Sales Tax auf SaaS nach Bundesstaat für US-Software-Start-ups

Welche US-Bundesstaaten erheben Sales Tax auf SaaS?

Es gibt keine einheitliche US-Regel. Manche Bundesstaaten besteuern SaaS, andere nicht, und die Bezeichnung des Produkts auf Ihrer Rechnung entscheidet nicht: Jeder Bundesstaat ordnet es nach eigenen Kategorien ein. Kalifornien besteuert Software-Abonnements ab dem 1. Januar 2027, Colorado ab dem 1. Januar 2027. Unabhängig davon kann physische Präsenz, etwa ein Arbeitnehmer oder ein Server in einem Bundesstaat, die Registrierung dort schon vor dem ersten steuerpflichtigen Verkauf erfordern, ohne Umsatzschwelle.

Regeln am 13. Oktober 2026 auf der Website jedes Bundesstaates geprüft. Die Tabelle ist eine Auswahl: Ein nicht aufgeführter Bundesstaat wie Massachusetts oder Michigan braucht eine eigene Prüfung. Bundesstaaten ohne landesweite Sales Tax behandelt Wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Ist unsere Plattform SaaS, Datenverarbeitung oder ein Informationsdienst?

Der US-Bundesstaat entscheidet danach, was der Kunde tatsächlich erhält. Grob gesagt: SaaS ist die Nutzung der Software des Verkäufers über das Internet; Datenverarbeitung bedeutet, dass die Computer des Verkäufers Daten des Kunden speichern oder bearbeiten; ein Informationsdienst liefert zusammengestellte Informationen oder Berichte. Pennsylvania stellt klar, dass ein Verkauf nicht steuerfrei wird, nur weil er als Dienstleistung bezeichnet ist (PA DOR).

Drei Merkmale ändern die Antwort häufig:

• Ein Collector oder Agent beim Kunden. Plattformen für Monitoring, Rechenzentrums-Infrastrukturmanagement (DCIM) und Orchestrierung installieren oft Software beim Kunden. Illinois sagt, ein heruntergeladener Agent kann bedeuten, dass der Kunde steuerpflichtige Software erhält. New York besteuert heruntergeladene Software, North Carolina grundsätzlich ebenfalls, befreit aber Software, die ein Rechenzentrumsbetreiber in seinem Rechenzentrum nutzt. Wisconsin dagegen lässt Software außer Acht, die nur dem Zugriff auf den Dienst des Anbieters dient.
• Ein Hardware-Gateway. Ein physisches Gerät ist eine bewegliche Sache und grundsätzlich überall steuerpflichtig, wo Sie Steuer erheben müssen, es sei denn, der Käufer legt eine gültige Befreiungsbescheinigung vor, etwa die eines begünstigten Rechenzentrums.
• Berichte, Benchmarks oder zusammengestellte Daten. Sie können das Produkt zu einem Informationsdienst machen. New York behandelte ein Abonnement aus Daten und Berichten als Informationsdienst; New Jersey und Texas besteuern Informationsdienste ebenfalls.

Wenn Sie Agent, Hardware und Datenprodukt als eigene Positionen bepreisen, wird jede für sich eingeordnet. Das kann die Steuer je nach Bundesstaat senken oder erhöhen. Bewahren Sie den Vertrag auf, der zeigt, was der Kunde erhält.

Erheben wir Sales Tax in unserem Sitzstaat?

Ja, wenn Ihr Produkt dort steuerpflichtig ist. Ein Verkäufer mit Sitz in einem US-Bundesstaat hat dort vom ersten Tag an physische Präsenz, es gilt also keine Umsatzschwelle. Texas verlangt eine Sales-Tax-Genehmigung, wenn Sie in Texas geschäftlich tätig sind und dort steuerpflichtige Dienstleistungen verkaufen (Comptroller). Ein Büro oder jeder andere physische Ort, an dem Geschäfte betrieben werden, zählt (Tax Code §151.107(a)(1)). Holen Sie die Genehmigung vor Ihrem ersten steuerpflichtigen Verkauf ein.

Begründet ein Mitarbeiter im Homeoffice Nexus für die Sales Tax?

Das kann er, und keine Umsatzschwelle schützt Sie. Wie viel Präsenz genügt, hängt vom US-Bundesstaat ab:

• Washington nennt „having an employee working in the state“ (einen im Bundesstaat tätigen Arbeitnehmer) als erste Tätigkeit, die physische Präsenz begründet (DOR).
• New York verlangt die Registrierung, wenn Sie dort eine Geschäftsstätte haben oder über Arbeitnehmer oder andere Vertreter Geschäfte anbahnen und über sie steuerpflichtige Leistungen verkaufen (Tax Department). Ob ein einzelner Ingenieur im Homeoffice, der nichts verkauft, ausreicht, klärt diese Seite nicht. Prüfen Sie das, bevor Sie sich auf eine der beiden Antworten verlassen.
• Texas erfasst jeden physischen Ort, direkt oder indirekt genutzt, an dem Geschäfte betrieben werden, sowie Vertreter, die dort verkaufen oder Aufträge annehmen (§151.107). Ob das Homeoffice eines Arbeitnehmers zählt, klärt das Gesetz nicht; prüfen Sie das, bevor Sie sich auf eine der beiden Antworten verlassen.

Nexus spielt für die Sales Tax nur dort eine Rolle, wo Ihr Produkt steuerpflichtig ist. Lohnabrechnung und Einkommensteuer des Bundesstaates richten sich trotzdem nach dem Arbeitnehmer: siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat und Unternehmenssteuern in anderen Bundesstaaten. Der Bundesstaat kann auch erwarten, dass Sie die Kapitalgesellschaft dort registrieren.

Begründen eigene Server im Rechenzentrum eines anderen US-Bundesstaates Nexus?

Das können sie. Washington zählt Grundstücke oder bewegliche Sachen im Bundesstaat als physische Präsenz (DOR). Texas ist nur bei gemieteter Kapazität enger: Ein Unternehmen, dessen einzige Tätigkeit in Texas die Nutzung von Internet-Hosting auf Anlagen ist, die der Hosting-Anbieter besitzt oder mietet und verwaltet, ist dort nicht geschäftlich tätig (Tax Code §151.108). Eigene Server in einem texanischen Rechenzentrum fallen nicht unter diese Regel. Einkommensteuer, Franchise Tax und Grundsteuer auf diese Server behandelt Server in einem Rechenzentrum in einem anderen Bundesstaat.

Zählen SaaS-Umsätze für die Schwelle des wirtschaftlichen Nexus eines US-Bundesstaates?

In den folgenden Bundesstaaten ja, aber jeder zählt andere Umsätze. Texas zählt alle Einnahmen in Texas, steuerpflichtig oder nicht, gegen seinen Safe Harbor von $500.000 (Comptroller). Washington zählt Bruttoeinnahmen über $100.000 (DOR). New York zählt bewegliche Sachen, wozu Standardsoftware gehört, über $500.000 und 100 Verkäufe (Tax Department). Der Test von Kalifornien mit $500.000 zählt bewegliche Sachen (CDTFA); SaaS wird dort ab dem 1. Januar 2027 zur beweglichen Sache, doch die CDTFA hat noch nicht gesagt, wie sich das auf den Test auswirkt. Andere Bundesstaaten, Marktplatzumsätze und Bundesstaaten ohne Sales Tax: Wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Wann registrieren wir uns, und ab wann erheben wir Steuer?

Bei physischer Präsenz registrieren Sie sich vor dem ersten steuerpflichtigen Verkauf. New York verlangt den Antrag mindestens 20 Tage vor Geschäftsbeginn (Tax Department).

Bei rein wirtschaftlichem Nexus legt jeder Bundesstaat einen Beginn nach Überschreiten der Schwelle fest:

Verkaufen Sie über einen Cloud-Marktplatz, der als Marktplatzbetreiber (Marketplace Facilitator) Steuer erhebt, brauchen Ihre direkten Rechnungen trotzdem eine eigene Registrierung; New York sagt, ein Marktplatzverkäufer, der selbst einen Registrierungstest erfüllt, muss sich registrieren und Erklärungen einreichen (Tax Department). Erklärungen nach der Registrierung: Sales-Tax-Erklärungen einreichen. Steuer, die Sie schon hätten erheben müssen: nicht erhobene Sales Tax nachholen.

Erhobene Steuer halten Sie treuhänderisch für den Bundesstaat. In Texas schuldet ein Officer (Führungskraft), Direktor oder Arbeitnehmer, der über ihre Erhebung oder Zahlung bestimmt und sie vorsätzlich nicht abführt, sie persönlich, auch nach Auflösung der Kapitalgesellschaft (Tax Code §111.016). Andere Bundesstaaten haben ähnliche Regeln; die von New York und Washington stehen im Ratgeber für kanadische Verkäufer.

Ein Kunde hat Nutzer in mehreren US-Bundesstaaten: Welche Steuer gilt?

Jeder Bundesstaat besteuert seinen Anteil nach eigener Methode. Fragen Sie Kunden, wo ihre Nutzer arbeiten, und bewahren Sie die Antwort auf. Zugänge, die ein Kunde seinen eigenen Mietern oder Auftragnehmern gibt, sind keine Plätze seiner Arbeitnehmer: Pennsylvania behandelt den Kunden für diese als Endnutzer, sofern er sie nicht weiterverkauft.

Der Ratgeber für kanadische Verkäufer enthält die Methode von Washington und weitere Details.

Ein Kunde hat eine Befreiungs- oder Wiederverkaufsbescheinigung geschickt oder eine Steuerzeile verlangt: Was tun wir?

Akzeptieren Sie eine Bescheinigung nur, wenn sie vollständig ist und zum Geschäft des Kunden passt. In Texas gibt ein Managed Service Provider, der Ihre Plattform weiterverkauft, Form 01-339. Sie müssen sicherstellen, dass sie richtig ausgefüllt ist, eine Bescheinigung hinterfragen, die nicht zum Geschäft des Käufers passt, und sie 4 Jahre aufbewahren (Comptroller). Die Genehmigungsnummer eines Kunden allein ist keine Bescheinigung.

Rechenzentrumsbetreiber schicken unter Umständen eine Befreiungsbescheinigung für Rechenzentren. Form 01-929 aus Texas nennt Software unter den begünstigten Sachen, schließt aber steuerpflichtige Dienstleistungen an befreiten Sachen aus (Form 01-929). Ob ein Datenverarbeitungs-Abonnement begünstigt ist, klären die heutigen Quellen nicht; ohne schriftliche Auskunft des Comptroller trägt ein Verkäufer, der sich auf eine solche Bescheinigung verlässt, das Risiko. Ablauf bei Bescheinigungen: Sales Tax auf Server, Installation und Wartungsverträge.

Verlangt ein Kunde Steuer auf der Rechnung in einem Bundesstaat, in dem Sie nicht registriert sind, prüfen Sie zuerst, ob Ihr Produkt dort steuerpflichtig ist und ob Sie sich registrieren müssen. Berechnen Sie keine Steuer, für deren Erhebung Sie nicht registriert sind.

Werden Einrichtung, Support und Anpassungen zusammen mit dem Abonnement besteuert?

Manchmal. In den folgenden Bundesstaaten können getrennte, angemessene Entgelte Dienstleistungen von der Steuer ausnehmen; ein Gesamtpreis kann alles steuerpflichtig machen.

• New York befreit Individualsoftware sowie getrennt ausgewiesene individuelle Anpassungen, Schulungen und Support, wenn sie angemessen und getrennt ausgewiesen sind (TB-ST-128). North Carolina befreit getrennt ausgewiesene individuelle Anpassungen (SUTB 19-3).
• Pennsylvania besteuert Konfiguration und Support, außer getrennt berechnetem Helpdesk-Support, bei dem der Anbieter nicht auf die Software zugreift (PA DOR).
• Washington besteuert Individualsoftware und IT-Support nach Regeln, die noch vor Gericht angefochten werden; Verkäufer müssen die Steuer in der Zwischenzeit erheben (DOR).
• Texas besteuert eine gebündelte Rechnung insgesamt, wenn der steuerpflichtige Teil mehr als 5 % ausmacht, es sei denn, die nicht steuerpflichtige Dienstleistung ist eigenständig, wird üblicherweise einzeln verkauft und getrennt berechnet; Unterlagen können den nicht steuerpflichtigen Anteil später belegen (Publication 94-127).

Kalifornien und Colorado beginnen am 1. Januar 2027: Was sollten wir jetzt tun?

Kalifornien. SB 122 macht digitale Produkte einschließlich SaaS ab dem 1. Januar 2027 zu beweglichen Sachen. Infrastruktur- und Plattformdienste, mit denen Kunden eigene Software betreiben, sind ausgenommen (CDTFA). Individualsoftware und manche Dienstleistungen, die überwiegend menschliche Arbeit sind, sind befreit; SaaS nicht. Übersteigen Ihre Verkäufe digitaler Produkte, heruntergeladen oder per Fernzugriff, an einen Käufer in einem Kalenderjahr $5.000.000 (ab 2028 im laufenden oder vorangegangenen Jahr, inflationsbereinigt), können Sie von der Steuer entlastet werden, und der Käufer zahlt die Use Tax mit einer Direct Payment Certificate selbst. Die Regel gilt nicht für Versicherer. Notfallvorschriften werden noch ausgearbeitet (CDTFA).

Colorado. HB26-1223 (Session Laws, Kapitel 379, unterzeichnet am 4. Juni) zählt auch Software, die per Fernzugriff über das Internet bereitgestellt wird, zur Software und besteuert sie ab dem 1. Januar 2027. Befreit sind Individualsoftware und Software unter einem individuell ausgehandelten, von beiden Seiten unterzeichneten Lizenzvertrag; Standard-, Click-through- oder Website-Bedingungen zählen nicht (Session Law). Das Department of Revenue hielt im August eine Arbeitsgruppe zu den Vorschriften ab und hatte zum Prüfzeitpunkt keinen Vorschriftenentwurf veröffentlicht (Colorado DOR).

Keiner der beiden Bundesstaaten hat eine Regel für ein Jahresabonnement veröffentlicht, das vor dem Stichtag für Leistungen danach abgerechnet wird. Jetzt zu tun: Listen Sie Kunden und Nutzerstandorte in beiden Bundesstaaten auf, prüfen Sie, ob Ihre Verträge unterzeichnete, ausgehandelte Vereinbarungen oder Standardbedingungen sind, rechnen Sie die erwarteten kalifornischen Käufe jedes Käufers gegen die Schwelle und prüfen Sie, ob Sie sich registrieren müssen.

Was gilt für kanadische Kunden?

Kanada besteuert SaaS-Verkäufe an Unternehmen anders. Details: nicht ansässige und digitale Verkäufer.

Beispiel

Alle Zahlen dienen der Veranschaulichung, in US-Dollar. Ein Start-up nach der Series-A-Finanzierungsrunde für Rechenzentrums-Monitoring verkauft DCIM- und Strommonitoring-Abonnements an Colocation-Betreiber und Rechenzentrumsteams von Unternehmen in zwanzig US-Bundesstaaten. Es ist eine Kapitalgesellschaft aus Delaware mit Sitz in Austin und hat Ingenieure im Homeoffice in drei Bundesstaaten.

Sitzstaat Texas (Austin)

Ein Colocation-Betreiber aus Dallas schließt ein Jahresabonnement über $100.000 ab, das nur an seinen Standorten in Texas genutzt wird. Ist die Plattform Datenverarbeitung, sind $80.000 steuerpflichtig. Beim kombinierten texanischen Höchstsatz von 8,25 % betrüge die Steuer $6.600; maßgeblich ist der tatsächliche lokale Satz. Das Start-up hat seine texanische Genehmigung vor dem ersten Verkauf in Texas. Für einen Verkäufer mit Sitz in Texas gilt keine Schwelle.

Ingenieure im Homeoffice in drei Bundesstaaten

• Brooklyn. Ein Vertriebsingenieur führt die Plattform Kunden in New York vor. New York nennt die Geschäftsanbahnung über Arbeitnehmer, daher registriert sich das Start-up, bevor es dort verkauft, obwohl seine Umsätze in New York von $300.000 aus 40 Rechnungen unter beiden Schwellen für Verkäufer ohne Präsenz liegen.
• Bei Seattle. Ein Firmware-Ingenieur arbeitet im Homeoffice. Das ist physische Präsenz in Washington, daher erhebt das Start-up Steuer auf seine Abonnements in Washington von $50.000, obwohl diese unter der Schwelle von $100.000 liegen.
• Miami. Dort arbeitet ein Ingenieur. Nach dem Sachverhalt des Rulings in Florida ist SaaS nicht steuerpflichtig, möglicherweise ist also nichts zu erheben. Lohnabrechnung und Einkommensteuer in Florida brauchen trotzdem eine eigene Prüfung.

Bescheinigungen und Nutzer in mehreren Bundesstaaten

Ein Managed Service Provider in Houston verkauft die Plattform weiter und legt eine vollständige texanische Wiederverkaufsbescheinigung vor; ihm wird daher keine Steuer berechnet.

Ein Colocation-Betreiber mit Rechnungsadresse am Hauptsitz in Philadelphia kauft für $240.000 100 Plätze für eigene Arbeitnehmer; 40 arbeiten in Pennsylvania, 60 nur in anderen Bundesstaaten. Ohne REV-1220 vermutet Pennsylvania, dass die gesamten $240.000 auf Nutzung in Pennsylvania entfallen. Mit der Bescheinigung sind es $96.000. Plätze für seine Mieter oder Auftragnehmer könnten nicht herausgerechnet werden.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie berechnen auch Hosting, Colocation oder GPU-Rechenleistung: siehe Sales Tax auf Colocation, Hosting und GPU-Rechenleistung.
• Sie haben in früheren Jahren in einen steuerpflichtigen Bundesstaat verkauft, ohne Steuer zu erheben: siehe nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Investoren prüfen Ihre Sales Tax: siehe steuerliche Bereinigung vor der Due-Diligence-Prüfung durch Investoren.
• Ihr Verkäufer ist ein kanadisches oder anderes ausländisches Unternehmen: siehe US-Sales-Tax auf Software, die aus Kanada verkauft wird.
• Sie schulden die B&O Tax in Washington oder eine andere Steuer auf Bruttoeinnahmen: siehe Steuern auf Bruttoeinnahmen in anderen Bundesstaaten. Franchise Tax in Texas: Franchise Tax in Texas.
• Kunden zahlen Jahresabonnements im Voraus: Wann das Einnahmen sind, steht in Kundenanzahlungen und Kautionen.
• Ihre Plattform hat Agents, Gateways, Datenprodukte oder Kunden in vielen Bundesstaaten: Einordnung und Registrierung erfordern eine Einzelfallprüfung. Unsere CPAs übernehmen Registrierung, Erklärungen und Abstimmung der Sales Tax für Unternehmen aus dem Bereich Rechenzentren und Infrastruktur.