Belege und Ausgaben als Selbstständiger in den USA richtig führen

Welche Buchführung erwartet der IRS von einem Einzelunternehmen?

Wer in den USA selbstständig ist, muss Bücher oder Unterlagen führen, die Bruttoeinkünfte, Abzüge und Gutschriften belegen; ein bestimmtes Format schreibt das Gesetz in der Regel nicht vor (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1; Publication 583). Ein brauchbares Set besteht aus zwei Teilen: einer Zusammenfassung der Geschäftsvorfälle (Journale und Hauptbücher oder Buchhaltungssoftware) und den Belegen hinter jedem Eintrag.

Bewahren Sie für jede erhaltene Zahlung eine Rechnung oder einen Einzahlungsbeleg auf, ob eine Form 1099 eintrifft oder nicht; Publication 583 verlangt Unterlagen, die die Beträge und Quellen Ihrer Bruttoeinnahmen zeigen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn private und geschäftliche Gelder auf einem Konto liegen, wenn Belege eines Jahres oder mehr ungeordnet sind, wenn ein Ersteller der Steuererklärung für das Sortieren eines Schuhkartons extra berechnet oder wenn der IRS Unterlagen angefordert hat. Siehe „Anders in Ihrem Fall?“ am Ende.

Sammeln Sie zuerst: Auszüge für jedes Konto und jede Karte, die das Geschäft berührt haben, Berichte der Zahlungsplattformen, jede erhaltene Form 1099, versandte Rechnungen, die vorhandenen Belege und Rechnungen, Fahrt- oder Reisenotizen und die Erklärung des Vorjahres.

Was ist das einfachste Buchführungssystem für einen Einzelunternehmer?

Bezahlen Sie Geschäftskosten von einem Geschäftskonto, legen Sie die Belege jedes Monats in einem Ordner ab und stimmen Sie den Kontoauszug einmal im Monat ab. Das folgt Publication 583: Sie rät einem neuen Unternehmen, ein Geschäftskonto getrennt von privaten Geldern zu eröffnen, Ausgaben zu erfassen, wenn sie anfallen, und das Konto jeden Monat abzustimmen. Sie nennt die einfache Buchführung (Einnahmen und Ausgaben werden über tägliche und monatliche Zusammenfassungen erfasst) am leichtesten zu führen und einen praktischen Start für ein kleines Unternehmen, wenn auch nicht für jeden geeignet (Publication 583). Wer mehr als ein Unternehmen hat, sollte für jedes einen vollständigen, getrennten Satz an Unterlagen führen.

Zur Kontoeröffnung siehe Geschäftskonto für Einzelunternehmer. Zur Wahl der Software siehe Buchhaltungs-App für Schedule C.

Genügt der Bankfeed, oder brauche ich weiterhin Belege?

Wer sich nur auf Banktransaktionen verlässt, hat Lücken. Ein Feed zeigt, dass Geld geflossen ist, und Publication 583 sagt, dass ein Zahlungsnachweis allein keinen Abzug begründet. Sie rät, Unterlagen wie Kreditkartenbelege und Rechnungen aufzubewahren, um zu zeigen, dass Ihnen die Kosten auch entstanden sind (Publication 583). Der IRS sagt, Steuerpflichtige erfüllen ihre Beweislast in der Regel mit den Angaben und, wo nötig, den Belegen zu ihren Ausgaben (IRS: Beweislast).

Eine Feed-Zeile nennt einen Lieferanten, ein Datum und einen Betrag. Sie zeigt nicht, was gekauft wurde oder ob es für das Geschäft war: Eine Kartenbelastung in einem Gemischtwarenladen kann Material oder ein privater Kauf sein. Bei Reisen, Geschenken und Autonutzung müssen zusätzlich die unten genannten Angaben festgehalten werden.

Ordnen Sie daher jeder Feed-Zeile ihren Nachweis zu: Verkaufsbelege oder Rechnungen für Einzahlungen, Belege oder Rechnungen für Einkäufe sowie Konto- oder Darlehensunterlagen für Umbuchungen und Kredite. Ergänzen Sie einen Zweck, wo der Name des Lieferanten ihn nicht erklärt. „Kategorisiert“ ist eine Bezeichnung in der Software; „belegt“ heißt, dass ein Beleg oder eine Notiz dahintersteht. Ein Feed ist außerdem keine Abstimmung; siehe Bankfeeds sind keine Kontoabstimmung.

Was Ihre Bücher enthält, ist selbst eine Unterlage. Laut IRS fordern Prüfer in der Mehrzahl der Fälle, in denen ein Steuerpflichtiger seine Bücher in einer Buchhaltungssoftware führt, die Sicherungsdatei der Software an (IRS: Unterlagen aus elektronischer Buchhaltungssoftware). Was ein gültiger Beleg zeigt, steht in Beleganforderungen des IRS.

Was soll ich zu jeder Ausgabe aufschreiben?

Halten Sie bei jeder Ausgabe dieselben wenigen Dinge fest: wie viel, wann, was (und wo), wer und warum. Das meiste steht auf dem Beleg; das „Warum“ müssen meist Sie ergänzen.

Kosten, die teilweise privat sind, etwa eine Telefon- oder Internetrechnung, brauchen auch den aufgeschriebenen betrieblichen Anteil; siehe Gemischt genutzte Ausgaben und der betriebliche Anteil.

Erfassen Sie jede Position zeitnah. Publication 463 sagt, eine damals geführte Aufzeichnung hat mehr Wert als eine später erstellte Erklärung, wenn die Erinnerung schlecht ist, und dass ein wöchentliches Fahrtenbuch als zeitnah gilt. Sie sagt auch, dass Sie nicht abschreiben müssen, was ein Beleg schon zeigt, solange sich Ihre Aufzeichnungen und Belege geordnet ergänzen. Für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten ist in der Regel eine schriftliche Angabe des betrieblichen Zwecks nötig, nicht aber, wenn sich der Zweck aus den Umständen ergibt (Publication 463).

Welche Ausgaben brauchen zusätzliche Unterlagen: Auto, Reisen, Geschenke und Mahlzeiten?

Reisen, Geschenke und die Nutzung eines Autos verlangen mehr als einen Beleg. Der Internal Revenue Code lässt keinen Abzug für Reisen, Geschenke oder Listed Property (bestimmte Wirtschaftsgüter) wie ein Auto zu, wenn Sie nicht durch ausreichende Aufzeichnungen oder durch ausreichende Beweise, die Ihre eigene Aussage stützen, Betrag, Zeit und Ort (oder Datum und Beschreibung), betrieblichen Zweck und die geschäftliche Beziehung des Empfängers nachweisen (26 U.S.C. 274(d)). Publication 463 ergänzt, dass Beträge, die Sie näherungsweise oder geschätzt ansetzen, nicht abgezogen werden können (Publication 463).

Quellen: Publication 463 (Kapitel 2 und 5), 26 U.S.C. 274 und 26 CFR 1.274-5(j)(2): Eine Meilenpauschale ersetzt den Nachweis der tatsächlichen Kosten, nie den Nachweis der betrieblichen Meilen, der Zeit und des Zwecks. Zur Wahl zwischen beiden siehe Meilenpauschale oder tatsächliche Autokosten. Mahlzeiten auf einer Geschäftsreise gehören zum Reisenachweis.

Wenn Sie Autokosten geltend machen, fragt die Erklärung nach dem Auto. Schedule C, Part IV (zu verwenden, wenn Form 4562 für das Unternehmen nicht erforderlich ist), fragt nach dem Datum, an dem das Fahrzeug für das Geschäft in Betrieb genommen wurde, nach betrieblichen, Pendel- und sonstigen Meilen und danach, ob Sie Belege für den Abzug haben und ob diese schriftlich vorliegen (Schedule C; Anleitung). Publication 463 erlaubt einen Eintrag für eine Hin- und Rückfahrt und in manchen Fällen eine Aufzeichnung für einen Teil des Jahres; die vollständigen Regeln für das Fahrtenbuch stehen in Anforderungen an das Fahrtenbuch.

Wie gehe ich mit Barkäufen und Kleinbeträgen um?

Zahlen Sie wenn möglich vom Geschäftskonto oder mit der Geschäftskarte, denn der Auszug hält die Zahlung dann fest. Zahlen Sie bar, besorgen Sie einen Beleg. Publication 583 sagt: Können Sie für eine Barzahlung keinen Beleg bekommen, sollten Sie zum Zeitpunkt der Zahlung eine ausreichende Erklärung in Ihren Unterlagen festhalten. Sie rät auch, Schecks an „Bar“ zu vermeiden, bei kleinen Barzahlungen einen Kleinkassenbeleg an den Beleg zu heften und, wenn Sie einen Scheck über Bargeld ausstellen müssen, um eine Betriebsausgabe zu zahlen, den Beleg für diese Zahlung aufzubewahren (Publication 583).

Für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten ist für eine Ausgabe unter $75 kein Beleg erforderlich, außer für Unterkunft, und auch nicht für eine Beförderung, wenn ein Beleg nicht ohne Weiteres zu bekommen ist. Betrag, Datum, Ort und Zweck gehören trotzdem in Ihre Aufzeichnungen (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Diese Betragsgrenze stammt aus diesen Regeln; wenden Sie sie daher nicht als allgemeine Regel auf jede Ausgabe an. Bewahren Sie den Beleg auch für einen kleinen Posten auf, wenn Sie können; gibt es keinen, schreiben Sie zum Zeitpunkt der Zahlung eine Zeile mit Datum, Betrag, Lieferant und Zweck.

Bargeld, das Sie erhalten, ist eine eigene Frage: siehe Verkaufsunterlagen für Barumsätze.

Kann ich Belege als Fotos oder Scans statt auf Papier aufbewahren?

Ja, wenn das elektronische System die Anforderungen des IRS erfüllt; ein Haufen Fotos auf dem Handy genügt nicht automatisch (Publication 583). Was dafür genügt und wann das Papier weggeworfen werden darf, steht in Gescannte Belege statt Papier.

Was gebe ich meinem Buchhalter jeden Monat und zum Jahresende?

Geben Sie jeden Monat dasselbe kleine Set ab, zum Jahresende dann einige zusätzliche Posten. Ziel ist, dass Ihr Buchhalter jede Zeile des Auszugs einem Dokument oder einer Notiz zuordnen kann, ohne bei Ihnen nachzufragen.

Quellen: Publication 583 und Anleitung zu Schedule C. Schedule C fragt, ob Sie Zahlungen geleistet haben, die Forms 1099 erfordern.

Nennt ein Auftragnehmer Ihnen keine Steuernummer, müssen Sie möglicherweise von meldepflichtigen Zahlungen Steuer einbehalten, und Sie schulden möglicherweise jeden Betrag, den Sie hätten einbehalten sollen (26 U.S.C. 3406; Anleitung für den Anforderer einer Form W-9). Siehe Steuernummern von Auftragnehmern einholen. Verkaufen Sie Waren, schicken Sie außerdem Bestandsunterlagen und das, was zur Bewertung des Warenbestands am Jahresende nötig ist; siehe Warenbestand oder Material bei kleinen Verkäufern.

Warum ein Monatspaket schicken statt 100 Fotos zum Jahresende?

Ein Haufen unbeschrifteter Fotos zum Jahresende muss sortiert, datiert und den Auszugszeilen zugeordnet werden, bevor die Buchhaltung beginnt, und der Zweck jeder Ausgabe hängt dann von der Erinnerung ab. Ein Monatspaket hält die Zuordnung klein und die Notizen zeitnah. Fotografieren Sie jeden Beleg vollständig und flach, wenn Sie ihn erhalten, legen Sie ihn in den Ordner des Monats und ergänzen Sie dann die Zeile zum Zweck.

Wer kategorisiert und wer Belegen hinterherläuft, steht in Was Ihr Buchhalter von Ihnen braucht. Zum Vergleich zwischen Selbermachen und Hilfe siehe Eigene Buchhaltung oder Buchhalter beauftragen.

Wie lange bewahre ich alles auf?

In der Regel, bis die Verjährungsfrist der Erklärung abläuft, meist 3 Jahre nach der Einreichung (eine früh eingereichte Erklärung gilt als am Fälligkeitstag eingereicht). In aufgelisteten Fällen gelten längere Fristen, etwa bei Einkommen, das in der Erklärung fehlt und mehr als 25 % der ausgewiesenen Bruttoeinkünfte ausmacht (bei einem Unternehmen vor Abzug der Verkaufskosten gerechnet), bei nicht eingereichter oder betrügerischer Erklärung; Unterlagen zu Vermögen bleiben aufzubewahren, bis die Frist für das Jahr abläuft, in dem Sie es veräußern (IRS: Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren; Publication 583; 26 U.S.C. 6501(e)). Bewahren Sie auch Kopien eingereichter Erklärungen auf. Die vollständige Tabelle steht in Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen.

Was kostet mich ein Schuhkarton voller ungeordneter Belege später?

Ungeordnete Belege können vergessene Ausgaben und nicht belegbare Abzüge kosten und, wenn die Unterlagen am Ende unzureichend sind, einen Zuschlag.

• Vergessene Ausgaben. Publication 583 sagt, dass Sie bei der Erstellung Ihrer Erklärung Ausgaben vergessen können, wenn Sie sie nicht erfassen, sobald sie anfallen (Publication 583).
• Nicht belegte Abzüge. Die Beweislast liegt bei Ihnen: Sie müssen bestimmte Merkmale einer Ausgabe nachweisen können, um sie abzuziehen (IRS: Beweislast).
• Zuschlag. Die Vorschrift sagt, Fahrlässigkeit umfasst das Versäumnis, ausreichende Bücher und Unterlagen zu führen oder Posten ordnungsgemäß zu belegen (26 CFR 1.6662-3). Der Genauigkeitszuschlag (Accuracy-Related Penalty) beträgt 20 % des Teils einer Unterzahlung, der auf Fahrlässigkeit beruht (IRS: Genauigkeitsbezogener Zuschlag). Ob er greift, hängt von den Umständen ab, und der IRS kann manche Zuschläge wegen Gutgläubigkeit und triftigen Grundes aufheben oder senken.
• Sortierarbeit. Wer die Erklärung erstellt, muss zuerst sortieren. Fällt ein Angebot für Buchhaltung oder Erklärung wegen ungeordneter Unterlagen höher aus, fragen Sie, welche Sortierarbeit es enthält.

Das Gesamtbild steht in Zuschläge, wenn Geschäftsunterlagen fehlen. Sind Belege schon weg, siehe Verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Beispiel

Alle Beträge sind in US-Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Ein Fotograf mit einem Konto und einem Ordner pro Monat

Ein Fotograf nimmt US$60.000 ein und gibt US$18.000 aus. Alles Geschäftsgeld läuft über ein Geschäftskonto und eine Karte. Jeden Monat stimmt der Fotograf den Auszug ab, ordnet jede Belastung einem Beleg zu und ergänzt eine Zeile zum Zweck, etwa „Speicherkarten, Hochzeitsshooting“. Am Jahresende steht hinter jeder der US$18.000 Ausgaben ein Beleg und eine Zweckangabe, in zwölf Monatsordnern mit zwölf abgestimmten Auszügen.

Ein Handwerker, der manche Aufträge mit einer privaten Karte bezahlt

Ein Handwerker bezahlt manche Auftragskosten mit einer privaten Karte und andere vom Geschäftskonto, sodass jeder Auszug beides mischt und jede Zeile die Frage aufwirft: „geschäftlich oder privat?“ Wer ein Geschäftskonto eröffnet und ab dem nächsten Monat alle Geschäftskosten darüber bezahlt, lässt das Konto das Sortieren von da an übernehmen. Die früheren Monate bleiben gemischt und müssen noch sortiert werden.

Ein Verkäufer mit 200 losen Belegen im Dezember

Ein Verkäufer erreicht den Dezember mit 200 losen Belegen und einem Jahr Bankfeeds mit 600 Transaktionen. Alle 600 Transaktionen müssen geprüft und kategorisiert werden, mit dem passenden Verkaufsbeleg, Einkaufsbeleg oder Umbuchungsnachweis für jede, und die 200 Belege liegen ungeordnet. Sie in einer Sitzung zuzuordnen, hängt von der Erinnerung an das ganze Jahr ab. Dieselbe Arbeit monatlich sind etwa 50 Transaktionen auf einmal, mit frischen Belegen. Ein Ersteller der Steuererklärung, der die 200 Belege erst sortieren muss, berechnet dafür möglicherweise extra.

Anders in Ihrem Fall?

• Belege und Kontobewegungen eines Jahres oder mehr sind ungeordnet, private und geschäftliche Gelder sind vermischt, oder ein Ersteller der Steuererklärung berechnet extra für das Sortieren eines Schuhkartons: In der Regel muss jede Zeile sortiert und einem Auszug zugeordnet werden, bevor die Bücher Einnahmen und Ausgaben klar zeigen, und eine monatliche Routine sollte dafür sorgen, dass die nächste Erklärung mit geordneten Büchern beginnt. Siehe Überfällige Buchhaltung aufholen oder Bücher aus Kontoauszügen rekonstruieren, wenn Sie nur Auszüge haben; außerdem Vermischte private und geschäftliche Gelder bereinigen und Was die Kosten der Nachholbuchhaltung bestimmt. Für das Sortieren selbst holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Erklärungen für frühere Jahre wurden nie eingereicht: siehe Schedule-C-Ausgaben für nicht eingereichte Jahre. Unterlagen für mehrere Jahre müssen zusammengetragen werden, bevor diese Erklärungen erstellt werden können; bringen Sie sie zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der IRS hat ein Schreiben geschickt oder eine Prüfung eröffnet: siehe IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen und IRS-Prüfung eines kleinen Unternehmens. Antworten Sie bis zu dem Datum, das auf dem Schreiben steht; die angeforderten Unterlagen müssen zuerst gefunden und sortiert werden. Bringen Sie sie zur Hilfe bei der Buchhaltung, wenn sie nicht geordnet sind.
• Ihr Unternehmen ist eine Kapitalgesellschaft (auch eine LLC, die sich für diese Besteuerung entschieden hat), oder eine LLC mit Gesellschaftern: Diese Seite behandelt Schedule C; siehe Buchhaltung einer S Corporation, Bücher nach der Wahl als S Corporation und Kapitalkonten der Gesellschafter.
• Sie werden von Kunden im Ausland bezahlt oder zahlen Kosten in anderen Währungen: siehe Einkünfte von ausländischen Kunden ohne Steuermeldung und In Fremdwährung bezahlte Ausgaben.