1099-Einkünfte ohne Erklärung: Schedule-C-Ausgaben für Vorjahre

Ich habe jahrelang nichts eingereicht: Werde ich auf mein volles 1099-Einkommen besteuert?

Sie werden nur dann auf den vollen 1099-Betrag besteuert, wenn die Erklärung, die für das Jahr gilt, Ihre Ausgaben auslässt. Eine Form 1099 (Meldung von Zahlungen an Auftragnehmer) zeigt, was ein Zahlender Ihnen vor Abzug Ihrer Kosten gezahlt hat, und ein Betrag aus Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) wird ohne Rücksicht auf Gebühren, Erstattungen oder Versandkosten angegeben. Reichen Sie nichts ein, kann der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) eine Ersatzerklärung erstellen (Substitute Return, SFR, aus den ihm gemeldeten Einkommensformularen), und sie gewährt womöglich keine Abzüge, die Sie geltend machen könnten. Ihre eigene Erklärung trägt Ihre Einnahmen in Schedule C (Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit) Zeile 1 ein und zieht die Ausgaben ab, die Sie belegen können, sodass die Steuer auf den Nettogewinn berechnet wird.

Melden Sie alle Betriebseinnahmen, auch Zahlungen, die kein Formular gemeldet hat: unabhängig vom gemeldeten Betrag müssen Einnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen angegeben werden. Eine 1099-Summe ist eine Zahl, die Sie mit Ihren eigenen Unterlagen abstimmen, nicht Ihr Gewinn.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn mehrere Jahre offen sind, der IRS Steuer auf den Bruttobetrag vorgeschlagen oder festgesetzt hat oder die Unterlagen dünn sind. Alles hängt dann am Nachweis, Jahr für Jahr, und in diesen Fällen zählt fachliche Hilfe: welche Ausgaben die Unterlagen jedes Jahres stützen, wie der Nachweis aufgebaut wird und in welcher Reihenfolge die Jahre eingereicht werden. Siehe Hilfe bei der Steuererklärung für Privatpersonen oder Nachholende Buchhaltung, wenn die Unterlagen zuerst rekonstruiert werden müssen. Sammeln Sie:

• Wage-and-Income-Transcripts für jedes Jahr: die Kopie des IRS jeder Form 1099 und W-2, die unter Ihrer Nummer gemeldet wurde.
• Auszüge für jedes Bankkonto und jede Karte, die Betriebskosten bezahlt haben, auch private.
• Rechnungen, Bestellverläufe und Abrechnungsunterlagen von Anbietern.
• Kalendereinträge, E-Mails und Fahrtverläufe, die zeigen, wohin und warum Sie gefahren sind, mit den Wartungsunterlagen des Fahrzeugs.
• Miet- oder Hypotheken-, Nebenkosten- und Versicherungsunterlagen für jedes Jahr, in dem Sie von zu Hause gearbeitet haben.

Zu den Jahren, die fällig sind, zu Zuschlägen und zu Kopien Ihrer 1099 siehe Nicht eingereichte Erklärungen nachholen.

Welche Betriebsausgaben kann ich für ein zurückliegendes Jahr in Schedule C geltend machen?

Eine Ausgabe, die für das Geschäft üblich und notwendig ist und bei der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method), die viele Einzelunternehmer ohne Warenbestand nutzen (Einnahmen zählen bei Zufluss, Kosten bei Zahlung), in diesem Jahr bezahlt wurde. Eine übliche Ausgabe ist in Ihrem Bereich gebräuchlich und anerkannt; eine notwendige ist hilfreich und angemessen. Eine teilweise private Ausgabe zählt nur mit ihrem geschäftlichen Anteil. Private Lebenshaltungs- und Familienausgaben, an eine Behörde gezahlte Bußgelder und Bewirtung sind in der Regel nicht abziehbar (Publication 334).

In einem zurückliegenden Jahr gekaufte Ausrüstung: Der De-minimis-Safe-Harbor (Erleichterung, mit der Sie kleine Anschaffungen sofort abziehen) wird mit einer rechtzeitig eingereichten ursprünglichen Erklärung gewählt, sodass eine Erklärung, die Jahre zu spät kommt, möglicherweise nicht in Frage kommt; eine Wahl nach Abschnitt 179 ist in einer ursprünglichen Erklärung möglich, ob sie rechtzeitig eingereicht wird oder nicht, und die Bonusabschreibung gilt, sofern eine rechtzeitige Erklärung sie nicht ausgeschlossen hat. Siehe kleine Anschaffungen, auch dazu, was zu tun ist, wenn die Wahl versäumt wurde.

Waren, die Sie weiterverkaufen, sind Wareneinsatz und keine Ausgabenzeile: siehe Warenbestand ohne Unterlagen. Fahrer haben ihre eigene Liste unter Abzüge für Fahrdienst- und Lieferfahrer.

Brauche ich eine rückwirkende Buchhaltung, oder kann ich die Ausgaben aus Kontoauszügen rekonstruieren?

Sie brauchen für jedes zurückliegende Jahr eine Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben mit den Unterlagen dahinter, und Sie können sie jetzt aus Kontoauszügen und Anbieterunterlagen aufbauen. Publication 583 sagt, dass Ihre Bücher Bruttoeinkünfte, Abzüge und Gutschriften zeigen müssen und dass Sie Belege aufbewahren müssen. Beginnen Sie mit dem Geld, das Ihre Konten verlassen hat, und fügen Sie dann einen Nachweis hinzu, was es gekauft hat.

1. Laden Sie die Auszüge jedes Jahres von jedem Konto und jeder Karte herunter, die Betriebskosten bezahlt haben.
2. Listen Sie Zahlungen an geschäftliche Empfänger auf, ordnen Sie jede einer Kategorie in Schedule C zu und ergänzen Sie einen Nachweis des Kaufs: Kontoverlauf beim Anbieter, Rechnungs-E-Mails, Rechnungen, Gebührenberichte.
3. Teilen Sie gemischt genutzte Kosten nach einem geschäftlichen Anteil auf, den Sie erklären können, und beseitigen Sie Doppelzählungen. Eine Kartenzahlung auf dem Bankauszug und die Belastungen auf dem Kartenauszug sind dasselbe Geld, nur einmal zu zählen.
4. Summieren Sie jede Kategorie je Jahr und schreiben Sie eine kurze Notiz, wie Sie sie aufgebaut haben.

Ohne eingelösten Scheck kann ein lesbarer Kontoauszug die Zahlung belegen, wenn er Betrag, Empfänger und Datum enthält (und bei einem Scheck die Schecknummer), aber ein Zahlungsnachweis allein begründet keinen Abzug: Bewahren Sie eine Rechnung oder einen Kassenbeleg auf, der zeigt, dass die Kosten entstanden sind. Zur vollständigen Methode des Hauptbuchs siehe Buchhaltung aus Kontoauszügen rekonstruieren.

Welche Nachweise akzeptiert der IRS, wenn die Belege weg sind?

Auszüge, Anbieterunterlagen und Rechnungen, die Betrag, Datum, Empfänger und geschäftlichen Zweck zeigen. Publication 583 sagt, dass Belege den gezahlten Betrag und den Zweck als Betriebsausgabe zeigen sollten, und nennt eingelöste Schecks, Kontoauszüge, Kartenbelege und Rechnungen.

Eine zeitnah angefertigte Aufzeichnung wiegt schwerer als eine später erstellte Aufstellung. Versehen Sie alles, was Sie jetzt aufbauen, mit dem heutigen Datum und seinen Quellen, und datieren Sie nie zurück. Bei Reise-, Geschenk- und Autokosten dürfen Sie keine Beträge abziehen, die Sie schätzen oder näherungsweise ansetzen.

Für andere Ausgaben enthalten die auf dieser Seite genannten Publikationen des IRS keine Regel zur Schätzung. Eine Zahl ohne Dokument dahinter wird am ehesten nicht anerkannt, und ein nicht belegter Abzug kann zu einem Zuschlag bei ungenauer Erklärung (Accuracy-Related Penalty) von 20 % führen, wenn die Steuernachzahlung auf Fahrlässigkeit oder einer wesentlichen Unterschätzung beruht (IRS). Siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben und Ausgaben, die der IRS hinterfragt.

Und die Auto- und Lkw-Kosten: Welcher Meilensatz gilt für jedes zurückliegende Jahr?

Verwenden Sie den Standardsatz pro Meile, der galt, als die Meilen gefahren wurden. Teilen Sie die Meilen für 2022 nach Halbjahren auf.

Die Sätze stammen aus der Tabelle des IRS, die auch frühere Jahre auflistet. Multiplizieren Sie die geschäftlich gefahrenen Meilen mit dem Satz des jeweiligen Jahres und addieren Sie Parkgebühren und Mautgebühren in Zeile 9 (Anleitung zu Schedule C). Die andere Wahl sind die tatsächlichen Kosten: der geschäftliche Anteil von Kraftstoff, Reparaturen und Versicherung plus Abschreibung. Wer für ein Jahr den Standardsatz verwendet, kann für dieses Jahr keine tatsächlichen Kosten abziehen.

Drei Fallen. Erstens kann ein eigenes Auto den Standardsatz nur nutzen, wenn er im ersten Jahr, in dem das Auto für das Geschäft zur Verfügung stand, bis zur Fälligkeit der Erklärung einschließlich Fristverlängerungen gewählt wurde. Die Seiten des IRS sagen nicht, wie das funktioniert, wenn das erste Geschäftsjahr nie eingereicht wurde; klären Sie das daher vor der Wahl. Zweitens muss ein geleastes Auto den Standardsatz für den gesamten Leasingzeitraum einschließlich Verlängerungen verwenden und kann daher nicht Jahr für Jahr gewählt werden. Drittens ist das Fahren zwischen Wohnung und einem festen Arbeitsplatz Pendeln, und das ist nicht abziehbar.

Für jede geschäftliche Nutzung braucht der Nachweis Datum, Ziel, Zweck und Meilen sowie die gesamten Meilen des Jahres (Publication 463, Table 5-1). Die Erklärung fragt auch, wann das Fahrzeug in Betrieb genommen wurde, nach den geschäftlichen, den Pendel- und den sonstigen Meilen und danach, ob Sie schriftliche Nachweise haben (Schedule C, Teil IV, oder Form 4562, wenn Sie sie einreichen). Rekonstruieren Sie aus Kalendern, Rechnungen, Fahrtverläufen und Wartungsunterlagen: siehe Fahrtenbuch rekonstruieren.

Kann ich ein Home Office für Jahre geltend machen, in denen ich nichts eingereicht habe?

Ja, wenn ein Teil Ihrer Wohnung in dem Jahr die Voraussetzungen erfüllte. Die vereinfachte Methode braucht eine rechtzeitig eingereichte ursprüngliche Erklärung, planen Sie daher für ein zurückliegendes Jahr mit Form 8829.

Der Raum muss ausschließlich und regelmäßig als Hauptort Ihrer Geschäftstätigkeit genutzt werden oder als Ort, an dem Sie im normalen Geschäftsverlauf Kunden treffen; Publication 587 nennt auch weitere Wege. Ein Raum, den auch die Familie nutzt, erfüllt den Test der ausschließlichen Nutzung in der Regel nicht. Der Abzug ist nach Abzug nicht damit zusammenhängender Betriebskosten auf die Einkünfte aus dieser Nutzung begrenzt und kann daher keinen Verlust erzeugen.

Die vereinfachte Methode wird gewählt, indem Sie sie in einer rechtzeitig eingereichten ursprünglichen Erklärung anwenden, und eine Erklärung, die nach ihrer Fälligkeit (einschließlich Fristverlängerungen) eingereicht wird, ist nicht rechtzeitig. Ermitteln Sie für ein zurückliegendes Jahr die Form 8829 aus den Wohnkosten dieses Jahres; ob es eine Erleichterung für verspätete Wahlen gibt, braucht vor der Einreichung die Prüfung durch einen Ersteller der Steuererklärung. Besitzen Sie die Wohnung, kann die zulässige oder zulässig gewesene Abschreibung auf den Büroteil beim Verkauf nicht vom Gewinn ausgenommen werden. Zu den vollständigen Voraussetzungen siehe Home Office: vereinfacht oder tatsächlich.

Welche Formulare des jeweiligen Jahres verwende ich, und reiche ich jedes Jahr getrennt ein?

Ja, jedes Steuerjahr ist eine eigene Erklärung auf den Formularen dieses Jahres. Verwenden Sie die Form 1040, Schedule C und Schedule SE dieses Jahres, mit den Anleitungen dieses Jahres, von der Seite mit den Formularen früherer Jahre. Jedes Unternehmen erhält für das Jahr sein eigenes Schedule C (Anleitung zu Schedule C).

Senden Sie eine Erklärung an die Adresse in einem Schreiben des IRS; andernfalls reichen Sie sie auf dieselbe Weise und an derselben Stelle ein wie eine rechtzeitige Erklärung. Das E-File des IRS nimmt die drei jüngsten Steuerjahre an, die der IRS geöffnet hat, ein Fenster, das sich jeden Januar verschiebt; der IRS teilt den Empfängern von Schreiben mit, dass ältere Erklärungen per Post eingehen. Ein in einem Schreiben genanntes Jahr hat sein eigenes Antwortdatum, lesen Sie daher zuerst das Schreiben. Erklärungen der Bundesstaaten folgen eigenen Regeln; siehe den Ratgeber zum Nachholen.

Wie ändern sich Nettogewinn und Selbstständigensteuer, wenn Ausgaben berücksichtigt werden?

Einkommensteuer und Selbstständigensteuer (Self-Employment Tax) werden beide aus dem Nettogewinn berechnet, daher können belegte Ausgaben beide senken. Wie stark, hängt vom Rest der Erklärung (andere Einkünfte und Steuergutschriften) und bei der Selbstständigensteuer von der Bemessungsgrenze der Social Security im jeweiligen Jahr ab. Schedule C Zeile 31 fließt in Schedule 1 für die Einkommensteuer und in Schedule SE Zeile 2.

Die Selbstständigensteuer beträgt 15,3 % (12,4 % Social Security plus 2,9 % Medicare) des Nettogewinns multipliziert mit 92,35 %, wobei die Hälfte abziehbar ist; der Teil für die Social Security endet an einer jährlichen Bemessungsgrenze (Schedule SE). Sie fällt an, sobald die Nettoeinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit $400 erreichen. Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge werden auf die unbezahlte Steuer berechnet, daher bedeutet eine niedrigere Steuer in der Regel niedrigere Zuschläge, auch wenn ein Mindestbetrag für verspätete Einreichung gelten kann; die Sätze, der Mindestbetrag und die Erleichterung stehen unter Nicht eingereichte Erklärungen nachholen.

Ein Abwägungspunkt: Die SSA (Social Security Administration, US-Sozialversicherungsbehörde) verwendet Schedule SE zur Berechnung der Leistungen. Sie schreibt Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit gut, die in einer Erklärung gemeldet werden, die innerhalb von 3 Jahre, 3 Monate und 15 Tage nach dem Steuerjahr eingereicht wird; für ein Jahr, das noch innerhalb dieser Grenze liegt, senkt das Geltendmachen von Ausgaben daher die erfassten Einkünfte ebenso wie die Steuer. Nach Ablauf der Grenze darf die SSA ihre Aufzeichnung nur ändern, um Einkünfte zu streichen oder zu verringern, nicht um sie zu erhöhen.

Wie lange kann ich für ein altes Jahr eine Erstattung beantragen?

Um einbehaltene Steuern, Vorauszahlungen oder Steuergutschriften wie den Earned Income Credit (Steuergutschrift für Erwerbstätige mit geringem Einkommen) zurückzuerhalten, reichen Sie innerhalb von 3 Jahre nach dem 15. April, der auf das Steuerjahr folgt ein (IRS). Diese Zahlungen gelten am Fälligkeitstag als geleistet; eine später eingereichte Erklärung erhält daher in der Regel nichts davon zurück, es sei denn, eine Fristverlängerung oder eine Ausnahme, etwa eine Katastrophe oder ein Einsatz in einem Kampfgebiet, bringt zusätzliche Zeit (IRS). Für auf andere Weise gezahlte Steuer ist der Antrag bis zum späteren Zeitpunkt aus 3 Jahre nach der Einreichung oder 2 Jahre nach der Zahlung zu stellen, und die Erstattung ist auf Steuern begrenzt, die in den drei Jahre vor der Einreichung gezahlt wurden, plus einen etwaigen Verlängerungszeitraum (IRS). Ein niedrigerer Nettogewinn kann Steuergutschriften verändern, die vom Einkommen abhängen.

Für Ausgaben gibt es keine eigene Frist: Sie sind Teil der Erklärung für dieses Jahr. Zeigt die Erklärung eine Überzahlung, gelten die oben genannten Grenzen für Erstattungen. Wurde bereits Steuer festgesetzt, behandelt der IRS Ihre Erklärung als Neuprüfung (nächster Abschnitt). Für ein Jahr, in dem Sie nie eingereicht haben, kann der IRS jederzeit Steuern festsetzen; die Einreichung der Erklärung setzt die Festsetzungsfrist in Gang, in der Regel drei Jahre.

Was gilt, wenn der IRS schon für mich eingereicht hat oder der Saldo riesig aussieht?

Eine Erklärung, die Sie selbst einreichen, kann die Zahlen verwenden, die Sie belegen können; rechnen Sie mit Rückfragen, wo der Nachweis dünn ist.

• Ein Bescheid über eine Steuernachforderung (Notice of Deficiency, CP3219N): Sie haben 90 Tage (150 Tage, wenn Sie außerhalb der USA sind), um beim Tax Court Klage zu erheben. Die Einreichung einer Erklärung verlängert diese Frist nicht. Wenn Sie widersprechen möchten, ohne zu klagen, reichen Sie die Erklärung bis zum Datum im Schreiben ein.
• Steuer bereits aufgrund einer Ersatzerklärung festgesetzt: Der IRS behandelt eine spätere ursprüngliche Erklärung als Neuprüfung. Stellt er die Ausgaben in Frage, kann er sie prüfen und mit dem gesetzlichen Bescheidverfahren ablehnen, was nicht belegt ist. Eine nicht unterschriebene Erklärung weist er als ungültig zurück, unterschreiben Sie daher jede.
• Eine 1099, die nicht zu Ihren Einzahlungen passt: Vergleichen Sie beide. Ist Ihre Summe aus Form 1099-NEC höher als die Einnahmen, die Sie melden, fügen Sie eine Erklärung zur Differenz bei. Bitten Sie den Zahlenden, ein falsches Formular zu berichtigen. Bei einem Abweichungsschreiben des IRS siehe Antwort auf ein CP2000.
• Ein hoher Saldo: Der IRS sagt, Sie sollen jede fällige Erklärung einreichen, ob Sie voll zahlen können oder nicht, und er passt Ihr Konto in der Regel an die richtigen Zahlen an, sobald Ihre eigene Erklärung bearbeitet ist. Zu den Zahlungsmöglichkeiten siehe Nicht eingereichte Erklärungen nachholen. Vorauszahlungen für die Zukunft stehen unter Vierteljährliche Vorauszahlungen der Steuer.

Beispiel

Diese Beispiele sind Veranschaulichungen in US-Dollar. Einkommensteuer und Selbstständigensteuer sind vereinfacht.

Lieferfahrer, drei Jahre

Ein Fahrer erhält in drei Jahren ohne Einreichung jeweils US$40.000 an 1099-Einkünften. Auszüge und ein Fahrtverlauf stützen 10.000 geschäftliche Meilen pro Jahr plus US$7.500 für Telefon, Material und Gebühren. Nehmen Sie an, dass der Standardsatz für das Auto zur Verfügung steht (siehe die Fallen oben) und der Fahrer keine Löhne hat, die einen Teil der Bemessungsgrenze der Social Security aufbrauchen würden.

Für 2023 sinkt die Selbstständigensteuer von etwa US$5.650 auf US$40.000 auf etwa US$3.670 auf US$25.950, vor der Einkommensteuer. Jedes Jahr wird auf seinen eigenen Formularen eingereicht.

Freiberufliche Autorin ohne Belege

Eine Autorin hat US$65.000 an Einkünften aus Form 1099-NEC und ein freies Zimmer, das sie regelmäßig und nur für die Arbeit nutzt und in dem sie ihre Abrechnungen und den größten Teil ihres Schreibens erledigt. Bankzeilen zeigen US$9.000 für Software, Co-Working und den geschäftlichen Anteil am Internet, jeweils einer Abrechnung des Anbieters zugeordnet. Der Nettogewinn vor dem Home Office beträgt US$56.000. Weil das Jahr verspätet eingereicht wird, steht die vereinfachte Methode nicht zur Verfügung, daher sammelt sie Miete und Nebenkosten dieses Jahres für Form 8829.

Beraterin, deren Bruttobetrag festgesetzt wurde

Der IRS reichte eine Ersatzerklärung über US$90.000 ein. Die Beraterin reicht ihre eigene unterschriebene Erklärung ein, die US$30.000 an belegten Ausgaben und einen Nettogewinn von US$60.000 zeigt. Der IRS behandelt sie als Neuprüfung. Stellt er die US$30.000 in Frage, kann er die Erklärung prüfen und Nachweise verlangen.

Anders in Ihrem Fall?

• Mehrere Jahre sind offen, oder Sie haben weder Belege noch Bücher: Die Reihenfolge der Jahre und der Nachweis für jedes brauchen fachliches Urteil. Holen Sie sich Hilfe bei der Steuererklärung für Privatpersonen, und siehe Nachholende Buchhaltung, wenn die Unterlagen zuerst rekonstruiert werden müssen.
• Der IRS hat eine Ersatzerklärung eingereicht oder ein Schreiben geschickt: Das Datum im Schreiben ist maßgeblich. Lesen Sie Nicht eingereichte Erklärungen nachholen und bringen Sie das Schreiben zur Hilfe bei der Steuererklärung für Privatpersonen.
• Sie haben Waren weiterverkauft: Der Wareneinsatz folgt eigenen Regeln unter Warenbestand ohne Unterlagen.
• Sie fahren für eine Plattform: siehe Abzüge für Fahrdienst- und Lieferfahrer.
• Der IRS hat ein Abweichungsschreiben (CP2000) geschickt: siehe Antwort auf ein CP2000.
• Eine LLC mit mehreren Mitgliedern, eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft hat ebenfalls Erklärungen versäumt: siehe Nicht eingereichte Erklärungen von Unternehmen. Eine LLC mit einem Eigentümer, die sich nicht für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden hat, meldet im Schedule C des Eigentümers.
• Sie waren in einigen dieser Jahre nicht in den USA ansässig oder hatten Konten im Ausland: Das Formular und die zusätzlichen Meldungen ändern sich; siehe Erklärung für Nichtansässige bei Geschäftseinkünften und Versäumte Auslandsmeldungen nachholen.
• Sie haben in den fehlenden Jahren in Kanada gelebt: siehe Versäumte US-Erklärungen aus Kanada.