In Kanada leben, für US-Firma arbeiten: Wo Sie Steuern zahlen

Ich arbeite von Kanada aus für ein US-Unternehmen. Welches Land besteuert mein Gehalt?

Sind Sie in Kanada steuerlich ansässig und leisten Ihre gesamte Arbeit als Arbeitnehmer in Kanada, besteuert Kanada den Lohn, auch wenn ein US-Unternehmen ihn zahlt. Sind Sie zugleich in den USA nicht ansässig, gilt dieser Lohn für die US-Bundessteuer in der Regel als Einkünfte aus ausländischen Quellen. Der Standort des US-Arbeitgebers oder die Währung Ihrer Bezahlung macht ihn daher für sich genommen nicht in den USA steuerpflichtig (IRS; Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel XV).

Geben Sie die gesamten Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit in kanadischen Dollar in Ihrer kanadischen Steuererklärung an. Steht der Betrag nicht auf einem T4, verweist die CRA auf Zeile 10400. Steht er auf einem T4, verwenden Sie Zeile 10100. Wurde Ihr W-2-Lohn durch Beiträge zu einem 401(k)-, 403(b)- oder 457(b)-Plan gekürzt, rechnen Sie diese bei den kanadischen Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit wieder hinzu (CRA). Pendler können sich mit Form RC268 gesondert für einen kanadischen Abzug für Beiträge zu einem US-Arbeitgeberplan qualifizieren, der an in den USA steuerpflichtige Arbeit gebunden und durch den ungenutzten RRSP-Spielraum begrenzt ist. Bei einer befristeten Versetzung von den USA nach Kanada kann stattdessen Form RC267 gelten. Voraussetzung ist, dass Sie unmittelbar vor Beginn der Arbeit in Kanada im US-Plan waren und nicht in Kanada ansässig, nicht in einen RRSP oder einen anderen kanadischen registrierten Plan einzahlen und in den vorangegangenen 120 Monaten nicht länger als 60 Monate für diese Unternehmensgruppe in Kanada gearbeitet haben. Führen Sie einen datierten Nachweis darüber, wo Sie jeden Arbeitstag geleistet haben. Bei gemischtem Arbeitsplan wird der gewöhnliche Lohn in der Regel nach dem Verhältnis der US-Arbeitstage zu allen Arbeitstagen aufgeteilt. Einige Leistungen folgen jedoch anderen Quellenregeln (IRS, Publication 519).

Mein US-Arbeitgeber hat US-Einkommensteuer oder Social Security einbehalten. Wie bekomme ich das zurück?

Bitten Sie zuerst die Lohnbuchhaltung, den Einbehalt für die Arbeitstage in Kanada zu korrigieren. Wurde US-Bundeseinkommensteuer bereits einbehalten, beantragt ein in den USA Nichtansässiger die zu viel gezahlte Steuer in der Regel mit Form 1040-NR. Anträge auf die kanadische Anrechnung ausländischer Steuern sollten auf tatsächlich geschuldeter Steuer beruhen, nicht auf erstattungsfähiger Steuer (IRS; CRA-Folio zur Anrechnung ausländischer Steuern). Prüfen Sie den Einbehalt für die Bundessteuer und für die Steuer des Bundesstaates auf Ihrem W-2 getrennt. Eine Erstattung durch den Bundesstaat erfordert eine eigene Steuererklärung oder ein eigenes Korrekturverfahren. New York kann kanadische Telearbeitstage besteuern, wenn Ihr Hauptbüro dort liegt.

Social Security und Medicare sind von der Einkommensteuer getrennt. Sie gelten in der Regel für Arbeit als Arbeitnehmer in den USA, mit begrenzten Ausnahmen für Arbeit außerhalb der USA und Regeln nach dem Sozialversicherungsabkommen. Für irrtümlich einbehaltene Beträge fordern Sie beim Arbeitgeber eine Erstattung an. Gelingt das nicht, beantragen Sie sie beim IRS mit Form 843 und den vom IRS genannten Nachweisen (IRS).

Mein Arbeitgeber hat kein Büro in Kanada. Wer führt die kanadische Steuer und den CPP ab?

Der US-Arbeitgeber kann für einen in Kanada ansässigen Arbeitnehmer auch ohne Büro in Kanada kanadische Lohnpflichten haben. Nach Angaben der CRA hat ein außerhalb Kanadas ansässiger Arbeitgeber für seinen in Kanada ansässigen Arbeitnehmer dieselben Pflichten zu Abzug, Abführung und Meldung wie ein kanadischer Arbeitgeber. Der Arbeitgeber sollte die kanadische Lohnabrechnung und, wo erforderlich, ein T4 einrichten (CRA-Leitfaden zur Lohnabrechnung).

Die CPP-Pflicht muss gesondert geprüft werden. Ein ausländischer Arbeitgeber ohne Niederlassung in Kanada kann mit Form CPT13 beantragen, alle seine Arbeitnehmer zu erfassen, die gewöhnlich in Kanada außerhalb von Québec leben und arbeiten. Der Antrag wird von dessen Unterschriftsberechtigtem unterschrieben, und der Arbeitgeber kann ihn nach der Genehmigung durch die CRA nicht mehr widerrufen. Der Einbehalt kanadischer Einkommensteuer bedeutet für sich genommen nicht, dass CPP abgezogen wird. Fragen Sie die Lohnbuchhaltung, welches System Sie abdeckt und ob eine Bescheinigung über die Versicherungspflicht gilt. Wird keine kanadische Steuer abgezogen, legen Sie Geld für die Steuererklärung zurück. Nach den Jahrestests der CRA können Vorauszahlungen erforderlich sein, wenn die verbleibende Nettosteuer C$3.000 übersteigt, für Personen mit Wohnsitz in Québec C$1.800. Sie sind am 15. März, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember fällig (CRA-Vorauszahlungen).

Bitten Sie die Lohnbuchhaltung, die Employment Insurance (EI, kanadische Arbeitslosenversicherung) gesondert zu prüfen. Die meisten Tätigkeiten als Arbeitnehmer in Kanada sind versicherungspflichtig, doch die CRA nennt Ausnahmen, darunter Arbeit, für die Arbeitslosenversicherungsbeiträge eines US-Bundesstaates anfallen.

Ich pendle zu einem Job in den USA. Wo zahle ich Steuern, und was reiche ich ein?

Geben Sie alle Löhne in Ihrer kanadischen Steuererklärung an. Sind Sie in den USA nicht ansässig und arbeiten dort, müssen Sie in der Regel auch Form 1040-NR einreichen, selbst wenn das Abkommen diese Löhne von der US-Bundessteuer befreit. Melden Sie durch das Abkommen befreite Löhne in Schedule OI, Punkt L, und in Form 1040-NR, Zeile 1k, und beantragen Sie dort eine zu viel einbehaltene Bundessteuer (IRS Schedule OI; Form 1040-NR). Die Erklärung ist am 15. April nach dem Steuerjahr fällig, wenn Sie Löhne mit US-Einkommensteuereinbehalt hatten, andernfalls am 15. Juni (IRS-Anweisungen zu Form 1040-NR). Kanada kann berechtigte US-Steuer auf Löhne für Arbeit in den USA anrechnen (Abkommen, Artikel XV und XXIV).

Für Arbeit in den USA belässt Artikel XV die Löhne nur in Kanada steuerpflichtig, wenn die Vergütung für Arbeit in den USA im Kalenderjahr $10.000 in US-Dollar nicht übersteigt. Oberhalb dieses Betrags kann dennoch eine Entlastung gelten, wenn Sie sich im zwölfmonatigen Zeitraum des Abkommens nicht länger als 183 Tage in den USA aufhalten und das Gehalt weder von einem noch für einen in den USA Ansässigen gezahlt noch von einer US-Betriebsstätte getragen wird. Eine Stelle, die ein US-Arbeitgeber bezahlt, scheitert an dieser zweiten Voraussetzung häufig auch bei einem kurzen Besuch (Artikel XV; Erläuterung des Finanzministeriums). Gilt für Arbeit in den USA eine Abkommensentlastung, unterschreiben Sie in jedem Steuerjahr eine neue Form 8233 und geben sie der Lohnbuchhaltung. Diese unterschreibt sie und leitet sie innerhalb von 5 Tage nach der Annahme an den IRS weiter. Danach kann Form 1040-NR einen zu viel einbehaltenen Betrag zurückfordern (IRS Form 8233; Anweisungen).

Zählen meine Pendeltage für die US-Ansässigkeit mit?

Pendelfahrten zur Arbeit in den USA am selben Tag lassen sich beim Substantial-Presence-Test (Test nach Aufenthaltstagen) nur dann ausklammern, wenn sie 75 % der Arbeitstage im Arbeitszeitraum übersteigen. Dieser Zeitraum reicht normalerweise vom ersten bis zum letzten US-Arbeitstag des Jahres. Bei saisonaler oder zyklischer Arbeit kann es getrennte Zeiträume geben. Pendeln heißt, innerhalb von 24 Stunden in Ihren kanadischen Wohnsitz zurückzukehren. Zählen Sie Übernachtungen und andere Aufenthalte in den USA getrennt (IRS, Publication 519).

Die Ausnahme ändert die Zählung der Ansässigkeitstage, nicht die Quelle des Gehalts für Arbeit in den USA. Erfüllen Ihre gezählten Tage den Substantial-Presence-Test, prüfen Sie Ihre US-Ansässigkeit, bevor Sie Form 1040-NR einreichen. Die Ausnahme der engeren Verbindung (Closer-Connection-Exception) verlangt weniger als 183 US-Tage und einen steuerlichen Mittelpunkt, nämlich Ihren Hauptarbeitsort, in Kanada. Liegt Ihr Hauptarbeitsplatz in den USA, scheitert sie deshalb meistens. Sie wird mit Form 8840 bis zur Fälligkeit der Form 1040-NR geltend gemacht. Andernfalls kann die Ansässigkeitsregel des Abkommens gelten, die mit Form 8833 zusammen mit Form 1040-NR geltend gemacht wird (IRS, Publication 519; IRS-Hinweise zu Abkommen). Führen Sie einen Kalender mit Arbeitsort, Grenzübertritten und Übernachtungen. Ist auch Ihre kanadische Ansässigkeit unklar, lesen Sie Steuerliche Ansässigkeit in Kanada. Aufenthaltstage außerhalb des Pendelns zur Arbeit behandelt Snowbirds und US-Ansässigkeit.

Welches Rentensystem deckt mich ab: CPP oder die US-Social-Security?

Das Sozialversicherungsabkommen zwischen Kanada und den USA ordnet die Arbeit eines Arbeitnehmers in der Regel dem System des Landes zu, in dem die Arbeit geleistet wird. Ein bereits in einem Land versicherter Arbeitnehmer, den ein Arbeitgeber mit Betriebsstätte dort zur Arbeit für ihn in das andere Land entsendet, kann in der Regel im entsendenden System bleiben, wenn der Einsatz voraussichtlich höchstens 60 Monate dauert. Bei längeren Einsätzen oder bei einem Arbeitgeber ohne diese Betriebsstätte ist eine vorherige Vereinbarung zwischen den Behörden nötig. Eine Versicherungsbescheinigung dokumentiert die Befreiung vom anderen System (SSA agreement, Article V).

Fragen Sie bei Homeoffice in Kanada, ob die kanadische Versicherungspflicht gilt und ob der ausländische Arbeitgeber mit CPT13 die CPP-Versicherung gewählt hat. Tritt die kanadische Versicherungspflicht nicht in Kraft, kann das Abkommen stattdessen US-Recht anwendbar machen. Bei Arbeit in den USA oder einem Einsatz bitten Sie die Lohnbuchhaltung um die geltende Bescheinigung, bevor Sie Abzüge für Social Security oder CPP als Fehler werten. Arbeit in Québec kann statt des CPP den QPP betreffen. Die Entscheidung zur Versicherungspflicht sollte auch nach den Regeln von Québec geprüft werden (CRA-Hinweise zum CPP; SSA agreement, Article V).

Muss ich eine Steuererklärung eines US-Bundesstaates abgeben, und folgt der Bundesstaat dem Abkommen?

Eine Steuererklärung eines US-Bundesstaates kann auch dann fällig sein, wenn die Abkommensentlastung die Bundeseinkommensteuer entfallen lässt. Nach Angaben des IRS folgen manche Bundesstaaten den Abkommensvorteilen des Bundes, andere nicht. Prüfen Sie daher den Bundesstaat, in dem Sie gearbeitet haben, und jede Einkommensteuer des Bundesstaates auf Ihrem W-2 (IRS).

New York kann beispielsweise für Lohn aus New Yorker Quellen eine Erklärung für Nichtansässige verlangen. Nach den dortigen Regeln können auch Telearbeitstage außerhalb von New York als New Yorker Arbeitstage gelten, wenn das Hauptbüro des Arbeitnehmers in New York liegt, es sei denn, der Arbeitgeber hat am entfernten Ort ein echtes Büro eingerichtet (New York State). Kanada ordnet das Gehalt für diese Tage normalerweise Kanada als Quelle zu. Eine kanadische Anrechnung ausländischer Steuern entlastet die New Yorker Steuer daher möglicherweise nicht. Prüfen Sie die Zuordnung durch den Bundesstaat und die verfügbaren Abhilfemöglichkeiten, bevor Sie diese Steuer als anrechenbar behandeln (CRA-Folio zur Anrechnung ausländischer Steuern).

Mein kanadischer Arbeitgeber schickt mich kurz in die USA. Schulde ich US-Steuer?

Die Antwort hängt von der Vergütung für Arbeit in den USA, den Aufenthaltstagen und davon ab, wer den Lohn zahlt oder trägt. Artikel XV kann Löhne für Arbeit in den USA nur in Kanada steuerpflichtig lassen, wenn die Löhne die Grenze von $10.000 in US-Dollar je Kalenderjahr einhalten oder wenn der 183-Tage-Test und beide Bedingungen zu den Arbeitgeberkosten erfüllt sind (Abkommen, Artikel XV).

Zahlt ein US-Konzernunternehmen den Lohn oder trägt ihn eine US-Betriebsstätte, kann sich das Ergebnis auch bei einer kurzen Reise ändern. Prüfen Sie außerdem, ob der CPP bei einer befristeten Versetzung weiterhin das maßgebliche Rentensystem bleibt, und holen Sie bei Bedarf eine Versicherungsbescheinigung ein (Erläuterung des Finanzministeriums; SSA agreement).

Wie beantrage ich in Kanada die Anrechnung der US-Steuer auf meinen Lohn?

Kanada kann eine Anrechnung ausländischer Steuern für die in den USA tatsächlich zu zahlende Steuer auf Löhne für Arbeit in den USA gewähren, die in Ihrer kanadischen Steuererklärung enthalten sind. Erstattungsfähiger US-Quellensteuereinbehalt ist keine endgültige Steuer. Auch zu Recht geschuldete US-Beiträge zu Social Security und Medicare können nach kanadischen Höchstgrenzen ebenfalls anrechenbar sein (CRA-Folio zur Anrechnung ausländischer Steuern; CRA Zeile 10400). Bewahren Sie Ihr W-2, Ihre US-Steuererklärung und den Steuerkonto-Auszug (Tax Transcript), den Zahlungsnachweis, die endgültige Erklärung des Bundesstaates und Ihr Arbeitstagebuch auf (CRA Zeile 40500). Die Berechnung der Anrechnung auf Bundes-, Provinz- und Québec-Ebene finden Sie unter Ausländische Einkünfte in der kanadischen Steuererklärung.

Wie werden Aktienoptionen oder RSUs besteuert, wenn ich in beiden Ländern gearbeitet habe?

Kanada besteuert den Vorteil eines Ansässigen aus Aktienzusagen als Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Die USA können zusätzlich den Teil besteuern, der durch Arbeit in den USA verdient wurde. Eine RSU (Restricted Stock Unit) verspricht Aktien oder Bargeld, wenn ihre Bedingungen erfüllt sind, also wenn sie „vest“ (unverfallbar wird). Bei einer erfassten Arbeitnehmeroption teilt das Abkommen die Einkünfte nach dem Hauptort der Beschäftigung zwischen Gewährung und Ausübung oder Veräußerung zu. Wenden Sie die Tests zur Befreiung für Arbeit in den USA nach Artikel XV auf die Jahre an, in denen die zugehörigen Leistungen erbracht wurden, nicht auf das Jahr der Ausübung. Der IRS ordnet in einem RSU-Beispiel die Quelle über den Leistungszeitraum vor der Unverfallbarkeit zu (Erläuterung des Finanzministeriums; IRS).

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine RSU der besonderen Optionsregel des Abkommens folgt. Der kanadische Besteuerungszeitpunkt und die Lohnmeldung hängen von den Bedingungen der Zusage ab. Die CRA unterscheidet RSUs von Standardoptionen und sagt, dass ein nicht ansässiges Unternehmen für Optionsvorteile kanadische Einbehalts- und Meldepflichten haben kann (CRA). Bewahren Sie für eine abgestimmte Prüfung die Zusagevereinbarung, die Unverfallbarkeits- und Ausübungsdaten, die Abrechnungen zur Zusage, die Arbeitsorte im Zeitraum der Leistungserbringung und die Bescheinigungen beider Länder auf.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar, und es wird kein Steuersatz angenommen. Eine in Kanada ansässige Person verdient von einem in den USA ansässigen Arbeitgeber C$100.000 über 200 Arbeitstage: 150 in Kanada und 50 in den USA. Angenommen, alle Arbeitstage liegen zwischen der ersten und der letzten US-Reise, jede US-Reise ist ein Pendeln am selben Tag, die Person bleibt in den USA nicht ansässig, und der Anteil der Arbeit in den USA übersteigt nach der Umrechnung die Grenze des Abkommens von $10.000 in US-Dollar. Bei einer einfachen Aufteilung nach Arbeitstagen entfallen C$25.000 des Lohns auf Arbeit in den USA. Kanada erfasst C$100.000. Die USA können den Anteil für Arbeit in den USA besteuern, weil der US-Arbeitgeber auch den gesonderten 183-Tage-Weg des Abkommens versperrt. Die Person reicht in der Regel Form 1040-NR ein und prüft die endgültige US-Steuer auf eine kanadische Anrechnung. Die 50 Pendelfahrten sind 25 % der Arbeitstage im Arbeitszeitraum und erfüllen daher nicht die Voraussetzung für den Ausschluss von Pendeltagen bei regelmäßigem Pendeln.

Anders bei Ihnen?

• Sie sind US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber in Kanada: Die Erklärungspflicht für das weltweite Einkommen in den USA ändert das Ergebnis. Siehe Amerikaner in Kanada.
• Sie stellen Kunden als Auftragnehmer Rechnungen: Lohnabrechnung für Arbeitnehmer und Abkommensregeln passen möglicherweise nicht. Siehe Kanadische Freiberufler mit US-Kunden.
• Sie sind in die USA gezogen, statt zu pendeln: Ansässigkeit und Wegzugsteuer kommen zuerst. Siehe Umzug von Kanada in die USA.
• Sie haben eine Form 1042-S für Einkünfte erhalten, die kein Lohn sind: Nutzen Sie US-Steuer, die auf Zahlungen an Kanadier einbehalten wird.
• Zu Ihrem Gehalt gehören Optionen oder RSUs, Sie haben mehrere Arbeitgeber, es fehlen Lohnabzüge oder die Steuer eines Bundesstaates ist strittig: Bringen Sie die Zusageunterlagen, Verträge, Bescheinigungen, das Arbeitstagebuch und die Steuererklärungen beider Länder zu einer Überprüfung Ihrer grenzüberschreitenden Steuersituation mit.