Dành cho ai
- Công ty Canada cử nhân viên đang sống tại Canada sang làm việc tạm thời tại địa điểm của khách hàng hoặc công trình ở Hoa Kỳ
- Nhân viên cư trú tại Canada làm một phần công việc tại Hoa Kỳ
Không đề cập ở đây
- Thủ tục di trú hoặc giấy phép lao động
- Đăng ký thuế lương chi tiết với từng tiểu bang Hoa Kỳ
- Lập tờ khai chi tiết cho nhân viên hoặc cho công ty
Nhân viên làm việc vài tuần tại Hoa Kỳ có phải nộp thuế Hoa Kỳ không?
Tiền lương cho công việc tại Hoa Kỳ có thể bị đánh thuế ngay từ ngày đầu tiên. Điều XV và Điều XXIX của hiệp định thuế giảm thuế liên bang cho người cư trú Canada, nhưng vẫn cho phép Hoa Kỳ đánh thuế công dân của mình.
| Tiền lương làm việc tại Hoa Kỳ và số ngày hiện diện | Khi nào hiệp định thuế miễn thuế liên bang Hoa Kỳ cho khoản tiền lương này |
|---|---|
| Tiền lương trong năm không quá $10.000 | Khoản tiền lương đạt tiêu chí mức tiền của Điều XV, bất kể người sử dụng lao động có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ hay không. |
| Tiền lương vượt quá $10.000 | Nhân viên có mặt tại Hoa Kỳ không quá 183 ngày trong bất kỳ Khoảng thời gian 12 tháng nào bắt đầu hoặc kết thúc trong năm tài chính liên quan. Khoản tiền lương không do người cư trú Hoa Kỳ trả hoặc trả thay, và không do cơ sở thường trú của người sử dụng lao động tại Hoa Kỳ gánh chịu. |
Chỉ tính tiền lương cho công việc làm tại Hoa Kỳ, không tính toàn bộ lương Canada. Với lương thông thường, phân bổ theo số ngày làm việc tại Hoa Kỳ trên tổng số ngày làm việc được trả lương; một số phúc lợi được tính khác. Hãy tính tất cả các ngày có mặt tại Hoa Kỳ, kể cả ngày không làm việc. Việc khách hàng thanh toán hóa đơn của công ty không tự động biến khách hàng thành bên trả lương; hãy kiểm tra xem chi nhánh hoặc công ty liên kết tại Hoa Kỳ có trả hoặc gánh chi phí này hay không. Về tờ khai cá nhân, xem Làm việc xuyên biên giới.
Ở lại lâu hơn có thể khiến nhân viên trở thành người cư trú Hoa Kỳ theo luật trong nước. Nếu nhân viên đồng thời là người cư trú Canada, hãy áp dụng quy tắc phân định cư trú của Điều IV trước khi viện dẫn Điều XV.
Chúng tôi có cần chạy bảng lương Hoa Kỳ hoặc khấu trừ thuế liên bang cho những ngày đó không?
Tiền lương làm việc tại Hoa Kỳ của nhân viên không cư trú làm cho người sử dụng lao động nước ngoài nói chung phải bị khấu trừ thuế liên bang và phải khai báo. Các khoản khấu trừ lương của Canada không làm mất nghĩa vụ này.
| Tình huống | Cách xử lý thuế lương liên bang cần kiểm tra |
|---|---|
| Nhân viên không cư trú đủ điều kiện xin miễn khấu trừ theo hiệp định thuế | Lấy Form 8233 kèm SSN hoặc ITIN của Hoa Kỳ, hoặc bản sao đơn SS-5 hay W-7 đang chờ xử lý. Nhân viên điền Phần II và ký Phần III; người sử dụng lao động xem xét yêu cầu, ký Phần IV nếu yêu cầu có cơ sở, và gửi cho IRS trong vòng 5 ngày. Sau khi gửi thư, hãy chờ ít nhất 10 ngày rồi mới ngừng khấu trừ. Hãy tiếp tục khấu trừ nếu việc đủ điều kiện còn nghi ngờ hoặc thay đổi, hoặc nếu IRS phản đối. Tiền lương được miễn thuế theo hiệp định thường được khai trên Form 1042-S; tiền lương chịu thuế tiểu bang vẫn có thể cần Form W-2 (IRS). |
| Nhân viên không thể xin miễn | Khấu trừ thuế trên tiền lương làm việc tại Hoa Kỳ chịu thuế theo quy tắc dành cho nhân viên không cư trú, và lấy Form W-4 (IRS). |
Hãy chuẩn bị Form 8233 trước ngày trả lương đầu tiên tại Hoa Kỳ. Giấy chứng nhận tham gia hệ thống của Canada là bằng chứng cho việc được miễn thuế An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ khi đủ điều kiện. Khoản khấu trừ thuế tiểu bang và bảo hiểm thất nghiệp tiểu bang cần được kiểm tra riêng.
Các tiểu bang có theo hiệp định thuế hay đánh thuế từ ngày đầu tiên?
Việc miễn thuế tiền lương theo hiệp định thuế chỉ áp dụng cho thuế liên bang; các tiểu bang vẫn có thể đánh thuế công việc làm trong tiểu bang. New York có thể đánh thuế tiền lương làm việc tại New York của người không cư trú, và yêu cầu người sử dụng lao động có hoạt động kinh doanh tại đó khấu trừ thuế trên khoản này (quy định khấu trừ).
Theo chính sách 14 ngày của New York, người sử dụng lao động đủ điều kiện sẽ không bị phạt nếu không khấu trừ, nhưng tiền lương vẫn chịu thuế. Nếu số ngày làm việc vượt giới hạn hoặc công việc được giao thay đổi, việc khấu trừ bắt đầu từ các khoản lương New York tiếp theo. Form 8233 không giải quyết thuế tiểu bang. New York cho biết thu nhập của công ty được miễn thuế theo hiệp định vẫn có thể phải chịu thuế đặc quyền kinh doanh (franchise tax) của tiểu bang khi áp dụng quy tắc nexus của tiểu bang. Về việc đăng ký, xem Nhân viên ở tiểu bang khác.
Khi nào các chuyến công tác của nhân viên tạo ra cơ sở thường trú?
Trước hết, hãy kiểm tra xem công ty có đủ điều kiện hưởng ưu đãi hiệp định theo Điều XXIX A hay không. Việc thành lập công ty tại Canada chưa đủ để kết luận. Điều V của hiệp định có nhiều tiêu chí xác định cơ sở thường trú (permanent establishment):
| Hoạt động | Điều kiện tạo ra cơ sở thường trú |
|---|---|
| Địa điểm cố định | Hoạt động kinh doanh thực hiện qua địa điểm này có thể tạo ra cơ sở thường trú, trừ khi áp dụng một ngoại lệ của Điều V(6). |
| Đại diện phụ thuộc | Việc thường xuyên ký hợp đồng nhân danh công ty có thể tạo ra cơ sở thường trú; đại lý độc lập hoạt động trong phạm vi kinh doanh thông thường nói chung thì không. |
| Công trường xây dựng, dự án xây dựng hoặc lắp đặt | Dự án kéo dài hơn 12 tháng. |
| Dịch vụ không có cơ sở thường trú khác | Một cá nhân thực hiện dịch vụ tại Hoa Kỳ và có mặt ít nhất 183 ngày trong bất kỳ giai đoạn 12 tháng nào, trong khi các dịch vụ đó tạo ra hơn 50% tổng doanh thu kinh doanh hoạt động của công ty trong các giai đoạn có mặt; hoặc công ty cung cấp dịch vụ tại Hoa Kỳ ít nhất 183 ngày trong bất kỳ giai đoạn 12 tháng nào cho cùng một dự án hoặc dự án liên quan, dành cho khách hàng Hoa Kỳ đủ điều kiện. |
Với tiêu chí theo dự án, mỗi ngày cung cấp dịch vụ tại Hoa Kỳ chỉ được tính một lần, dù có nhiều nhân viên cùng làm; không tính những ngày không có dịch vụ. Tiêu chí này áp dụng cho khách hàng là người cư trú Hoa Kỳ, hoặc cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ của một khách hàng khác khi dịch vụ liên quan đến cơ sở đó. Điều VII cho phép Hoa Kỳ đánh thuế liên bang trên lợi nhuận quy cho cơ sở thường trú của công ty tại Hoa Kỳ.
Nghĩa vụ nộp tờ khai có thể bắt đầu sớm hơn nghĩa vụ nộp thuế. IRS cho biết dịch vụ cung cấp tại Hoa Kỳ có thể tạo ra hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ trước khi có cơ sở thường trú. Khi đó có thể phải nộp Form 1120-F dù không có thuế lợi nhuận liên bang Hoa Kỳ. Hạn nộp thường là ngày 15 của tháng thứ sáu sau khi kết thúc năm nếu không có văn phòng tại Hoa Kỳ, hoặc ngày 15 của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm nếu có. Về quyết định nộp tờ khai và việc khai báo hiệp định thuế, xem Tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.
Các khoản khấu trừ thuế thu nhập, CPP và EI của Canada có tiếp tục không?
Các khoản khấu trừ của Canada thường tiếp tục trong thời gian làm việc tạm thời tại Hoa Kỳ, nhưng mỗi khoản có quy tắc riêng. Hướng dẫn của CRA về việc làm ngoài Canada cho biết có thể vẫn phải khấu trừ thuế thu nhập Canada; nhân viên dự kiến được tín thuế nước ngoài của Canada có thể xin thư ủy quyền để giảm mức khấu trừ.
| Khoản khấu trừ | Quy tắc của Canada cần kiểm tra |
|---|---|
| CPP | Khấu trừ nếu nhân viên thường báo cáo công việc tại địa điểm kinh doanh của người sử dụng lao động ở Canada, hoặc là người cư trú Canada và được trả lương từ địa điểm đó. |
| EI | Khấu trừ nếu người sử dụng lao động ở Canada, nhân viên thường sống tại Canada, công việc vốn thuộc diện được bảo hiểm, và công việc không được bảo hiểm tại nơi làm việc. |
Với người lao động thường được bảo hiểm tại Canada và được cùng người sử dụng lao động cử sang Hoa Kỳ, hiệp định an sinh xã hội có thể giữ nguyên diện tham gia CPP cho đợt công tác dự kiến kéo dài không quá 60 tháng. Hiệp định không quyết định vấn đề EI. Với nhân viên tại Quebec, hãy kiểm tra QPP và QPIP và xin giấy chứng nhận Quebec–Hoa Kỳ.
Khoản thuế đã khấu trừ nhưng chưa nộp có thể truy đến cá nhân. Theo IRC §6672, cán bộ điều hành hoặc thành viên hội đồng quản trị có trách nhiệm mà cố ý không nộp thuế đã khấu trừ tại Hoa Kỳ có thể bị phạt bằng đúng số thuế đó; thời hạn thu thuế nói chung là 10 năm sau khi ấn định. Theo Income Tax Act §227.1, thành viên hội đồng quản trị của công ty Canada có thể phải chịu trách nhiệm về các khoản khấu trừ thuế thu nhập chưa nộp, tùy theo các điều kiện truy thu theo luật, việc đã thực hiện thẩm định cẩn trọng, và các thủ tục được khởi xướng trong vòng 2 năm sau khi họ thôi làm thành viên hội đồng quản trị.
Chúng tôi nên lưu những hồ sơ nào về số ngày làm việc tại Hoa Kỳ?
Ghi lại cho từng nhân viên số ngày có mặt, số ngày làm việc, địa điểm, dự án, khách hàng và tiền lương. Lưu bảng chấm công, bảng lương, quyết định phân công, hóa đơn, các khoản phân bổ chi phí, Form 8233 và giấy chứng nhận tham gia hệ thống.
Theo dõi số ngày của dự án trên tất cả nhân viên và qua các năm.
Ví dụ
Số liệu minh họa; mọi số tiền đều là đô la Hoa Kỳ.
Kỹ thuật viên: 20 ngày tại Michigan
Một người cư trú Canada theo hiệp định thuế, không phải công dân Hoa Kỳ, kiếm được US$8.000 cho 20 ngày làm việc tại Michigan. Nếu đó là toàn bộ tiền lương làm việc tại Hoa Kỳ của người này trong năm dương lịch, tiêu chí mức tiền của hiệp định thuế miễn thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ cho khoản này. Để ngừng khấu trừ thuế liên bang, nhân viên đủ điều kiện nộp Form 8233 cho người sử dụng lao động; người sử dụng lao động kiểm tra quy định thuế lương của Michigan. Thuế thu nhập Canada và CPP nói chung vẫn tiếp tục nếu đáp ứng điều kiện của CRA; EI phụ thuộc vào việc công việc có thuộc diện bảo hiểm tại Hoa Kỳ hay không.
Kỹ sư: 190 ngày cho một dự án tại Hoa Kỳ
Một kỹ sư cung cấp dịch vụ trong 190 ngày trong vòng 12 tháng cho dự án liên quan của một khách hàng là người cư trú Hoa Kỳ. Giả sử công ty đủ điều kiện hưởng ưu đãi hiệp định, công ty đáp ứng tiêu chí cơ sở thường trú theo dịch vụ của hiệp định. Công ty nộp Form 1120-F và tính thuế Hoa Kỳ trên lợi nhuận quy cho cơ sở đó. Tiền lương của nhân viên cần được phân tích riêng theo hiệp định thuế và quy định khấu trừ.
Nhân viên: 20 ngày tại New York
Một nhân viên làm việc 20 ngày tại New York và kiếm được US$8.000 cho công việc đó. Tiêu chí mức tiền của hiệp định thuế có thể miễn thuế thu nhập liên bang, nhưng New York vẫn có thể đánh thuế tiền lương làm việc. Ở mức 20 ngày, người sử dụng lao động không thể áp dụng chính sách 14 ngày của New York; nếu có hoạt động kinh doanh tại New York, người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế trên tiền lương New York, kể cả khi có Form 8233.
Tình huống của bạn có khác không?
- Nhân viên sống ở một nước và thường xuyên làm việc ở nước kia: xem Thuê nhân viên xuyên biên giới.
- Bạn cần đăng ký thuế lương với tiểu bang: xem Nhân viên ở tiểu bang khác.
- Công ty của bạn có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ hoặc hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ được hiệp định thuế bảo vệ: xem Tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.
- Nhân viên cần nộp tờ khai cá nhân: xem Làm việc xuyên biên giới.
- Các năm dự án tại Hoa Kỳ trước đây chưa nộp tờ khai: xem Tờ khai Hoa Kỳ bị bỏ sót của công ty Canada.
- Có nhiều tiểu bang, công ty liên kết hoặc khoản phân bổ chi phí liên quan: hãy nhờ tư vấn thuế xuyên biên giới trước khi quyết định nơi khấu trừ và nộp tờ khai.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Giới hạn thu nhập từ làm việc tại nước nơi công việc được thực hiện theo hiệp định Canada-Hoa Kỳ Article XV(2)(a): thù lao cho công việc thực hiện ở nước kia không vượt mức này tính bằng tiền tệ của nước đó, áp dụng theo từng năm dương lịch (Treasury Technical Explanation of the Fifth Protocol); tách biệt với phép kiểm tra 183 ngày thay thế | $10.000 | Bộ Tài chính Canada (Department of Finance Canada): Hiệp định thuế Canada-Hoa Kỳ, Điều XV(2)(a) Đã đánh dấu |
| Giới hạn số ngày lưu trú ngắn hạn để làm việc theo hiệp định Canada-Hoa Kỳ Tính trong khoảng thời gian mười hai tháng liên tục bắt đầu hoặc kết thúc trong năm thuế liên quan | 183 ngày | Hiệp định thuế thu nhập Canada-Hoa Kỳ, Article XV Đã đánh dấu |
| Khoảng thời gian tính ngày lưu trú ngắn hạn để làm việc theo hiệp định Canada-Hoa Kỳ Kỳ bắt đầu hoặc kết thúc trong năm tính thuế liên quan | Khoảng thời gian 12 tháng | Hiệp định thuế thu nhập Canada-Hoa Kỳ, Article XV Đã đánh dấu |
| Thời hạn người sử dụng lao động chuyển Form 8233 đã được chấp nhận cho IRS Trong vòng 5 ngày sau khi chấp nhận Form 8233 của nhân viên, đại lý khấu trừ chuyển bản sao có chữ ký cho IRS | 5 ngày | IRS: Hướng dẫn Form 8233, Trách nhiệm của bên khấu trừ Đã đánh dấu |
| Thời gian chờ sau khi gửi Form 8233 đã được chấp nhận cho IRS Thời gian chờ tối thiểu sau khi gửi đúng cách Form 8233 trước khi áp dụng miễn khấu trừ theo hiệp định | 10 ngày | IRS: Hướng dẫn Form 8233 Đã đánh dấu |
| Chính sách khấu trừ đối với người không cư trú đến New York ngắn ngày Người sử dụng lao động đủ điều kiện không bị phạt vì không khấu trừ trên tiền lương của người không cư trú khi nơi làm việc chính của nhân viên ở ngoài New York và người sử dụng lao động hợp lý dự kiến, đồng thời nhân viên thực tế làm việc, từ 14 ngày trở xuống tại New York trong năm dương lịch; có ngoại lệ. Tiền lương vẫn chịu thuế. | 14 ngày | New York Department of Taxation and Finance: TSB-M-12(5)I Đã đánh dấu |
| Phép kiểm tra doanh thu của cơ sở thường trú theo dịch vụ (services PE) theo hiệp định Canada-Hoa Kỳ Article V(9)(a): cơ sở thường trú theo dịch vụ (services PE) nếu một cá nhân hiện diện từ 183 ngày trở lên trong bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng nào và hơn tỷ lệ này trong tổng doanh thu hoạt động kinh doanh tích cực của doanh nghiệp trong khoảng thời gian đó đến từ dịch vụ của cá nhân đó tại đó | 50% | Bộ Tài chính Canada (Department of Finance Canada): Hiệp định thuế Canada-Hoa Kỳ (bản hợp nhất) Đã đánh dấu |
| Ngày nộp Form 1120-F khi không có văn phòng tại Hoa Kỳ Ngày nộp tờ khai thông thường đối với công ty nước ngoài không có văn phòng hoặc cơ sở kinh doanh tại Hoa Kỳ | ngày 15 của tháng thứ sáu sau khi kết thúc năm | IRS: Hướng dẫn Form 1120-F Đã đánh dấu |
| Ngày nộp Form 1120-F khi có văn phòng tại Hoa Kỳ Ngày nộp tờ khai thông thường; có quy tắc đặc biệt đối với năm tài chính kết thúc ngày 30 tháng 6 | ngày 15 của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm | IRS: Hướng dẫn Form 1120-F Đã đánh dấu |
| Thời hạn thu thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Thông thường tính từ khi ấn định tiền phạt; có thể có tạm hoãn và gia hạn | 10 năm | IRS: Sổ tay tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã đánh dấu |
| Giới hạn trách nhiệm của giám đốc sau khi rời chức vụ Thủ tục thu hồi thuế thu nhập và, theo tham chiếu trong luật, thủ tục thu hồi CPP và EI; việc ấn định thuế giám đốc về GST/HST có cùng thời hạn theo Excise Tax Act section 323(5) | 2 năm | Income Tax Act: Trách nhiệm của giám đốc Đã đánh dấu |
Nguồn chính
- Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ, bản hợp nhất
- IRS: Người làm việc cho một bên nước ngoài
- IRS: Nguồn thu nhập từ dịch vụ cá nhân
- IRS: Publication 515
- IRS: Hướng dẫn Form 8233
- IRS: Trách nhiệm nộp Form 1120-F của công ty nước ngoài
- CRA: Việc làm ngoài Canada
- SSA: Hiệp định An sinh Xã hội Hoa Kỳ–Canada
- Bộ Tài chính Hoa Kỳ: Giải thích kỹ thuật về nghị định thư hiệp định thuế Canada
- Revenu Québec: Việc làm ngoài Canada
- Retraite Québec: Giấy chứng nhận tham gia hệ thống An sinh Xã hội Hoa Kỳ
- New York: Câu hỏi thường gặp về thuế thu nhập của người không cư trú
- New York: Yêu cầu khấu trừ thuế tại nguồn
- New York: Câu hỏi thường gặp về cải cách thuế công ty
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.