Private Ausgaben vom Geschäftskonto: Entnahme oder Abzug?

Kann ich mein Geschäftskonto für private Ausgaben nutzen und diese abziehen?

Nein. Eine private Rechnung, die vom Geschäftskonto bezahlt wird, bleibt eine private Ausgabe. Private Lebenshaltungs- und Familienausgaben sind nicht abzugsfähig, sofern keine Vorschrift des Internal Revenue Code sie ausdrücklich erlaubt. Als Betriebsausgaben abziehbar sind nur übliche und notwendige Ausgaben für die Führung eines Gewerbes oder Unternehmens. Das Konto, von dem das Geld kommt, ändert nichts daran, wofür es ausgegeben wurde. Die Anleitung zu Schedule C sagt ausdrücklich, dass private Lebenshaltungs- und Familienausgaben nicht in die Liste „Other expenses“ gehören.

Das steuerliche Problem beginnt, sobald die Zahlung abgezogen wird. Bei einer LLC mit mehreren Mitgliedern kann außerdem eine Ausschüttung über den Anschaffungskosten (Basis) der Beteiligung des Mitglieds steuerpflichtig sein. In der Buchhaltung ist eine private Zahlung eine Entnahme des Eigentümers (Owner's Draw): Geld, das Sie dem Unternehmen entnommen haben, und keine Kosten des Betriebs. Publication 334 sagt, dass ein Einzelunternehmer private Entnahmen aus dem Unternehmen nicht abziehen kann. Wenn private und geschäftliche Gelder auf diese Weise durcheinandergeraten, spricht man von Vermischung (Commingling).

Dieser Ratgeber gilt für Einzelunternehmer und für LLCs (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung), die als Einzelunternehmen oder als Personengesellschaft besteuert werden. Hat Ihre LLC die Besteuerung als S Corporation oder C Corporation gewählt, lesen Sie stattdessen S Corporation zahlt private Ausgaben oder C Corporation zahlt Ausgaben des Eigentümers.

Ihr Fall ist nicht einfach, wenn eine dieser Aussagen zutrifft:

• Die privaten Zahlungen erstrecken sich über mehrere Monate oder Jahre.
• Eine davon wurde bereits in einer eingereichten Erklärung abgezogen.
• Mehr als ein Mitglied hat dasselbe Konto genutzt.
• Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) hat Ihnen zur Erklärung geschrieben, oder ein Kreditgeber, Käufer oder Investor steht kurz davor, die Bücher zu prüfen.

Legen Sie vor dem Sortieren bereit: Kontoauszüge für jedes Konto und jede Karte, die das Unternehmen genutzt hat; Belege oder Rechnungen zu jeder Zahlung, bei der Sie unsicher sind; die Besteuerungsform des Unternehmens (Einzelunternehmen, LLC mit einem Mitglied, LLC mit mehreren Mitgliedern oder Kapitalgesellschaft); den Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag der LLC), falls es mehr als ein Mitglied gibt; und die Erklärungen, in denen diese Kosten möglicherweise abgezogen wurden.

Wann ist eine Ausgabe abzugsfähig, und was gilt als private Lebenshaltungs- oder Familienausgabe?

Eine Ausgabe ist abzugsfähig, wenn sie für das Unternehmen sowohl üblich als auch notwendig ist. Publication 334 definiert eine übliche Ausgabe als eine, die in Ihrer Branche gängig und anerkannt ist, und eine notwendige Ausgabe als eine, die für Ihr Unternehmen hilfreich und angemessen ist. Eine private Lebenshaltungs- oder Familienausgabe besteht diesen Test nicht, egal wer sie zahlt und von welchem Konto sie kommt.

Die Verordnung zu Abschnitt 262 nennt die meisten Beispiele für private Kosten:

Auch Beiträge eines Einzelunternehmers zur eigenen Altersvorsorge und die Hälfte der Selbstständigensteuer haben ihren eigenen Abzug in der Erklärung des Eigentümers, nicht in Schedule C (Publication 334). Buchen Sie jede Zahlung als Entnahme und machen Sie den Abzug dort geltend, wenn Sie Anspruch darauf haben. Siehe Krankenversicherung für Selbstständige in der Buchhaltung.

Macht die Gründung einer LLC oder ein Kauf auf den Firmennamen eine Ausgabe abzugsfähig?

Nein. Eine Ausgabe ist abzugsfähig, weil sie dem Geschäft dient, nicht weil der Firmenname auf der Karte, der Rechnung oder dem Fahrzeugbrief steht.

Für die Einkommensteuer gilt eine LLC mit einem Mitglied als steuerlich nicht eigenständige Einheit (Disregarded Entity), solange sie nicht die Besteuerung als Kapitalgesellschaft wählt. Ihre Tätigkeit steht in der Erklärung des Eigentümers, bei Privatpersonen mit einem Gewerbe in der Regel in Schedule C. Die Gründung der LLC macht eine private Ausgabe nicht abzugsfähig.

Eine inländische LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern ist für die US-Bundeseinkommensteuer eine Personengesellschaft, solange sie nicht die Besteuerung als Kapitalgesellschaft wählt (IRS). Gehört die LLC nur einem Ehepaar als Gütergemeinschaft nach dem Recht des Bundesstaates, akzeptiert der IRS beide Behandlungen: steuerlich nicht eigenständig oder Personengesellschaft. Prüfen Sie daher, welche Ihre Erklärungen bisher verwendet haben (IRS). Die Abzüge einer Personengesellschaft in den Zeilen 9 bis 21 von Form 1065 sind ausschließlich Betriebsausgaben (Anleitung). Die private Rechnung eines Mitglieds gehört dort nicht hin.

Der Status kann sich im Laufe des Jahres ändern. Standardmäßig macht ein zweites Mitglied aus einer LLC mit einem Mitglied eine Personengesellschaft, und wenn bis auf ein Mitglied alle ausscheiden, wird die Personengesellschaft steuerlich nicht eigenständig. Eine Wahl mit Form 8832 kann bis zu 75 Tage vor der Einreichung rückwirkend gelten (Anleitung). Prüfen Sie den Status zum Datum jeder Zahlung.

Ein auf den Firmennamen gekaufter Gegenstand ist nur für seine geschäftliche Nutzung abzugsfähig, zum Beispiel für die geschäftlich gefahrenen Meilen eines Autos.

Dieser Ratgeber behandelt die US-Bundeseinkommensteuer. Ob vermischte Gelder den Haftungsschutz einer LLC beeinträchtigen, beantwortet er nicht; siehe dazu vermischte Geschäfts- und Privatgelder korrigieren.

Wie buche ich eine private Zahlung vom Geschäftskonto?

Buchen Sie sie als Entnahme des Eigentümers auf einem Eigenkapitalkonto, nicht als Ausgabe. Publication 334 beschreibt ein Entnahmekonto als separates Konto, auf dem Sie Geschäftseinnahmen erfassen, die Sie für private und familiäre Ausgaben entnehmen.

1. Suchen Sie jede private Zahlung auf den Kontoauszügen.
2. Ändern Sie die Kategorie von Ausgabe auf das Entnahmekonto des Eigentümers.
3. Notieren Sie, wofür die Zahlung war.
4. Stimmen Sie das Konto mit dem Kontoauszug ab.

Eine Entnahme ist kein Abzug und senkt den Gewinn daher nicht. Eine private Zahlung, die versehentlich als Ausgabe gebucht wurde, hat den Gewinn zu niedrig ausgewiesen. Verschieben Sie sie auf das Entnahmekonto, steigt der Gewinn um diesen Betrag. Eine Entnahme ist auch kein zusätzliches Einkommen: Die Einkünfte eines Einzelunternehmers aus dem Unternehmen sind der Reingewinn, also die Geschäftseinnahmen abzüglich der Betriebsausgaben (Publication 334). Wo eine Entnahme in der Gewinn- und Verlustrechnung und in der Bilanz steht, erklärt Entnahmen des Eigentümers buchen.

Was gilt, wenn die LLC mehrere Mitglieder hat: Auf wessen Kapitalkonto geht die Zahlung?

Auf das des Mitglieds, das davon profitiert hat. Zahlt eine LLC mit mehreren Mitgliedern die private Rechnung eines Mitglieds, behandeln Sie das als Entnahme dieses Mitglieds. Sie wird auf dessen Kapitalkonto gebucht und ist keine Ausgabe der LLC, es sei denn, es handelt sich um ein Darlehen oder um eine Vergütung für Leistungen. Die Konten der anderen Mitglieder ändern sich nicht.

Das Kapitalkonto eines Gesellschafters sinkt durch Entnahmen und Ausschüttungen (Anleitung zu Form 1065). Eine Ausschüttung fließt nicht in die Berechnung des Gewinn- oder Verlustanteils des Gesellschafters ein und ändert diesen Anteil daher nicht (Publication 541).

Drei Fallstricke:

• Es kann stattdessen ein Darlehen sein. Haben die Mitglieder vereinbart, dass das Mitglied der LLC das Geld zurückzahlt, ist es ein Darlehen an das Mitglied, das eine Personengesellschaft in Schedule L meldet (Anleitung). Was zutrifft, hängt vom Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag der LLC) ab und davon, was die Mitglieder tatsächlich getan haben.
• Eine Vergütung für Leistungen ist etwas anderes. Zahlt die Personengesellschaft einem Gesellschafter eine Vergütung für Leistungen, die unabhängig vom Gewinn der Gesellschaft bemessen ist, kann das eine garantierte Zahlung sein (Section 707(c); Publication 541). Eine private Rechnung ist für sich genommen keine. Zahlt die Gesellschaft sie aber, um einen Betrag zu begleichen, den sie dem Gesellschafter für Leistungen schuldet, kann sie eine sein, gleichgültig wie die Bücher sie nennen. Zahlt die Personengesellschaft die Krankenversicherung eines Gesellschafters, gilt das als garantierte Zahlung: Die Personengesellschaft kann sie abziehen, und beim Gesellschafter ist sie Einkommen. Bucht die Personengesellschaft sie stattdessen als Minderung der Ausschüttungen, kann sie sie nicht abziehen (Publication 541). Siehe garantierte Zahlungen und Entnahmen der Gesellschafter.
• Eine hohe Ausschüttung kann steuerpflichtig sein. Ein Gesellschafter erfasst bei einer Barausschüttung in der Regel nur dann einen Gewinn, wenn sie die angepassten Anschaffungskosten (Adjusted Basis) seiner Beteiligung übersteigt (Publication 541); siehe Kapitalkonten der Gesellschafter.

Was gilt für Kosten, die teils geschäftlich und teils privat sind, etwa Auto, Telefon oder Wohnung?

Abzugsfähig ist nur der geschäftliche Teil. Publication 334 sagt, dass Sie den privaten Teil einer teils privaten Ausgabe vom geschäftlichen Teil trennen müssen und dass der private Teil in der Regel nicht abzugsfähig ist.

Führen Sie für ein Auto ein Fahrtenbuch, Kassenbuch oder Tagebuch. Publication 463 nennt diese Aufzeichnungen als Nachweis der geschäftlichen Nutzung. Den Prozentsatz und die Abschreibungsgrenzen für das Auto finden Sie in gemischt genutzte Ausgaben und der geschäftliche Anteil; die Voraussetzungen für das Home Office stehen in Abzug für das Home Office.

Ich habe private Posten in einer Erklärung abgezogen: Was korrigiere ich, und welche Strafzuschläge drohen?

Eine eingereichte Erklärung, in der eine private Ausgabe als Betriebsausgabe abgezogen wurde, hat den Gewinn dieses Jahres zu niedrig ausgewiesen. Jedes betroffene Jahr muss deshalb unter Umständen korrigiert werden.

• Einzelunternehmer oder LLC mit einem Mitglied: Reichen Sie für jedes Jahr eine eigene Form 1040-X (Änderungserklärung) ein. Einkommensteuer und Selbstständigensteuer können sich beide ändern, und auch eine Erklärung des Bundesstaates muss unter Umständen geändert werden. Bei einer gemeinsamen Veranlagung unterschreiben beide Ehepartner und haften in der Regel für die zusätzliche Steuer, Zinsen und Strafzuschläge, wobei eine Entlastung für unwissende Ehepartner (Innocent Spouse Relief) möglich sein kann (Anleitung).
• Personengesellschaft oder LLC mit mehreren Mitgliedern: Reichen Sie eine geänderte Form 1065 mit geänderten Schedules K-1 (Gewinnanteilsmitteilungen) für die Gesellschafter ein. Eine Personengesellschaft unter den zentralisierten Prüfungsregeln (der Standard, es sei denn, sie hat sich in einer rechtzeitig eingereichten Erklärung davon abgemeldet) reicht stattdessen einen Antrag auf Verwaltungsanpassung (Administrative Adjustment Request) ein, in der Regel innerhalb von 3 Jahre nach dem späteren von Einreichungsdatum und Fälligkeitstermin (Section 6227(c); Anleitung). Auch die Erklärung jedes Gesellschafters kann sich ändern.

Zwei Dinge bestimmen das Risiko eines Strafzuschlags: warum der Abzug vorgenommen wurde und ob Sie ihn korrigieren, bevor der IRS Sie erstmals wegen einer Prüfung kontaktiert.

Sätze und Tests stammen von der IRS-Seite zum genauigkeitsbezogenen Strafzuschlag. Der IRS berechnet außerdem Zinsen auf Steuern, die nicht bis zum Fälligkeitstermin gezahlt wurden, und auf diese Strafzuschläge (Anleitung zu Form 1040-X). Der genauigkeitsbezogene Strafzuschlag gilt nicht für den Teil einer zu geringen Zahlung, für den Sie einen triftigen Grund (Reasonable Cause) nachweisen und zeigen, dass Sie in gutem Glauben gehandelt haben (26 U.S.C. 6664(c)).

Der Zeitpunkt zählt. Eine Änderungserklärung oder ein rechtzeitiger Antrag auf Verwaltungsanpassung, der nach dem Fälligkeitstermin einschließlich Fristverlängerungen und vor dem frühesten Stichtag der Verordnung eingereicht wird, etwa bevor der IRS Sie erstmals wegen einer Prüfung dieser Erklärung kontaktiert, ist eine qualifizierte Änderungserklärung (Qualified Amended Return). Ihre zusätzliche Steuer gilt bei der Berechnung des genauigkeitsbezogenen Strafzuschlags als in der Erklärung ausgewiesen, außer dem Teil, der auf eine betrügerische Position zurückgeht (26 CFR 1.6664-2). Bei einem Posten der Personengesellschaft zählt als Stichtag auch, dass der IRS die Gesellschaft erstmals wegen einer Prüfung ihrer Erklärung kontaktiert. Ob Sie ändern sollten, hängt von den Tatsachen ab. Siehe Erklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern.

Welche Unterlagen zeigen, welche Zahlungen geschäftlich und welche privat waren?

Ein Kontoauszug zeigt, dass Geld das Konto verlassen hat, aber nicht, wofür. Publication 583 sagt, dass Belege für eine Ausgabe den gezahlten Betrag zeigen und belegen sollen, dass es eine Betriebsausgabe war. Ein Zahlungsnachweis allein begründet ebenfalls keinen Abzug. Bewahren Sie daher die Rechnung oder den Beleg auf, der zeigt, dass die Kosten entstanden sind.

Bewahren Sie die Unterlagen zu jedem abgezogenen Posten auf, bis die Verjährungsfrist der Erklärung abgelaufen ist. Das sind in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung der Erklärung oder, bei früher Einreichung, nach ihrem Fälligkeitstermin. Die Frist beträgt 6 Jahre, wenn mehr als 25 % der Bruttoeinkünfte in der Erklärung fehlten. Für eine nie eingereichte oder betrügerische Erklärung gibt es keine Frist (IRS). Bei verlorenen Belegen siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Wie verhindere ich künftig, dass private und geschäftliche Gelder vermischt werden?

Nutzen Sie ein Konto nur für das Unternehmen und nehmen Sie Geld per Überweisung heraus. Publication 583 sagt, dass Sie das Geschäftskonto getrennt vom privaten Girokonto halten, nur geschäftlich nutzen und Schecks an sich selbst nur für private Entnahmen ausstellen sollen. Die Schritte 2, 3 und 5 unten sind hilfreiche Gewohnheiten, keine Regeln des IRS.

1. Zahlen Sie Geschäftskosten nur vom Geschäftskonto oder mit einer Karte, die nur für das Unternehmen gilt.
2. Zahlen Sie sich selbst per Überweisung auf Ihr eigenes Konto aus und kennzeichnen Sie die Überweisung als Entnahme des Eigentümers. Viele Eigentümer nutzen einen festen Betrag an festen Terminen, damit eine ungewöhnliche Zahlung auffällt.
3. Bezahlen Sie private Rechnungen von Ihrem privaten Konto. Passiert Ihnen ein Fehler, buchen Sie die Zahlung als Entnahme, sobald Sie ihn bemerken.
4. Stimmen Sie das Geschäftskonto jeden Monat mit dem Kontoauszug ab.
5. Führen Sie bei einer LLC mit mehreren Mitgliedern für jedes Mitglied ein eigenes Entnahmekonto.

Zur Kontoeröffnung siehe Geschäftskonto für eine LLC oder einen Einzelunternehmer. Zu den Wegen, sich selbst zu bezahlen, siehe sich selbst aus einer LLC bezahlen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine Einzelunternehmerin bezahlt eine Familienreise und Lebensmittel

Das Unternehmen einer Einzelunternehmerin erzielt vor diesen Posten einen Gewinn von $60.000. Sie bezahlt eine Familienreise über $1.200 und eine Lebensmittelrechnung über $300 vom Geschäftskonto.

• Beides ist privat, daher bucht sie $1.500 als Entnahmen des Eigentümers. Der Gewinn in Schedule C bleibt bei $60.000.
• Hätte sie beides als Ausgaben gebucht, läge der Gewinn bei $58.500, also um $1.500 zu niedrig.

Ein Auto, das auf den Namen einer LLC mit einem Mitglied gekauft wurde

Ein Eigentümer kauft einen Geländewagen für $40.000 auf den Namen seiner neuen LLC mit einem Mitglied, nachdem ein Bekannter gesagt hat, dann sei er voll abzugsfähig. Die LLC bleibt für die Einkommensteuer unbeachtet, daher zählt nur die geschäftliche Nutzung. Ein Fahrtenbuch zeigt, dass 70 % der Meilen geschäftlich sind. In der Regel ist nur dieser Anteil abzugsfähig: die geschäftlich gefahrenen Meilen zur Meilenpauschale (Standard Mileage Rate) oder etwa 70 % der tatsächlichen Kosten und der zulässigen Abschreibung. Die anderen 30 % sind privat. Für Fahrzeuge gelten besondere Abschreibungs- und Nachweisregeln (Publication 334). Der Anteil gilt deshalb für den Betrag, den diese Regeln zulassen.

Eine LLC mit zwei Mitgliedern zahlt das Schulgeld für die Familie eines Mitglieds

Eine LLC mit zwei Mitgliedern zahlt $2.000 Schulgeld für das Kind eines Mitglieds vom LLC-Konto. Haben die Mitglieder nicht vereinbart, dass es ein Darlehen oder eine Vergütung für Leistungen ist, wird es als Entnahme dieses Mitglieds gebucht: Es mindert dessen Kapitalkonto um $2.000 und wird als Ausschüttung gemeldet, nicht als Ausgabe der Personengesellschaft. Die Ausschüttung ist nur steuerpflichtig, soweit sie die Anschaffungskosten (Basis) dieses Mitglieds übersteigt. Das Beispiel nimmt an, dass sie das nicht tut. Das Kapitalkonto des anderen Mitglieds und der Gewinn der LLC ändern sich nicht.

Anders in Ihrem Fall?

• Die gemischten Zahlungen erstrecken sich über Monate oder Jahre, oder Sie wissen nicht, welche geschäftlich waren: Jede Zahlung zu sortieren, jede private als Entnahme zu buchen und jedes Konto abzustimmen, ist die Arbeit in vermischte Geschäfts- und Privatgelder korrigieren. Bücher, die sich nicht abstimmen lassen, neu aufzubauen, ist eine Aufgabe für Hilfe bei der Buchhaltung.
• Private Kosten wurden bereits in einer eingereichten Erklärung abgezogen: Ob Sie ändern, welche Jahre betroffen sind und welches Strafzuschlagsrisiko bleibt, hängt von den Tatsachen und vom Zeitpunkt ab. Beginnen Sie mit Erklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern und ziehen Sie Hilfe bei der Buchhaltung in Betracht, um die betroffenen Monate aus den Kontoauszügen neu aufzubauen.
• Der IRS hat Ihnen geschrieben: Datum und Art des Schreibens bestimmen, was Sie noch selbst tun können. Siehe IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen und IRS-Prüfung eines kleinen Unternehmens.
• Mehrere Mitglieder haben das Konto genutzt, oder die Mitglieder sind uneins, was privat war: Siehe Kapitalkonten der Gesellschafter und garantierte Zahlungen und Entnahmen der Gesellschafter. Zu sortieren, zu welchem Mitglied jede Zahlung gehört, und jede auf dessen Kapitalkonto zu buchen, ist eine Aufgabe für Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre LLC hat die Besteuerung als S Corporation oder C Corporation gewählt: Siehe S Corporation zahlt private Ausgaben oder C Corporation zahlt Ausgaben des Eigentümers.
• Sie haben Geschäftskosten stattdessen mit einer privaten Karte bezahlt: Siehe Geschäftsausgaben mit einer privaten Kreditkarte.
• Sie sind unsicher, wie Ihre LLC besteuert wird: Siehe wie LLCs besteuert werden.