrecen alivio federal a los residentes de Canadá, pero EE. UU. conserva el derecho de gravar a sus ciudadanos.

Cuente el pago por las funciones en EE. UU., no todo el sueldo canadiense. Para un sueldo ordinario, distribúyalo según los días laborables en EE. UU. sobre el total de días laborables pagados; algunos beneficios se tratan de otra forma. Cuente todos los días de presencia en EE. UU., incluidos los días en que no trabajó. Que un cliente pague la factura de la empresa no lo convierte por sí solo en quien paga los salarios; verifique si una sucursal o filial en EE. UU. paga el sueldo o asume el costo. Para las declaraciones personales, consulte Trabajar a ambos lados de la frontera.

Una estadía más larga puede convertir al empleado en residente de EE. UU. según la ley interna. Si además es residente de Canadá, aplique la regla de desempate de residencia del artículo IV antes de invocar el artículo XV.

¿Necesitamos nómina de EE. UU. o retención federal por esos días?

Los salarios por trabajo en EE. UU. de un empleado no residente de un empleador extranjero generalmente exigen retención federal y declaración informativa. Las deducciones de nómina canadienses no eliminan esa obligación.

Planifique el Form 8233 antes del primer pago de nómina en EE. UU. Un certificado de cobertura canadiense documenta una exención válida de Seguro Social y Medicare de EE. UU. Revise por separado la retención estatal y el seguro de desempleo.

¿Los estados siguen el tratado o gravan desde el primer día?

La exención de salarios del tratado cubre el impuesto federal; los estados pueden gravar el trabajo realizado dentro de su territorio. Nueva York puede gravar el pago de los no residentes por trabajo en Nueva York y exige que los empleadores que hacen negocios allí retengan sobre ese pago (reglas de retención).

Según la política de Nueva York de 14 días, un empleador que califique no recibe multa por no retener, pero los salarios siguen siendo gravables. Si los días de trabajo superan el límite o la asignación cambia, la retención comienza con los siguientes salarios pagados por trabajo en Nueva York. El Form 8233 no resuelve el impuesto estatal. Nueva York indica que los ingresos corporativos exentos por el tratado pueden quedar sujetos a su impuesto de franquicia cuando se aplican las reglas estatales de nexo. Para el registro, consulte Empleados en otro estado.

¿Cuándo las visitas de empleados crean un establecimiento permanente?

Primero verifique si la corporación tiene derecho a los beneficios del tratado según el artículo XXIX A. Estar constituida en Canadá no basta para resolverlo. El artículo V del tratado establece varias pruebas de establecimiento permanente:

Para la prueba del proyecto, cuente una sola vez cada día de servicios en EE. UU., aunque participen varios empleados; no cuente los días sin servicios. La prueba abarca a clientes residentes de EE. UU. o al establecimiento permanente en EE. UU. de otro cliente cuando los servicios se relacionan con él. El artículo VII permite que EE. UU. cobre impuesto federal sobre las utilidades atribuibles al establecimiento permanente de la empresa en ese país.

Presentar una declaración puede ser obligatorio antes de pagar impuesto. El IRS indica que prestar servicios en EE. UU. puede crear una actividad comercial en ese país antes de que exista un establecimiento permanente. Entonces puede exigirse el Form 1120-F aunque no haya impuesto federal sobre utilidades en EE. UU. Generalmente vence el el día 15 del sexto mes después del cierre del año si no hay oficina en EE. UU., o el el día 15 del cuarto mes después del cierre del año si la hay. Para decidir si presentar y cómo declarar el tratado, consulte Declaración de impuestos de EE. UU. para una corporación canadiense.

¿Siguen las deducciones canadienses de impuesto sobre la renta, CPP y EI?

Las deducciones canadienses a menudo continúan durante una asignación temporal en EE. UU., pero cada una tiene su propia regla. La guía de la CRA sobre empleo fuera de Canadá indica que aún puede ser necesario deducir el impuesto sobre la renta de Canadá; un empleado que espera un crédito canadiense por impuestos extranjeros puede solicitar una carta de autorización para reducir las deducciones.

Para un trabajador que normalmente está cubierto en Canadá y que el mismo empleador envía a EE. UU., el convenio de seguridad social puede mantener la cobertura del CPP en una asignación que se espera dure como máximo 60 meses. El convenio no decide el EI. Para empleados de Quebec, revise el QPP y el QPIP y solicite el certificado Quebec–EE. UU..

Las retenciones no entregadas pueden recaer sobre personas. Según el IRC §6672, un ejecutivo o director responsable que deliberadamente no pague el impuesto retenido en EE. UU. puede deber una multa igual a ese monto; el cobro generalmente puede hacerse durante 10 años después de la determinación. Según el artículo 227.1 de la Income Tax Act, los directores canadienses pueden deber las deducciones de impuesto sobre la renta no entregadas, sujeto a las condiciones legales de recuperación, a la diligencia debida y a que el procedimiento comience dentro de 2 años después de que dejen de ser directores.

¿Qué registros de los días en EE. UU. debemos conservar?

Registre de cada empleado los días de presencia, los días laborables, el lugar, el proyecto, el cliente y el pago. Conserve las hojas de horas, la nómina, las asignaciones, las facturas, los cobros de costos entre compañías, el Form 8233 y los certificados de cobertura.

Lleve el control de los días de proyecto entre empleados y entre años.

Ejemplo

Cifras ilustrativas; todos los montos están en dólares de EE. UU.

Técnico: 20 días en Michigan

Un residente de Canadá según el tratado, que no es ciudadano de EE. UU., gana US$8,000 por 20 días laborables en Michigan. Si esa es toda su remuneración por trabajo en EE. UU. en el año calendario, la prueba de monto del tratado lo exime del impuesto federal sobre la renta de EE. UU. Para dejar de retener el impuesto federal, el empleado elegible entrega al empleador el Form 8233; el empleador revisa la nómina de Michigan. El impuesto sobre la renta de Canadá y el CPP generalmente continúan si se cumplen las condiciones de la CRA; el EI depende de si el trabajo es asegurable en EE. UU.

Ingeniero: 190 días en un mismo proyecto en EE. UU.

Un ingeniero presta servicios durante 190 días dentro de 12 meses en un proyecto relacionado de un cliente residente de EE. UU. Si se supone que la corporación tiene derecho a los beneficios del tratado, cumple la prueba de establecimiento permanente por servicios del tratado. Presenta el Form 1120-F y calcula el impuesto de EE. UU. sobre las utilidades atribuibles a ese establecimiento. El pago del empleado requiere su propio análisis de tratado y de retención.

Empleado: 20 días en Nueva York

Un empleado trabaja 20 días en Nueva York y gana US$8,000 por ese trabajo. La prueba de monto del tratado puede eliminar el impuesto federal sobre la renta, pero Nueva York puede gravar el pago por ese trabajo. Con 20 días, el empleador no puede usar la política de 14 días de Nueva York; si hace negocios allí, retiene sobre los salarios de Nueva York aunque exista el Form 8233.

¿Su caso es distinto?

• El empleado vive en un país y trabaja con regularidad en el otro: consulte Contratar a un empleado a ambos lados de la frontera.
• Necesita registrar la nómina en un estado: consulte Empleados en otro estado.
• Su empresa tiene un establecimiento permanente en EE. UU. o una actividad comercial en EE. UU. protegida por el tratado: consulte Declaración de impuestos de EE. UU. para una corporación canadiense.
• El empleado necesita presentar una declaración personal: consulte Trabajar a ambos lados de la frontera.
• No se presentaron declaraciones de años anteriores con proyectos en EE. UU.: consulte Declaraciones de EE. UU. omitidas por una corporación canadiense.
• Hay varios estados, empresas relacionadas o cobros de costos entre compañías: obtenga ayuda fiscal transfronteriza antes de decidir dónde retener y presentar.