Due Diligence: Finanzunterlagen im Datenraum, Seed bis Series A

Welche Finanzunterlagen verlangen Investoren in der Due-Diligence-Prüfung?

Investoren können die Finanzabschlüsse, das Hauptbuch, Konto- und Kartenauszüge, die eingereichten Bundes- und Staatssteuererklärungen, Lohnsteuermeldungen, den Nachweis des ordnungsgemäßen Status (Good Standing) und die Unterlagen zur Beteiligungsübersicht verlangen. Jeder Punkt stammt aus Unterlagen, die das Unternehmen ohnehin führt, und ein Investor kann sie miteinander abgleichen.

Die Aufbewahrungsregeln des IRS verlangen ohnehin Bücher, die Einnahmen und Abzüge zeigen, sowie Belege wie Rechnungen, Einzahlungsbelege und Quittungen. Ein Datenraum stellt diese Unterlagen zusammen; neue Unterlagen entstehen dadurch nicht.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn die Bücher im Rückstand sind, eine Steuererklärung nie eingereicht wurde, Gründer Kosten der Gesellschaft privat bezahlt haben, die Gesellschaft Mitarbeiter oder eine Muttergesellschaft im Ausland hat oder Beteiligungsübersicht und Bücher nicht übereinstimmen. Tragen Sie zuerst zusammen: Kontoauszüge für jedes Konto seit der Gründung, die eingereichten Steuererklärungen, die Lohnsteuermeldungen, die Beteiligungsübersicht mit jedem unterzeichneten Beteiligungsdokument und die Kundenverträge hinter dem Umsatz. Sind die Bücher noch nicht so weit, lesen Sie Bücher vor der Finanzierungsrunde aufräumen.

Was ändert sich zwischen Seed-Runde und Series A?

In der Seed-Runde wird oft weniger verlangt: aktuelle Abschlüsse, Kontoauszüge und die Beteiligungsübersicht. Bei der Series A kommen häufig das Hauptbuch, Monatsabschlüsse und eine Umsatzherleitung hinzu, die den Umsatz auf Verträge zurückführt. Jeder Lead-Investor legt seine Liste selbst fest; fragen Sie früh schriftlich danach.

Die Liste der Series A ist länger, weil mehr Geld auf dem Spiel steht und mehr Historie zu prüfen ist. Spät entdeckte Probleme können den Abschluss verzögern oder in die Vertragsbedingungen wandern, etwa als zusätzliche Zusicherungen im Kaufvertrag.

Gleichen Investoren unsere Kontoauszüge mit den Büchern ab?

Das ist möglich. Das Bankguthaben lässt sich am leichtesten überprüfen; ein Kontostand, der nicht zu den Büchern passt, fällt deshalb auf. Behandeln Sie jeden Kontostand im Datenraum so, als würde ihn jemand nachprüfen.

Publication 583 beschreibt den monatlichen Abgleich: Kontoauszug, Scheckregister und Bücher müssen übereinstimmen, und jede Position, die die Bank zeigt, die Bücher aber nicht, etwa Gebühren, wird nachgebucht. Für einen Datenraum heißt das:

• Ein Kontoabgleich für jedes Bank-, Karten- und Zahlungsdienstleisterkonto, jeden Monat, bis zum jüngsten Monatsende.
• Das Bankguthaben zum Jahresende in der Bilanz stimmt auf den Dollar mit den Kontoauszügen überein.
• Überweisungen zwischen Konten der Gesellschaft sind auf beiden Seiten gebucht.
• Geld, das ein Gründer eingezahlt oder entnommen hat, ist als Darlehen, Eigenkapital oder Auslagenerstattung gebucht und liegt nicht auf einem ungeklärten Konto.

Eine Falle: ein Konto für einen einzigen Zweck, etwa ein Auslandskonto oder ein Guthaben bei einem Zahlungsdienstleister, das nie in die Bücher gelangte. Erfassen Sie jedes Konto der Gesellschaft. Für ein Firmenkonto außerhalb der USA kann zusätzlich ein FBAR nötig sein; siehe FBAR für Firmenkonten im Ausland.

Muss der ARR im Pitch Deck mit den Büchern übereinstimmen?

Kein Gesetz verlangt, dass der ARR (Annual Recurring Revenue, jährlich wiederkehrender Umsatz) dem gebuchten Umsatz entspricht. Investoren können den ARR aber aus den Verträgen neu aufbauen und mit dem gebuchten Umsatz vergleichen. Der ARR blickt nach vorn und misst laufende Verträge; der Umsatz in den Büchern ist das, was die Gesellschaft im Zeitraum verdient hat. Beide dürfen nur aus Gründen abweichen, die die Gesellschaft belegen kann.

Eine Überleitung vom ARR im Pitch Deck zum gebuchten Umsatz erklärt die Differenz meist mit:

• Verträgen, die kurz vor Periodenende unterzeichnet wurden und bisher wenig Umsatz erbracht haben.
• Jahres- oder Mehrjahrespaketen, die mitten im Zeitraum begannen: Der ARR zählt den vollen Jahreswert, der Umsatz aber nur die Monate, in denen geleistet wurde; ein vorausbezahlter Rest steht in der passiven Rechnungsabgrenzung (Deferred Revenue).
• Kunden, die gekündigt, herabgestuft oder noch nicht begonnen haben.

Die Fallen: noch nicht unterzeichnete Abschlüsse mitzuzählen, Monatsverträge so auf ein Jahr hochzurechnen, als wären sie Jahresverpflichtungen, und einmalige Gebühren wie Einrichtung oder Dienstleistungen in den wiederkehrenden Umsatz zu mischen. Halten Sie schriftlich fest, wie die Gesellschaft den ARR zählt, und führen Sie eine Liste Vertrag für Vertrag, die sich zum ARR summiert. Den Plan der passiven Rechnungsabgrenzung hinter der Überleitung erklärt Deferred Revenue bei SaaS-Abonnements.

Welche Steuererklärungen, IRS-Transkripte und Lohnsteuermeldungen gehören in den Datenraum?

Legen Sie die eingereichte Form 1120 für jedes Jahr seit der Gründung ab, die Einkommen- und Franchise-Tax-Erklärungen der Bundesstaaten, die Lohnsteuermeldungen und IRS-Transkripte, die zeigen, was beim IRS tatsächlich vorliegt. Ein Transkript zeigt dem Investor, dass eine Erklärung eingereicht und bearbeitet wurde, nicht nur erstellt.

Der IRS bietet Unternehmenstranskripte kostenlos an:

Prüfen Sie die Transkripte, bevor es die Investoren tun. Ein Erklärungstranskript mit dem Vermerk „No record of return filed“ kann bedeuten, dass die Erklärung nie eingereicht oder noch nicht bearbeitet wurde; der IRS nennt 2 bis 3 Wochen nach elektronischer und 6 bis 8 Wochen nach Papiereinreichung. Fehlt eine Steuererklärung oder Lohnsteuermeldung, lesen Sie Steuern vor der Investor-Prüfung bereinigen.

Die Bilanz in Schedule L der Form 1120 „sollte mit den Büchern und Aufzeichnungen der Gesellschaft übereinstimmen“. Eine Corporation, deren Gesamteinnahmen und Vermögen zum Jahresende beide unter $250.000 liegen, darf Schedule L weglassen; die Erklärung muss aber trotzdem aus den Büchern stammen. Die Falle sind Bücher, die nach Einreichung der Erklärung geändert wurden, zum Beispiel bei einer Bereinigung. Weichen die Bücher heute von einer eingereichten Erklärung ab, erklären Sie die Änderung; unter Umständen ist eine berichtigte Erklärung nötig. Wie beides abgestimmt wird, steht im Leitfaden zur Bereinigung.

Lohnsteuermeldungen sind meist die vierteljährlichen Form 941, die jährliche Form 940, Form W-2 und W-3 sowie die Quellensteuer- und Arbeitslosenversicherungsmeldungen jedes Bundesstaates. Der IRS gleicht Form 941 mit den W-2-Daten ab, die er erhält; beide sollten daher untereinander und mit dem Personalaufwand in den Büchern übereinstimmen. Schwärzen Sie die Sozialversicherungsnummern der Mitarbeiter, bevor Sie W-2 oder Lohnlisten hochladen.

Auch Sales-Tax-Erklärungen gehören hierher, falls es sie gibt. Stellt die Prüfung fest, dass die Gesellschaft steuerpflichtige Software ohne Sales Tax verkauft hat, lesen Sie Sales Tax auf SaaS und Software.

Sollen Investoren Steuertranskripte von uns oder direkt vom IRS erhalten?

Meist übergibt die Gesellschaft Kopien. Sie kann die Transkripte selbst herunterladen und hochladen und behält so die Kontrolle darüber, was das Unternehmen verlässt. Mit Form 8821 kann eine benannte dritte Person, etwa der Berater eines Investors, die Steuerdaten der Gesellschaft direkt vom IRS erhalten, wenn der Investor auf einer unabhängigen Kopie besteht.

Form 8821 hat Grenzen, die Sie vor der Unterschrift kennen sollten:

• Sie erlaubt der benannten Person nicht, die Gesellschaft zu vertreten oder für sie zu sprechen; dafür braucht es Form 2848.
• Sie muss bestimmte Steuerformulare und Jahre nennen. „Alle Jahre“ oder „Alle Steuern“ führt dazu, dass der IRS das Formular zurückschickt.
• Wird sie für einen anderen Zweck als die Klärung einer Steuerangelegenheit verwendet, muss sie dem IRS innerhalb von 120 Tagen nach dem Unterschriftsdatum vorliegen.
• Ist nicht Zeile 4 (besondere Verwendung, die der IRS nicht erfasst) angekreuzt, widerruft eine neue Form 8821 automatisch die früheren Vollmachten der Gesellschaft, es sei denn, die Gesellschaft legt Kopien der zu behaltenden bei und kreuzt Zeile 5 an. So kann ein Buchhaltungsexperte, der eine frühere Form 8821 hält, den Zugang verlieren.
• Bei einer Corporation kann unter anderem ein Officer mit Vertretungsbefugnis oder eine vom Board bestimmte Person unterschreiben.

Beschränken Sie jede Vollmacht auf die Formulare und Jahre, die die Prüfung braucht.

Wie weisen wir nach, dass die Gesellschaft in Delaware und in unserem Heimatstaat in Good Standing ist?

Bestellen Sie eine Good-Standing-Bescheinigung aus Delaware und eine Statusbescheinigung aus jedem Bundesstaat, in dem die Gesellschaft zum Geschäftsbetrieb registriert ist. Jeder Bundesstaat führt eigene Unterlagen: Eine Gesellschaft kann in Delaware auf dem aktuellen Stand sein und in dem Bundesstaat, in dem sie tätig ist, im Rückstand.

Delaware verlangt von jeder dort gegründeten Corporation, bis zum 1. März des Folgejahres einen Jahresbericht einzureichen und Franchise Tax zu zahlen. Die Online-Statusabfrage von Delaware zeigt den Status der Gesellschaft, ist aber keine amtliche Bescheinigung. Wer einen Nachweis verlangt, etwa ein Investor oder Kreditgeber, will meist eine Bescheinigung der Division of Corporations; sie bietet eine Kurzform mit dem aktuellen Status und eine Langform mit allen Einreichungen.

Im Heimatstaat ist eine Delaware-Corporation, die dort Geschäfte betreibt, meist als ausländische Gesellschaft (Foreign Corporation) registriert, mit eigenen Jahreseinreichungen und Steuern. Manche Bundesstaaten führen einen Status bei der Registerbehörde (Secretary of State) und einen weiteren bei der Steuerbehörde; prüfen Sie beide, wo es sie gibt. Ist einer der Status erloschen, lesen Sie Gesellschaft wieder in Kraft setzen, bevor der Datenraum öffnet.

Welche Unterlagen belegen Beteiligungsübersicht, SAFEs und Optionszusagen?

Jede Zeile der Beteiligungsübersicht sollte auf ein unterzeichnetes Dokument zurückgehen und, wo Geld geflossen ist, auf die Bank und die Bücher. Investoren können prüfen, ob Anzahl der Anteile, Preis und Datum jedes Dokuments zur Beteiligungsübersicht passen.

Bei Optionen darf der Preis, den der Inhaber bei der Ausübung zahlt, nicht unter dem Marktwert der Aktie am Tag der Zusage liegen; sonst kann die Option als aufgeschobene Vergütung nach Section 409A gelten. Ein unabhängiges Gutachten, das höchstens 12 Monate vor der Zusage datiert, gehört zu den Methoden, die als angemessen vermutet werden. Bewahren Sie jedes Bewertungsgutachten bei den Zusagen auf, die es stützt.

Eine Corporation, die bei der Ausübung einer gesetzlich begünstigten Aktienoption (ISO) Aktien an einen Mitarbeiter überträgt, muss für jede Übertragung Form 3921 einreichen und dem Mitarbeiter eine Mitteilung geben. Kopien dürfen die Steuernummer des Mitarbeiters auf der Mitteilung kürzen, die beim IRS eingereichte Kopie jedoch nicht.

Fehlt das 83(b)-Wahlrecht eines Gründers oder eine Form 3921, lesen Sie Steuern vor der Investor-Prüfung bereinigen. Verlangen Investoren die Bestätigung, dass die Aktien begünstigte Kleinunternehmensanteile (QSBS) sind, lesen Sie Steuerbefreiung für Kleinunternehmensanteile bei Start-ups.

Wie weit sollen die Unterlagen zurückreichen, und wie lange bewahren wir sie auf?

Investoren können Unterlagen seit der Gründung verlangen oder die letzten Jahre plus das laufende Jahr bis heute; die Anforderungsliste des Lead-Investors legt den Zeitraum fest. Die eigene Aufbewahrungspflicht der Gesellschaft ergibt sich aus dem Steuerrecht und dauert meist länger als jede Anforderung in der Prüfung.

Die Aufbewahrungsregeln des IRS rechnen ab dem Einreichungsdatum (eine verfrüht eingereichte Erklärung gilt als am Fälligkeitstag eingereicht):

Bewahren Sie die eingereichten Erklärungen selbst in der Praxis dauerhaft auf, ebenso Gründungsunterlagen, Board-Protokolle und alle Beteiligungsunterlagen; Investoren und spätere Käufer können danach fragen. Publication 583 warnt außerdem, dass Kreditgeber oder Versicherer längere Aufbewahrung verlangen können als der IRS.

Beispiel

Die Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Eine Seed-Runde über $3 Millionen

Der Lead-Investor verlangt Finanzabschlüsse für 12 Monate, Kontoauszüge und die Beteiligungsübersicht. Die Bilanz der Gesellschaft zum 31. Dezember zeigt $1.240.000 Bankguthaben. Die drei Kontoauszüge ergeben zu diesem Stichtag zusammen $1.240.000, und jede Überweisung zwischen den Konten steht auf beiden Seiten. Die Beteiligungsübersicht lässt sich auf unterzeichnete Gründeranteilsverträge und zwei SAFEs zurückführen, deren Geldeingang auf den Kontoauszügen zu sehen ist.

Eine Series A mit $2.400.000 ARR im Pitch Deck

Die Bücher zeigen $1.900.000 Umsatz für die letzten 12 Monate. Die Umsatzherleitung der Gesellschaft, Vertrag für Vertrag, erklärt die Differenz von $500.000: $300.000 ARR stammen aus Verträgen, die im Dezember unterzeichnet wurden und erst wenige Wochen Umsatz erbracht haben, der Rest aus Jahrespaketen, die im Lauf des Jahres begannen, sodass nur ein Teil der Monate verdient ist. Jeder Vertrag der Liste lässt sich auf einen unterzeichneten Auftrag und auf den Plan der passiven Rechnungsabgrenzung zurückführen.

Das Transkript zeigt für ein Jahr keine Form 1120

Vor der Öffnung des Datenraums lädt der Gründer die Kontotranskripte der Gesellschaft herunter. Für ein Jahr ist keine Erklärung verzeichnet. Die Gesellschaft ging davon aus, dass der Ersteller der Erklärung sie eingereicht hatte. Sie reicht die fehlende Erklärung nach und zahlt einen etwaigen Strafzuschlag, bevor der Datenraum öffnet, und legt eine Kopie der Erklärung mit Einreichungsnachweis ab, da das Transkript Wochen brauchen kann, bis es sie zeigt.

Anders bei Ihnen?

• Bei der Prüfung fielen versäumte Steuererklärungen auf: siehe Steuern vor der Investor-Prüfung bereinigen.
• Die Gesellschaft hat in Delaware oder einem anderen Bundesstaat den Good Standing verloren: siehe Gesellschaft wieder in Kraft setzen.
• Die Bücher sind im Rückstand oder in einer Tabelle geführt: siehe Bücher vor der Finanzierungsrunde aufräumen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Investoren wollen nach der Runde Monatsabschlüsse: siehe Monatsabschlüsse für Investoren und das Board.
• Vorausbezahlte Jahrespakete machen den Umsatz schwer erklärbar: siehe Deferred Revenue bei SaaS-Abonnements.
• Software-Verkäufe wurden nie besteuert: siehe Sales Tax auf SaaS und Software.
• Die Gesellschaft wird verkauft, nicht finanziert: siehe Steuern vor dem Verkauf Ihres Start-ups bereinigen und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmenssteuer.