QuickBooks: Anfangssaldo der Abstimmung ist falsch

Warum ist der Anfangssaldo meiner Abstimmung in QuickBooks falsch oder anders als auf dem Kontoauszug?

Der Anfangssaldo ist meistens falsch, weil sich eine bereits abgestimmte Buchung geändert hat oder der Eröffnungssaldo von Anfang an falsch war. QuickBooks Online bildet ihn aus den Buchungen, die mit R für „reconciled“ (abgestimmt) markiert sind (Herstellerhilfe). Der Hersteller nennt diese Ursachen (Herstellerhilfe):

• ein falscher Eröffnungssaldo, der beim Anlegen des Kontos eingegeben wurde;
• eine abgestimmte Buchung, die bearbeitet, gelöscht, storniert, verschoben oder wieder als nicht abgestimmt markiert wurde;
• eine bereits zugeordnete Bankfeed-Buchung, die rückgängig gemacht und zurück auf „Pending“ (ausstehend) gesetzt wurde;
• eine Buchung, die von Hand und außerhalb einer Abstimmung als abgestimmt markiert wurde.

Die Ursache liegt meistens in einer früheren Buchung, nicht im neuen Kontoauszug. Welche das ist, zeigt der Reconcile Discrepancy Report; die Schritte stehen im nächsten Abschnitt. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) empfiehlt, das Geschäftskonto jeden Monat abzustimmen, und verlangt, dass computergestützte Aufzeichnungen mit den Büchern und der Steuererklärung übereinstimmen (Publication 583). Die Software-Schritte hier stammen aus den Hilfeseiten des Herstellers. Sie beschreiben das Produkt, keine Steuerregel, und Menünamen ändern sich.

Der Fall ist einfach, wenn der Bericht wenige Buchungen nennt, diese in einer noch nicht eingereichten Periode liegen und der Unterschied nach dem Wiederherstellen auf null sinkt. Er ist nicht einfach, wenn:

• die Lücke in einem Jahr liegt, dessen Steuererklärung schon eingereicht ist;
• viele Buchungen auf einmal geändert wurden oder der Bericht nicht zur Lücke passt;
• jemand bei einer Bereinigung Buchungen gelöscht oder storniert hat und niemand weiß, warum;
• die Bücher nach dem Bericht immer noch nicht zu den Kontoauszügen passen.

Das sollten Sie vorab zusammentragen:

• den genauen Betrag, um den der Anfangssaldo abweicht;
• die Bank- und Kreditkartenauszüge seit der letzten Abstimmung, die gestimmt hat;
• die gespeicherten Abstimmungsberichte für diese Perioden;
• den Änderungsverlauf (Audit log) des Kontos;
• die eingereichte Steuererklärung für jedes Jahr, das die Änderungen berühren.

Wie finde ich heraus, welche Buchung sich geändert hat, wer sie geändert hat und wann?

Öffnen Sie den Reconcile Discrepancy Report. Seine Spalte What happened zeigt, was sich geändert hat, wann und wer es geändert hat. Zum Ansehen und Bearbeiten von Abstimmungen brauchen Sie Administratorzugriff (Herstellerhilfe).

1. Notieren Sie den genauen Betrag, um den der Anfangssaldo abweicht. Die Änderungen, die Sie finden, sollten sich zu diesem Betrag summieren.
2. Gehen Sie zu Reconcile und wählen Sie das Konto. Wählen Sie bei der Warnung zum Anfangssaldo We can help you fix it.
3. Arbeiten Sie den Bericht Buchung für Buchung ab. Review in tray zeigt die Einzelheiten; View History daneben zeigt den vollständigen Verlauf der Buchung.
4. Wenden Sie die vorgeschlagene Korrektur an oder korrigieren Sie die Buchung anhand Ihrer eigenen Unterlagen.

Ist der Bericht eindeutig, aber der Saldo stimmt immer noch nicht, gibt es zwei Arten von Änderungen, die dort nicht auftauchen. Gelöschte oder stornierte Buchungen finden Sie im Audit log: Filtern Sie nach dem Konto und dem Zeitraum seit der letzten abgeschlossenen Abstimmung. Buchungen, die außerhalb einer regulären Abstimmung als abgestimmt markiert wurden, finden Sie so: Öffnen Sie das Kontenregister über den Kontenplan, filtern Sie nach dem Abstimmungsstatus und suchen Sie R-Einträge, die keine abgeschlossene Abstimmung erklärt.

Der Saldo ist korrigiert, wenn die Total discrepancy difference null zeigt, die gefundenen Änderungen den notierten Betrag ergeben und der Anfangssaldo mit dem Kontoauszug übereinstimmt. Eine Gesamtsumme von null allein beweist es nicht, denn der Bericht kann einzelne Änderungen übersehen. Stimmen Sie danach die Periode ab: Laut IRS soll der angepasste Kontoauszugssaldo dem angepassten Saldo des Kontobuchs entsprechen (Publication 583).

Wie korrigiere ich eine bearbeitete, gelöschte, stornierte oder als nicht abgestimmt markierte Buchung?

Korrigieren Sie die Buchung, die der Bericht nennt, und stellen Sie den ursprünglichen Zustand wieder her, außer die Änderung war richtig. Das sind die Korrekturen des Herstellers für jede Art von Änderung (Herstellerhilfe):

Eine Änderung, die jemand mit Absicht vorgenommen hat, ist nicht automatisch ein Fehler. Fragen Sie, wer sie vorgenommen hat und warum, bevor Sie sie rückgängig machen. War die Änderung richtig, ist das Wiederherstellen die falsche Korrektur: Dann weichen Bücher und Kontoauszug aus einem Grund voneinander ab, über den Sie entscheiden müssen. Der Hersteller rät, Ihren Buchhaltungsexperten zu fragen, wenn eine Korrektur eine abgestimmte Periode oder den Eröffnungssaldo berührt und Sie nicht sicher sind.

Deckt ein Abschlussdatum (Closing Date) die Periode ab, löst jede Änderung die Warnung oder die Passwortabfrage aus (Herstellerhilfe). Notieren Sie das Datum, bevor Sie es verschieben, und setzen Sie es danach wieder zurück.

Warum hat eine erneute Abstimmung den Anfangssaldo nicht behoben?

Weil der Anfangssaldo aus früheren Buchungen stammt und nicht aus dem neuen Kontoauszug. Die Software prüft ihn bei jeder Abstimmung zuerst, und er ist die Summe der mit R markierten Buchungen (Herstellerhilfe). Eine neue Abstimmung verwendet dieselbe Summe, sodass die Lücke bleibt, bis die geänderte Buchung wiederhergestellt oder die frühere Abstimmung rückgängig gemacht ist.

Wenn Sie die neue Abstimmung mit einer Ausgleichsbuchung erzwingen, stimmen die Summen zwar überein, aber Sie erfahren nicht, was sich geändert hat.

Kann ich eine Abstimmung rückgängig machen, und wann ist es sauberer, die Periode neu abzustimmen?

Ja. Der Hersteller schreibt, dass der Haupt-Administrator oder der Buchhaltungsexperte eine Abstimmung im Bildschirm History by account rückgängig machen kann, und nennt keine weiteren Schritte (Herstellerhilfe). Prüfen Sie am Bildschirm, ob Sie eine beliebige Abstimmung oder nur die letzte rückgängig machen können. Beim Rückgängigmachen wird die Abstimmung entfernt, und jede Periode, die Sie zurücknehmen, müssen Sie erneut mit dem Kontoauszug abstimmen. Gehen Sie nur bis zur letzten Periode zurück, die mit ihrem Kontoauszug übereinstimmte, und nicht ohne Ihren Buchhaltungsexperten in ein eingereichtes Jahr. Speichern Sie vorher die vorhandenen Abstimmungsberichte, damit Sie vorher und nachher vergleichen können.

Ob Sie eine Buchung reparieren oder eine Periode neu abstimmen, ist eine Ermessensfrage und keine Regel des Herstellers oder des IRS. Ein praktischer Test:

Was ist, wenn es meine erste Abstimmung ist und der Eröffnungssaldo falsch eingegeben wurde?

Bei einer ersten Abstimmung sollte der Eröffnungssaldo die einzige abgestimmte Buchung sein. Ein falscher Anfangssaldo bedeutet daher meistens, dass die Eröffnungsbuchung falsch ist oder eine andere Buchung irrtümlich mit R markiert wurde (Herstellerhilfe). Prüfen Sie zuerst die Eröffnungsbuchung:

1. Öffnen Sie das Register des Kontos über den Kontenplan. Suchen Sie die Buchung mit Opening Balance Equity in der Spalte „Account“ und notieren Sie Datum und Betrag.
2. Vergleichen Sie sie mit dem Saldo auf dem Bank- oder Kreditkartenauszug für denselben Tag. Bei einer Kreditkarte ist das der geschuldete Betrag.
3. Weichen sie ab, bearbeiten Sie den Betrag und speichern.
4. Die Eröffnungsbuchung sollte R zeigen. Jede andere Buchung sollte leer oder mit C („cleared“, bankseitig verbucht) markiert sein. Entfernen Sie jedes andere R, das irrtümlich gesetzt wurde. Gibt es tatsächlich eine frühere Abstimmung, machen Sie diese rückgängig, statt die Eröffnungsbuchung zu ändern.

Die Gegenseite der Eröffnungsbuchung liegt in Opening Balance Equity, dem Konto, das einen Anfangsbestand ausgleicht. Wie Sie es auflösen, erklärt ein eigener Ratgeber: Opening Balance Equity.

Soll ich die Differenz akzeptieren und die Software eine Anpassung buchen lassen?

Meistens nicht. Am Ende einer Abstimmung lässt der Hersteller zu, dass Sie abschließen und eine Differenz akzeptieren, die Sie nicht finden; die Software erstellt dann eine Journalbuchung, die Ihre Bücher um diesen Betrag anpasst. Der Hersteller rät, zuerst mit Ihrem Buchhaltungsexperten zu sprechen, und sagt, es sei meist am besten, Differenzen aufzulösen (Herstellerhilfe). Auf welches Konto die Buchung geht, steht auf dieser Seite nicht; suchen Sie die Buchung deshalb anschließend selbst.

Die Buchung bringt die Summen zur Deckung, sagt aber nicht, was sich geändert hat. Liegt die Ursache in einer geänderten Buchung, bleibt sie geändert, und in einem eingereichten Jahr können sich die Bücher von der Steuererklärung entfernen. Ob Sie eine Differenz akzeptieren, entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Buchhaltungsexperten, erst wenn Bericht, Audit log und Kontoauszüge ausgewertet sind; halten Sie den Grund schriftlich fest.

Was ist, wenn die Änderung in einem bereits eingereichten Jahr liegt?

Eine eingereichte Steuererklärung bleibt so, wie sie eingereicht wurde, bis sie korrigiert wird: durch eine Änderungserklärung oder, bei einer Personengesellschaft unter dem zentralisierten Prüfungsverfahren für Personengesellschaften (Centralized Partnership Audit Regime), durch einen Administrative Adjustment Request (Antrag auf Anpassung) (IRS). Bevor Sie etwas wiederherstellen oder neu abstimmen, das in einem eingereichten Jahr liegt, speichern Sie die aktuellen Berichte, vergleichen dieses Jahr mit der eingereichten Steuererklärung und entscheiden gemeinsam mit Ihrem Buchhaltungsexperten.

Prüfen Sie im Audit log das Datum jeder Änderung und vergleichen Sie es mit dem Datum, an dem die Steuererklärung erstellt wurde. Eine Änderung vor der Erstellung kann in die Steuererklärung eingeflossen sein; wer die Buchung wiederherstellt, entfernt die Bücher dann von der Steuererklärung. Anders ist es bei einer irrtümlichen Änderung nach der Erstellung: Wer sie wiederherstellt, bringt die Bücher zurück zur Steuererklärung. Eine richtige Änderung lässt Bücher und Steuererklärung auseinanderliegen, und jemand muss entscheiden, ob sich ein Posten der Steuererklärung geändert hat.

Eine Änderung an einem Einnahmen- oder Ausgabenkonto kann die Steuererklärung verändern: Bei einer Privatperson nennt der IRS eine Änderung bei Einkünften, Abzügen, Steuergutschriften oder der Steuerschuld als Grund für eine Änderungserklärung (IRS). Eine Änderung nur an einem Bilanzkonto, etwa die Eröffnungsbuchung eines neuen Kreditkartenkontos, verändert die Steuererklärung eines Einzelunternehmers möglicherweise nicht. Eine Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft, die Schedule L (die Bilanz in der Steuererklärung) ausfüllt, kann ebenfalls betroffen sein: Die Anleitungen sagen, dass diese Bilanzen mit den Büchern und Unterlagen übereinstimmen sollen (Anleitungen zu Form 1120, 1120-S und 1065).

Die Korrektur eines Rechen- oder Buchungsfehlers ist keine Änderung der Gewinnermittlungsmethode und braucht keine Genehmigung des IRS. Eine einheitliche Art, einen Posten zeitlich zuzuordnen, kann eine Methode sein, und ein Methodenwechsel braucht in der Regel eine Genehmigung mit Form 3115 (Antrag auf Änderung der Gewinnermittlungsmethode) (Publication 538).

Welches Formular welche Steuererklärung ändert, welche Fristen gelten und wie Sie ein eingereichtes Jahr sperren: Abschlussdatum nach der Steuereinreichung.

Wie verhindere ich, dass sich abgestimmte Perioden erneut ändern?

Setzen Sie ein Abschlussdatum mit Passwortschutz, beschränken Sie den Administratorzugriff, bewahren Sie den Änderungsverlauf auf und stimmen Sie jeden Monat ab.

• Abschlussdatum. Mit einem Abschlussdatum warnt die Software, oder fragt nach einem Passwort, bevor jemand eine Buchung an oder vor diesem Datum ändert (Herstellerhilfe). Die Schritte, die zwei Sicherheitsoptionen und wer das Passwort haben sollte, finden Sie hier: Abschlussdatum nach der Steuereinreichung.
• Administratorzugriff. Administratoren können Abstimmungen ansehen und bearbeiten. Erwägen Sie daher, Administratorrechte nur Personen zu geben, die sie brauchen.
• Änderungsverlauf. Bewahren Sie das Audit log auf. Laut IRS muss die Dokumentation eines computergestützten Systems die Kontrollen zeigen, die das unbefugte Hinzufügen, Ändern oder Löschen gespeicherter Aufzeichnungen verhindern (Publication 583).
• Monatliche Abstimmung. Ein Bruch fällt dann innerhalb eines Monats auf. Eine angebundene Bank ist keine Abstimmung: Bankfeeds sind keine Abstimmung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Eine Einzahlung bearbeitet

Der Anfangssaldo zeigt US$41.250, der Kontoauszug US$39.800, also eine Lücke von US$1.450. Der Reconcile Discrepancy Report listet eine Märzeinzahlung auf, die von US$3.950 auf US$5.400 geändert wurde. Die Differenz beträgt US$1.450 und erklärt damit die ganze Lücke. Angenommen, März liegt in einem noch nicht eingereichten Jahr, und der Märzauszug zeigt US$3.950. Der Eigentümer prüft, wer die Änderung vorgenommen hat und warum, dann stellt Review in tray den ursprünglichen Betrag wieder her, und die Differenz sinkt auf null.

Drei abgestimmte Schecks gelöscht

Bei einer Bereinigung löscht ein Buchhalter drei abgestimmte Schecks über insgesamt US$2.100. Ein Scheck trägt ein Datum in einem bereits eingereichten Jahr. Bevor etwas wiederhergestellt wird, vergleicht der Buchhaltungsexperte deshalb die Bücher und Unterlagen dieses Jahres mit der eingereichten Steuererklärung und klärt, warum jeder Scheck gelöscht wurde. Waren die Löschungen Fehler, sollte das Wiederherstellen der Schecks, oder ihr Neuanlegen mit dem ursprünglichen Datum und Betrag und der Markierung als abgestimmt, den Bericht bereinigen.

Ein neues Kreditkartenkonto

Die erste Abstimmung eines neuen Kreditkartenkontos zeigt einen Anfangssaldo von US$0, während der Kontoauszug am Eröffnungstag US$6.800 Schulden ausweist. Die Eröffnungsbuchung wurde mit US$0 erfasst. Wird nur diese eine Buchung auf US$6.800 korrigiert, sollte der Anfangssaldo stimmen, sofern keine andere Buchung als abgestimmt markiert ist; die Seite von Opening Balance Equity verschiebt sich entsprechend.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Differenz liegt in einem eingereichten Jahr, viele Buchungen haben sich gleichzeitig geändert, oder Bücher und Kontoauszüge weichen trotz des Berichts weiterhin ab: Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um zu klären, welche Perioden neu abgestimmt werden, ob eine eingereichte Steuererklärung geändert werden muss und wie Sie die Bücher danach sperren. Bringen Sie die Kontoauszüge, die Abstimmungsberichte, den Änderungsverlauf und die eingereichte Steuererklärung mit.
• Das Eigenkapital des Eigentümers passt nicht mehr zur Steuererklärung des Vorjahres: Lesen Sie Gewinnrücklagen, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen.
• Sie sind von QuickBooks Desktop zu Online gewechselt: Lesen Sie Salden stimmen nach dem Wechsel nicht.
• Sie haben den Buchhaltungsexperten oder die Software gewechselt, und der Eröffnungssaldo stammt aus alten Berichten: Lesen Sie Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten.
• Die Bereinigung eines Buchhalters hat abgestimmte Buchungen verändert, und Sie wissen nicht, warum: Lesen Sie Die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen.
• Ein Bankfeed ist ausgefallen, und es fehlen Monate: Lesen Sie Bankfeed importiert nicht mehr.
• Die Bücher liegen Monate zurück: Lesen Sie Überfällige Buchhaltung nachholen.