QuickBooks Desktop zu Online: Salden stimmen nicht überein

Warum weichen meine Salden nach dem Umstieg von QuickBooks Desktop auf Online ab?

Nach einem Umstieg von Desktop auf Online weichen Salden aus einem von drei Gründen ab: Sie haben beschlossen, weniger als alles zu übertragen, etwas wurde falsch oder doppelt übertragen, oder die Desktop-Datei hatte schon Probleme, die der Umstieg sichtbar gemacht hat. Die eigene Prüfung von Intuit besteht darin, in beiden Dateien denselben Bericht für denselben Zeitraum auszuführen und zu vergleichen (Intuit). Eine Abweichung ist erst dann ein Fehler, wenn Sie den ersten Grund ausgeschlossen haben. Klären Sie daher, was Sie übertragen haben, bevor Sie etwas korrigieren.

Der Fall ist einfach, wenn Sie alle Daten übertragen haben, die Abweichung auf einem Konto liegt und eine einzige datierte Buchung sie erklärt. Er ist nicht einfach, wenn:

• Die Salden in Online nicht mit der Bilanz in der letzten eingereichten Steuererklärung übereinstimmen.
• Die Desktop-Datei verdichtet wurde oder nur ein Teil der Historie übertragen wurde.
• Bank- oder Kartenkonten ab dem Umstiegsdatum nicht mehr abgestimmt werden können.
• Eine Steuererklärung fällig ist oder sich ein bereits eingereichtes Jahr ändern würde.

Legen Sie vor dem Start bereit:

• Eine Sicherung der Desktop-Datei, jetzt erstellt und unangetastet gelassen.
• Das Umstiegsdatum und die gewählte Option: alle Daten, ein Zeitraum oder nur Listen.
• Die letzte eingereichte Steuererklärung jeder Gesellschaft, mit Schedule L, falls vorhanden.
• Konto- und Kartenauszüge vom Umstiegsdatum zurück bis zum letzten Monat, der abgestimmt war.

Wie vergleiche ich die Desktop- und die Online-Datei?

Führen Sie in beiden Dateien dieselben Berichte auf derselben Grundlage und für dasselbe Datum aus und listen Sie dann jedes Konto auf, bei dem sie abweichen. Die Schritte von Intuit nennen die Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbeginn bis heute, in beiden derselbe Zeitraum), die Bilanz sowie die Berichte zu A/R und A/P (Forderungen und Verbindlichkeiten). Eine Summen- und Saldenliste (jedes Konto mit seinem Saldo an einem Datum) nennen sie nicht. Fügen Sie eine zum selben Stichtag hinzu, stehen alle Konten nebeneinander.

1. Speichern Sie die Desktop-Berichte als PDF, bevor Sie etwas ändern.
2. Führen Sie jeden Bericht in beiden Dateien auf derselben Grundlage (Zahlungseingang oder periodengerecht) und mit denselben Daten aus.
3. Vergleichen Sie zum Umstiegsdatum, nicht zu heute. Alles, was danach online erfasst wurde, ist ein echter Unterschied.
4. Notieren Sie jedes abweichende Konto und den Betrag.
5. Öffnen Sie die Transaktionsdetails jedes Kontos und suchen Sie die Buchung, die nur in einer Datei steht.

Welche Unterschiede sind nach dem, was ich übertragen habe, zu erwarten, und welche sind Fehler?

Ein Unterschied ist zu erwarten, wenn er sich auf das zurückführen lässt, was Sie zur Übertragung gewählt haben, auf Posten, die laut Intuit nicht übertragen werden, oder auf Arbeit, die seit dem Umstieg online erledigt wurde. Jede andere Abweichung muss nachverfolgt werden, bevor Sie sie als Fehler bezeichnen. Das Werkzeug von Intuit erlaubt, alle Daten oder Listen wie Kunden, Lieferanten, Kontenplan, Mitarbeiter und Artikel zu übertragen. Die Wechselseite beschreibt auch die Übertragung von Transaktionen eines Zeitraums und von Salden (Intuit). Die angebotenen Optionen und Bedingungen können je nach Werkzeug und Tarif von Intuit abweichen und sich ändern. Bestätigen Sie daher, welches Sie genutzt haben, prüfen Sie die Seiten von Intuit auf aktuelle Bedingungen und gleichen Sie die Tabelle damit ab.

Die Seite von Intuit sagt, dass einige Posten nicht übertragen werden, und verlinkt eine Liste davon. Prüfen Sie diese Liste, bevor Sie eine Abweichung als Fehler bezeichnen. Zur Lohnabrechnung rät Intuit Nutzern der Desktop-Lohnabrechnung, nach dem letzten Lohnlauf 2 bis 3 Werktage zu warten und den Umstieg vor dem nächsten abzuschließen, damit die Lohndaten fehlerfrei übertragen werden (Intuit). Kam Ihr Umstieg direkt nach einem Lohnlauf, prüfen Sie Löhne und Verbindlichkeiten für die Zahltage drumherum. Lohnabrechnungssalden, die sich nicht ausgleichen: Lohnverbindlichkeiten, die sich nicht ausgleichen. Einbehaltene Lohnsteuer, die nie abgeführt wurde, kann Personen treffen, nicht nur das Unternehmen: Eine verantwortliche Person, die sie vorsätzlich nicht abgeführt hat, kann einen Zuschlag in Höhe des nicht abgeführten Betrags schulden (Publication 15). Wer als verantwortlich gilt und welche Fristen gelten: Trust Fund Recovery Penalty (Haftung für einbehaltene Steuern).

Ist eine Abweichung ein Fehler, suchen Sie nach einer Transaktion, die nur in einer Datei steht, einer Transaktion, die in beiden steht (übertragen und dann durch eine Bankanbindung (Bank Feed) erneut geladen oder von Hand eingegeben), oder einer Transaktion, die auf der falschen Seite des Umstiegsdatums datiert ist. Doppelt gezählte Einnahmen: doppelte Einnahmen in QuickBooks. Ein hängender Saldo auf Undeposited Funds: Saldo auf Undeposited Funds.

Kann ich die Übertragung einfach noch einmal ausführen?

Nicht, bevor Sie wissen, was sie ersetzt. Intuit sagt, die Desktop-Datei ersetze nach der Übertragung alle Daten, und das Ersetzen von Daten in einer Online-Firma lasse sich nicht rückgängig machen (Intuit; Intuit). Jede Buchung und Korrektur, die seit dem ersten Umstieg online erfolgt ist, würde durch die Desktop-Datei in ihrem heutigen Stand ersetzt. Intuit knüpft die Warnung vor dem Ersetzen an eine Firma, die bereits Daten enthält. Bestätigen Sie daher, in welche Online-Firma ein erneuter Lauf schreiben würde. Die Seiten von Intuit sagen nicht, ob der Verlauf der Abstimmungen in eine der beiden Richtungen übergeht. Verlassen Sie sich also nicht darauf, dass er erhalten bleibt oder übertragen wird.

Wenn Sie doch erneut ausführen, speichern Sie zuvor die Online-Berichte und eine Liste jeder online erfassten Buchung, denn der erneute Lauf ersetzt sie, und Sie erfassen sie noch einmal.

Wie stimme ich die Eröffnungssalden mit meiner letzten eingereichten Steuererklärung ab?

Zu Beginn eines Steuerjahres sollte die Eröffnungsbilanz der Bilanz zum Ende des letzten eingereichten Jahres entsprechen. Bei einem Umstieg im laufenden Jahr sollte Online zum Umstiegsdatum Desktop entsprechen, und die Desktop-Salden zum letzten Jahresende sollten mit der Steuererklärung dieses Jahres übereinstimmen, wie die Tabelle zeigt. Wo sie das nicht tun, braucht die Differenz eine Erklärung, keine Ausgleichsbuchung. Was Ihnen die Steuererklärung zum Abstimmen bietet, hängt von der Rechtsform ab.

Bei einer Personengesellschaft muss das Gesamtvermögen zu Jahresbeginn in der Regel dem Abschluss des Vorjahres entsprechen, oder eine Erläuterung klärt die Differenz.

Eine kleine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, die die Frage zu kleinen Einheiten mit „Ja“ beantwortet, muss Schedule L nicht ausfüllen (bei Form 1065 optional). In den aktuellen Anleitungen ist die Frage Schedule B Frage 4 bei Form 1065, Schedule B Frage 11 bei Form 1120-S und Schedule K Frage 13 bei Form 1120. Prüfen Sie das Formular für das jeweilige Jahr. Dann gibt es womöglich keine eingereichte Bilanz, und Sie stimmen mit den Büchern des Vorjahres zum Jahresende und mit den Auszügen ab.

Eine Abweichung zur Schedule L kann schon vor dem Umstieg entstehen. Jahresabschlussbuchungen, die ein Ersteller außerhalb Ihrer Desktop-Datei erfasst hat, stehen in der Steuererklärung, waren aber nie in der Datei und wurden deshalb nicht übertragen. Eigenkapital, das nicht mehr zur Steuererklärung passt: einbehaltene Gewinne stimmen nicht mit der Steuererklärung des Vorjahres überein. Eröffnungssalden aus der Steuererklärung festlegen: Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten.

Meine Bank- und Kartenkonten lassen sich nicht abstimmen: Wo setze ich neu an?

Stimmen Sie vorwärts ab, ab dem letzten Auszug, bei dem der Buchsaldo, bereinigt um offene Posten, dem Auszugssaldo entspricht. Publication 583 sagt, jeden Monat abzustimmen, vom Scheckbuchsaldo am Ende des Vormonats auszugehen, und dass der bereinigte Banksaldo dem bereinigten Buchsaldo entsprechen sollte. Sie sagt auch, Fehler in den Büchern zu korrigieren, nicht nur im Auszug.

1. Nehmen Sie für jedes Bank- und Kartenkonto den Auszug, der dem Umstiegsdatum am nächsten liegt.
2. Vergleichen Sie den Buchsaldo zu diesem Datum, bereinigt um offene Posten (in den Büchern erfasst, aber noch nicht auf dem Auszug), mit dem Auszugssaldo.
3. Stimmen sie überein, liegt das Problem nach dem Umstieg: Stimmen Sie vorwärts ab, beginnend mit dem ersten Auszug nach dem Umstiegsdatum.
4. Stimmen sie nicht überein, gehen Sie Auszug für Auszug zurück bis zum letzten Monat, der übereinstimmt. Stimmen Sie ab diesem Monat vorwärts ab.
5. Stimmen Sie Monat für Monat vorwärts ab. Geht ein Monat nicht auf, suchen Sie die Buchung. Lassen Sie sie nicht von einer Abstimmungskorrektur aufsaugen.

Verfahren Sie ebenso mit Darlehenskonten, anhand der Auszüge des Kreditgebers. Ein Anfangssaldo, der nicht mehr zum Auszug passt: Anfangssaldo der Abstimmung falsch.

Was ist, wenn die Umwandlung Historie verdichtet oder verloren hat?

Historie kann aus drei Gründen fehlen: Sie haben einen Zeitraum oder nur Listen gewählt, die Desktop-Datei wurde verdichtet, um unter das Größenlimit zu kommen, oder einige Jahre sind aus einem Grund nicht mitgekommen, den Ihre Auswahl nicht erklärt. Das Erste ist eine Entscheidung. Das Zweite kann bei einer Prüfung ein Problem schaffen. Das Dritte ist ein Fehler, den Sie nachverfolgen müssen.

Die Seite von Intuit sagt, die Datei müsse unter einem Größenlimit liegen und eine größere Datei müsse vor dem Umstieg verdichtet werden. Der IRS erklärt, dass das Verdichten die Details alter, abgeschlossener Transaktionen entfernt und durch zusammenfassende Journalbuchungen ersetzt und dass die Software eine Archivkopie der Details behält (IRS-FAQ). Dieselbe FAQ sagt:

• Verdichtete Daten sind für die geprüften Steuerjahre nicht zulässig.
• Das Verdichten ist für frühere Zeiträume erlaubt, wenn es keine Transaktionen berührt, die in den geprüften Jahren erstellt oder geändert wurden, und keine Transaktionen früherer Jahre, die sich darauf auswirken.
• Weitet sich eine Prüfung aus, kann der IRS eine Sicherung verlangen, die vor dem Verdichten erstellt wurde, oder die Archivkopie.

Suchen Sie also das Archiv oder die Sicherung vor dem Verdichten und bewahren Sie sie zusammen mit der ursprünglichen Desktop-Sicherung auf. Details zu Posten, die in die laufende Steuererklärung hineinwirken, etwa Anlagevermögen, Darlehen und Vorträge, können später nötig sein. Bestätigen Sie daher, dass sie das Verdichten überstanden haben. Umstellungsdatum und wie viel Historie zu übertragen ist: Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.

Wohin gehen die verbleibenden Differenzen?

Verfolgen Sie jede Differenz zuerst bis zu einer Transaktion zurück. Korrigieren Sie einen nachverfolgten Fehler an der Transaktion. Eine belegte Korrektur, die aus der Steuererklärung stammt und nicht aus den Büchern, kann eine datierte Korrekturbuchung erfordern. Eine Differenz, die Sie nicht nachverfolgen können, braucht mehr Nachverfolgung und die Prüfung durch den Ersteller der Steuererklärung, keine Ausgleichsbuchung und keinen Platz in Opening Balance Equity oder einem nicht kategorisierten Konto. Keine IRS-Regel sagt, wer sie genehmigt. Als Kontrolle sollte die Person, die die Steuererklärung unterschreibt, jede Buchung genehmigen, die Einkünfte oder Eigenkapital verschiebt.

Eine Differenz, die in Opening Balance Equity bleibt, ist weiterhin ungeklärt. Sie muss auf die richtigen Eigenkapitalkonten verschoben werden (Opening Balance Equity). Ein Sammelkonto für Einnahmen oder Ausgaben versteckt die Differenz in der Gewinn- und Verlustrechnung, die in die Einkünfte der Steuererklärung einfließt. Liegt die Differenz in einem bereits eingereichten Jahr, ändern Sie dieses Jahr nicht: siehe Sperrdatum nach der Einreichung der Steuern.

Wie bewahre ich die ursprüngliche Desktop-Datei als Nachweis auf?

Erstellen Sie eine eigene Sicherung der Desktop-Datei zum Umstiegsstand, bevor etwas korrigiert wird, und bewahren Sie zwei Kopien an getrennten Orten auf. Intuit sagt, die Desktop-Daten blieben so, wie Sie sie verlassen haben, mit Nur-Ansicht-Zugriff für 12 Monate nach der Kündigung des Desktop-Abonnements. Das ist eine Bedingung von Intuit, kein Nachweis, den Sie kontrollieren, und sie ist kürzer als die Zeit, in der Sie Belege aufbewahren: in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung oder dem Fälligkeitstermin, je nachdem, was später eintritt, und in manchen Fällen länger (wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind).

Der IRS sagt, Prüfer forderten die Sicherungsdatei der Buchhaltungssoftware früh in der Prüfung an, in der Mehrzahl der Fälle, in denen Bücher in Software geführt werden, und verlangten Benutzername und Passwort des Administrators, weil sich die meisten Datendateien ohne sie nicht lesen lassen. Bei einer engen Prüfung fragt der Prüfer womöglich nicht. Der IRS sagt, die Sicherung sei eine exakte Kopie der Originalbuchungen und Excel-Exporte ließen sich nicht auf dieselbe Weise testen (IRS-FAQ).

Bewahren Sie die Posten aus der Liste am Anfang dieser Seite auf, dazu jedes Archiv vor dem Verdichten, PDFs der Desktop- und Online-Berichte zum Umstiegsdatum und einen Vermerk, wer den Umstieg durchgeführt hat. Was vor der Kündigung zu exportieren ist: Unterlagen, die Sie beim Kündigen von QuickBooks aufbewahren sollten.

Wann ist das vor der Steuererklärung ein Fall für einen Experten?

Wenn die Korrektur der Bücher bedeutet zu entscheiden, was die Steuererklärung zeigen soll. Die IRS-Seite zur Aufbewahrung von Unterlagen sagt, Unterlagen müssten die in einer Steuererklärung gemeldeten Posten belegen, die Bücher und die Steuererklärung müssen also dieselbe Geschichte erzählen. Ziehen Sie einen Experten hinzu, wenn eines davon zutrifft:

• Die Online-Bilanz, die Desktop-Datei und die eingereichte Steuererklärung weichen alle voneinander ab.
• Ein Monat lässt sich nicht abstimmen, nachdem Sie ab dem letzten guten Auszug neu angesetzt haben.
• Ein bereits eingereichtes Jahr würde sich ändern, oder Jahre wurden verdichtet.
• Einnahmen-, Lohnabrechnungs- oder Sales-Tax-Salden weichen nach dem Umstieg ab, und eine Steuererklärung oder Einreichung ist fällig.
• Eine Mitteilung oder Prüfung läuft.

Bringen Sie die Desktop-Sicherung, die Berichte beider Dateien zum selben Datum, die eingereichten Steuererklärungen und die Auszüge mit. Was die Bücher zum Eröffnungsdatum zeigen sollen und welche Korrekturen in die Bücher und welche in die Steuererklärung gehören, entscheidet die Person, die die Steuererklärung unterschreibt, nicht die Software.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Eine Restaurant-LLC, die am 31. Dezember umgestiegen ist

A/R in Desktop beträgt US$52.000, A/R in Online US$48.000. Die A/R-Fälligkeitsliste nach Kunde, in beiden Dateien zum 31. Dezember ausgeführt, zeigt, dass die gesamten US$4.000 bei einem Kunden liegen: eine Rechnung, die in Desktop steht und in Online nicht. Der Inhaber prüft den Kontoauszug des Kunden, um zu bestätigen, dass die Rechnung echt ist. Die Korrektur besteht aus einer Buchung in der Online-Datei, mit dem echten Datum der Rechnung, am oder vor dem 31. Dezember eines Jahres, dessen Steuererklärung noch nicht eingereicht ist. Ein erneuter Lauf würde auch die Arbeit von Wochen ersetzen, die seit dem Umstieg online erledigt wurde.

Eine S Corporation eines Bauunternehmers, deren erste Abstimmung um US$15.000 abweicht

Die erste Bankabstimmung in Online beginnt bei US$135.000 gegenüber einem Auszug über US$120.000. Die Transaktionsdetails zeigen US$15.000 an Einzahlungen, die doppelt erfasst wurden: einmal durch den Umstieg und einmal, als die Bankanbindung Einzahlungen von früher in diesem Jahr erneut geladen hat. Die Kapitalgesellschaft entfernt die Duplikate, prüft, dass die Einnahmen nicht zu hoch ausgewiesen sind, und stimmt ab dem ersten Auszug des Jahres neu ab, wobei sie bestätigt, dass jeder Monat mit dem Schlusssaldo des vorherigen Auszugs beginnt.

Eine LLC mit zwei Mitgliedern, die als Personengesellschaft besteuert wird und am 1. Januar nur Listen und Salden übertragen hat

Die Online-Datei beginnt mit US$9.000 Abstand zur eingereichten Schedule L des Vorjahres. Die Desktop-Bilanz stimmt mit den Eröffnungssalden in Online überein, der Umstieg ist also nicht die Ursache. Die Steuererklärung enthielt eine Jahresabschlussanpassung von US$9.000, die nie in die Desktop-Datei eingegeben wurde. Die Bücher beginnen mit dem Desktop-Wert, und die Differenz wird in einer Erläuterung erklärt, wie es die Anleitung zu Form 1065 vorsieht. Der Ersteller der Steuererklärung entscheidet, ob die Bücher die Anpassung ebenfalls erfassen sollen.

Anders in Ihrem Fall?

• Eine Steuererklärung ist fällig, und die Unterschiede lassen sich nicht durch das erklären, was Sie übertragen haben: Salden haben sich nach dem Umstieg geändert, die Bücher widersprechen der Schedule L des Vorjahres oder Jahre wurden verdichtet. Welche Korrekturen in die Bücher und welche in die Steuererklärung gehören, ist ein Urteil des Erstellers der Steuererklärung. Klären Sie das, bevor die Steuererklärung beginnt, mit der Buchhaltungshilfe.
• Ein bereits eingereichtes Jahr würde sich ändern: Siehe Sperrdatum nach der Einreichung der Steuern.
• Die Bücher sind außerdem monatelang im Rückstand: Siehe überfällige Bücher nachholen.
• Die Kapitalkonten der Gesellschafter stimmen nicht mit den K-1 überein: Siehe Kapitalkonten der Gesellschafter.
• Sie haben noch nicht entschieden, ob Sie bei Desktop bleiben: Siehe QuickBooks Desktop eingestellt.
• Sie sind auf andere Software als QuickBooks Online umgestiegen: Der Vergleich zum selben Datum und die Abstimmung mit der Steuererklärung oben gelten weiterhin. Was das Übertragungswerkzeug mitnimmt, richtet sich nach den Regeln dieses Anbieters. Zur Auswahl der Software siehe QuickBooks-Alternativen, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt.
• Eine Mitteilung oder Prüfung läuft: Laut IRS sind verdichtete Daten für die geprüften Jahre nicht zulässig. Fragen Sie daher Ihren Vertreter, bevor die Datei verdichtet oder bereinigt wird. Siehe eine IRS-Prüfung eines kleinen Unternehmens.